对企业档案信息化成本与效益的若干思考，本文主要内容关键词为：效益论文,成本论文,档案论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
企业档案信息化工作是企业信息化建设的重要一环，关系到企业信息化工作的整体成效。在企业信息化的背景下，企业的档案信息化工作也提上了日程。但从目前的实际情况看，有很多企业的档案信息化工作进行的并不理想，各企业的档案信息化工作缺乏科学的理念指导与具体的量度标准，从而无法对企业的档案信息化工作进行科学评价。在这种背景下，对企业的档案信息化成本与效益进行科学的考量便显得尤为重要。
一、企业档案信息化过程中成本与效益的二元对立现象及分析
随着国家信息化建设的深入，企业也加大对档案信息化建设投入，企业档案信息的网络化、数字化管理已广泛开展，并在不断地完善发展，档案信息化基础设施初步形成。一些大型企业档案信息化建设工程实施早、见效快，对纸质档案信息数字化，开发企业档案信息数据库，依托企业网络化建设开发档案信息资源，提供网上档案信息的利用服务。企业档案信息数据库和档案网站的建立，为企业档案信息化建设向纵深方向发展创造了条件，提高了企业档案的管理水平，取得了良好的效果。为适应市场竞争的需要，许多企业实行了文件，档案、图书、情报资料的一体化管理发展策略，建立企业信息管理中心，集中统一管理企业信息资源，为企业发展提供完整、全面的信息。
综观我国企业档案信息化建设，整个建设体系与指导理念还不够完善与科学，成本与效益两个环节还存在二元对立的现象，二者并未有机结合成协调的运行模式，从而严重迟滞了我国企业档案信息化的进程。
1、成本投入结构不合理，软硬件配比失衡。 企业档案信息化建设需要合理结构的投入。软件与硬件是企业档案信息化建设的两根柱石，共同支撑起企业档案信息化的基础平台。然而在实际工作过程中，许多企业在档案信息化建设过程中往往单方面强调硬件基础设施建设，忽略了相应软件的配备，造成软硬件配比失衡。据调查统计，江苏某市2003年各类信息化建设项目的软硬件投入比例大概是1：10①。强大的档案信息化系统需要功能完备的软件支持，在实际情况中，很多企业的档案部门注重硬件设施的采购，而忽略软件系统的配置。在这种情况下，及时使用先进的网络技术和产品，在适当维持对硬件系统投入的基础上，加强软件系统的建设是值得考虑的问题。没有统一的信息系统平台，再好的硬件设备不会发挥出应有的作用。软件是信息技术的核心，没有良好的软件支撑，企业档案信息化建设无异于空中楼阁。在实际工作中，应强调二者的合理配比，共同做好企业档案信息化的基础工作。
2、成本投入与产出运行模式单一，动力与制约机制缺失。 企业档案信息化建设不是一劳永逸的，而是一个投入与产出相互作用的过程。目前企业档案信息化过程中，建设者普遍存在着急功近利的心态，渴望企业档案信息化建设一蹴而就。在这种心态下，企业档案信息化建设的投入便存在着建设初始热情高涨，随着进程的推进而逐渐弱化的问题。投入与产出是个动态变化的过程，不会永远存在立竿见影的产出。在目前企业档案信息化建设过程中，往往是高投入低产出，较高的投入没有形成较高的产出，整个投入与产出的环节相脱离，没有形成闭合的循环过程。所谓闭合的循环过程，即指投入产生产出，反过来产出又回归到投入并对其起到推进的作用，如此循环往复最终达到预期目的。企业档案信息化建设中需要有动力机制与制约机制来推动投入与产出的合理平衡，在这两种机制的制衡下，产出不断转换成投入的动力，同时促进产出的负面效应向正面效应转化，从而形成科学合理的闭合的循环过程。
3、档案信息化指导理念僵化，人才队伍建设周期过长。 现代社会的企业档案信息化建设需要科学理念的指导，目前的企业档案信息化建设存在着种种问题，最终归结为一点，便是指导理念僵化。很多企业的决策层用计划经济的观念来指导市场经济条件下的企业档案信息化建设，完全违背了市场经济规则，忽视了经济规律的存在。在现代企业制度下，企业的所有行为指向都是追求成本最小化效益最大化。同样，在现代企业制度下，企业档案信息化建设的投入也不例外。企业在实际过程中，要讲究投入的结构与方式，充分意识到产出的多元化，对其进行合理的分解与关注，尊重客观经济规律的存在。
企业档案信息化建设最终要靠专业基础扎实、广具创新理念的档案人员来完成。企业要缩短档案人员的培养周期，缩短档案人员与档案信息化建设实际之间的距离。与传统的企业相比，开放式的新兴企业（公司）在档案信息化建设上投资要多，人才队伍建设规范，专业人员比较多，他们把档案信息看成资本，视为生存发展的基础。
最后，企业档案信息化缺乏可供采纳的衡量依据，无法对企业档案信息化工作给以定量、定性的评估。在这种情况下，在实际工作中可供操作的经验因而无法推广，严重制约了企业档案信息化的进程。
二、企业档案信息化成本与效益② 的正确认知
企业档案信息化成本与效益分析是指运用量化标准度量企业档案信息化工作的成效，从而对企业档案信息化工作进行有效的评价，进而更为合理地开展企业档案信息化工作。
企业档案信息化的成本主要是指企业为本单位的档案信息化所做的各种投入，包括人力物力等物质层面的投入，也包括制度管理等非物质层面的投入。效益是投入和产出的对比关系，或劳动消耗与劳动成果的比较关系。企业档案信息化效益，应该是企业对企业内部档案信息化工作的投资和档案部门对企业档案信息需求的有效满足程度这两者之间的比较关系。在企业对企业内部档案信息化工作投入一定的情况下，企业档案部门对企业档案信息需求的有效满足程度越大，则效益越高。然而鉴于档案工作的特殊性，真正对企业档案信息化给企业带来的效益进行测算又是非常之难的。一方面，企业对档案信息化工作的投入在数量上十分清晰，但提供档案信息为企业服务过程中给企业带来的效益却不是显而易见的，需要一个过程来实现，因而两者之间的关系难以数量化计算；另一方面，企业档案信息化所产生的效益具有多维性、间接性、长效性、可扩散性和与总体效益的不可分性等。企业档案部门为企业服务，其效益并不直接体现在档案部门，因而档案部门无法对本部门产生的经济效益进行准确的测算。尽管对企业档案信息化的成本与效益进行量化测算是有一定难度的，我们还是要对之进行尽可能的数量化描述，以便对企业档案信息化工作进行直观、立体的考察，从而对之进行更为有效的策动。
三、企业档案信息化建设的评价机制
企业档案信息化评价，就是以企业档案信息化工作的最终的目的为指导，系统地收集与企业档案信息化有关的各种数据，利用科学的评价理论与技术，对企业档案信息化的种种状况进行分析和判断，为企业档案信息化工作的有效进行提供依据。
企业档案信息化评价制度的核心，是建立科学、全面的评价指标体系。目前，还没有一个针对企业档案信息化的系统的；全面的、科学的指标体系，由于档案信息化效果的复杂性和隐含性，其评价指标也应是多方位的。鉴于此，我们必须加强企业档案信息化评价指标体系的理论研究，拟定科学、合理、全面的评价指标体系。
1、企业信息化成本评价指标
——信息化基础设施建设：主要是企业档案部门的网络基础设施、网络数据库系统建设和数据存储与数据备份系统建设
——档案管理信息系统建设：档案管理信息系统是企业档案信息化建设的核心内容之一，也是企业档案工作者最终操作和使用的软件系统，这些都是围绕企业档案工作的某一核心业务而开展的针对性地满足局部业务需求而建设的信息系统。
——档案信息资源建设：主要指企业档案信息资源的主要对象、档案信息资源建设的工作原则、档案信息资源建设的系统构成，以及档案信息资源数据库建设。
——档案人才队伍建设：企业档案信息化建设必须提升和改造传统的档案管理和利用方式，在企业档案信息化建设过程中，整个人才队伍构成应包括企业档案信息化建设的领导组织体系、具有领导能力负有组织领导责任的领导人、信息化的专门人才等等。
2、企业档案信息化效益评价指标
其一，吸收量。吸收量指的是企业通过收集与利用档案信息而产生的知识增加量。它能有效反映档案信息利用的程度。
其二，产出与投入比。档案信息利用产出与投入比，反映了档案信息利用的效益。在企业内部，档案利用的投入低，利用卷次多，效益就高：反之亦然。
3、服务水平与服务效果评价指标
服务水平与服务效果评价，是指对企业档案信息工作的服务质量及服务结果进行评价。其评价指标主要有利用率、漏检率、误检率、拒绝率等。
注释：
① 郑金月．信息陷阱．北京．新华出版社．2005
② 此处效益仅指狭义的效益，即经济效益，不包括社会效益
标签：企业档案工作规范论文; 信息化管理论文; 企业信息化建设论文; 成本效益论文;