电子文件及其对档案工作的影响，本文主要内容关键词为：其对论文,档案论文,文件论文,工作论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着办公自动化（OA）的兴起，“电子文件”这一办公自动化所产生的新型办公信息载体，以全新的面貌出现在现实的工作和生活当中。电子文件的出现，不仅正逐步取代传统的办公信息载体——纸质文件和纸质档案，而且也会逐步改变传统的文件处理和档案管理方法，对我们原有档案观念、管理经验、理论学说和法规条例产生深刻的影响。
一、电子文件概述
电子文件的出现最早可追溯到50年代的美国和日本。当时的社会政治、经济和文化的发展水平对办公信息的处理提出了提高工作效率、加快处理速度和降低办公费用的要求，这就使得办公自动化应运而生。办公自动化以系统论、信息论、控制论和计算机科学为基础理论，运用以计算机为代表的现代科学技术和先进的办公设备，自动处理、存储、管理和传递办公信息。这一系列工作都是以电子文件为对象的。所以说，电子文件的产生是与办公自动化的实现紧密相关的，办公自动化产生了电子文件，而电子文件又是办公自动化实现的基础；电子文件的出现既是社会政治、经济和文化发展的客观要求，也是人类文明发展的必然结果。
所谓电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文件材料。它主要包括：电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。与普通的纸质文件比较，电子文件有以下几个特点：(1)电子文件不再是直观的纸质文件， 它需要借助现代办公设备才能阅读利用；(2)电子文件可以直接由计算机等现代办公设备迅速地处理和传递，从而避免了处置纸质文件时所遇到的太多的麻烦；(3)对纸质文件的利用是排它的、唯一的， 并受时间和空间的限制，而对电子文件的利用是可共享的，也不再受时间和距离的控制；(4)电子文件的保存条件和环境要求与纸质档案不同， 它对保存场地的面积要求不高，而对环境的温湿度、防磁性、抗破坏、抗病毒等条件要求很高。
目前办公自动化引起的电子文件正在被日益广泛的应用，“无纸办公”已经从预言可成为现实。尽管过去10年中纸质文件在大量增加，但是与应用计算机技术所引起的电子文件及其拷贝的快速增长相比，纸质文件的增速在减慢，档案工作者对电子文件也越来越感兴趣。然而，由于电子文件的特性已经远远超出了传统文件的范畴，不可能用目前的方法对电子文件履行鉴定整理、著录等档案工作职能，而电子文件又不可能被束之高阁而等待处理，这就需要我们深刻认识电子文件对档案工作的影响。
二、电子文件对档案业务工作的影响
档案工作在长期实践的基础上，以纸质文件材料为工作对象，总结出一系列业务工作流程及管理方法和原则。这些方法和原则能否对电子文件作出适当的处理呢？结论只能是否定的。
从档案工作的归档立卷环节看，目前归档立卷是文书工作和档案工作的结合点。文书处理部门立卷，档案管理部门接受，一年归档一次，这已经成为档案业务工作的固定程式。电子文件出现后，打破了这固定的程式。在办公信息管理系统中，电子文件一经形成，马上存贮到办公信息数据库中，并由文书处理人员、业务人员和档案工作人员所共享，这就使得文件与档案之间不再有明显的界限，不再需要一年一次的立卷归档，也不再需要制订归档制度和立卷原则。
从档案工作的分类整理环节看，这一环节一直是我们传统的档案工作的工作重点，它耗费了档案工作人员大量的时间和精力。纸质文件材料只有逐份整理清楚，分类明确，归入适当的类目，组成合适的案卷，对档案信息做好有序化的处理，才能为以后的开发利用提供方便。然而，在办公自动化系统中的电子文件，由于可以得到计算机系统迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行象纸质文件那样的组卷，也不再需要固定的分类。可以由办公自动化系统，根据用户的不同需要，对电子文件进行自由组合分类。
从档案工作的鉴定环节看，电子文件的鉴定方法也不同于纸质档案。电子文件的鉴定过程演变为对某一系统信息数据库的清理过程，操作简化为删除指令的输入。同时，由于电子文件的制作方便，将会产生比以往更多的文件，大大增加档案的鉴定工作量。系统中的信息和数据也由于随着用户的需要，不断地修改和补充，很难给电子文件划定固定的保管期限，这些却是档案鉴定工作所面临的新问题。
从档案工作的保管环节看，电子文件出现后，多媒体技术的开发应用，馆藏丰富被赋予了特殊的含义，也带来了档案保管方法的变革。现在纸质档案的保管方式，给我们带来的只是案卷、档案架、铁皮柜橱和排列整齐、装订漂亮的档案卷宗。而在办公自动化系统，根本无须这些东西，电子文件载体所容纳的信息量是纸质档案根本无法比拟的。在档案馆（室）中，我们只能够看到现代办公设备和电子文件载体。也许我们办公桌上的抽屉，就成为一个单位的档案库。
同样，对电子文件的利用，也是档案界所面临的新问题。在利用纸质档案的过程中，档案工作人员可以对用户进行直接的、有效的控制，档案利用的主动权掌握在档案工作人员手中。而在办公信息管理系统中，存储的电子文件是由档案部门与办公业务部门所共享，这就使得档案工作人员不再在档案利用过程中处于支配地位，电子文件也随时面临着被修改、盗窃甚至销毁的危险。
从上述分析，我们不难发现，电子文件这一新型信息载体的出现，对档案业务工作的影响是具有历史性的，这一影响不仅关系到档案事业的发展前途，而且也将引发档案工作各个方面的变革。
三、电子文件对档案理论建设的影响
传统的办公信息载体主要是纸质文件，经归档成为纸质档案。这是我们的档案工作赖以生存的物质基础，也是我们档案理论研究的主要对象。对于如何管理纸质档案，档案界已经积累了成熟的经验，总结出完整的理论。电子文件的出现所引起的对现行档案处理手段和管理方法的变革，又会导致档案理论的连锁变化。
首先，电子文件要求对某些基本理论和基本原则进行变通或修改。纸质档案最显著的特征之一是原始性，也正是因为档案的原始记录性，才使得档案区别于图书、情报资料等其它文献，而具有法律凭证价值。在办公自动化系统中，电子文件从起草、修改到印发都可以在文字处理系统中完成，信息数据文本只有一个最后文本，根本没有草稿和印稿的区别，也没有正本与副本的差异，甚至文件与档案之间很难划定一条人为界限。这就带来了一系列的问题：档案的定义是否适用于电子文件？电子文件能否作为档案？电子文件能否作为法律凭证？这些都需要我们去深入地研究，对现有的理论和原则进行变通或修改。
其次，电子文件将影响档案理论的研究内容。档案理论的研究内容是由研究对象所决定的。以往的档案理论研究都是以纸质档案为主要对象的，如档案管理学的研究内容主要包括文件的归档立卷理论、案卷的质量控制与组织理论和档案的著录、标引理论等等；档案保护学的研究内容则主要包括纸质档案的存贮环境控制技术、档案有害生物的防治技术、纸质档案的修复技术等等。电子文件出现以后，使得档案工作的主要对象转向对电子文件，电子文件也就成为档案理论研究的主要对象，其研究内容就要围绕电子文件来确定。如电子文件的自动整序与组卷技术、信息数据库的管理技术、信息安全保护技术、计算机防病毒技术等等，将成为档案理论研究的必不可少的内容。
再次，电子文件要求我们重新思考档案学的学科属性，重新思考它在整个知识体系中的座标。长期以来人们对档案学的学科属性的认识一直存在不同的看法。比较突出的观点是认为档案学属于社会科学的范畴。其理论依据是：档案学是以档案和档案工作为研究对象的；档案来之于社会实践，用之于社会实践；档案工作是一项社会性的活动；而档案学的分支学科更是大多具有社会科学的性质。然而电子文件的出现，给我们带来了如下的变化：不仅电子文件取代纸质文件成为档案工作的主要对象，而且由于工作对象的变化，档案学分支学科的内容也变化较大，更为重要的是电子文件把档案工作简化为对电磁信息的处理。在这种情形下，仍然认为档案学属于社会科学的范畴显然是不恰当的。这就要求我们重新思考档案学的学科属性，重新确定它在整个知识体系中的座标。解决了这一认识上的问题，将有利于档案学的健康发展。
随着办公自动化的普及，电子文件将会越来越多地出现在我们的工作和生活当中，社会必然会向档案工作提出新的要求，这是一个机遇，也是一种挑战。对此，档案工作者应高度重视，积极应对，以在社会信息化之时为档案职业赢得一席之地。