摘要：文书档案是档案工作的重要组成部分，它记载社会发展的历史过程，客观地反映着问题处理、领导决策、基本建设、研究开发等方面过程和成果。基于此，本文从企业文书档案管理展开分析。
关键词：企业；文书档案；管理工作
1、企业文书档案管理的特点
1.1收集和保存
在一个企业单位的日常组织和运营过程中，会产生很多的档案文件，这些档案文件大多涉及到单位的人事关系、单位组织运营过程中的记载、单位日常文件、单位的书报以及相关物品的存档档案等。其在管理的过程中就是将这些东西用档案记载的方式记录下来，并且通过分类的方式存放在档案管理室内。所以，单位的文书档案管理重点就是将各种资料收集起来，并且做出有效的归类和记载，在此基础上进行档案的保存。文书档案管理的重点也就放在了资料的收集和保存层面。所收集的资料要求要全面，并且针对档案所作出的归类要科学，方便人们的查阅。
1.2企业文书档案管理主要是文书工作
企业文书工作主要包含了文件资料的收集、记载、归类、整理以及存档等工作。企业文书工作的全过程也就是档案从收集到整理保存的过程。但是，企业档案的工作是在文书工作的基础上对企业的档案进行收集和整理保存的。所以文书工作就成为了企业档案工作的基础。档案主要是来自于文书的工作，文书部门将企业组织和运营过程中的相关资料通过整理和保存，进行整理，定期的向企业的档案部门提供归档。所以，企业的文书工作在很大程度上直接决定了企业档案的质量。
2、企业文书档案管理的现状
当前，我国企业文书档案管理取得了快速的发展。然而由于企业文书档案管理工作在我国起步晚，发展时间短，现今仍旧存在很多不足，例如：文书档案收集不全。只有文书档案越全面才能够为企业积累更多的发展资料，为企业各部分进行决策时能够提供更细致的参考材料。但是，由于行政管理部门忽视文书档案管理的重要性，导致档案收集不全的现象非常严重。为了真实完整地收集文书档案，满足企业决策部门更全面的信息需求，必须要将文书档案的资料在诞生之时就及时提交，由于大部分企业并没有将文书档案制度独立出来，难以满足资料整理的实际需求，所以影响了档案管理工作的价值发挥。
另外，档案收集过程不够顺畅。为保证文书档案工作能够发挥最大的价值，需要对档案资料进行全面的信息收集与整理，需要档案工作人员具有高度的职业敏感度。但是，目前大多数文书档案管理的从业人员年龄较大，常年在档案室工作的职员，由于自身的局限性缺乏对文书档案管理工作的深刻认识，自身的职业能力有限，难以准确地捕捉与档案收集有用的信息资源，导致了档案管理工作的不顺畅，甚至有部分员工会出现文件质量或者是数量上的问题，为档案收集管理工作的开展带来障碍。此外，文书档案的应用效率低下。文书档案的具体信息资源需要来自于企业的各个职能部门，而档案的实际操作价值在于文书档案的日常应用。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆但是目前由于企业在文书档案的移交管理过程中存在漏洞，没有任何专业性的部门对企业的运行进行监督管理，行政部门档案管理工作流于形式，工作质量不高，导致档案的信息收集与管理工作效率低下。
3、如何做好企业文书档案管理工作
3.1建立有效的管理机制和程序，严格按照规章制度办理公文
对于档案管理的规定和程序，要尽可能的细化，简洁明了，并且具有可操作性。文书档案工作人员要严格的执行公文的规则，严格进行审核和签发，坚决避免滥发文件和发无效的文件现象。在公文正式印刷之前要认真审核签发的手续是否完整、附件是否完善以及文件的格式是否规范，在印刷以后发送之前工作人员还需要进行再一次的复核。如果需要修改实质性的内容，则需要按照程序进行复审。对于公文的用纸、幅面以及字体、排版等都需要按照严格得的技术指标进行。要充分的利用随文卡片的作用，简明扼要的填写文件处理单、发文稿纸的卡片，合理的制定文件的发文的范围。对于文件件数的控制，要严格，禁止随意的抄送现象。
3.2规范档案的基础工作
在文书档案管理的实际工作中，要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息繁冗度，提高档案利用的效率和效果。在归档工作中，既要掌握重点，分清主次，严把全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，从而提高档案利用价值。建立好全宗卷的案卷目录，按照档案管理要求进行科学的分类、整理、编目，对到期的档案及时进行鉴定、销毁。同时，各单位可以根据自身的具体情况制定总的和分步的计划并逐步实现，使档案管理工作不断完善。
3.3促进档案信息化建设
纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，因而要促使档案信息化建设加快发展，在实现了办公自动化的同时，促使文书档案信息化建设迈入一个新的台阶。将文书档案通过网络融合为一体，实现真正意义上的信息资源共享。以往利用者必须到档案室才能利用，而网络化建成后，利用者可以在自己的办公室对档案数据库进行浏览、访问。将扫描的文件及电子文件直接与系统挂接，利用者不仅可以查阅所需的信息，还可以下载原件，不必再到档案室阅览，从而提高了档案检索利用服务质量。而新的文书档案剧增，档案信息化管理迫在眉睫。各档案部门应抓住机遇，加大投入，配齐硬件设备和档案管理软件。在管理手段上，要积极参与单位办公自动化系统的设计与建设，密切结合本单位办公系统与信息管理工作的实际，提出档案管理方面的要求和建设，科学推动电子文件归档工作。
3.4提升档案管理人员的业务素质
为保障和提升文书档案管理工作的业务水准与操作质量，需要重视对管理人员业务素质的提升，要有一支高素质的工作人员作为组织工作的重要保障。所以，企业单位需要强化对文书档案管理工作人员的思想指导与意识管理，为工作人员及时了解国家档案管理的规章制度，在信息政策的了解中提高工作人员的思想意识与信息敏感度。与此同时，在对档案管理人员专业技能的提升中增强工作人员的责任感与使命感，在对文书档案管理工作的技能提升中强化该项工作的应用价值。
结束语：
文书档案管理工作是企业管理工作的重要组成部分，它既是提高管理工作效率和质量的必要条件，也是维护历史真实面貌的一项重要工作。要实现企业文书档案管理工作的现代化，首先要想办法提升文书档案管理的规范性和标准性。当然，在提升档案管理水平的过程中，企业领导要从意识上重视这项工作，还要投入一定的人力、物力和财力，同时，企业档案部门还要定期开展档案管理知识的培训活动，打造一支文书档案管理工作的人才队伍。
参考文献
[1]贺燕南.文书档案的现代化管理策略[J].办公室业务，2013.
[2]白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策[J].办公室业务，2016.
论文作者:王洁媛
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2017年第29期
论文发表时间:2018/3/12
标签：档案论文; 文书论文; 档案管理论文; 企业论文; 工作论文; 管理工作论文; 文件论文; 《建筑学研究前沿》2017年第29期论文;