电子文件运动理论及管理问题研究
乔亚萍
（国网河南省电力公司商丘供电公司，河南 商丘 476000）
[摘要] 文件管理、档案管理、机构管理，是管理学理论演进和档案学理论完善的重要线索。电子文件管理流程、电子文件归档流程、电子文件简化流程等共同组成了电子化业务流程。文件电子化可以有效提高机构对文件的管理效率。文件管理效率是影响机构整体管理效率的重要因素。电子文件管理的客观要求是电子文件流程管理。分析电子文件流程管理的基本要求、原则、方法，研究电子文件流程管理的问题。
[关键词] 电子文件运动理论；电子文件流程管理；文件管理
文件管理流程贯穿了文件的整个生命周期，和文件的一系列属性关系密切。管理活动、管理目标、文件管理活动、活动关系，都是文件管理流程的重要内容。文件管理流程包含了产生、文件保存、文件销毁等各个流程的管理工作，概括性强。文件管理流程的技术基础是信息技术，服务目标是电子文件。飞速发展的信息技术推动了电子文件流程管理的进步和创新，为电子文件流程管理提供了重要的技术支撑。我国档案学理论忽视了对文件整体性运动和文件具体运用的研究。管理环节分工出现了文件运动关系疏远、文件管理连续性降低的状况。电子文件流程管理的本质是，使用信息技术，优化文件管理方法，整合破碎文件资源，充足文件管理业务流程。
听到三万，我更躺不住了。我立刻想起了拆迁时补给我的那三万块钱。住了一场院，把补贴款全搭进去了。这钱可是留给小本上大学的学费。
1 电子文件流程管理的原则和方法
满意原则、统一原则、协同原则、集成原则，是电子文件流程管理的四大原则。电子文件管理流程复杂，难以达到最优化流程。相关领域学者认为，由于电子文件管理流程的特殊性，最佳的电子文件管理模式可能不存在。
满意原则是，管理机构基于实际情况选择合适的电子文件管理流程，维持先进和适用的平衡。管理机构必须深入贯彻统一原则，以统一原则为基础进行管理决策。管理机构的各个部门必须协调关系、互相配合，使用相同的电子文件管理方法。
协同原则是影响电子文件管理流程组织的关键因素。协同原则对管理机构的要求是，机构组织电子文件管理流程，必须基于分工合作进行管理规划、部门协调和管理控制，集中部门管理职责，明确划分前台文件管理和后台文件管理，适当分散涉及具体操作的管理职责。电子文件管理流程的设计原则和控制原则是集成原则。电子文件管理流程集成、电子文件形成流程集成、电子文件业务流程集成。集成原则的服务对象是活动的管理流程或基于活动的管理流程。及成员则的内容是，电子文件管理流程是业务活动流程管理的重要内容。
2 电子文件流程管理的基本要求
真实性、可靠性、完整性、可用性，是ISO评估电子文件的重要指标。管理结构必须同时兼顾文件内容保存和文件形式保存，妥善处理电子文件的形成时间、发送时间、发送者等信息。可靠性是，运行在电子文件管理系统中的电子文件内容真实可信，事务活动过程记录准确，可以成为后续事务活动的重要参考依据。可靠性要求电子文件管理系你同必须妥善保存电子文件的内容，及时登记电子文件的重任凭证信息，包括批示信息、签发信息、印章、代码、文件传递标识等。完整性的检验目标是电子文件的内容、背景、结构和元数据。文件数量齐全、文件信息齐全、文件元数据齐全，是完整性对电子文件的三项基本要求。文件数量齐全是，电子文件的数量和登记时相同，电子文件的标识没有任何改动。管理机构定时维护文件管理系统、升级文件管理系统，避免文件完整性受到不利影响。电子文件的内容和事务活动关系密切。通过阅读电子文件，管理机构可以了解业务活动的背景信息和活动信息。
3 解决电子文件流程管理问题的方法
3.1 分析业务系统平台特性
自打进入网络社会，文字工作一下子似乎轻松了不少，只因为“借鉴”越来越容易。在工作类的微信群、QQ群，不时看到“跪求某某文本”之类的求援。对公文写手们来说，网络简直是无所不能的，需要的东西应有尽有。要写材料先上网，相信这已是许多文稿工作人员的习惯做法。有时候我就想，如果关闭网络，不知某些在单位颇负盛名的“秀才”们还能不能独立写成一篇完整的文章？在我看来，这种过于依赖网络资料的做法，不过是“文字搬运工”的行径而已，不足道也。
利用复合材料的电气绝缘性，当复合横担足够长时，可以用较短的悬挂金具替代悬式绝缘子，一方面塔身高度能得到一定程度降低，另一方面绝缘水平也能达到预期要求[16-17]。
电子文件管理流程是否可以实现取决于业务平台的技术特性。通过了解业务系统平台的特征，管理机构可以准确掌握文件管理功能，避免出现难度过高、软件功能无法实现的情况。
3.2 确定电子文件管理流程目标
明确电子文件管理流程具体目标的基础环节是，评估管理现状、分析管理问题、综合考虑机构业务、明确机构资金状况、掌握电子文件流程管理的现状。外部要求是管理机构明确流程目标时必须考虑的因素。
3.3 优化电子文件管理流程
实践榜样、理论成果、管理标准，是管理机构优化电子文件管理流程的基准。实践基准是优化管理流程的首要基准。管理机构可以参考相关理论研究，以国家标准规定为基础，尽可能保留原有文件流程，开发新的电子文件管理流程。自动化、削减、前置、合并、并行等，都是管理机构优化电子文件管理流程的常用方法。
3.4 元数据管理
元数据是机器理解电子文件的基础工具。通过管理元数据，计算机系统可以分析电子文件信息的系统特征和内容特征，自动辨识、分解、提取、分析、归纳同类型特征的电子文件。生命周期理论是电子文件管理的理论基础。管理机构必须明确文件管理过程的最终目标，系统分析管理要求，科学规划管理流程，保证电子文件流程管理可以涵盖电子文件的形成、处理、收集、积累、回档等各个环节。元数据管理可以有效降低电子文件的管理难度，增强管理制度的科学性、合理性。电子文件流程管理的每个环节都可能出现信息堵塞、信息失真的情况。元数据管理可以有效保护电子文件的原始性，为文件内容的真实性提供保障。
【参考文献】
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[中图分类号] TS951.5+7
[文献标识码] C
[文章编号] 2096-1995(2019)20-0225-01