账账不符的查找和更正，本文主要内容关键词为：，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
《会计法》规定，各单位应当保证会计账簿之间相对应的记录相符；财政部制定的《会计基础工作规范》(财会字[1996]19号)也规定，各单位应定期对会计账簿进行检查核对，包括对不同会计账簿之间的账簿记录进行核对，以保证账账相符。 本文讨论的账账不符，主要指总账与明细账、总账与日记账不相符的情况。而按账簿提供指标的详细程度分类，日记账又归类于明细账范畴。因此，以下所述账账不符，是指期末对账时总账具体科目的余额与其所属明细账(含日记账，下同)余额合计数不相等的情况。 一、总账与明细账不符的原因分析 导致总账与明细账不符的原因，大致包括如下几个方面： (一)记账误漏 记账误漏的情况主要包括：(1)记错数字。如记倒数字组合、记错数字位置，以及其他记错数字的情况。(2)记反方向。指将应记录在借方的发生额误记在贷方，或者相反。(3)记错总账科目或明细账科目，即串户。除对同一总账科目所属明细科目之间的串户外，总账科目串户或者不同总账科目所属明细科目之间串户，也将导致账账不符。(4)记重、漏记。记重，是指对总账或明细重复记录；漏记，是指应记而未记。 (二)记账凭证或汇总凭证编错 记账凭证或汇总凭证编错的情况主要包括：(1)用错科目。记账凭证上填写的科目错误，而凭以登记明细账的记账凭证附件应记明细科目无误，导致总账结出的余额与明细账余额合计数不符。(2)填错数字。当明细科目根据记账凭证附件或根据同一科目多个明细账户金额的同一记账凭证记账时，记账凭证填写作为多个附件或明细科目合计数的总账科目金额如果填错，也将导致总账与明细账不符。(3)填反方向。当明细科目按照记账凭证的附件应记科目登记时，记账凭证填反方向将导致总账与明细账不符。(4)汇总错误。凭汇总凭证登记总账的单位，如果将某一号或某几号记账凭证的发生额汇错、汇漏、汇重数字，或汇错科目、汇错方向，也将使凭以登记的总账随之记错发生额和结错余额，从而导致总账与明细账不符。 (三)账户余额结错 正常情况下，在进行总账与明细账核对时，总账科目余额试算平衡工作已经完成。因此，除损益类科目外，账户余额结错而导致总账与明细账不符的，主要指的是明细账户结错余额。结错余额的具体原因也较多，如应加反减、应减反加、记错位、记倒数字，以及其他原因导致余额结错、记错等。 二、总账与明细账不符原因的查找步骤和方法 (一)账账不符的查找程序 第一步，再次核对，重算余额，确定差异额：(1)明细科目余额重新加总与总账核对。如果一个总账科目有两个以上明细科目且期末有余额时，如对账时发现不符，应将明细科目余额再次进行加总，至少要求达到两次加总的合计数一致，才能确认总账与明细账是否真的不相符。(2)核对发生额。损益类科目，期末均应无余额，但由于结转到本年利润的认定数字有错等原因，有时会造成总账或明细账一方无余额而另一方有余额，核对时则应以加总明细科目发生额为主。 对于再次核对后总账与明细账仍不相符的科目，则可将本期有发生额的每个明细科目余额重新计算一遍，测试是否因结错明细科目余额而导致总账与明细账不符。 通过再次核对和重算余额，确认余额并没有结错但总账与明细账仍然不一致时，就应计算出总账与明细账的差异额，以便进一步选择适当的查找方法。 第二步，选择适当的查找方法并进行查找。当总账与明细账差异额确定后，应视不同情况选择使用不同方法进行查找：首先可用本数法，看有无漏记、重记、漏汇、重汇相当于差异额数字的情况；如无，再采用除二法，查找有无记反、汇反相当于差异额一半的情况；如果再无效果或者不能采用除二法，则再采用除九法，查找有无误将发生额记错位、将数字组合位置记倒等情况；如果还无效果或不能采用除二法、除九法，则可采用勾兑法，以查找记账过程中的其他误漏。 当然，实际操作中，并非一定要机械地套用上述步骤和方法，会计人员也可以根据自己的经验或专业判断，直接选用其中一种或几种以及本文没有介绍的方法进行查找。 (二)编错记账凭证或汇总凭证导致总账与明细账不符的检查 在编制记账凭证时填错科目、填错金额、写反方向，或者在编制登记总账的汇总凭证时汇错科目、汇错金额、汇反方向等，导致总账与明细账不符的，可采用加计复核法检查。具体做法是：(1)如果怀疑记账凭证有错，则将记账凭证的用于登记明细账的同科目附件进行同方向金额加总，或者将同一记账凭证的同一科目多个明细账户金额相加，检验其加总数是否与记账凭证相应科目发生额相等。如果不等，就证明记账凭证编制可能有错，再进行追踪检查，找出具体误漏所在。(2)如果怀疑汇总凭证有错，则将列入汇总的记账凭证的相同科目的同方向发生额进行加总，检验其加总数是否与汇总凭证的同科目发生额相等。如果不等，就说明汇总凭证可能有错，再进行追踪检查，找出具体误漏所在。 (三)记账误漏导致总账与明细账不符的检查方法 确认总账与明细账的差异额后，可根据差异额和账簿记录的具体情况选择下列检查方法查找不符的具体原因： 1.本数法，又称除一法。是直接查找与差异额相等的总账科目或明细科目发生额，与据以记账的凭证相核对，就可能找出因漏记、重记或记账串户而发生的总账与明细账不符的原因。也可以先查找与差异额相等的记账凭证，与账簿记录核对。 2.除二法。主要用于总账或明细账登记时发生额记反方向。因为记反方向的差异额为本数的二倍，所以具体操作时，应先将总账与明细账差异额除以2，如果该差异额分位为奇数时，则不能适用除二法；差异额分位及以上为偶数或0时，则以差异额除以2得出的商，去查找记账凭证的总账科目或明细科目中与此相等的发生额，这个发生额就可能是记反方向的金额，再以此去追踪查找该发生额账簿记录，就可能查清总账与明细账差异的原因。 3.除九法。除九法主要用于查找记账时误将发生额记错位，将数字组合位置记倒等。这些差错的共同特点是导致总账与明细账的差异额能被9除尽，如果不能除尽则不适用此法。查找的具体做法有：(1)怀疑是数字记错位的，可用差异额除以9的商去查找记账凭证上的相同或相似数字，这个数字的记错位就可能是差异的原因。例如，登记银行存款日记账时，将记账凭证中支票存根875.50误记成8755.00，将导致明细账余额比总账少7879.50，用这差异额除以9，其商为875.50，正是日记账应记数字即记账凭证的数字；(2)怀疑是记倒数字组合位置的，查找方法要复杂一些。总账与明细账的差异额(以下简称差异额)如果能被9除尽，则可按以上规律查找可能被记倒的数字，然后再将相关的记账凭证与账簿记录核对，以确认是否因记倒数字而导致的总账与明细账不符。 4.勾对法。本处所谓的勾对法，是指将记账凭证及其附件与账簿记录(主要是明细账的记录)相核对，以查找记账过程中的误漏。勾对法一般是在正确的账簿记录及会计凭证相应处画“√”。具体勾对时应注意：(1)勾对时应将记账凭证及其附件与账簿记录同时勾对，完毕后凡凭证或账簿有一方没有勾到，就可能是漏填凭证(指未将部分附件计入记账凭证相应科目)、漏登账簿、记账串户或重复记账。(2)勾对时，对账人员应集中注意力，充分关注账簿有无记倒数字、记错金额位数、记反方向以及其他记错数字的情况，一有疑点，即应实施追踪检查。 值得说明的是，勾对工作量较大，有时也难于查出，但如果采用本数法、除二法、除九法等，有时则容易得多。 (四)结错余额导致总账与明细账不符的检查 结错余额导致总账与明细账不符，包括总账余额结错或明细账余额结错，或者总账和明细账余额结记均有错的情况，但不包括因记账凭证或汇总凭证编制错误而导致总账余额随之结错的情况。因余额结错导致总账与明细账不符的，主要应检查明细账余额的结记。结错余额导致账账不符的，一般采用重计法查找。所谓重计法，又称重算法。具体操作时还分两种做法： 1.凭证检查法。是按各明细科目期初余额(期，一般指月，下同)加上本期记账凭证上该明细科目的增加发生额，再减去本期记账凭证上该明细科目的减少发生额，得出该明细科目期末应有余额，再与实际已结记的余额对照，检验其余额是否结错，这对明细科目数目较少的科目比较适用。 2.账簿检查法。是按各明细科目期初余额加上和减去本期该明细科目已登记入账的各笔增减发生额，得出其期末应有余额，检验该明细科目余额结记是否有错，这对明细科目数目较多的科目比较适用。 三、账账不符的更正 实践中，经常出现企业的部分会计科目账账不符的情况，其中尤以明细科目较多的财产物资账、往来账的总账与明细账不符的现象较为普遍。究其原因，除了因当任会计人员工作责任心不强，业务水平低下以外，多数账账不符的主要原因或者说主要责任在“前任”，即前任会计人员与现任会计人员交接时即已发现账账不符，而现任会计人员接收后，未能认真查明原因，或干脆未查，而导致账账不符现象长期存在。 (一)已查明原因的账账不符的调整更正 1.一般调账原则。账账不符，差错最后表现在账上，如果差错原因已经查明，多数情况下可使用类似追溯重述法的程序进行处理，具体做法是首先编制一张冲减的记账凭证，该凭证与原有差错或者原记账、结余额差错的方向、金额相同，记账后达到与假定相关交易或事项未发生的情况相同。该凭证只要求达到将原有账簿记录全部冲销的目标，不要求其一定符合制证、记账、结记余额的原则。然后，再按照相关交易或事项实际发生时应做的账务处理，重新编制记账凭证入账，但在凭证和账户的摘要栏，应注明“纠正×年×月×日×号凭证(或账务记录)差错”。 符合以下具体差错情况的错账更正，也可采用以下具体处理方法。 2.纯总账错误的调整更正。纯总账错误是指明细账记录无错误，而因总账记录、计算错误，或者凭以登记总账的记账凭证或汇总凭证有误，而导致总账与明细账不符。前两点表现为记错发生额、结错余额以及总账记录串户，如果在总账试算平衡时发现，可用划线更正法当时更正，而凭以登记总账的记账凭证或汇总凭证有误则要待总账与明细账核对时才能发觉。 记账凭证或汇总凭证错误导致总账与明细账不符，调整更正时应注意如下几点：(1)上述错误主要是编制记账凭证时填错科目、填错金额或填反方向，或者是汇总时汇错科目、汇反方向，或者是纳入汇总金额多于或少于应汇入金额，更正时可使用一般的红字更正法或补充登记法，隔年发觉时则采用蓝字调整法更正。(2)不论采用编制汇总凭证方法更正，或是采用编制记账凭证方法更正，均只登记总账，不登记明细账。若编制记账凭证更正，必须在凭证的摘要栏注明“本证不作明细核算”，或干脆写“不记明细账”。(3)使用汇总凭证更正时，更正事项必须对准被汇错科目、汇反方向或被多汇、少汇金额的具体记账凭证，即填制更正的汇总凭证时，不论红字分录、蓝字分录或红蓝字并用分录，都只填写汇总错的记账凭证内容，包括汇错的科目及其对应科目及相应金额，不得对准有错的整个汇总凭证，不必将有错的汇总凭证全部内容填入分录冲销和更正。 3.明细账记账错误的更正。明细账记账错误，是指记账凭证无误而在登记明细账的过程中发生笔误、记反方向或结错余额，导致结出的余额有错而与总账不符。漏记或重复登记记账凭证中的某一明细账户，或将应记此科目账户的业务误记彼科目账户(串户，比如两个科目有相同名称的明细科目)，而导致总账与明细账不符的，也属于明细账记账错误。 对于一般明细账的上述记账错误，可采用划线更正法更正，漏记账则予以补记。但对于像现金日记账或银行存款日记账这些按规范应每日结出余额的明细账，待发现有错时已时隔多日，在具体账页上也已相隔多行甚至几页，划线更正发生额、余额皆不方便，太多的划线及更改也有碍账页的外观整洁。为避免这一弊病，笔者认为可以用这样方法更正：对原有错误的发生额和余额不划线，在本账户已用过的最后一页账页已记部分的下一行摘要栏写“订正××月××日××号凭证记错发生额、结错余额”；属发生额记错的，还应在同方向发生额栏作出更正记录，多记(含不应记而记的)用红字冲，少记(不含漏记的)用蓝字补，并随之结出正确余额；属漏记明细账的，记账“日期”应该用补记时日期，如果下月的明细账尚未登记，也可用漏记凭证当月月末日期。不用漏记凭证当月日期的，“凭证号”栏应写“××年××月××日××号”(当年更正的可不写“××年”，下同)，“摘要”栏写补记“××年××月××日漏记账”及业务内容。 (二)未能查明原因的账账不符的调整处理 未能查明原因的总账与明细账不符，是指由于各种原因，特别是因为客观原因，例如会计凭证一时难于找齐，有关领导不支持查找差错原因等，致使查找总账与明细账不符的原因在短期内难于实现。在这种情况下，应该通过一定的方法使总账与明细账暂时达到形式上的平衡，待条件成熟时再行查清处理。这“一定的方法”，主要有调整挂账法和插页法两种： 1.第一种方法，调整挂账法。本处介绍的调整挂账法，是指以总账余额为准，通过调整，将总账科目余额大于明细账余额合计数的科目的明细账补一块，或者将总账科目余额小于明细账余额合计数的科目明细账冲去一块，以达到总账与明细账相符。 (1)资产类科目：总账科目余额大于所属明细科目余额的合计数时，应以其差额，借记被调整的资产类科目的“明细账短少待查”明细科目，贷记被调整的资产类科目(不记明细账)。 【案例1】W公司“原材料”期末总账科目余额为15万元，而同期原材料明细科目余额合计数为12.8万元，差额为2.2万元，系前任存货会计移交时遗留问题，记账凭证难于找齐，无法查清，现决定挂账调平： 借：原材料——明细账短少待查 2.2 贷：原材料 2.2 如此处理后，明细账余额合计数增加2.2万元，为15万元，与总账余额相等。 总账科目余额小于所属明细科目余额合计数时，则应以其差额，借记被调整的资产类科目(不记明细账)，贷记被调整的资产类科目的“明细账溢余待查”明细科目。 (2)负债类科目：总账科目余额大于所属明细科目余额合计数时，以其差额，借记被调整的负债类科目(不记明细账)，贷记被调整的负债类科目的“明细账短少待查”明细科目。 【案例2】承上例，W公司期末“应付账款”总账科目余额为32万元，而同期该科目明细账余额合计数为30.3万元，差额为1.7万元。则： 借：应付账款 1.7 贷：应付账款——明细账短少待查 1.7 经上述处理后，明细账余额的合计数增加1.7万元，为32万元，与总账余额相等。 总账科目余额小于所属明细科目余额合计数时，则借记被调整的负债类科目的“明细账溢余待查”明细科目，贷记被调整的负债类科目(不记明细账)。 2.第二种方法，插页法，插页法是指在总账与明细账不符的科目明细账中插入一账页以求总账与明细账暂时相符的处理方法。总账科目余额大于所属明细科目余额的合计数时，插入的明细账户名称为“明细账短少待查”，应按总账与明细账的差额，用蓝字记入插入账户的余额；总账余额小于所属明细科目余额的合计数时，插入的明细账户名称为“明细账溢余待查”，按总账与明细账的差额，用红字记入插入账户的余额。采用此种方法时，插入账户的余额方向应与所在科目的普通账户余额方向相同，如果因电脑记账不能以红字反映插入账户余额的，则以蓝字反映其余额，此时标注余额的借、贷方向，应与所在科目的普通账户方向相反。