惠州市城建档案馆 广东 惠州 516000
摘要：档案工作的根本目的和主要任务便是档案利用工作。它是一项体现档案价值的服务性工作。要搞好档案利用工作，必须对档案用户的利用需求和行为进行研究，由于使用者的工作性质不同，职业不同，所以分析档案用户心理，以便有针对性地采取措施，更好的提供服务。这对完善档案利用，提高服务水平有极其重要的意义。本文根据我个人在档案馆的工作经验，对档案用户的心理、以及如何更好的开发利用档案进行了简要分析。
关键词：档案工作；档案用户；心理需求
档案主要是保存备查的文字图像、声音及其它各种形式的原始记录。档案是党和国家的宝贵财富，我们保管档案的目的是为了利用，为了更好地让机关、单位、团体和个人等档案用户充分地利用档案为自身服务，所以有必要对了解用户心理需求，从而更好服务大众。“感人心者，莫先乎情”。只有细致地揣摹用户的心理，真心实意地顺应其积极的心理，消除其消极的心理，设身处地的为其创造舒适的条件，完善服务手段，才能真正改善与提高档案利用工作，实现档案的社会价值。
一、档案用户心理对档案利用工作的意义
（一）用户有需求，档案才有利用价值
档案的利用工作通过给用户提供档案而与众多的用户接触，档案用户利用档案的动机，以及对档案工作者提供档案的方式、结果的要求都能反映出他们的需求心理。档案工作者要根据不同的身份、不同的职业的用户，满足他们档案利用的需求。用户利用档案的动机是激发档案利用活动的基本要素，是实现档案利用的前提。随着档案在社会生产中的作用，档案的开放性，人们根据自己的需求对档案进行利用。正因为有了他们的需求，档案的利用才不盲目，满足他们的要求，使得利用工作得以顺利延续。
（二）用户心理变化，促进利用工作
如果在给用户提供档案的过程中，档案工作者要为用户设身处地的着想，承担起责任，主动为用户解决问题。档案工作者拥有一个良好的工作态度，积极的服务态度，能消除用户的紧张状态，健全系统的档案资料，完善检索系统，使用户有一个良好的需求过程，达到心理上的满足。通过用户的情绪变化与利用工作相互促进，形成一个良好的循环。
（三）用户的注意力，增强利用工作积极性
随着社会的变化，经济市场的变化，用户的侧重点也会发生改变。哪些方面对用户产生影响，用户就会对档案的需求就会发生转变，与此同时，档案工作者就要根据用户的需求和行为，及时的为用户提供最新的、科学的全面资料。档案工作者随着用户的需求变化更能积极主动的为其服务。强化了档案工作者对公众档案的意识，从而做好档案利用工作。
二、由城建档案馆引发的档案用户的心理分析
作为一名城建档案馆的工作人员，就城建档案管而言，主要的职责就是收集、整理、鉴定、统计、保管、利用全市长久和长期保存的城建档案和有关资料，为城市规划、建设、管理和经济服务。以下根据我馆的工作流程进行简单的分析档案用户的心理（图1）[1]。
总的来说就是档案馆的工作人员需要参加工程的竣工验收，对接收范围内的工程竣工档案进行预验收，并出具工程档案认可文件。对接收进馆的城建档案进行数字化处理，为城市规划。建设、管理、科研等工作简历信息平台，实现动态化、数字化管理。对全市建设系统及建设单位的城建档案工作进行业务指导、监督检查。
在这个过程中，我们不难看出，档案用户希望能及时、准确地获取系统、完整、准确的档案信息。但因工作性质、文化水平、利用目的等因素的不同，不同类型的用户在利用档案的过程中会有不同的心理活动。求快心里，为了能顺利地解决工作、学习、生活中的问题，他们都希望能迅速满足查档要求，尽早地获得他们所需要的档案；求准心理，利用者一般都希望信息是最准确的；惧怕心理，
由于档案馆工作有一定的保密要求，“闭馆自守”，盲目保密，使人们认为档案是对外封锁的禁区，使利用者对档案馆产生一种神秘感和惧怕心理[2]。
图1
三、利用心理分析，合理开发利用档案的策略
档案用户心理的产生原因是极为复杂的，有来自社会的，有来自档案部门的，也有来自用户本身的。用户的心理的变动不论是积极的还是消极的，都会影响着档案利用工作。档案部门和档案工作者要学会善于研究档案用户心理，掌握档案用户心理活动的规律，增强档案利用工作的针对性、预见性、有效性，从而推动进一步做好档案利用工作，提高服务水平。
（一）完善基础的档案建设标准
在档案管理现代化发展中，随着档案的日益增加，档案管理的要求也越来越高，档案工作不仅是思想性、专业性、科学性很强的工作，也是一种服务性的工作。因此档案工作需要跟上形势发展的需要，切实做好档案基础管理，实现档案的标准化、规范化建设[3]。
延长档案利用的开放时间，保证档案用户在空余时间能随到随查；
简化档案查阅手续，提高档案查全率和查准率。我们可借鉴国外经验，根据不同用户的需求发放不同的档案阅览证，对于持不同阅览证的用户，给予不同范围与深度的服务。设置多级多层次多功能的检索方式，使档案用户在较短的时间内查阅到准确、全面的信息。
尽可能多地提供复印件，避免档案原件丢失或供不应求；
不要区别对待，不论什么身份、地位、职业的档案用户，都应平等待人，热情服务。
（二）合理的设定档案开放范围
《中华人民共和国政府信息公开条例》于2007年 正式出台，2008年正式实施。2016年国务院办公厅印发《关于全面推进政府公开工作的意见》实施细则，要求以公开为原则，不公开为例外，全面推进决策、执行、管理、服务、结果全过程公开。档案利用工作也要相应国家的号召，顺应政府的改革趋势，实现档案和政府信息有效区分，合理设定档案的开放范围，即保证了政府公开信息的需求，又符合国家法律的规定，依法治档、依法管档也是对在履行着依法治国的方针。
（三）利用现代化手段管理档案
随着信息化时代的到来，档案管理的手段也要与时俱进。但是随着档案的增加，用户的需求方式增多，档案的提供和利用不能只局限于一般的查阅，要进一步的开发利用传递更多的信息资源。下图为传统档案管理模式。
应用现代化手段建设档案管理平台，利用计算机和网络技术管理档案，整合成电子文档，归类、分级，建设档案文献数据库的链接。把档案工作与办公自动化结合起来，实行文档一体化管理，实现档案的信息化传输，达到资源共享，进行远程查阅等方便快捷的目的。同时也要保证信息安全性，保证在信息技术的条件下各类档案能够安全保管以及有效的利用[4]。
（四）加强档案工作人员的培训
档案工作人员在档案利用工作中占据着重要的作用，相关人员不仅需要掌握现代化管理技能，还要强化自身的相应专业知识，以档案学专业为例：
掌握档案管理和信息管理的基本理论、基础知识与业务技能，以及与信息管理相关学科的知识；
（五）具有办公自动化管理的基本能力
熟悉我国档案管理的方针、政策和法规；
了解国内外档案管理与信息管理的前沿成就和发展动向，具有一定的科学研究能力。
综上最述，要想使档案利用工作实现最大化，必须要加强人员素质的全面提升普及现代化信息应用和管理知识，满足档案工作开展的实际需求。
四、结语
搞好档案利用工是实现档案社会价值的关键。高质量的利用工作，不只是服务手段的多样化与现代化，它更要求注重档案工作者与档案用户之间良好人际关系的建立。档案用户的心理需求促进着档案的利用工作，通过改革现有的工作方法，与现代化手段相结合，高效的实现档案利用的最大化。为我国建设社会主义的建设打好基础。
参考文献
[1]赵凯. 抓好档案用户心理做好档案服务工作[J]. 价值工程, 2012(7):321-321.
[2]王立萍. 浅析档案利用工作与档案管理的现代化[J]. 农民致富之友, 2017(23):240.
[3]张蕾. 浅谈档案管理和利用——档案利用工作的意义和作用[J]. 办公室业务, 2017(1):88-88.
[4]李莉虹. 档案利用工作的研究与思考[J]. 办公室业务, 2017(15)：100-103.
论文作者:林粤湘
论文发表刊物:《防护工程》2019年12期
论文发表时间:2019/9/4
标签：档案论文; 用户论文; 工作论文; 心理论文; 需求论文; 档案馆论文; 工作者论文; 《防护工程》2019年12期论文;