摘要：随着社会经济不断发展，我国现代化城市建设也在逐渐的发展，慢慢的向城市化进程所靠拢。一系列经济变化就引起另一些的变化，比如说：一些大城市新兴，老城区的扩大还有一些工程的改建等等，随之而来的城建档案的数量也不断增多。为了适应社会的发展，在城建档案的储存和管理方面的要求也变得越来越高。本文主要总结归纳了如何正确处理传统的管理模式与现代化的管理模式以及怎样实现城建档案数字化的问题。最后则是在城市规划和建设、管理方面提出了一些建设性的建议，使得能够为城市的经济、社会、文化的发展提供有效的服务。下面就对城建档案管理的数字化建设进行分析，以供借鉴。
关键词：城建档案；数字化管理；档案管理
前言：
城建档案作为城市规划、建设的重要的支持保证，并且能够促进城市的建设和社会的发展。目前我国正逐步呈现城市化，城建档案的信息量也随之攀升，为此，档案管理所负担的压力也越来越大。那么更换新的档案管理模式是我们所能想到的最好的档案管理方法，也是当前形势下所必须要做的。数字化管理能够全面记录城建信息，并且与科技挂钩，更能够与时俱进。除此之外，它的服务质量也是传统的管理模式所不能媲美的。
1数字化城建档案管理的意义
过去的城建档案大部分是依靠人力进行信息的分类和管理，并且以纸质的形式储存的，存储起来需要很大的空间，保存很不方便。此外，大量的城建档案都是仅仅建立了档案的分类目录以及全部的宗卷目录，在查看时需要找人来进行搜查，进而导致调档的速度很慢，效率很低。最重要的是，由于档案储存的比较分散，要查询一些信息时，必须要靠一大批人来进行查询和整理；纸质的档案也比较容易损坏，经过多次的翻阅，有可能会损失很多重要的信息，尤其是年代久远的一些档案；如果有大的自然灾害或者是人为的意外发生，也会导致档案的损坏；城建档案是在规定的馆内分类存储的，所以只能本地阅读，不能远程查看，很难实现资源共享以及信息的交换；城建档案信息的系统性以及完整性不够好，因此在广度和深度上不够完善。上述一系列问题的存在，使得城建档案的管理面临很大的困难，相反，数字化的管理就能很好的解决这些问题。主要是因为首先它是基于数字技术，其次又是根据计算机网络和它的储存技术等。在结合现代信息技术的基础上实现了分享资源，也使得档案信息很好的发挥它的查询以及使用的作用。
2目前城建档案管理所面临的问题
2.1档案管理难度大
城建档案产生于多个专业领域，具有内容和数量庞杂、涉及范围较广和整体性强的特点，会产生大量的纸质档案，并且占用较大的档案存储空间，传统的城建档案管理工作都是利用人工管理的手段和纸质档案方式处理日常档案信息的，管理人员进行档案信息管理时，不仅需要到不同的位置存放和查找档案资源，还要根据简单的档案分类目录进行档案的调阅和调整。所以，现有的城建档案管理工作存在着较大的难度，不仅档案存储较为零散，档案的查找还存在着效率过低的问题。同时，查阅纸质档案时也容易导致档案遭受损坏。一旦遭遇火灾或水灾，更会导致档案管理出现巨大损失。因此，现有城建档案管理工作的开展具有较大的难度，从而在一定程度上阻碍了城建档案管理的发展。
2.2难以实现资源共享
采用纸质档案方式进行城建档案管理，将导致城建档案在调阅空间上存在着较大的局限性。因为，管理人员只能在档案存放的位置进行档案查阅，所以基本无法实现档案的远程查阅。而不同级别和类别的档案往往需要存在在不同的档案馆中，在该种管理模式下，由于无法实现档案信息共享，所以档案信息整理也缺乏完整性和系统性。在日常管理工作中，时常会出现档案重复保存现象，从而导致一些存储空间遭到了浪费。此外，大量的档案信息资源无法实现有效交换运用，也导致城建档案管理的服务受到了限制。
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3基于数字化城建档案的几点思考
3.1规划
在开展城建档案管理数字化建设工作中，应当遵照“统筹规划、循序渐进”的原则，做好前期的规划管理工作，从而避免数字化建设的盲目进行。为了达成这一目标，政府需要引导城建档案馆制定统一的信息化建设目标，并且督促这些单位树立信息化建设意识，从而使其加快数字化建设。在数字化建设开展的过程中，也需要实现档案管理工作的统筹规划，并且利用科技进行工作的牵引，从而使工作有条不紊的进行。具体来讲，就是在实现纸质档案转化之前，开展相应的调查工作，从而对档案室内的存储档案数量和类型有一个深入的了解，根据馆藏档案的重要性和使用频率等制定数字化的先后顺序。与此同时，需要制作出清晰的档案条目，并且做好数字存储档案的分类。在这一过程中，需要进行重点资料的标记，以确保档案整理工作的顺利开展。而通过在建设前期制定全面的管理规划，将能使数字化管理过程中出现的错误得到有效减少，继而使城建档案管理部门的数字化建设效率得到有效提高。
3.2建设标准化
数字化的城建档案之所以要特别强调标准化，是因为它具有资源共享的性质，而这一特质的发挥对标准化的要求是很高的。所以，在数字化建设过程中就需要我们制定一个完整的制度，主要涵盖以下内容：标准规范体系的信息化以及管理标准。所谓前者是指在使用数字化对信息进行收集、整理以及分类时要严格按照数字档案所规定的格式，还要依照网站的各种相关规定。后者则是指标准的接收以及细目的管理。加强这方面的建设能够为它的一系列的操作提供科学的依据。
3.3信息建设
总的来说，城建档案的管理还是以计算机为主，首先是创建一个管理系统（需要相应的设备和软件），之后建立一个网络平台，协助档案的管理以及资源的共享。此处，最需要的说明的是信息系统的安全性问题，需要对使用者在进入系统时进行身份的识别。避免重要信息被盗走或者非法使用，进而保证信息的安全。
3.4资源库的建设
信息资源库的建立是城建档案中必不可少的一个元素，是城建档案的支柱。主要做的包括目录数据、全文数据库、多媒体数据库以及目录中心等的建设。为了凸显数字档案更专业，我们将会把重心放在特色资源库的建设上，即将不同专业、不同类型的信息建立专门的数据库，使得数据库的管理更方便，也有利于档案管理工作的顺利进行。
3.5提高档案使用率
城建档案作为相关资料的存储者，除了要记录一些信息外，还应该为使用者提供查询、使用的功能，为社会建设奉献自己的力量。数字化的城建档案更要能够满足不同部门对相关档案的需求，进而提高城建档案的使用率。
结束语：
总而言之，城建档案的数字化是现代社会发展的产物，是不可避免要出现的新生事物，它对于城市的建设所发挥的价值是不可估量的。要做好城建档案的数字化就需要档案管理者在这方面多用一些精力，更加认真一点，只有他们这一流程能够保质保量，才使得数字化的城建档案具有现实的意义。与此同时，需要管理者在档案建设过程中重视档案信息是否安全，确保系统的稳定性是否合格，关注数据库的建设是否完善等等。这样才能使得数字化的使用效益大大提高，才能使得档案管理的工作顺利发展，进而为社会的快速发展提供更高效的信息服务。
参考文献
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[2]袁志海.城建档案管理数字化建设问题的思考[J].城建档案，2010，01：35-36.
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[4]许松桦.浅析城建档案管理的数字化建设[J].黑龙江档案，2013，04：64
论文作者:马腾飞 王英
论文发表刊物:《新材料.新装饰》2018年4月下
论文发表时间:2018/10/8
标签：档案论文; 城建论文; 档案管理论文; 信息论文; 纸质论文; 管理工作论文; 工作论文; 《新材料.新装饰》2018年4月下论文;