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摘要：为适应企业现代化、信息化发展，需要在企业档案管理工作中运用先进的信息化管理技术，转变以前传统的信息化管理技术和管理工作的方式，并灵活有效的运用到企业管理之中能够提升企业的发展规模和扩展丰富的企业文化，从而更好的开展对于企业管理工作的运行并且及时解决企业中出现的问题。
关键词：企业；档案管理；信息化建设；管理
1企业档案管理信息化的意义
1.1电子文件归档便捷
以往的档案管理采用手工操作，工作量大且繁琐，需要档案管理人员通过手工操作来整理档案和制作目录，这样耗费了档案人员大量的精力和时间，并且容易造成一些错误，改动信息时更会引起一系列连锁变动，耗费大量的时间。档案管理信息化就可以解决这个问题，只需要档案管理人员利用计算机进行一系列操作即可完成归档任务，大大节省了时间，也提高了工作的质量和效率。
1.2有利于对档案原件的保护
企业利用扫描仪将库存档案进行数字化转换，然后以电子文件的方式进行分类、管理和保存，避免了对档案原件的损害，同时大大降低了档案原件丢失的风险，保证了档案原件管理更加方便、可靠。
1.3档案检索自动化
传统的档案检索主要依靠档案管理人员从一本一本的目录中找出利用者所需要的档案信息，然后再根据目录到库房查找档案实物，效率很低。在档案管理信息化条件下，可以利用计算机检索进行档案查询利用，检索速度快且效率高，可实现多角度检索，提高信息的查全率和查准率，大大提高了档案管理的工作效率，减轻了档案管理人员的劳动强度。
1.4有利于档案的安全和保密
企业档案作为一种重要的信息资源，对企业的生存和发展具有难以估量的价值，同时，企业档案涉及到企业的商业秘密或国家机密，一旦泄露会给国家和企业造成严重损失。档案管理信息化能够提高档案的保密性，相较于纸质文件而言安全性更高，可以通过加密、设置权限等方式减少档案信息资料外泄的可能性。利用计算机管理企业档案资料，可以严格限制调阅查看档案资料的人员，通过加密的方式，可以避免档案文件材料遭窃取或外泄，有效保证档案的安全性和保密性。
1.5减轻劳动强度，提高工作效率
档案管理人员以手工方式进行档案收集、整编、保管、提供利用等工作，工作量大、效率低、费时费力。档案管理信息化可以实现一次录入数据多次利用，在档案管理内部进行数据共享。同时，传统的档案管理模式存在着效率低、查询速度慢等缺点，更为重要的是，档案因长期保存、查阅频繁，会出现纸张发黄变脆、边角磨损、图片模糊等现象；而且档案资料在查阅、利用中容易出现档案原件损坏或丢失等问题。实行档案管理信息化后，档案管理人员可以从繁重的手工劳动中解脱出来，能够更好地从事档案收集和编研工作，充分提高档案管理工作效率。
2企业档案信息化管理主要问题
2.1缺乏健全的档案信息化管理制度
在日常运行过程中，档案信息化管理是企业不可忽视的一项关键性工作，而档案信息化管理工作的顺利开展离不开健全的档案信息化管理制度。但在实际工作中，由于受到多方面因素影响，加上档案信息化管理发展时间不长，档案信息系统还需要进一步完善。部分企业对档案信息化管理缺乏正确的认识，没有意识到其重要性，没有结合各方面情况，优化完善已构建的档案信息化管理制度，不符合新时期档案信息化管理客观要求，和自身发展目标、发展趋势等不吻合，导致档案信息化管理工作无法顺利开展，影响档案信息化管理水平的提高。
2.2企业对档案管理信息化建设重视不够
部分企业领导只注重企业经济的发展和基础设施的建设，侧重于眼前既得利益，而忽视档案管理信息化建设。对档案管理信息化建设缺乏规划，企业档案管理系统在各部门没有形成统筹安排、共同协调的局面，也缺少近期或长远规划，没有明确的目标。因而导致档案管理人力资源不足、硬件配置落后、管理系统更新不及时等状况。除此之外，思想意识上对档案管理信息化认识不足也阻碍了档案管理工作的创新与发展，以及档案管理信息化建设的进程，使企业档案管理的信息化进程缓慢，对企业整体形象的提升造成巨大影响。
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2.3资金缺乏，设备设施落后
软件与硬件建设将是企业进行档案信息化建设的重要基础，他们为档案进行信息化建设提供重要的前提条件，但同时，企业在建设软件与硬件时需要大量的资金消耗，而在实际的生活中，我国的大多数企业仍处于初级的发展阶段，需要将大量的资金投入到市场的开发以及产品研发工作之中，加之企业资金有限，对档案信息化建设重视度不足，我国企业的档案管理信息化建设工作很难得到顺利地开展。
2.4档案管理工作人员缺乏专业性
根据相关数据统计，我国大部分企业档案管理工作人员的薪资水平都远远低于企业其他职位的工作人员，这样的现状在一定程度上挫伤了档案管理工作人员的工作积极性，因此，档案管理工作成为很多高学历人员不愿意选择的一个工作。同时，随着时代的发展，现在的档案管理信息化建设工作对相关的工作人员提出了更高、更严苛的要求，它不仅仅需要工作人员熟练地运用计算机知识与技术，并需要工作人员具有高素质和综合统筹能力。但就目前来说，我国企业都面临着档案管理人员专业水平较低，知识结构单一等问题，无法真正满足档案管理信息化建设的需求。
3加强企业档案管理信息化建设的相关策略
3.1建立健全档案信息化规划与各种标准规范
我国企业当前的档案管理信息化处于发展初期，必须对档案管理信息化进行统一规划、统一标准、统一原则，才能更好地促进各部门之间的交流与沟通，促进我国企业档案管理信息化的建设。档案管理信息化建设是一项庞大的系统工程，需要进行统筹规划，使整个项目工作有计划有步骤有重点地进行；同时要求网络环境中的数据库格式、档案信息的存储和著录格式以及网络体系结构和信息处理界面等工作必须实现标准化与规范化，且立足现实，只有这样才能做到标准规范，利于协调、统一，避免档案信息资源重复开发、利用率低等问题。
3.2优化档案应用，立足服务化要求完善管理
信息化建设的背景下，我们可以把信息化的档案管理分享在企业工作人员的电脑中，让每个工作人员拥有自己的权力查看企业中的相关资料，并且根据设置他们的阅览等级，保护一些重要的企业重要资料，这样能够帮助企业员工在自己的工作设备之中就能有效及时的查阅工作资料，同时在阅览过程中工作人员还可以加入自己已经完成好的工作任务，让其他的小组成员能够及时的查阅，以更好的完成企业布置的工作。在这样一个良性循环的工作过程中，并且在信息化管理之中将档案管理成为了一个安全中心，保障了档案资料的安全性，信息化的档案建设不仅可以作为档案的保管，也成为了一个企业内部的信息中心和一个安全中心。
3.3提高档案管理人员综合素质
从某种角度来说，企业档案信息化管理水平高低离不开“高素质、高水平”的档案管理人员。在档案信息化管理中，企业要将档案管理人员培训工作放在关键性位置，结合档案信息化管理客观要求以及存在的问题，制定科学的人才培训计划，定期对其针对性培训，不断强化他们的责任意识、服务意识等，使其具备较高的职业道德素养。企业要注重理论知识和实践相结合的培训模式，引导他们学习档案信息化管理知识，使其具备扎实的理论知识，多层次加强对档案管理人员的信息化技术培训，能够熟练操作档案信息化管理设备设施，不断提高他们的综合素质。在此过程中，企业要注重先进人才的引进，优化调整档案管理人才结构，不断发展壮大档案管理队伍。
3.4.加强档案信息化安全管理
档案信息化安全管理包括档案管理系统软硬件自身的安全，如记录档案光盘的安全性、软件系统的可靠性等；还包括档案信息传播的安全，即信息不为不被许可的人知晓、获得。前一种问题主要需要通过技术手段来解决，在选择、设计档案管理系统时应充分考虑到系统的安全性，把它作为一个重要的指标；后一种安全问题不仅要依靠技术手段，还要依靠完备的规章制度，防止不被许可的人接触到相关档案信息，避免档案管理人员因失误而导致机密档案信息的泄漏。
结束语
企业档案管理信息化作为企业管理工作的重要组成部分，又是未来档案管理方式发展的必然趋势，企业档案管理工作的发展只有顺应时代的要求，以信息化建设为前进方向，才能完整地把这项工作做好。将信息技术与档案管理相结合，既可以提高档案管理的工作效率，又可以提高档案的保密性。因此，要立足现在，着眼未来，积极创造条件，充分利用先进技术与手段探索企业档案资源信息化建设的新途径、新方法，推进档案资源信息化建设进程，促进档案事业持续健康快速发展，最终实现企业档案管理工作的信息化和规范化。
参考文献：
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[3]刘莉.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].商，2016，（26）：334-338.
论文作者:李蕊
论文发表刊物:《基层建设》2018年第4期
论文发表时间:2018/5/21
标签：档案论文; 档案管理论文; 企业论文; 信息化建设论文; 信息化管理论文; 管理人员论文; 工作论文; 《基层建设》2018年第4期论文;