广西壮族自治区桂东公路管理局 广西梧州 543000
摘要：社会信息需求和全民档案信息意识，是影响档案功能发挥的一个重要因素。我们应该意识到，社会主义市场经济的建立、科教兴国战略的实施、知识经济的即将到来，并不意味着国家在短期内会大幅度地增加对档案馆的投资。档案是任何单位或组织不可缺少的资源，而档案内部的信息资源对单位或组织的发展有促进作用。事业单位在日常工作中必须要重视并加强档案的管理工作，为单位内部提供有效的信息资源并加以利用。但传统意义上的档案管理已经无法适应现代化社会的发展要求，不能满足新时代的管理需求，所以事业单位的档案管理必须不断加强数字化程度，有效解决档案管理中出现的问题，并不断发展完善。
关键词：机关事业单位；数字化档案；管理现状；措施；分析
1导言
对档案文献进行数字化加工处理，是在加强档案原件保管质量的同时，提高档案信息利用效率、完善档案信息利用方式的一项重要手段。随着电子政务和办公自动化的发展，人们对数字化档案信息资源的需求也日益强烈。把传统的档案信息资源经数字化处理转换成数字档案信息资源，建立起数字档案信息中心，将进一步完善我国以纸质档案为主体的档案信息资源体系，为社会各界提供更为丰富的信息资源服务。如今，机关事业单位数字化已日益成为档案信息化建设的一个重要组成部分。
2档案数字化概述
档案数字化，就是采用各种信息采集设备将不同载体形式的档案转换成数字方式的过程。纸质档案数字化，就是利用扫描等信息采集设备，将纸质档案原件的图文信息分解为若干点阵式信息元（像素），并将光信号转换为电信号输入计算机内，从而形成数字图像文件的过程。将纸质档案转换成计算机可处理的数字格式通常有两种方法：一是将纸质档案扫描并以图像方式存储，或进行OCR字符识别转换成文本文件。二是利用已有的缩微胶片影像进行数字化转换，或直接用数码相机进行拍摄。其中，对纸质档案进行直接扫描的方式比较经济和快捷。因此，纸质档案的数字化一般应采取扫描的方法来将其变成电子图像文件直接存储，再配合标引信息数据库的建立，以实现档案资料电子影像的快速检索利用。
3机关事业单位数字化档案管理呈现的现状
3.1现代化办公设备欠缺
现阶段，大多数的机关事业单位数字化档案管理欠缺相应的硬件设备，这就导致档案管理的不规范，甚至有些机关事业单位档案室存在档案堆积的现象，也没有对应的防潮、防盗等管理对策，这与现代数字化档案管理严重脱节。由于档案的调阅和查访没有很好的现代化手段使用，从而影响了机关事业单位档案管理的完整和安全。此外，办公设备的欠缺使事业单位对档案资源进行有效的利用发挥不够，只是处于管理的阶段，这不利于对档案资源的有效利用。
3.2档案检索效率低
现在的机关事业单位数字化档案管理，对档案的检索大部分还处于手工检索的阶段，还没有实现计算机检索，这在一定程度上影响了机关事业单位档案信息检索的准确率与速度，增加了档案查阅工作量，给档案借用人员增添了麻烦。再加上人力手工检索具有局限性，从而大大降低了机关事业单位档案管理工作的效率。比如，一些人事信息，由于各个机关单位保存的信息不一样，这给档案工作人员带来不必要的困扰和麻烦。
3.3档案管理人员综合素质问题
机关事业单位数字化档案管理的实施，需要档案管理者了解信息化方面的专业知识和技能，这样可以有效地利用数字化档案管理设备。但目前阶段的老员工，对网络化信息接触比较少，对信息化的知识学习起来比较困难，即使机关事业单位拥有了自己的现代化数字档案管理设备，由于工作人员的技能问题，对数字化档案管理依然无法顺利进行。因此，机关事业单位的档案管理员，要迅速建立属于数字化管理的信息知识体系，提升自己的工作效率，达到对数字化档案管理的需要水准。
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4强化事业单位数字化档案管理的有效对策
4.1创建数字化的档案管理系统
网络化为事业单位的档案管理工作带来了很大的便利，数字化的管理是项综合活动，涉及多方面的内容，所以事业单位需要建立有效的数字化管理系统，有效结合事业单位自身的实际情况，并要涉及设备选型、总体设计、档案整理、系统管理、软件开发、查询管理、光盘备份、安全措施、扫描录入等。
4.2提高数字化档案管理的性能
一是提升档案管理的能力。对网络控制的引入系统要保障其性能的优势，从而提高数字化档案管理的质量和效率。因此，可以利用光纤与磁盘的连接阵列来提高系统的性能，也可以通过增加系统的内在储存量。它包括可在线的扩容、扩展性和保护性能。
二是提升档案管理的可靠性。磁盘阵列的产品无论是在结构还是硬件的组成上都要严格依据设计的标准要求，从而为日后功能的升级打下基础性条件。同时磁盘阵列需要选择多种形式的保护级别，进而让使用者获得最佳的处理效果。此外，硬件要支持热插拨，有效保障系统功效，提高系统数据的安全性。
三是提升档案管理的使用性能。系统的使用要选择光纤磁盘的阵列产品，从而维护系统网络的性能优势，真正实现在线运行升级的功能。网络系统还要保持一定的开放性，更好地适用于各种处理器，充分发挥系统的强大功能作用。
4.3完善办公系统与档案管理系统间的衔接
为了更好地保证事业单位数字化档案管理的顺利进行，加强办公系统与档案管理间的衔接工作，在方案设计时要增加有关资料的查询功能，为多种资源创建衔接基础。
有效结合数字化档案的实际情况，所以事业单位需要有效更新数字化的管理制度，保持档案管理系统的科学运行，这包括归档制度、文档一体的工作制度、数字档案的鉴定制度、文件保密制度以及网络化的安全管理制度，从而有效确保档案管理的效率。事业单位的科研档案具有一定的特殊性，大多是需要保密的，只有部分是可以公开的，所以在事业单位档案管理工作中要运用有效措施保证信息资源的安全性和完整性，充分实现档案管理的价值。在数字化档案管理的硬件方面要有效控制信息的载体的质量，切实延长电子文件的载体运行时间。因此，事业单位需要安排人员进行专门的管理，从而确保电子档案不会受到湿度和温度的影响与破坏。另外，在软件方面就需要选择有密码管理和多级权限的安全控制手段和方法，从而不断加强管理系统的保密功能，有效防止管理系统及其内部数据遭到恶意修改、访问及破坏，保证数据的安全性和完整性。
4.4提升档案管理人员素质
档案管理人员是数字化档案管理的执行者和操作者，这对档案管理工作的质量具有一定的影响，这就需要机关事业单位采用多元化的方式，提升档案管理人员的素质。例如，对老员工进行现代化设备的学习，针对数字化档案管理进行相关的培训工作，提升他们的工作技能，定期考核他们对现代化设备知识的学习和操作水平，进而了解其工作现状。此外，还可以建立相关的激励机制，鼓励档案管理人员提升自身素质，以保证工作的发展需求，从而实现数字化档案管理从管理型向服务型迈进。
5结论
综上所述，信息技术在现代化社会中获得了巨大的发展，这就使得事业单位在档案的管理上必定要走上数字化的档案管理道路，不断提高档案管理的效率和质量。但是，为了更好地适应数字化档案管理的发展趋势，从事档案管理的工作人员要不断促进事业单位档案管理由档案保管和利用往信息管理、采集及服务的功能转变。机关事业单位数字化档案管理方式顺应了时代趋势，有利于提高机关事业单位档案管理的效率和质量，我们要不断优化与创新数字化档案管理系统，提高档案的利用效率和安全性，让数字化档案管理服务于我们。
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论文作者:黄汝莲
论文发表刊物:《基层建设》2017年第31期
论文发表时间:2018/2/3
标签：档案管理论文; 档案论文; 事业单位论文; 单位论文; 纸质论文; 信息资源论文; 信息论文; 《基层建设》2017年第31期论文;