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案卷目录号是档号的组成部分，这已是许多人的共识。然而，笔者在研究档案管理自动化过程中却发现，把目录号视作档号实际上不利于计算机自动处理档案信息。
手工管理的产物
案卷目录号，顾名思义是档案馆藏案卷目录本的代号，而非档案文件实体的标识代号。应该说，真正能称得上是档号的，只有全宗号和案卷号以及单份文件在案卷内的件（页、张）号。但是随着案卷数量急速增长，一个全宗内如果只编一本案卷目录，显然太厚不便使用，于是开始对其分册。每一个稍具规模的全宗都编有若干本、甚至许多本案卷目录。与此同时，一个全宗内的案卷号按一个流水顺序编制，也使得号码越来越长，管理不便。
在这种情况下，将案卷号按与之对应的案卷目录本分段，从头流水顺序编制，就成了较好的选择。而如此编成的案卷号前，当然必须冠以相对应的案卷目录的代号，否则无法互相区别。这样，案卷目录号就摇身一变，从检索工具（案卷目录本）的代号变成了档号的组成部分。
由于人们必然要通过装订成册的案卷目录本来检查、控制、清点档案文件并以它作为最基本的检索工具来查找文件，故而，将案卷目录号用作档号也无可厚非。
目录号用作档号并不理想
在手工管理档案的条件下，将案卷目录号作为档号的一部分有一定的合理性。同时，其缺陷也应该引起注意，尤其是为全面应用计算机，目录号的作用更应该加以论证，绝不能在理论上尚模糊不清的状况下，就想当然地套用，以至反而会拖档案管理自动化的后腿。
目录号用作档号的最大问题，在于它不能有效地反映档案实体的有机体系与结构。
和宝荣教授指出：“档号结构必须与馆（室）藏档案的整理体系相适应，不能两套对不上口。”①这是因为档案文件是依照形成它们的人类社会实践活动过程分类整理，从而有机地组合在一起，并通过这种组合结构反映其内在联系和本质特征的。档案管理系统的功能，正是通过这种有序结构实现的。档号也只有通过标示档案实体的物理位置，如实地反映并且体现这种结构，才能具体地将互有关连的档案有机地联系起来，把没有内在关联性的档案明显地区别开来，从而使档号作为一种人工信息处理语言，可以反映档案文件的有机联系和本质特征，在一定程度上揭示档案的来源与内容而具有丰富的含义。
反之，如果档号不能反映档案实体的结构体系，就不可能反映档案文件间的本质有机联系。作为一种人工语言，其含义就相当贫乏，就不可能具有标引功能，其检索功能也会大打折扣，使档案信息处理丧失一种最重要的语言工具。
目录号作为检索工具的编号则不可能必须具备上述功能。
目录号是在一个全宗内，按案卷目录编制的先后顺序流水配号的。然而，人们在编制案卷目录时，又往往实际上要求按照目录本的厚薄程序（或按其包容案卷的多寡程度）考虑其分册问题。在这种情况下，尽管案卷目录是对档案实体有机结构的忠实记录，案卷目录本的编号却并不能必然反映这种结构。比如对于按年度分类的档案，要反映其有机结构，就必须按年度配号。但是，不少基层小机关形成的全宗内，由于一个年度的案卷不少，往往要将好几个年度的案卷合编在一本目录之中；甚至有时不同年度案卷的数量可能也会相差很多。于是，一个目录号有时可能代表一个年度的案卷，有时又可能代表好几个年度的案卷而具有不确定性。尤其是在实行综合统一管理的全宗内，如果按某些省、市档案局严格规定的那样：对各种类型档案的目录，仍然必须坚持按统一的大流水顺序配号（不得在数字目录号前加上各类型档案的字母代号），就更加难以反映各类档案的有机结构。
然而，客观规律却要求必须有一种能反映档案实体有机结构和体系的标识代码，否则不便检索。于是在实践中，许多档案工作者动足了脑筋，在案卷目录号的编制上做文章。当不能完全按照档案实体分类的类目为案卷目录分册时（比如几个年度的案卷合编一册目录），就干脆为同一本目录多编几个号，一本目录中有几个类目（年度）就编几个号，将一本目录编一个号的基本规则置诸脑后。实行档案综合统一管理后，科技档案、会计档案等多种类型档案的目录号更是五花八门，尤其是科技档案原本没有配置目录号，硬加上一个吧，显得有点不伦不类；不加吧，又无法与文书档案相统一，真是左右为难。更有的档案室则干脆目录号一律不标，等上级拿办法。
上述种种混乱现象，笔者认为都是目录号自身的功能与客观要求不符造成的。
目录号用作档号的第二个问题是不便于计算机自动分类立卷。
众所周知，案卷目录是在档案实体分类立卷后编制的，先立卷，然后才能编案卷目录。有了案卷目录，然后才有案卷目录号。然而，用计算机辅助文书立卷，则要求倒过来进行：先著录文件，同时标引出其档号，再编出卷内目录和案卷目录，然后再按目录排列文件，组成案卷实体。如果案卷目录号只能如某些人一再强调的那样，必须按统一流水顺序配号，那么在综合统一管理各种类型档案情况下，又如何能在案卷目录本编出之前，就事先将其号码标引出来呢？可能有同志会说：我们就是这么做的，没有一点困难。我的答复则是：你所标引的“号”，其实仅仅顶了个“案卷目录号”的名义，实质上却是我下文中将要讲到的“系列号”！
第三，全面应用计算机后，案卷目录本的功能将起变化，目录号的作用更值得商榷。
在实现档案文件完全用计算机检索以后，打印成册的案卷目录本，将主要只起库房档案财产帐或财产清册的作用，以防一旦计算机中储存的案卷信息被意外销去时，仍有帐可查。至于检索档案，则基本上用不到这种案卷目录本，因而目录本即使编得再厚也关系不大（笔者在西班牙看到情况即如此）。在这种情况下，目录号的作用当然也就要大大削弱，变成仅仅是控制、统计“目录本”自身的工具，检索档案时则并非必需。难怪笔者在不少单位调研时，经常有一些搞计算机的同志对我说：“目录号实际上没什么用！”
其实，站在自动化管理的高度看问题，我们现在之所以要在案卷目录的类型、编法问题上大做文章，我们的教科书也不得不用大量篇幅叙述这个问题，那完全是手工管理的局限性造成的。在完全用计算机管理之后，就根本无须顾虑：究竟是按类别，还是按保管期限编案卷目录为好。因为只要有需要，瞬间之内各种类型的案卷目录本就会由计算机打印出来呈现在我们的面前，又何必要自寻烦恼呢？
总之，笔者认为目录号就是案卷目录的号，是一种检索工具的代号，不是档案实体自身的代号。拿来用作档号，既增添了编制案卷目录本的复杂性，又不利于档案信息处理，不太符合客观规律。否则，科技档案为什么竟然可以不用目录号？
以系列号作档号
不用目录号，用什么作全宗号之下、案卷号之上的档案？其实这种档号本来就有，就是全宗内档案实体分类形成的年度、机构、问题、工程项目、产品或设备型号等“类目”自身的代号，也就是“全宗内分类方案”中列举的类目代号。不过，这个类目代号不能简称为“分类号”，因为这易于与按《中国档案分类法》进行分类标引形成的“分类号”相混淆。鉴于分类标引形成的“类”(Class)和“分类号”已为国家标准《档案著录标准》所确认，笔者建议，将全宗内档案实体分类形成的“类”(Series)改称为“系列”（取其英语直译名称），其代号即为“系列号”。
用“系列号”作档号并非笔者的发明，科技档案实际上历来是这么做的，无非没有用“系列号”这个名词而已：目前各种真正有效的计算机辅助文书立卷系统所采用的年度号、机构号、项目号、工程号、课题号……，实际上也是系列号，只不过用了案卷目录号的名义而已。
以系列号代替目录号用作档号的最大优点，在于系列号实际上是以有机关联性原则为基础编制的档案信息处理语言（也就是馆藏法语言，“全宗内分类方案”是这种语言的词典之一）的标识代码②，利用它就可以按前述“倒过来”的程序，用计算机处理档案信息，也就是在对档案文件分类组卷之前，即能根据“全宗内分类方案”进行标引，为编制卷内目录和案卷目录，最终组成案卷铺平道路。
以系列号代替目录号，还有利于科技档案与文书档案两种档号的统一。同时，目录号不再作档号，也能降低编制案卷目录本的复杂程序。
但是，以系列号作档号也有不足之处。最大的问题是，如果处理不当，其号码可能会比较复杂、层位较多。解决的办法，是从技术上尽量简化系列号的标记方法。
(1)标引时，主要只标上位大类（系列）的号，对低位小类（系列）可以略而不标。比如可以只标识“年度号”或再加上第二分类层次的“机构号”，就如原来的案卷目录号一样简单。当然，如有必要，多标识一些字母和数字（如科技档案历来所做的一样）也不见得不行，由计算机处理和检索同样方便。
(2)对系列号，可以采用汉语拼音字母与数字混合标记的方法，不要硬性规定不许用字母标识。还应允许在号码中使用小数点和括号，以显示不同的分类层次。比如：
(3)保管期限的标识字母，建议移入案卷号之前，与案卷号连成一体。这样做，一来可缩减系列号的长度；二来可使案卷号的编制更具灵活性：案卷号既可以有同一大类（系列）或小类（系列）内，统一从头按流水顺序编制（不管其前面加何字头）；也可以按保管期限的不同，分三个系列顺序编号。
有人可能担心，档号中夹入字母容易与按《中国档案分类法》标引出来的分类号相混淆。其实档号本身分好几层，全宗号—系列号—案卷号—件（页、张）号相互间有横杠“—”相连，仍易于与分类号相区分。
另一条思路
尽管进行了技术处理，可能仍然会有人觉得系列号还是较复杂，用作档号不够简洁，使用不便。为此，笔者愿意提供另一条思路，供档案界同仁探讨。
首先应该肯定，如前所述，系列号用计算机辅助文书立卷是必不可少的。不仅如此，包括系列号在内的整套馆藏法语言及其代码标识系统（除系列号外，还有全宗群号、全宗号等）以及根据馆藏法语言进行的档案标引，都是计算机按档案文件间的有机联系自动处理档案信息的基础或前提，是不可或缺的。③现在的问题则在于：档号的角色究竟应该由谁来担任？
本文前面主张的办法是用馆藏法语言的代号作档号，两种代号合一。其理由如下：
(1)两种代号合一，档案管理中就不必另外增加一套号码系统，加重负担。
(2)已经有极大数量的档案（几乎全部科技档案）这么做了，它们的档号就是馆藏法语言的代号。
(3)档案文件实体本来就是根据馆藏法进行整理，分类立卷的。
④只要让档号自然而然地显示档案文件有机体自身的体系与结构，它就会自动成为馆藏法语言的代号。
但是，这种方法的致命弱点是号码层次可能较多，会给库房管理带来不便。
另一种办法是笔者在《档号与档案信息处理》一文结尾部分已简单提及的方法。
这种方法的特点是，档号与馆藏法语言的代号相分离，干脆将档案实体在库房中的顺序号命名为“档号”，不要求其具有信息处理功能。这样，就可以完全按档案入藏档案馆（室）的先后顺序编大流水号，案卷本身在库房内也采用固定排架法。于是档号就成了纯粹的“存址代号”。
与此同时，为便于计算机自动处理档案信息和进行检索，必须在档号、分类号之外，创制并使用一整套馆藏法语言的代号并将其标引著录在条目信息之中。
这种做法的优点是档号简洁，库房管理方便；缺点在于档案管理中必须新增加一套号码系统。如档案界多数人赞成此种方法，笔者建议修订国家标准，将根据馆藏法语言进行标引的内容，增补进档案著录和标引规则。
综上所述，案卷目录号作为检索工具的代号，在档案管理逐步应用计算机的今天，不宜继续担任档号的角色。为便于档案信息处理，可以考虑用系列号代替目录号用作档号。但是，为简便好用，也可以将完全按大流水顺序配号的“档案存址代号”视作档号。那样，就必须在著录标引时增添按馆藏法语言进行标引的内容。
注释：
①和宝荣：“论档案分类与档号编制的原则”，《中国档案》1994年第3期。
②③详见何嘉荪：“档号与档案信息处理──答苏万生同志”，《档案工作》1992年第4期。
④所谓馆藏法，就是根据档案文件间的本质有机联系整理档案的方法；而具体表述这种方法的人工语言，就是馆藏法语言；登录这种语言语词的词典是各种类型的“全宗区分方案”，“全宗内分类方案”以及“立卷类目”等。