摘要：做好公共机构档案安全信息管理，关系到事业单位的长远发展，不容忽视。随着信息技术的发展和广泛应用，要求相关人员积极学习相关理论知识和技术，不断提高日常工作业务能力，不断提高信息安全管理水平，有效保证事业单位的可持续发展。
关键词：事业单位；档案信息；安全管理
1引言
档案管理作为企事业单位的基础工作之一，还需要跟上时代发展的步伐，实现数字化管理，促进单位自身的发展、安全工作，不断发展。对计算机多媒体技术的安全性，对音视频文件数据的存储和管理提出了更高的要求，对如何最好地保存和使用文件数据面临着更大的挑战。本文主要讨论了信息安全在档案数字化管理中的有效应用。
2数字化档案管理概述
“数字档案管理是高速宽带网络上的一种操作，可以长期跨数据库检索大量的数字信息资源，有价值的图像、文本、语音、图像、视频，使用软件科学地收集多媒体信息等数据，存储和管理的数字处理，知识价值的实施，并提供基于网络的电子访问服务。”数字档案中的源文件是级别的，数字档案主要由两个出处文件组成，是一种纸质文件通过扫描输入到计算机数据库转换成数字媒体，另一种是原始的数字档案保存形式文本、图像、声音、动画和其他形式的数字信息。使用数字技术可以存储海量信息，用户可以通过网络无需时间和地域限制，高效便捷地查询、检索信息和获取信息服务。通过数字档案管理，可以大大提高档案管理的效果，促进档案信息在企业和事业单位的生产、经营和管理中的更好应用。
3电子信息档案管理优势
3.1有助于文档保密
传统的档案管理只要有人进入档案室就可以免费获取档案，缺乏文件保密。在大数据环境下，电子信息档案相关信息管理系统建成后，系统可以设计相应的独立登录用户名和密码进行电子档案管理。同时，技术人员需要在系统平台中设计一个模块进行安全验证。也就是说，只有在用户通过安全验证后，才能进入文件管理系统检查文件信息，并为文件设置下载权限。如果用户只能在未经授权的情况下浏览相关信息，则不得自动打印使用。因此，电子档案管理系统的实施大大提高了档案的保密性，电子档案的应用可以大大减少传统纸质档案在扫描和整理档案后所占用的空间。如果在信息安全管理过程中将电子档案信息存储在移动硬盘中，即使相关信息被网络病毒攻击破坏，也可以保证系统可以通过移动硬盘恢复相关数据。
3.2提高管理效率
基于大数据背景的电子信息档案管理的实施可以显着提高管理效率。这是因为在传统的档案管理工作中，所有面向的文件都是文件需要进行排列，根据号码逐一搜索。但是，当纸质档案保存一段时间后，纸质文件上记录的一系列书面信息可能会逐渐变得模糊，最终影响使用质量。为了解决上述问题，可以进行电子信息档案管理，主要原因是纸质文件经过扫描和电子信息文件生成的相关处理，可以直接用于相关人员对电子文件的快速查找信息，在电子档案管理系统的帮助下，信息速度的使用将得到显着改善。与此同时，由于在传统档案管理中需要消耗大量人力，而在大数据下的电子信息档案管理系统中，档案统计管理任务的完成只需要少量人员。因此，这表明在大数据的情况下可以显著提高管理效率。但是，还需要注意的是，虽然电子信息档案管理具有很大的优势，但由于管理技术，基础设施等因素的影响，系统在实际应用中仍需要改进和完善。
3.3便于查缺补漏
为了查明文件内容是否缺失，传统的纸质文件管理需要逐个手动检查文件，这将耗费大量的人力和时间。但是，在电子档案管理系统中，软件可以直接用于检索档案的总页数，然后将结果与记录的所有者进行比较，从而有效缩短时间，减少劳动力。需要说明的是，虽然电子信息档案在实际应用中具有诸多优势，但如果相关人员不熟练掌握技术方法，可能会导致档案信息的丢失。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆另外，与传统的档案管理模式相比，电子信息档案管理有较大的差异，对于技术要求较高的管理人员，不仅要求熟练掌握传统的管理方式，还需要使用计算机软件技术，旨在进一步完善和补充文件内容。
4事业单位档案信息安全管理现状
4.1规范性不足
有些机构档案管理只注重执法文件档案，特别是一般档案有些文字、音视频档案不认真，存档不及时，档案信息安全会出现很多问题，甚至导致文件信息丢失，后期找文件造成很大困难，违背了单位文件建设的安全性。另外，一些公共机构档案信息安全管理工作不能按照一定的安全管理标准运作，也往往导致一定的盲目档案管理。
4.2保密性不足
公共机构的档案管理存在安全性低、机密性差、检索效率低的缺点。在传统的文件管理中，纸质文件怕光、水等缺点，因此其安全性面临着极大的考验。纸质档案的真空和数字处理不仅可以大大提高档案的存在效率，节省存储空间，而且使查询和通话非常方便。
4.3安全性不足
存储条件不是很理想，一些机构存档信息存储硬件设备和软件往往受到地理位置、室内温度、湿度以及防火、防盗等诸多方面的影响。实施安全监管工作，更为档案信息安全管理带来诸多顾虑。此外，电子文件很容易被病毒破坏，导致无法存储和读取电子文件，甚至因温度和湿度而损坏电子设备。
5提高人力资源档案数字化管理安全性的措施
5.1引进或开发功能完善的信息管理系统
俗话说“做好工作，必先利其器”。完善的数字化人力资源管理系统是确保企事业单位信息安全的有效措施。在引入或开发信息管理系统之前，企事业单位应充分了解自身管理模式的特点，根据管理模式的特点，掌握自己对信息管理系统功能的要求，使系统开发人员能够根据自己的需要设计有针对性的信息管理系统。提高整个系统抵御威胁的能力。
5.2硬件软件双保险
在硬件设施方面，可以建立企业人力资源管理专用局域网，避免外部非法用户的入侵，实现物理网络系统的安全保护。另外，可以对信息的传输进行加密，以提高信息传输的安全性，避免重要信息在传输过程中被篡改和被盗，传统防火墙也是提高信息安全的有效手段之一。在系统开发过程中，采取这些措施可以有效地完善信息管理系统，将这样一个系统引入人力资源档案管理将进一步确保信息安全，切实提高人员管理效率。它可以减少文件错误识别和误操作的发生。例如，在人事信息登记过程中，员工信息可以分为两个方面：基本信息和技能信息。明确的信息分类方法可以避免错误信息。同样，在信息检索过程中，也可以实现准确的信息批量检索，从而实现企业信息批量管理的安全性和有效性。
5.3加强档案信息安全管理培训
公共机构档案信息安全管理，必须对档案管理人员的安全意识、安全技能、安全责任等安全素养进行全方位培训，确保档案信息管理人员综合水平满足新时期公共机构的信息安全管理。在培训形式上，既要加强网络培训，又要重视实体培训。由于公共机构档案信息安全管理是一项技术工作，往往面临各种突发事件，管理者有很强的要求，只有不断的实践、总结、反思，才能保证信息安全。此外，作为公共机构的领导者，必须加强档案信息安全管理，把学习和培训纳入日常评估和研究，推动公共机构重视档案信息安全管理。在引进档案信息安全管理人员要具备安全管理素养，掌握先进档案信息安全管理技术人员进入档案管理部门，为新员工加强岗前培训，结合公共机构的发展，使员工尽快进入公共机构的档案管理工作。
6结语
在新时期，加强公共机构档案信息安全管理是一项重要任务，要求事业单位档案管理人员与时俱进，以科学有效、扎实务实的管理方法，优质高效的管理质量促进事业单位的有序发展。
参考文献
[1]李静辉.新时期事业单位档案的数字化管理[J].科技风，2018（32）.
论文作者:董艳春
论文发表刊物:《基层建设》2019年第20期
论文发表时间:2019/9/20
标签：档案论文; 信息安全论文; 文件论文; 档案管理论文; 信息论文; 机构论文; 纸质论文; 《基层建设》2019年第20期论文;