中小企业存货内部控制调查与研究——以东莞市服装制造业为例，本文主要内容关键词为：东莞市论文,存货论文,为例论文,内部控制论文,制造业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、引言
存货被誉为是商业企业的血液，是反映企业流动资金运作的晴雨表。存货内部控制是指企业为了实现经营目标，保护财产安全完整、确保存货会计信息资料的真实可靠，所采取的一系列相互联系和相互制约的方法、措施和程序。通过建立健全的内部控制制度，加强对财产物资的验收、保管、领用、清查、记录等环节的内部控制，对减少贪污、挪用、盗窃、毁损的不法行为，制止损失和浪费，提高财产物资的利用效率和效果，保证会计信息的真实可靠等方面对企业的长远发展都具有重要的意义。完善和加强企业的存货内部控制成为服装制造企业不容忽视的问题。东莞服装制造企业一方面要面对东莞产业结构调整和经济社会“双转型”的挑战和机遇，另一方面要面对原材料的价格上涨，国外纺织服装业的反倾销制裁，抵抗人民币升值对出口造成的压力。搬迁的企业数量特别多，业界觉得企业发展越来越困难。在遭遇重重发展的挫败后，东莞服装制造企业不仅仅要认真分析外在环境因素以抓住发展的大好时机，更重要的是找出内在的不足之处，完善和加强自身的管理控制。因此，完善和加强企业的内部控制是引导东莞服装制造企业走出困境的明灯。本文立足于东莞中小型服装制造企业，在实地调研的基础上分析东莞中小型服装制造企业存货内部控制的现状，并针对其存在的主要问题提出改进建议。
二、中小企业存货内部控制现状分析
(一)存货相关业务岗位分工情况 东莞中小型服装制造企业一般都设有2～3人的采购部门，由该部门的人员负责存货的采购业务，根据存货的种类不同，设置不同的仓库人员以负责存货的验收。东莞服装制造企业都采用直线职能制的组织结构形式，每个部门的直线管理人员作为主管，因此部门主管肩负着很大的责任。此外，经调查了解东莞服装制造企业在存货管理相关人员配备方面，会找对专项业务熟悉的人员来担任职位。如采购人员熟悉整套采购程序和如何跟供货商进行价格谈判；仓管人员清楚每一种制衣原材料和其他物料的用途和如何保管好它们。企业会要求员工具备良好的业务知识和职业道德，工作前会给予员工相关业务的一般指引。
(二)存货相关业务授权批准情况 东莞中小型服装制造企业以合伙企业居多，出资多的投资者对企业重大投资决策具有重大影响力，拥有大部分企业经营活动的决定权。最大股东就是厂长或总经理，是授权人也是审批人。厂长或总经理会按照相关企业管理制度，在许可范围内有限度授予部门主管与本部门有关业务的决定权。存货保管及重要存货的接触条件、内部调剂、盘点和处置的原则及程序由部门主管制定相关规定，要求参与存货业务相关人员按照规定实行。必要时，存货管理部门内部会执行授权接触。
(三)存货业务流程控制现状(1)服装制造企业存货的对象和业务流程内容。制造业企业存货的种类主要包括原材料，委托加工材料，包装物和低值易耗品，在产品及自制半成品、产成品。而在服装制造企业里，存货的具体对象体现为原料、物料、半成品和产成品，也有委托加工材料。对于服装制造企业来讲，存货在企业资产总额中占有较大的比重，流动性强，并且涉及的业务环节也很多。为了保护企业资产和记录的完整性，提高存货的使用效率，必须对存货的业务流程进行加强管理。(2)东莞服装制造企业存货业务流程的关键控制点。存货请购是根据生产经营需要和储备情况，由仓储或车间部门提出请购单，经领导批准后，交采购供应部门办理。对于东莞服装制造企业而言，无论是内资企业还是外资企业，或是中外合资企业，都是必须有存货请购需要的提出，让领导批准后方可交由采购人员办理。不同的企业对采购的手续有不同的处理，某些企业提出请购的依据是业务订单，而有些企业的请购依据则是低于安全库存量。东莞服装制造企业存货的取得方式是客户提供和自行外购，在采购过程中基本使用了事先编号的采购订单，购置商品或劳务时与对方签订合同，即有些企业所称的买卖确认书。存货采购是根据经批准请购单与采购计划进行核对，与请购部门确定采购的具体品种、规格、数量，由指定采购人员组织办理采购，与供货方所签订的合同须将合同副本分送财务部门及请购部门留底，以便检查执行情况。东莞服装制造企业在存货采购上基本是由指定人员负责，对大宗存货采购也有由厂长或总经理兼任采购人员的情况。存货验收是由仓储部门对照购货票、合同副本等清点采购货物的数量和检验质量，并将点验结果填写一式三联的入库单，自存一联，另外各联分送采购部门和财务部门，以此分别登记业务账、会计账和保管账。在验收时，仓储部门人员发现货物与合同不符的，记录在案并上报主管。如要退回不符货物，填写退货申请分送采购部门和财务部门。东莞服装制造企业会根据存货的不同种类，将指派1～2名的仓管员在采购货物到达后，负责货物的验收工作，不单独设置验收部门。仓管员不负责请购、采购和会计记录的工作。大部分的企业在货物验收后都填制事先连续编号的验收单，以保证所有的采购都已记录或不被重复记录。面料是体现服装主体特征材料，所以对它进行验收尤其重要，主要的验收内容为外观、质地等，除此之外还有合同编号，物品具体名称、数量等是否与订购单副本一样。一般来讲，由于中小型服装制造企业存货储存保管的地方有限，全部存货会集中一个地方保存，方便入库和领用发出。而仓储部门会按照存货的所属种类有序地分开存放，填写好进销存账，方便日后查阅。日常仓管员会巡查存货，严格接触存货的人员，防止存货被盗和流失。存货领用与发出这两个环节是紧密相连的。企业生产部门按生产需要或相关部门填写领料单经主管批准，或者如要领取超出存货领取限额、大批商品或贵重商品必须经领导批准方可领取。一般的服装制造企业要发出存货，基本是由需要原料或物料的生产部门主管根据生产指令单，编制连续编号的领料单，再交由部门主管审核，经批准后方可由仓库发料，同时仓管员要做好进销存账本的登记。企业普遍采用永续盘存制对存货进行盘点。存货的盘点方法大致可以分为定期盘存制和永续盘存制。服装制造企业一般以采用永续盘存制对存货进行盘点和记录为主，以定期盘点存货为辅。因此对物料、原料的平均成本计价法具体表现为加权平均法，该法适用于存货增减变动频繁、品种较多的情形，符合服装制造企业的实际情况，采用这种方法可以简化其核算工作，节省时间。东莞服装制造企业一般是一个月或不少于一季对存货进行一次实物盘点，全面掌握存货的状况，及时发现存货的残、次、冷、背等情况。仓储部门对残、次、冷、背存货的处置，会根据当时具体情况提出是否对要处置的存货进行视同废料销售、捐赠或是销毁，并经相关部门审批后作出相应的处置。
三、中小企业存货内部控制存在的问题
(一)存货内部控制岗位分工存在问题(1)存货相关业务的不相容职务没有分离。由于中小型服装企业在人员配备方面的原因，经常会发生存货相关业务的不相容职务没有分离的情况。以存货盘点为例，存货盘点时应由独立于保管、使用、记账职能的人员参加。东莞服装制造企业对存货的清查盘点不及时，没有严格规定每次的清查盘点都必须由独立于保管、使用、记账职能的人员参与，基本都是仓管员来对存货进行盘点。如东莞某民营制衣厂规定实物资产盘点由保管人员、使用人员、财务人员3人以上负责。但是实际执行时财务人员基本不参加存货盘点工作，存货的盘点只由保管人员和使用人员参与。尽管两人串通起来欺诈比单独一人作假的可能性要小，但是在只有保管人员与使用人员进行盘点的情况下，依然潜藏着两人串谋盗窃企业资产的风险。虽然大部分东莞服装制造企业都设有仓储部门保管存货，部门人员数量充足，但是部门主管为求简化工作，在很多情况下允许部门员工兼任验收与保管的职务，此时存在整个仓储部门盗窃企业资产的极大风险。(2)存货相关业务的人员职业素质不高。东莞中小型企业多数是家族式经营模式，很多情况下在人事安排方面，都会找亲戚或熟人来担任要职，考虑他们是否具备相应的业务知识和职业道德则显得不太重要。以采购业务为例，由于缺乏对供应商的评价，这些企业采购人员可以随意到与自己熟悉的供货商进货，这容易存在采购人员与供货商串通的极大风险。
(二)存货内部控制授权批准存在问题东莞中小型服装制造企业大多数是合伙企业。最大股东也就是厂长或总经理。规模较小的企业不会下设特定部门负责存货业务，很多时候由其他部门人员兼任存货业务，厂长或总经理觉得家族公司人员简单，就只是口头授权并没有书面文件。同样的，由于家庭企业的管理不规范，企业的各项管理规章制度很多时候形同虚设，需要领导批准的程序也就变得很简单，有的只需口头申请，大多数企业会要求写书面单据提交给厂长或总经理。但厂长或总经理对存货管理工作不重视，只有在涉及付款工作时才会详细询问，对企业经营管理的其他方面则不太关心。关于存货保管及重要存货的接触条件、内部调剂、盘点和处置的原则及程序，任由部门主管制定相关规定。这就会存在仓储部门内部人员串通的风险，使存货被盗、缺失或是将存货掉包。
(三)存货业务流程控制存在问题(1)存货采购环节存在的风险。东莞中小型服装制造企业基本是按订单生产商品，他们会设置跟单员这一职位。企业若让跟单员一个人去进行材料采购，难免存在跟单员与供货商串通的风险。经常存在着跟单员赚取购货差额的情况，虽然每次涉及的金额不大，但长久下去，仍然会给企业带来大的损失，并且影响员工的工作风气。(2)存货保管环节存在漏洞。由于东莞服装制造企业规模不大，厂房空间有限，存货可存放的地方不多。仓储部门没有专职保安负责存货的安全，这些责任都归到仓储部门人员或主管的身上。本次调研曾经访问一间东莞民营服装制造企业的负责人，据他述说仓储部门会发生监守自盗的情况。曾经发生客户提供制衣的主要材料及物料丢失的情况。发现问题后，仓管人员、车间主管、值班保安之间互相推卸责任，最终的损失由企业来承担。(3)存货领用发出环节存在问题。经调查发现，大部分的东莞服装制造企业都是按照正确的程序领用和发出存货，但仍发现部分企业存在以下问题：车间人员在没有仓管的情况下直接搬运存货，并且在没有正式领料单的情况下领取货物，其解释是平常业务繁忙，来不及开领料单，一般用本子登记领料情况，事后再根据本子上的记录补回领料单。这是一个明显的内控缺陷，如果不加以严格控制，企业的存货则存在着被盗窃的风险，从而给企业带来经济损失。(4)企业在存货盘点环节存在缺陷。东莞服装制造企业普遍采用永续盘存制对存货进行盘点，尽管能够加强财产物资的管理，但是永续盘存制下明细账的会计核算工作量比较大，有些记账人员只负责账本上的记录而不理会实际的情况。某服装制衣厂的仓管员表示实际工作中为求方便简单，往往会由一人兼任验收、保管和盘点存货的工作。尤其在盘点清查工作时，通常只有仓管人员一人进行，或在部门主管监督下进行，完成之后记录下来给部门主管签字，财务人员基本不参与盘点工作。综上所述，东莞服装制造企业在存货内部控制方面存在的问题较多，并且暴露出来的问题将会影响它将来的发展。因此，完善和加强企业的存货内部控制建设是促进企业健康发展，良性循环的必要途径。
四、中小企业存货内部控制完善对策
(一)提高从业人员的综合素质 明确参与存货内部控制的主体，强化从业人员的控制意识。东莞服装制造企业主要是劳动密集型企业，技术含量不高，进入门槛也相对较低。因此，企业招来的很多从业人员文化水平普遍不高，素质参差不齐，企业制度不规范，内部控制意识淡薄。员工们都认为控制与管理是老板的事，与自己无关。由于东莞中小型服装制造企业以家族企业居多，所以关键岗位的设置如会计、采购负责人、主管等一般都是老板的亲戚或熟人担任，老板出于对这些人的信任往往忽视了岗位设置的相互牵制原则。而普通的员工则缺乏内部控制知识与观念。因此，有必要明确参与内部控制的主体，提高从业人员的综合素质，强化从业人员的内部控制意识成为了东莞服装制造企业亟待加强的问题。第一，管理层应向全体员工明确单位上到老板，下到每个基层岗位的员工都是内部控制的主体，内部控制需要每个员工的参与和执行。企业可以就内部控制建立相关的惩罚和激励制度，对违规者进行处罚，对在内控执行方面做得好的员工或举报违规者的员工进行表扬和奖励。第二，管理层要先树立遵守内部控制制度规范的榜样，即使是家族人员在工作的执行中出现失误也应当一视同仁，按制度办事。第三，应开设下级员工的内部控制培训课程，以强化员工的内部控制意识。某民营服装企业每月选择两次的员工会议时间由部门主管进行半个小时左右的内部控制意识培训，进行从理论到案例的知识传播，使员工循序渐进，慢慢了解内部控制的理论和实践知识，对部门主管的培训则可以由高级管理层统一安排。
(二)落实存货内部控制不相容职务分离制度 很多东莞中小型服装企业已经建立起一套较完善的内控制度规范，但是能够严格执行的企业寥寥可数。企业应当设置独立的保管人员对实物资产进行看守，与负责存货验收的人员分离开。若企业的存货品种类型比较多，则应针对不同品种来设置相应的保管人员，如由独立的人员保管原料，物料则由另外相应的保管人员负责。这样的处理可以使保管人员及时掌握物资材料的最高和最低储备量，为存货的采购提供有效和及时的信息，同时保护了企业资产的完整性。另外，企业存货的清查盘点应严格要求有独立于保管、使用、记账的人员参与，不能全由仓储部门来操作，规定必须有存货采购、财务部门等人员的参与。同时，盘点人员还得做好清查盘点记录，填写好相应的清查盘点报告。只有真正地将不相容职务分离，把好岗位分工设置这一关，企业才有可能做到完善其内部控制。
(三)加强对存货关键业务的控制(1)存货的请购和采购。仓储部门提出存货请购的申请，必须以书面形式连同生产通知单上交审批人，经过批准后方可交予采购人员执行。企业授权批准存货采购的人员与具体执行存货采购业务的人员适当分离。(2)存货的验收和保管。采购人员接到供应商发过来的存货，应通知仓储部门，由仓储部门的人员检查订货合同、入库通知单、供货商提供的材质证明、合格证、运单、提货通知单等原始单据与待检验货物之间是否相符，最后出具验收证明并签字盖章。货物验收没有问题之后，仓储部门可以另外指派独立保管人员给货物办理入库手续，填写好一式三联连续编码的入库单，让财务部门正确登记入库存货的数量与金额。保管人员需要定期对存货进行检查，做好存货的增减变动情况登记。(3)存货的领用和发出。存货保管人员收到生产部门或销售部门出具的、经批准的领料单或提货单后，进行认真核对。在核对无误后，一次填制完成一式三联连续编码的发料单或出库单，经办人及仓储部门主管签字后，送往不同的部门分别保存。一般情况下，不容许事后补交领料单或提货单，以防存货内部控制缺失，经领导批准的特殊情况除外。(4)存货的盘点和处置。一般东莞服装制造企业选择永续盘存制，同时可以进行必要的定期实地盘存，在每年度终了时要进行一次存货的全面清查。存货盘点要有仓储部门、采购部门、生产部门和财务部门非关联人员参与，盘点内容包括质量检验和实物数量计量，然后由盘点小组编制盘点报告表，保管人员、仓储部门主管和盘点小组相关人员签名作实。最后对存货盘点中发现的盘盈、盘亏、毁损、报废，仓储部门应填制待处理财产审批表，经批准后方可对此进行处理。
(四)全面实现企业信息化管理 RFID(Radio Frequency Identification)射频识别是一种非接触式的自动识别技术，通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据，识别工作无须人工干预，可工作于各种恶劣环境。RFID技术可识别高速运动物体并可同时识别多个标签，操作快捷方便。仓储部门的入库、盘库管理中，利用RFID技术非可视性阅读、多标签同时识读特性，数十件附加了电子标签服饰的整箱商品通过RFID阅读器一次完成准确读取，极大地提高了物流效率。快速准确实现采购控制、多库协同作业仓库收发盘作业、先入先出、缺货报警、滞销品统计、销售统计、断码分析、商品调拨、退换货控制等管理。RFID技术能与企业现有的ERP系统完美结合，能够显著的提高效率，降低成本。
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