深圳远洋运输股份有限公司 广东深圳 518000
摘 要：本文主要针对当下电子文件在接收归档过程中，所产生的主要问题进行着重的分析，并提出一些相对应的解决措施，以便为进一步提高企业电子文件归档管理水平提供可靠的参考依据。
关键词：电子文件；接收归档；管理问题；解决措施
在当下信息技术充斥的年代里，计算机网络已经融入到各个领域及行业中，不仅给相关的生产活动带来了较大的变化，而且也产生了大量的电子文件，但由于这些电子文件归属于不同的单位，所以这就给电子文件接收归档工作造成了很大的难度。因此，当务之急就是要寻找一条便捷、有效的管理途径来解决和完善电子文件接收归档工作，这样才能满足各单位的使用需求。
1.电子文件接收归档管理中的主要问题分析
1.1缺少对电子文件重要性的认识
目前，一些单位对于电子文件的认识仍停留在基础阶段，不仅对其所产生的重要价值和归档管理的重要性极为忽视，而且所采用的接收、管理方法也是极为单一，导致文件的利用率不高，很多电子文件甚至处于自生自灭的边缘状态。另外，一些单位尽管建立了电子文件归档管理体系，但基本都是流于形式，缺少实质性作用，进而使得电子文件的利用价值逐步降低，只能从有限的下载渠道进行下载，而且在对其进行整理、归类时，也是仅仅将其存储在U盘、硬盘、光盘等介质内，长此以往，必定会导致文件信息出现损坏或部分丢失等不良现象。
1.2缺少完善的电子文件归档程序
现阶段，很多档案部门都缺少对电子文件归档程序的合理设计，只是将精力放在对文件逻辑归档功能的设计上，然而对物理归档功能设计却是少之又少，再加上并未将这些文件集中下载到可脱机保存的载体，所以使得最终的电子文件接收归档效果也是差强人意，部分文件被损坏或丢失等现象频频发生，进而不仅降低了档案部门的信息化管理水平，而且也使得电子文件的利用率以及利用价值大大下降。
1.3缺少合理的电子文件保管技术
自始至终，纸质档案都是档案管理部门最为常见的档案存储形式，无论是档案防护技术，还是相关的配套设备，都是针对纸质档案的归档所建，而在电子文件的接收归档方面，所投入的精力和物力却是极为有限，进而使得电子档案的保管方法、归档技术、存储管理手段等都与相应的档案管理标准存在很大的差距，不仅单一、滞后，而且也会给电子文件的长期存储带来很多不利因素，无法从根本上保障其实际利用价值和完整性。
2.强化电子文件接收归档质量的有效措施
2.1构建科学完善的接收归档管理制度
为了进一步提高企业电子文件接收归档管理水平，保证电子文件的利用价值，就要通过相应的管理制度来进行约束。在实际运行时，相关使用单位必须结合自身的发展状况，按照相应的法律法规来制定档案接收归档管理制度，并构建一个健全的电子文件归档管理体系，这样才能确保电子文件归档与管理工作的规范化、标准化，从而使其利用率和利用价值得到更好的提升。
2.2积极建立电子文件接收网络
近年来，我国电子文件接收归档管理工作越来越受到人们所重视，要想实现其最终的发展目标，就要积极利用互联网构建一个专门的电子文件接收网络，以便可以进一步提升文件的传输速度与传输安全，规避文件丢失或被损坏问题。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆例如，在对员工个人手里的文件和电子邮件进行归档时，为了弥补以往采用备份技术进行文件归档的繁琐性，就要通过以电子文件接收网络为基础的高新邮件归档技术来进行文件归档处理，如：动态邮件流收集技术，因为该技术不仅操作简便，无需安装软件，而且不影响客户动邮件系统和邮件系统任何配置，且支持多机集群部署和管理，能够大大提升电子文件的通用性与实效性，使其发挥出一定的应用价值。
2.3组建一支高素质的电子文件管理团队
在电子文件接收归档过程中，相关管理人员是最直接的执行者，其综合素质的高低以及档案管理水平的高低对电子文件的归档管理质量有着很大的影响。因此，组建一支高素质、高水平的电子文件管理团队，十分必要。在实际运行时，不仅要确保档案管理人员能够全面掌握信息化电子档案管理知识，而且还要使其具备较强的计算机能力与网络技术水平，这样才能顺利实施各项电子文件接收与归档管理工作，从而达到预期归档标准。此外，各单位也要加大对档案管理人才的培养力度，既要定期对其开展专业技能培训，使其学习到最先进的档案管理知识和管理技术，又要建立完善的绩效考核制度，全面提升工作人员的主观能动性和责任心，确保电子文件归档和管理的质量。
2.4丰富电子文件归档管理方法
2.4.1办公自动化系统的归档方法
自动化办公系统主要包括基础设施及软硬件数据材料等组成因素，具有较高的安全性和可靠性。在实际运用时，电子文件归档管理方法主要是通过办公自动化系统所具有的语言编程功能、数据转换功能、信息采集功能、信息分析处理功能等来实现电子文件的有效存储与归档，因为大多数电子文件都比较分散，通过在自动化办公环境中采用计算机管理技术，可最大化发挥优势，使电子文件归档管理工作更具科学化和合理化，进而提升电子文件的利用价值，满足用户的多样化需求。此外，通过办公自动化系统的运用，电子文件的归档和审批权限也达到了统一、规范的管理效果，因为该系统能够自动完善那些在设计中缺乏归档功能的电子文件，使其所有的数据信息都能保持在有效性和完整性范围内，从而更好的满足使用单位需求，为其提供可靠的数据支撑。
2.4.2集中处理归档方法
该电子文件归档管理方法可以为电子文件的集中管理、打印等提供便利的条件。与办公自动化系统相比，其有着更强的适应性、管控方便性以及高工作效率等优势。所以，应对这类电子文件归档管理方法的应用给予相应的重视，并加强在计算机智能处理方面的研究，减少人工干预。因为传统电子文件集中处理平台只能产生大量的电子文件，但是对于文件归档管理的重要性却是极为忽视，进而使得在利用电子文件时，都要依靠人工方式来进行查找，不仅影响了档案利用率，而且也使得信息的有效性大大降低。所以，只有采用计算机智能关联，将与归档有关的档案数据从集中平台中精确的提取出来，并将不具有永久保存价值或其他重要价值的电子文件，以及无法转换为纸质文件或缩微胶片的电子文件通过电子形式进行集中归档，同时还要对一些关键的电子文件进行备份处理，以免其在传输、存储、使用过程中出现损坏或丢失等不良情况，这样才能加快电子文件的收集效率，提升其使用安全，确保电子文件的真实性。
结束语：
综上所述，在当下信息技术与互联网技术充斥的年代里，要想保证电子文件接收归档管理工作质量，就要提高相关档案管理单位的重视度，不仅要构建科学完善的接收归档管理制度、组建一支高素质的电子文件管理团队，而且还要积极构建专门的归档管理网络，丰富电子文件归档管理方法，这样才能提升电子文件的接收归档工作效率，达到理想的管理效果和应用效果。
参考文献：
[1]赵翠.浅析企业电子文件归档与管理[J].现代经济信息,2018(05):88-89
[2]许磊. 电子文件的归档及其管理方法[J]. 上海档案, 2018(03):41-42.
论文作者:冯淑婵
论文发表刊物:《科技新时代》2019年7期
论文发表时间:2019/9/11
标签：文件论文; 电子论文; 档案论文; 价值论文; 方法论文; 使其论文; 技术论文; 《科技新时代》2019年7期论文;