档案馆学术研究近期发展述要，本文主要内容关键词为：档案馆论文,学术研究论文,近期论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
内容提要
本文作者主要就近期档案馆学术研究的3个问题， 对学术界的不同观点进行了评述，从“现行档案保管期限表的局限性和改进设想”、“档案保管期限的划分”两个方面，评述了学术界在档案保管期限表与保管期限问题上讨论的不同意见；从“档案信息资源开发的涵义”、“开发的形式”、“开发的方法和途径”3 个方面评述了学术界关于“档案信息资源开发”讨论的情况；从“档案分类的概念及类型”、“中国档案分类法”两个方面评述了关于档案分类的问题。
ABSTRACT
This article presents different viewpoints on threeproblems of recent archives academic research. It expoundsdifferent views on the archives
scheduling
table
andretention periods from two aspects:limitations in and improvem-ents to the current archives scheduling table,and the divisi-ons of archives retention periods; it recounts discussionsof the development and use of archives information resources from three aspects:the implicit meaning of exploiting archivesinformation resources,the forms of exploitation,and the meth-ods and means of expioitation; and it expounds problems of ar-chives classification from two aspects:the concepts and type-s of archives classification,and the classification methodol-ogy of Chinese archives.
档案馆是我国档案事业的重要组成部分，伴随着档案馆事业的蓬勃发展，推动着档案馆学术研究的繁荣。据统计，1990～1993年全国档案刊物上发表的有关档案馆的学术论文达908篇。1994 年举行的全国档案第二次县级档案馆学术讨论会，收到论文132篇。 显示出近年来档案馆的学术研究正在面向基层、面向各个业务领域深入发展。本文仅就以下三个问题的新进展作一概述。
一、档案保管期限表与保管期限。
档案馆档案鉴定工作讨论的焦点，主要集中在保管期限表和保管期限上。
（一）档案保管期限表。
1.现行档案保管期限表的局限性。（1 ）一表同时承担为国家和为机关服务的双重职能，身兼两任则难以两全。（2 ）保管期限表中“重要”、“一般”之类的概念，作为区分各种保管期限档次的标准，档案人员难以掌握。（3 ）保管期限表仅从单个全宗的角度规定文件的保管期限，不适宜作为档案馆挑选档案的依据。（4）选择永久、长期、 短期3个档次的划分标准，概念笼统含混。（5）微观数据档案的保管期限偏短。（6）保管期限表的条款较少，比较笼统，似难全面、 准确揭示档案的价值。
2、改进档案保管期限表的设想。（1）对全部档案区分为机关工作的需要与为国家、社会积累历史文化财富的需要，将国家全部档案资源分为永久、定期两部分，由国家档案行政管理机关或主管领导机关制定各类《永久档案一览表》，作为全国通用的标准。然后对定期档案由各机关自行制订《定期档案保管期限表》，国家不作统一要求。（2 ）将目前采用的“永久”、“长期”、“短期”三档简化为“进馆”、“不进馆”或“永久”、“定期”。（3 ）采用标明具体保管年限的标时法，对定期保管的档案，根据需要划分为3年、5年、10年、20年等具体年限，以方便档案的进一步鉴定。（4 ）制定《文书档案进与不进馆的范围》代替文书档案保管期限表。（5）分级制定中央、省级、 市（地）、县级机关不同级别的档案保管期限表，把进馆后可能出现重复的文件从期限上进行限制，使其不能进馆。
（二）档案保管期限的划分。
1.两分法与三分法之争。两分法论者认为三分法有以下弊端： （1）永久、长期、短期三档保管期限的划分，标准笼统，不好掌握。（2 ）“长期”档次的存在导致全国各级档案馆进馆范围不统一，给规范化、标准化带来困难。（4）划分3种保管期限，使得一些有紧密联系的档案材料分散在永久、长期、短期3种不同的保管期限之中， 割断了相关文件之间的有机联系，不便于系统提供利用。两分法的优点：（1 ）界限比较清楚，标准容易掌握。（2 ）运用两分法在立卷时就直接决定了档案的去向，使分类、组卷工作大大简化。（3）统一了进馆范围， 减少进馆档案的重复。（4）使进馆档案更为精炼， 有利于对档案的科学管理。三分法论者对两分法的质疑：（1）两分法期限粗， 划分的误差率相应地也必然增大。（2）“进馆”、“不进馆”两档次， 把档案馆接收档案的范围与档案保管期限的划分人为地搅在一起，抹煞了两者的差异。（3）两分法加大了档案鉴定工作的难度， 原有的长期档案是进馆还是不进馆，或是部分进馆，实际工作中很难掌握。（4 ）两分法将长期档案都划为永久，则会造成馆藏膨胀。若将长期一律降为短期，又会导致过早地销毁长期档案，造成不必要的损失。
2.标时法与分层划限法者的主张。标时法者认为指出具体的保管年限有以下优点：（1）将定期或长期、 短期等含糊概念改为具体时间来体现，非常直观，使人一看就完全明白。（2 ）期限设置的层次不用明确规定，可根据档案的价值及其特点来决定，有较大的灵活性。（3 ）方便档案的进一步鉴定和处置。（4）美国、日本、 前苏联等一些国家都通行标时法。对标时法也有人提出异议，他们认为划分保管期限是对档案价值的预测，一份档案价值的大小，是难以精确度量的。标时法者提出如此具体的保管期限，确定期限难度大，而且未必合理，在实践中难免经不起检验。分层划限法者的主张。两分法对定期（不进馆）档案之间的价值差异，不再进行细分，也会给档案再鉴定带来困难。分层划限法则根据定期档案的实际情况，选择适宜的细分方法，使各类档案的保管期限尽可能符合其实际保存价值，为日后期满档案的价值复审，剔除销毁等工作提供有利条件。
分层划限法与三分法相比。三分法没有严格区分国家需要与本机关需要，仅从立档单位的角度判定档案的价值与避免进馆档案不必要的重复的矛盾是难以克服的。分层划限法分别以档案的第一价值和第二价值为标准，对档案分两层次划分保管期限，从而达到国家与机关兼顾。分层划限法还对定期档案进一步划分，也能避免有期无限和对失去保存价值的档案予以及时淘汰。
分层划限法与标时法相比，二者对定期保存档案都标明具体年限上是一致的，但分层划限法还区分了国家的需要与机关需要，比标时法更科学。
二、档案信息资源开发。
（一）档案信息资源开发的涵义，目前代表性的表述主要有四种：第一种，指尽可能地挖掘潜在的档案信息，以满足利用需要的劳动过程。第二种，是对档案承载的信息进行采集、加工、存贮和输出的过程；是把档案承载的信息由静态转化为动态，为用户所接收的过程；是实现档案的价值，充分发挥档案的作用，为社会各项实践活动服务的关键性工作系统。第三种，就是将静态的档案信息资源经过采集、加工、存贮，进而转换成动态的信息，最快和最大限度地为用户所利用的过程。第四种，档案馆工作者将本馆及其它兄弟单位所收藏的静态的档案信息资源，经过采集、加工、存贮和输出等方式和手段，最大限度地揭示出来，及时、准确地传递给一定的用户，从而实现档案信息资源活化和共享的过程。上述定义文字表述上有差异，但有几点是共同的。它的开发对象是馆藏档案中的信息；它的开发任务是对静态的档案信息资源进行采集、加工、存贮、输出，实现档案信息资源活化和共享。它的开发目的是最快最大限度地满足用户的档案信息需要。
（二）档案信息资源开发的形式。
1.服务型开发。包括一般的阅览服务、外借服务、咨询服务、检索服务、制发档案证明等。2.宣传型开发。包括档案陈列、档案展览以及其它形式的档案宣传报道等。3.编纂型开发。其形式有目录式、节录式、全录与节录结合式三种。4.编研型开发。其形式有全宗指南、档案馆指南、大事记、组织沿革等。5.教育型开发。进行用户培训，使用户了解馆藏档案信息资源，掌握利用档案资源的方法。6.技术型开发。将档案信息资源中蕴含的新技术、新方法、新成果等开发出来，编成各种专题技术资料汇编，服务经济建设。7.交换型开发。开展馆际交流，实现档案信息资源的活化和共享。8.现代科技型开发。利用电子计算机技术、缩微技术、复印技术、光盘技术、声像技术、通讯技术、网络技术等现代化科技设备和手段开发档案信息资源。
（三）档案信息资源开发的方法和途径。
1.增强全社会的档案意识是档案信息资源开发的前提。2.深化档案管理，以保证信息渠道的畅通。3.多层次、多角度、多渠道、全方位地开发档案信息资源。4.积极开展馆际交流，实现档案信息资源共享。5.积极创造有利条件，运用现代科技手段开发档案信息资源。
三、档案分类。
（一）档案分类的概念及类型。
我国档案分类的理论与实践，长时期内囿于档案整理的分类，近年来冲破了原有樊篱，开阔了人们的视野。档案界已开始接受档案分类可以区分为广义和狭义，广义的档案分类，包括国家全部档案的分类、档案实体分类、档案信息分类，狭义的档案分类是指档案实体分类或档案信息分类中的一种。
国家全部档案分类是指对在我国领土范围内形成的全部档案材料进行最高层次的种类的划分，用以从不同角度帮助人们具体地、形象地认识国家全部档案的面貌和特色。近年来，探讨国家档案分类时，人们对国家全部档案与国家档案全宗进行了科学的区分，这是一个突破。所谓国家全部档案，是指在我国领土范围内形成的全部档案材料。它既包括国家管理的档案，也包括集体和个人所管理的档案。无论这些档案产生时间、制作方法和载体如何。国家档案全宗是指由国家管理、监督与控制的一切档案财富的总和。两者不是等同的概念。前者的外延大，后者的外延小。档案实体分类，是指以档案实体为对象进行分门别类，既可以按照档案的内容特征，也可以按照档案的形式，始终呈现多元趋势，主要体现于档案整理工作中。档案信息分类，是指以档案所记述的信息为对象进行分类。它将档案的形式特征与内容特征相分离，使后者作为其外壳的前者而独立，从而失去了原有物质形态而仅存其概念形态。实际工作主要表现在对档案进行分类标引，将档案材料著录成一个一个条目，组成目录和索引。
（二）档案信息分类的硕果——中国档案分类法。
1.《中档法》的独特结构。《中档法》是一部检索工具书。它在以职能分工为基础的编制原则指导下，从我国档案资源构成的实际出发，设置4个独立的分类表。（1）中华人民共和国档案分类表是《中档法》的主要组成部分，该表适用于1949年10月1 日中华人民共和国建立以来形成的档案，由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区表、中国地区表、中国民族表、科学技术档案复分表）组成。（2 ）新民主主义档案分类表，适用于类分中国共产党领导的新民主主义革命斗争形成的档案，由主表与综合复分表组成。（3）民国档案分类表， 适用于1911年至1949年民国时期形成的档案，由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区表、民国时期行政区划表）组成。（4） 清代档案分类表，适用于类分清代档案，其一级类目适用于类分清代以前各历史时期的档案。该分类表由主表和辅助表（综合复分表、世界各国和地区表、清代行政区划表）组成。
2.《中档法》是一部具有中国特色的档案分类法。第一，马克思主义是编制《中档法》的指导思想。第二，突出国家、社会的性质与中国共产党的领导地位。第三，以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为主要分类标准。第四，《中档法》是体系分类法与组配法的混合体。
3.职能分类法受到重视。
《中档法》采用以职能分工为主要分类标准，受到学术界的重视。专家认为：它的编制原则的思想性、科学性、实用性较强，其中确定以国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础，既充分体现了我国档案形成的特点，又符合档案工作的客观规律。有的学者提出，我国长时期内将职能分类法排除在档案实体分类之外，是一个缺陷。职能分类法是一种优点突出，适用范围广泛的分类法。职能原则与来源原则在档案实体分类中并不完全对立，它们既可用于不同层次，又可互为补充。若能赋予职能分类法以应有的地位，将使全宗内档案的分类方法有更多的选择余地。
（执笔 邓绍兴）