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档案的计算机管理，是档案工作现代化的重要内容，随着计算机技术的发展与提高，档案管理应用软件的开发也经历了一个由检索信息存储到计算机辅助（模拟）档案管理，由单一编目检索到辅助（模拟）立卷，由档案管理到文档一体化等发展历程，文档一体化管理在理论与实践中仍有许多问题值得探讨，本文将对此作一些研究。
一、现状
（一）硬、软件情况及问题
据调查，某市市辖立档单位有计算机硬件的占41%，但仅有4 %用于档案管理，其中硬件适合WIN版运行的占6%。从软件功能看，主要用于检索，编目的3种，主功能能够解决辅助立卷的3种，能够进行文书处理的3种，真正实现了文档一体化的1种。在硬、软件上存在的困难与问题：（1）59%档案部门无计算机；（2）计算机性能差；（3 ）软件设计自动化程度不高；（4）软件功能少；（5）软件运行方式不科学等。
（二）机制运行情况及问题
在我国，50年代文书部门立卷制度的确立，导致了文书工作与档案工作在职责上的明确划分，形成了以文书部门和档案部门为框架的机关文、档工作运行机制。理论上形成了两门学科体系，即文书学和档案学，二者均对本属同一事物——文件的不同生命阶段进行了不同对象、原则、方法、工作运行机制的研究，形成了“立卷归档”的分学科现行理论。在工作中要求档案部门“对本单位文书部门和业务部门的文件材料的形成、积累和归档工作进行指导”，由于有的单位文档两张皮，档案部门的立卷归档监督工作难以对应归档材料进行超前控制，文件材料收集不齐仍是机关存在的普遍现象；文档管理模式难于适应计算机工作方式，也难于实施对应归档电子文件的超前控制。
（三）思想认识状况
当前，档案系统存在着针锋相对的两种观点：一种观点认为：机关现行文、档工作体制下的文、档工作模式能够采用模拟“两步走”的方式实现计算机管理；机关现行工作模式和工作近几十年的知识结晶，不能因计算机的出现而被抛弃；馆藏档案的保管模式必须一以贯之；衡量创新有无价值，必须以现行理论和标准为准绳。另一种观点认为：机关现行文、档工作体制应顺应计算机技术进行改革，知识环境、工作条件和工具发生了变化，现行工作模式和工作方法也必须变革；馆藏档案实体保管模式应顺应不同时期的工作方式的变化而变化。
这些认识的不统一，在一定程度上阻碍着档案自动化管理的实现。
（四）队伍素质状况
据调查统计，某市档案人员队伍专业文化程度在大专以上的占3 %，其中档案专业毕业的仅18%，大多缺乏现代办公自动化的基本常识和技能；90年代的大中专毕业生，虽学过计算机知识，也只具备简单的计算机操作技能；其余具备大专以上专业程度的人员，或因办学条件、师资力量和历史因素制约，也基本不懂计算机知识，致使档案人员无法与软件设计人员进行交流，软件设计人员设计出的管理软件因脱离实际而无普遍实用价值，设备功能开发闲置严重。总之，档案工作因人员队伍整体知识结构失衡，制约着档案自动化管理的发展。
二、存在问题的原因分析
（一）主观原因。
1.科技意识淡薄。由于长期处于封闭的管理环境之中，受定势思维的影响较深，导致一部分人思想认识僵化。有的档案部门领导缺乏对科技发展的预见性，认识不到档案自动化的重要性和紧迫性，客观上囿于没有硬性要求和经费困难，主观上对推行档案管理现代化缺乏积极性。部分档案人员，由于受传统档案文化背景的影响和自身文化基础差、现代科技知识及最新专业知识欠缺的制约，习惯于已有的档案管理方式，对现代科技应用存在一定的恐惧心理和畏难情绪，缺乏自信，难以面对现实去迎接自动化技术的挑战。
2.固有思维定式制约。由于一些档案人员已经形成先入为主的档案思维惰性定势影响，难以接受档案自动化的新观念和文档一体的新思路。多年来，档案界就呈现出以档案馆为中心的逆向推动思维方式，惯用档案馆的标准去要求档案室，以档案室的标准去要求文书工作，这种思维方式违反了文件运动生命周期规律，犯了以“末”治“本”的思维向度错误，加大了文书和档案工作逆向角度。
（二）客观原因。
1.现行行政规章约束。（1）规章分家，各自为政。文、 档分离的行政管理体制和文、档分割的运行机制在建国初期为建立和规范机关文书工作和档案工作发挥了积极而重要的作用，也与以纸质文件为主体、手工操作为唯一方式的文、档工作实际基本相适应。从80年代后期起，在办公自动化、信息网络化、通讯现代化的新的历史条件下，文书与档案工作已经密不可分，其一体化管理已经呈现出必然趋势。现行行政规章所规范的行为，从某种程度上限制和削弱了计算机在文档管理工作中的整体功能的发挥。（2）标准滞后，规范落伍。 现行档案工作的重要标准和规范，多数出台于1990年前后，由于当时科技发展和思想认识的局限，已显露出难以适应办公自动化环境的文档工作实际的迹象，对电子文件及其归档等规范性文件尚无出台。计算机辅助档案管理这一新生事物也就只能削足适履，屈从于现行标准和规范，电子文件及其档案的管理更加举步维艰。
2.工作模式不相适应。（1 ）传统组卷方法与计算机功能不相适应。传统是“灵活”、“结合”运用“六个特征”的组卷方法，文件成卷的案卷模式，千人千面。（2）文、 档分割的工作机制与计算机的系统控制不相适应。用计算机处理文书工作的最大优势，可实现对文书处理及档案管理的系统控制，同步进行。而现行的文、档分割的运行机制，不适应计算机的系统控制运行方式，增大了两项工作的重复劳动量。
3.统一规划、监督不力。（1）未形成发展思路。 多数地方档案行政管理部门未制定自动化的近、远期发展目标，无明确的要求和措施，缺乏战略思考与部署。（2）缺乏对技术革新的指导。由于多头并进， 各自为阵，导致档案部门已经开发的档案管理系统简单重复，造成资源与技术的极大的浪费，技术上缺乏重大突破。（3 ）档案队伍人才结构和知识结构不合理。不少档案行政管理部门，缺乏改变人才结构、优化知识的战略计划和具体措施，致使干部队伍整体素质不适应档案自动化发展的要求。
4.学科理论发展滞后。我国档案学理论，是在前苏联档案学理论的基础上建立和发展起来的，虽经新时期的再认识、再探索和总结，但仍缺乏明确的具有预见性的理论指导。
三、对策与建议
加快发展档案自动化管理步伐的主要对策有：
（一）更新观念。在办公和档案自动化管理中，迫切需要树立改革、价值、服务等观念，为推进实现档案自动化管理奠定思想基础。
1.树立改革新观念。当前，在档案工作中要牢固树立没有改革，就没有创新；只有改革，才能发展的新观念。随着自动化的发展，全新信息记录和传输方式的形式，新型档案载体的产生，向档案理论、管理方式提出挑战，我们应从档案概念、原则、方法及管理体制、运行机制等方面转变观念，抓住机遇，做好工作。
2.更新价值观。我们要用小平同志“三个有利于”标准来指导档案工作理论与实践，树立全新的档案价值观念。
3.强化服务观念。要牢记小平同志“开发信息资源、服务四化建设”的教导，增强档案信息服务社会的观念，优化档案管理环境，借助计算机、多媒体、通讯网络等先进技术强化档案信息的处理和开发，实现档案信息向社会的广泛传递及共享，以满足社会需要。
（二）积极探索档案管理新机制。文档管理一体化目前已在不少地方、部门实行，效果不错。其优点是：（1 ）有利于对同一事物依法行使统筹规划职能；（2 ）有利于新技术条件下的文档工作的组织与管理；（3）有利于对同一生命周期不同运动状态文档的控制与处置；（4）有利于最大限度地扩大和利用信息源。
（三）制定新规章。即制定文档合一的行政规章及规范性文件。它应包括文书处理与档案管理全过程所有内容的、能供大家共同遵守的办事准则，以满足计算机档案管理活动中行为主体的行为准则需求，有利于从技术手段层面转向文档工作机制内部的深层次改革，建立起适合计算机技术的文档工作行为准则，规范文档管理行为。
（四）创新工作方式。在办公自动化环境里，计算机不仅是一种工具，而且是一种工作方式，它正对档案管理模式与方法产生积极影响。它要求把文、档工作纳入同一工作流程进行科学的重新组织。实践表明，改卷为件进行管理，变事后归档为事前归档的方式，是计算机辅助文档实体管理和电子文件自动化管理的关键，它是档案实体和电子文件信息存放位置自动控制的技术基础。
（五）制定新技术原则。技术原则应该是规范和衡量技术活动流程和质量的技术要求。文档自动化管理原则应该是适应文档计算机工作方式和科学、合理组织文档工作以确保文档自动化管理的质量。因此，建议国家档案局组织力量，在总结调研的基础上尽快制定并完善有关技术原则。注重实用，体现原则与灵活精神，给技术发展留有空间，使不同级别的档案行政管理部门都能在此指导下，制定出切实可行的技术规范，不断推进档案自动化管理的进程。
（六）引进与培训干部。人才素质的高低是实现档案自动化管理的关键。因此，必须重新明确档案人才意识的战略定位，树立全局意识，打破条块和地区分割，本着“慎重挑选、保障急需、加强主体、重视储备”的原则，面向社会，利用行政和经济手段广泛招聘和引进既懂计算机技术又熟悉档案专业技术工作的高学位、高职位的复合型人才，以保障档案部门人才合理结构。同时，要面对现实，本着求新求实的精神，多渠道地培训中初级人才，使之迅速掌握先进的计算机技术，从而为实现档案自动化管理奠定人才基础。
（七）加快学科理论建设。在档案学基础理论的研究中，应依据实践发展的现实需要，加强对文书档案学的研究；应用理论则应建立文书档案管理学，从文档一体化管理入手，对管理体制、运行机制、工作程序和技术方法等加以研究。只有不断地对实践中的经验和问题及时加以总结提高，才能使理论在发展的同时，又不断得到丰富和完善。