几种档案本质属性观点浅析，本文主要内容关键词为：几种论文,属性论文,本质论文,观点论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案的本质属性是指档案这类事物根本区别于它的属类之下其他事物所必备的属性。从“ 被定义的种概念=种差+邻近的属概念”的定义模式来看，被定义概念的本质属性，也就是种 差。长期以来，关于档案的定义在我国档案界一直处于众说纷纭的状态，而另一方面却又几 乎众口一词地认定档案的本质属性是原始记录性。这一现象虽说多少自有其存在合理性的一 面，说得准确些，有它存在的原因，但是更多的是让人感到困惑：在档案定义问题迄今尚分 歧显著的情况下，何以言在本质属性的认识已经达成了共识呢？实际上，我们并没有见到有 关档案的本质属性是原始记录性令人信服的论证。相反，包括不少认同档案的本质属性是原 始记录性的同志所下的定义在内，目前已经有很多的档案定义其实都否定了原始记录性是档 案的本质属性。不仅如此，查启森等好几位同志还先后发表文章就档案的本质属性进行专题 研讨，提出了新颖、独到的见解。十多年来笔者也始终认为档案是备以查考的文献，其本质 属性与其讲是原始记录性，不如说是“备以查考性”①②③④。由此可见，对档案本质属性 的认识眼下便讲已经接近统一，显得为时过早。为了不断深化对档案本质属性的认识，本文 将就查启森等几位同志关于档案本质属性的论述，简要地谈谈自己的一孔之见，以作引玉之 砖。
查启森同志指出：“档案是归档保存的历史记录”，“档案的本质属性是客观记录的归档 保存性”⑤。
简析：该本质属性提法的核心是“归档”，从切入问题的角度来看，与只讲“原始记录性 ”比较，是一个重要的进步。可是由于在具体表述中使用了“归档”这一概念，这便使档案 本质属性的揭示陷入了概念循环的陷阱。因为按照专业辞书的解释“归档”意味着“向档案 室移交”⑥。此外，现实中的档案并非象查启森同志定义的那样只是局限于档案馆室中所收 藏的历史记录。
王玉声同志对档案的定义是：“档案是行为主体依据自身需要和社会需求，对自身行为的 伴 生物，即围绕自身活动形成的以文献原本为主要形式的各种含有特定信息的载体，依照其内 部联系集成保管并固定存贮的集合统一体。”⑦
简析：王玉声同志将多种属性结合起来阐述档案的本质属性的方法，值得充分肯定。仅仅 从原始记录性或别的任何一种档案单元属性，不可能将档案同非档案文献的界限界定清楚。 该定义基本思路新颖，给人以启发；遗憾的是，文字表述本身并不是很成功。
根据定义及作者的说明，该定义选用的属概念是“人为之物”的信息载体，包括文献、标 本和实物等形式。我们认为仅仅采用几个内涵极浅的“自身需要和社会需求”、“伴生物” 、“内部联系”、“集合统一体”和“信息载体”等概念，无法把外延极广泛、构成极其复 杂和与“档案”有着千丝万缕联系的其他信息载体，同“档案”分开。此定义尽管文字较长 ，却仍然显得不够严谨和明了。第一，所有的文献、实物和标本只要有需要或需求（不管是 那方面的），按照定义的要求组合成“集合统一体”，不宜都视为档案。把任何地方任何部 门所保存的一切标本、排列起来的所有实物和书刊报等各种文献资料全部归入档案，这种主 张似乎难以被多数人接受。关于档案的属概念内涵、外延的规定和具体术语的选用虽有待继 续研究，我们也不反对有的档案部门在确有条件和必要的前提下收藏一些“实物档案”，但 是它至少不应该包括自然界的物体和人类加工制作的具体含义不明的“伴生物”（例如没有 任何语言文字记载的实物或一张形成背景不明的照片和绘画作品）。因为档案属于物证，又 不是一般普通的物证，“伴生物”按照上述定义要求排列起来，未必都适宜归入档案的范畴 。第二，形成档案的行为主体与形成“伴生物”的行为主体不是完全等同的概念，“自身行 为的伴生物”既可能由自己，也可以而且往往是由他人整理保管存贮起来形成档案。第三 ，王玉声等同志多次强调档案属于“集合体”概念，尽管这在正确揭示档案本质属性方面具 有一定的积极意义，但是如果运用不当或阐述欠严密，很可能结果适得其反。其实档案与文 件、文献、图书、资料、人和商品等无数概念一样，既可以是集合概念又可以是单体概念， 其具体性质随语境而定。它们在使用中即使字面上没有明确的区分，由于有上下文限定，一 般都不会造成混淆、误解。确实需要表明单复数概念时，现有的表达方式通常也可以方便地 实现这种区分。在古今中外的档案定义中，有的没有写明或同时写明表示单数和复数概念的 词语，有的则写上了“集合体”之类字样。本人猜测对于后一种定义，写上表示复数含义之 类的词语，意在强调所有具有某类性质的文献都是档案，或让人们尊重档案有机体的不可分 散和 不可相互混杂的品质，而并非意味着只有“集合体”才是档案。原因十分简单：档案个体也 是档案，换言之，“集合体”不是档案惟一的存在形态，就定义的作用来看，在个体的层次 上，把档案文献与非档案文献区分开来，也是定义常用的重要功能之一。写上“集合体”之 类的字样，或同时写明表示单数和复数的词很可能弊大于利，前者易造成“惟有‘集合体’ 才是档案”误异，后者则有使定义累赘之嫌。现实中，鲜见有人得出这样的结论；没有写明 表示数量概念的档案定义“必然违背逻辑规律”。在“档案备以查考的文献”这类定义中， 被定义概念与其属概念理应同时作单数或复数理解、使用。“主谓一致”属于常识的范畴， 对于每一个稍有逻辑意识的人说来都是十分自然的事。以该类定义必然导致“主谓失合”⑧ 为由，人为地规定档案只能是“集合体概念”，恐怕得不到普遍的认可。
李福君等同志认为：“具有历史联系逻辑排列的文献实体结构是档案的本质属性。”⑨
简析：档案实体的排列结构总的来讲是有一定特点的，李福君等同志从结构的角度探讨档 案的本质属性，拓宽了认识研究档案特征的视野。另一方面，我们不难发现要在不同层次上 分清档案与非档案文献——两个有着天然的联系庞大而构成复杂且结构多样化的体系——的 界限，只用实体排列结构这个标准其效用有限。首先从文献个体的角度来认识这种结构标准 解释不了：对信息内容、结构、形式到载体均没有丝毫差异的一批文件、图书、报纸、图表 或其他资料，为什么其中只有一两份作为档案保管使用而被称之为档案，其余的绝大多数或 需要被销毁或仅仅作非档案文献管理使用则未被称之为档案。从结构也难以说明为何要对过 期失去保存价值的“档案”进行销毁。这两类常见现象都与档案的本质属性有关，却与实体 排列结构没有必然的联系。其次，从群体结构的对比来看，虽然宏观上档案与非档案文献的 排序存在着差异，但是在有的场合也有类似之处——非档案文献之间的排列也讲历史联系和 逻辑。比如一个部门归档前的文件与入档案库房保存档案就可能非常相似。国外不就有档案 馆（ 或文件中心）的整理排序应当保持登记室文件原有顺序的要求吗？第三，文献间的历史联 系是多方面的，也存在不同的逻辑关系，同一批档案可以有多种可供选择的排列方式，历史 上和现实中都曾发生过改变档案排序的情况。而档案的本质属性，通常被认为应该是档案固 有的相对稳定的性质，一组档案文献的排列产生了变化，至少通常不宜能讲它们的本质属性 也由此产生了变化。第四，电子档案与纸质档案有着共同的本质属性，但是，实体排列结构 则一般存在明显的差异。不过话要说回来，鉴于从结构的视角认识档案本质属性毕竟具有一 定的积极作用，李福君等同志给本质属性所下定义仍值得进一步完善，将档案的结构特征更 好地揭示出来。比如，可以突破个体间实体排列结构范畴，更加准确、全面地把握档案的结 构特性。
王岚同志指出：“档案是人们在社会活动中形成或得到，并经过鉴定、整理的文献记录。 ”“档案的本质不在于它本身的原始或保存与否，而在于档案文献之间、以及文献与其所由 产生的环境之间是否保持了原始的关系和联系。具备、保持这种关联才是档案与其他文献记 录根本不同的本质属性。”⑩
简析：该同志关于本质属性的阐述，比他给档案下的定义更为出色。认识档案的形成特点 和档案鉴定、整理工作特有的要求所赋予档案的特性，对于我们从宏观上认清档案的本质属 性是有重要意义的。但是他的定义没有很准确地把自己的正确认识体现出来。在不少情况下 ，文件或图书资料都符合上述定义的种差的要求。例如，往往有这样的情形：将所购买的、 接受赠送的、收集的和自己编著的图书资料经过鉴定和整理后才放进书橱，与档案相比，只 是鉴定、整理的具体对象、要求或方法有所不同而已。
何嘉荪教授最近发表文章认为，文件与档案的本质区别在于：“文件是‘自然’形成的， 因为‘形成文件本身并非人们进行社会活动的直接目的，文件实际上是人们无意而为之的产 品’；而‘文件被视作档案加以保管和利用，则是社会主体的自觉行为。’”“档案，是人 们按照一定规律有意识保存下来的文件有机整体；文件则是‘自然’形成的。这才是两者 间的本质区别。”(11)
简析：总的说来，在形成问题上文件与档案一般都存在着差别；档案的确有较为明显的有 机整体特征，洞察这些特点无疑有助于加深对档案本质属性的认识。不过，文件和档案的形 成又存在着相似和一致的一面，两者均是主观和客观两个方面因素共同作用的结果，都是人 类社会活动的产物，没有主体“有意识”的“自觉行为”既不可能生成档案，也不可能形成 文件。文件是有意而为之或有意无意兼而有之的实例不胜枚举。借条或收据等文件的产生， 有时其惟一的或主要的目的就是为了要留下凭据，如果当事人双方认为没有必要，自然也不 会有凭据的形成。文章和著作等都是写作活动的直接目的。对电子文件实行“前端控制”的 直接目的之一，就是为了形成（或保留）文件。T.库克在“十三大”主报告中指出：时代的变 化，“也改变了文件是行政管理活动中无意识的副产品的传统看法。在电子环境中，如果档 案人员不积极介入文件的形成过程和保管过程，文件将很可能不存在或至少不可能被鉴定、 保存、编目或提供利用。”除了主体主观能动性的影响之外，档案与文件形成必须遵循其客 观形成规律和还会受其他客观条件的制约。例如，我国档案界历来便有“档案自然形成规律 ”之说；此外，我们讲档案是有机整体，因为绝大多数档案实体的确是有机整体；与正如本 文前面提及有同志强调档案是“集合体”同理，也是为了提醒人们要尊重、维护档案有机体 的不可分散和不可相互混杂的品质；而并不是在说惟有“有机整体”才是档案，只要是“有 机整体”，必然是档案或在任何情况下文件都不可能以“有机整体”的形式出现。何教授在 文章中也提出：未能集中保存的文件仍然应该是档案。综上所述，我们应当既看到文件与档 案在形成和“有机整体”方面的区别，又不能忽视了两者的共性，防止片面性和绝对化。