协调纸质文件管理与电子信息管理的十条规则，本文主要内容关键词为：纸质论文,信息管理论文,文件管理论文,十条论文,规则论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文章编号：1005-9652(2002)03-0013-03 中图分类号：G270 文献标识码：A
啊，至少有43,000封电子邮件信息在1999年6月消失了，你猜它们来自哪个官僚机构，是国家档案与文件管理局——我们将国家宪法的原件委托其保管的机构。讽刺的事接二连三。当白宫无休止地描述自动化美好前景之时，克林顿的一个代理人却将其每天收到的所有重要电子邮件全部打印出来，此人叫约翰·卡琳，职位是美国档案工作者。
档案馆中发生的事戏剧性地表现出在联邦政府机构纸质文件管理者与电子信息管理者之间的隔阂。删除43,000封邮件信息还不算什么，一些机构甚至因为存有纸质版本而为拥有删除电子信息的权利而斗争。电子邮件是政府文件的罗德尼危险领域(the Rodney Dangerfield of governme-nt documents)。出于对正义事业的维护，一个拉尔夫·纳德组织控告档案馆没有保存陷于危险境地的比特与字节——这一案持续到2000年初：公民诉卡琳案。一些权高位重的政府官员对计算机与网络的关心不如对纸质文件及各种缩微胶卷；他们声称，文件请毋数字化。与此同时，许多年轻的行政人员较少担心纸质文件的保存，而是更加关注电子表格、数据库及其他程序中比特与字节的迁移能力。他们将21世纪看做采集数据、存储信息的时代，而不是钢筋、混凝土的时代。
纸质文件管理与电子信息管理这两方面能协调吗？戴维·比尔曼是一家专攻信息保管问题的《档案馆、博物馆与情报学》杂志的主编，他指出传统文件管理与电子信息管理之间的内在冲突表现在前者关注其作为历史记录的稳定性，后者关注对数据存取的控制。他还指出，由于计算机磁带、光盘和其他载体形式不断地变化，如果我们想保存数字信息，就必须不断地将其转化为新的载体形式。他对目前政府机构中一些乐观主义者们认为建立一个大的数据仓库就可以减轻文件的备份任务持怀疑态度。
一些机构中以信息为导向的人关注信息与文件两方面，力求协调这两者的关系，并总结出一些实际经验。如世界银行为了节约资金和加速贷款进程及其他活动，它将每一笔收入通信进行扫描，将图像数字化，并创建个性化的文件夹。据世界银行信息服务的前任主管理查德·巴里咨询员所说，世界银行将不同厂商的文件管理软件融合在一起使用，如使用著名的三维空间技术的检索软件(Excalibur Technologies Retri-evalware)和ORACL数据库中的元数据来提供必要的背景信息以确保电子文件的凭证作用。
如果纸质文件管理者与电子信息管理者之间不相协调，又怎能将冲突的两方面融合起来呢？对信息主管和文件管理者来说，这儿有一些好的主意，是我从与巴里、爱德华·阿诺德军队文件管理局的副主管、鱼类与野生动物服务局(The Fish and Wildife Service)信息资源主管欧文等人的谈话中总结出来的。
规则一：
为了使纸质文件管理与电子信息管理相融合，你必须关注机构内职员与机构外市民的需求，这些需求将超出你的想象。
即使是机构内的职员也无法了解机构中所有的层级关系，因此须考虑机构“职能”。各个办公室做些什么？能否将这些职能转化为机构内所有的人都能键入的一个检索词？这样的话，比方说将来一个民间军队的雇员需起草一份采购硬件设施的规章，他可能要查找关于步枪设计的任何信息。他毋须不停地打电话而等待各种手册或文献资料送到他手中，网络将能为他提供一切基本资料，甚至包括民间一流步枪设计专家与军队的电话号码。同样，一个信息主管利用企业内部网，就可以很好地回答《纽约时代》或美国国家广播公司的采访，而不需要经过一系列复杂的链接。
实际上，随着存储空间日益廉价，难道不应当尽可能地将所有可公开的信息上网供新闻界和其他公众直接浏览吗？现在有越来越多的方式可以将文件与情报信息传递给市民，在你的网站中不要仅仅是日常预算、行政事务和广告方面的信息汇集，而且要把它当作一本好的杂志或网络电视看待，考虑用户想（需）要什么？鱼类与野生动物服务机构在主页上作了一些网络邮购动物影像的尝试，可以很快地链接到可视化图书馆以便看到该机构拍摄的海龟和斑纹猫头鹰的照片。请务必记住：服务于公众。如果你有公众感兴趣的有价值的文件，你甚至可以做超出自身日常职责的事。中央情报局在某种程度上可以说是一个范例，他们从跟踪独裁者和恐怖分子，到将世界各国非机密的信息上网——“世界真相记录”，每一步都显得从容不迫。
在更重要的层次上，正在建设中的政府蓝页是另一个以顾客为中心的例子。市民不需要像往常那样须经过政府机构中复杂的层级。例如，一个企业家只需键入“商务”两个字就会看到按各国名单列出的有关信息，这远远超出了当地小商务管理局日常墙报的范围。此外，他还能了解到给自身带来的其他潜在机会。尽管政府蓝页的许多工作仍在进行中，并布满荆棘，然而这一作法是值得称赞的。
规则二：
你应当保存一项决策、一次交易或其他活动全过程的信息，而不仅仅是保存活动结果的记录。
一个典型的例子是在前计算机时代印度事务管理局（简称BLA）所犯的错误：如果你没有保存表明收讫和签署等所有关键性信息又怎能说印度人在这些年获得了X百万英镑呢？它因此受到了法律的制裁。
除非机构对此给予足够的重视，否则问题会变得更糟。应该如何去做呢？你需要利用文件的图像或能被证实的数字签名来表明正确的权威和程序，不仅仅是文件级的权威性，而且是一系列涵盖整个决策过程的权威。你需要将各类文件、情报信息与他们的来源紧密结合。如果是使用某些程序如电子报表产生的一系列事实，那么你不仅需要能再现计算的结果，而且需附上其他一切背景信息。最终几乎一切都将成为一个电子记录（由于电子数据的压缩性使这一点成为可能）。尽管大多数电子信息都不具有长远保存价值，然而你却需要正确地处置它们，而不仅仅是将它们打印出来或者全部销毁掉。
此外，尽可能让系统自动地捕获与保存文件记录。巴里建议你将一个电子文件管理系统(EDMS)看成一个值得信赖的文件保管系统，如Tower软件公司的TRIM系统和FOREMOST来源系统等文件管理应用(RAM)。与大多数EDMS软件不同的是，他们在设计电子文件保管系统时考虑了必要的功能需求，同时遵循了国家档案馆为所有联邦机构制定的标准——国防部的5015.2文件管理应用标准。国防部的联合协同性测试指挥部(The Joint Interoperability Test Command at Defense)检测出许多流行的办公应用软件不符合该标准。另一方面，在选择软件和系统配置时，不要忽视人的因素。为了最大限度地扩大应用范围，文件的保存应由值得信赖的第三方或由一个只允许读取的系统来负责。
规则三：
坚决执行备份策略和其他安全措施。在实践领域，不仅要考虑到失误的产生，而且要考虑到人为破坏的可能性。
一周之内，档案馆中43,000条包括卡琳和其他许多高级官员的电子邮件信息被删除。档案馆批评家认为玩忽职守的雇员应当受到谴责。不管怎样，档案馆没有成功地对文件进行备份。房地产界有一句非官方的格言：“安居就是一切”。鉴于人们对档案馆的忧虑不安，或许我们应当呼吁电子信息资源：“备份就是一切”。尽管仅有备份并不能使一个系统完全值得信赖——还会存在其他问题如数据的完整性，但备份理所当然是必要的。磁带备份也并非是充分有力的，因为跟其他载体相比，它们使用起来比较笨重且非最新的技术。
同时，不要仅保存某一个地域的数据，而且要考虑在各种官方的和私人的装置中大量的备份信息。近日移民通信局和其他商业性机构甚至存储重要的网页和服务器——它们也应当被视为文件——以对其实施安全保管。另一种安全策略是指对重要文件的销毁要求不止一个人的操作所能完成。此外还需要考虑病毒和其他黑客的侵袭，对非常重要的文件你甚至要考虑使用不同的操作系统和应用程序来保存。
规则四：
你要对数据迁移做出计划，而不要绝望。设想有一天你的个人电脑、主机上的一切数据将享受与纸质文件同等的地位，而你的数据格式却将成为类似于罗塞塔时代的计算机格式——除非有能阅读老式磁盘、磁带和其他载体的工具存在。许多信息管理者已经学会了将数据从旧的系统中迁移出来的办法来处理旧的格式。如果你不事先计划为数据作迁移，你就不能最大限度地防患于未然。
规则五：
在信息有可能被内部使用者或外部使用者存取的情况下，请制定一个文件、数据存取权限的系统方案。尽可能早地在你的系统建立这种数据存取的控制，并力求遵从已有的法律规定，诸如精简文书工作的法律和最新的信息自由法案。由于新技术的产生，几乎一切都可以成为一个记录，因此这些方法都是非常重要的。另一方面，由于机构雇员更清楚地了解游戏的规则，对数据存取控制的改进将为丰富公共文件铺平了道路。
规则六：
对不断改进的文件与信息管理持开放态度。你不能将问题都抛给技术，机构中的人与政策也必须紧跟时代的步伐。通过制定规则和根深蒂固的习惯，如通过培养其他人对信息的依赖并使他们相信获得信息就会获得更多的权力，机构中的许多官员已经提高了使用计算机的能力。一个好的信息主管将会更好地改进这些规定，对信息的共享将有助于一个机构更好地行使职权，如果有很大实效人们会接受这一事实。信息主管应当承认新技术最吸引人的一个特点是，它能够创造更大的责任感，这是对旧的官僚主义作风最好的抵制。
在你的机构中谁将会成为你潜在的联盟？或许是审计人员。律师通常更关心服务背后所隐藏的东西而不是诉讼委托人的服务，且经常会导致对文件不必要的销毁。要在这两者之间保持平衡须谋求文件、档案管理者的支持，他们更关心对社会和机构真正有价值的东西。事实上，如果你是信息主管，你或许会尽量考虑这些功能需求，因为它们为纸质文件与电子文件之间建立了桥梁。在世界银行，20世纪80年代理查德·巴里就开始了这种一体化管理，他坚信这将会更好地实现纸质文件向电子文件的转化。在他的网站中收录了许多关于信息管理和文件管理的区别与联系的论文。
规则七：
利用教育使具体问题变得尽量容易些。就像政府机构与商务组织已经成功地链接起来一样，设计一个网页将企业与已有的解决方案相链接，同时不要仅仅依赖企业的信息。鼓励符合条件的公民从一些专门组织中受益，如联邦信息与文件管理委员会、国际信息与影像管理协会、美国档案与文件管理局、美国档案工作者协会等。事实上任何人都可以从这些委员会的网络出版物中受益，如联邦政府最佳实践手册，它探讨了许多有关文件管理的问题。
顺便提一下，在其他触手可及的网络资源当中，美国档案与文件管理局的成员艾伦具有非凡理解力的链接名目，欧文主页上链接了一些关于公众信息利用的重大法律，卡琳案件中的市民论坛和其他关于电子文件保管的主题，OMB信息政策观察网页和来自美国国家文件与档案管理局自身的文件管理网页。然而糟糕的是，尽管各机构对各种法律、规章和办法等信息进行了很好的组织、成功的链接，档案管理员却没有保存好电子邮件。
规则八：
记住技术仅仅是达到目的的一种手段。许多信息主管是技术专家却不是信息管理者，仅仅用最新的交互式技术和最高级的计算机语言设计一个网站是不够的，网站必须能很容易地调取机构多年发展的信息资源。信息内容甚于技术！
规则九：
不要害怕使用可以推进机构行使职能的新技术。最高服务管理局信息技术政策部(the Emerging IT Policies Division at the General Services Administration)的主管科莱特最近在联邦《计算机周刊》上写到：“实时的政府是能够对越来越多的公众使用电子装备接收和提供信息做出实时反映的政府。”这样，你不仅要将机构领导的重要讲话稿归档，还应及时地将信息上网，如果有赢利的话甚至可作一个在线视频。
规则十：
要理解政府机构只是暂时还离不了纸张。一些纸张留存下来不仅仅是出于阅读习惯。如同将纸质文件完全转化为缩微胶片的代价太高，目前将纸质文件完全转化为电子文件的代价也太昂贵，除非到纸质文件可以被安全地销毁，存储信息的空间变得非常廉价时才有必要这样做。考虑到这三者（纸质文件、缩微胶片和电子文件，译者注）并不是完全相同或完全不相同，你或许会减少对比特与字节的抵制。请保持合理的灵活性，将这种绝对化的非1即0的思索留给计算机吧！
收稿日期：2001-11-26