会计软件设计如何适应现代审计的要求——关于完善我国会计软件功能的实证研究，本文主要内容关键词为：会计论文,软件论文,实证研究论文,功能论文,我国论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
电子计算机技术向现代会计领域的广泛渗透，使现代审计面临着一个崭新的工作环境。“到90年代，所有的审计人员都应成为完全意义上的电脑审计人员（Computer Auditor）。”（Chambers & Court 1991）尽管这是发达国家审计所面临的情况，但也应该是中国审计不久的将来所面对的问题。因此，密切关注、认真研究这方面问题，对发展我国的会计审计事业有重大意义。总的来看，会计审计环境的变化，包含了两方面要求：一是审计人员要适应变化了的审计环境；二是会计软件的设计要满足现代审计的需要。本文拟就第二方面问题作一专门探讨。
国外一些学者将审计活动划分为三个阶段：①查询审核过程（vou-ching approach）；②证实存在过程（verification approach）；③ 系统分析过程（system approach）。 任何一项审计活动都毫无例外地包括以上三个具体过程。本文同意并沿用这种分析思路，认为现代审计对于会计软件设计的总体要求，也将反映在这三个具体方面。
一、对审计线索提供设计的总体要求
随着现代网络技术与通讯技术的发展，时空界限不复存在。“三电合一”的发展潮流更使得现代审计人员面对一个远程的、适时的、全局的信息网络环境。在这样的环境下，传统审计中最为重视的会计系统提供审计线索的方法发生了很大变化。由于计算机自身及会计软件运行特点，加上审计人员对于会计电算化核算化内部程序不一定全面了解，使得会计电算化核算过程成为一只“黑箱”（ black box），传统意义上的审计线索减少。显而易见，一个理想的会计软件必须具有充分的保留和提供审计线索的功能。事实上，在会计电算化程度较高的发达国家，例如在美国，这已成为对会计软件进行评价的最重要的标准之一。但在这方面，我国的商品会计软件设计与开发似乎尚未给予足够的重视。关于审计线索提供的总体要求可归纳为以下几条：
1.双向性
即会计软件应允许审计人员按照原始凭证
明细帐（日记帐）总帐报表的顺序进行双向查询；同时还应允许分别对日记帐、明细帐、总帐的期初余额、本期发生额和期末余额进行双向查询。（参见图1）目前，我国绝大多数的会计软件的查询设计都是单向的， 可以实现如由总帐查明细帐，由明细帐查凭证等过程，但当需要反向查询时则往往会遇到困难。
图1
为了便于说明我国现有财务软件设计的大致情况，笔者选择了用友帐务系统（演示版V6.0）、万能帐务系统（演示版V4.0）、金蝶帐务软件（Windows演示版V2.5）三种财务软件进行实证比较。见表1。
表1 财务软件双向查询功能比较
软件 用友帐务 万能帐务金蝶帐务
总帐→明细帐→凭证 可以 不可以可由总帐
到明细帐
凭证→明细帐→总帐 可以 不可以 不可以
报表到有关帐簿内容 不可以 不可以 不可以
期初余额、本期发生 可以
可以
可以
额及期末余额的双方
我国通用会计软件的设计一般是将帐务处理系统与报表处理系统作为两个独立的模块进行设计。报表处理模块虽然能根据一定的公式在帐簿中取数，但是报表与帐簿之间并未建立起直接的关联，由报表到帐簿，或由帐簿到报表的追查不能实现。即使是在帐务处理模块中，如总帐、明细帐与凭证之间的顺次查询也并非各种软件均能实现。由表一可见，能够实现总帐明细帐凭证双向查询的，只有“用友”一种软件；“金蝶”只能实现由总帐到明细帐的单向查询；而“万能”则只能进行凭证、帐簿的独立查询，而不能进行任何形式的相关追查。
2.二维性
按图一所示，二维性是指会计软件所提供的审计线索查找路径应是可以交错的。即不仅可以按凭证明细帐（日记帐）总帐报表进行双向查询，而且同时在查询帐簿时可以随时查找某一帐户的对应的某笔交易额或期初期末数额。
二维性的实现受双向性的影响与限制。表一显示，有的软件连顺序查询都实现不了，则更谈不上二维查询了。但是，如果单就查询帐簿时可以随时对对应的帐户进行“期初余额本期发生额期末余额”双向查询而言，三种会计软件基本上都能实现（参见表1）。 这是由于我国的会计软件在显示被查询的帐簿时往往按照手工处理中帐簿的格式予以表现。只要在软件帐簿格式设置时注意包括期初余额、本期发生额和期末余额三个项目，则随时可以方便地对此进行双向查询。
3.确定性
审计人员在工作中，一旦对某些业务产生疑问，往往需要对与该业务有关的一切内容进行查询或追查。此时，会计软件应能为审计人员提供足够的资料，并能在各数据库之间根据审计人员的设定建立起关联关系，从而保证审计人员在查找资料时能方便地对相应的资料进行定位。举例来讲：如审计人员需要对客户的应收帐款进行审计，软件应可根据审计人员的设定在顾客订货单、销售通知书、发货单、销售发票、销售汇总表、销售明细帐及总帐、应收帐款明细帐及总帐、现金及银行存款日记帐及总帐数据库之间有选择地建立起关联。一旦某项具体业务被选定，与之相应的上述资料即可调出。这是电子计算机应用为审计工作带来的一大便利，可以省去审计人员大量的手工查找工作。但是客观地讲，这一功能在我国现有的会计软件上并未得到实现。一方面，是由于我国电子计算机在企业中的应用范围还比较小。有些企业尽管已实现财会电算化，但是并未在企业全范围实现计算机管理与控制。顾客订货单、销售发票等可能还依赖于人工管理。另一方面，是由于我国现有的成套的企业MIS系统还很少， 国内财务软件很少能象国外相应软件一样涉及企业经营管理的各个方面。有的企业虽已广泛运用计算机对信息进行管理，如管理顾客订货单、销售发票等，但是这些信息管理模块往往独立于财务模块，且与财务模块之间缺乏配套的接口，造成信息交换的困难。
表2 财务软件系统开放性比较
软件
用友帐务 万能帐务金蝶帐务
与本公司其他系统的 有
有
有
与外围系统的接口 输入、输 输入接口 输入接口
出接口
能否全面管理非帐务 否
否
否
能否生成供其他工具 有
无
无
软件利用的格式文件
由表2可看出， 三种财务软件虽然都具有与本公司其他系统的接口。但是这三种软件中没有一种是涵盖企业生产经营各个方面的。而与外围系统的接口，万能帐务软件与金蝶帐务软件只具有输入接口，表现出明显的不足。即使是用友帐务软件，虽然同时具有输入与输出接口，但由于在软件开发时，我国尚缺乏一个标准接口模式的存在，企业选用的软件又纷繁复杂具有不可预测性，因此这类接口往往也不能保证与外围系统的兼容性。
要解决财务软件中审计线索提供的确定性问题，首先应在企业推广运用MIS。只有真正让计算机总管企业管理的各类信息， 才有可能利用计算机技术方便地为审计人员提供审计线索。
二、证实过程对会计软件设计的要求
审计人员进行证实测试的主要目的是确定会计报表所揭示内容的有效性、正确性，其一般目标包括：①存在和发生；②完整性；③权利和义务；④估价与分配；⑤说明和披露的审核五个方面。由于一般会计软件的设计都能遵循有关会计制度的要求，核算的准确性具有保证；同时资产等的存在性与完整性也并非由会计软件的设计所影响与决定的。因此，笔者认为，证实测试过程对会计软件设计的要求比较简单，主要体现为以下两条：
1.帐务处理过程确定可查
我国现行的会计制度在很多具体会计处理方法方面具有可选择性。如高新技术企业固定资产折旧，国家规定可以选用加速折旧方法，当然，企业也可选择常规折旧方法。又如，对于间接费用分配的标准可有许多选择。这就使会计具体业务的处理具有不确定性。审计人员在进行审计时，必须充分了解企业对于各项业务的具体处理方法，才有可能对所选处理方法的适当性和核算的正确性提出意见。与此同时，作为通用财务软件，软件设计一方面应充分考虑不同企业对于各种不同的会计处理方法的需要，在软件中预置选择菜单；另一方面，也应注意在用户选定某一处理方法后，对这一信息予以披露与保存。如给出处理方法的名称、过程、公式等，以便于审计人员在需要时随时调用。
参见表3， 所选的三种财务软件都预置了不同的处理方法以供选择，但是这三种财务软件在对所选择的处理方法的披露方面都做得不太理想。主要表现为在选定某一方法进行会计处理后，很难在所处理的业务资料处找到该方法的名称、公式等。
表3 帐务处理过程确定可查性比较
软件 用友帐务万能帐务金蝶帐务
是否有备选处理方法 是 是 是
选定方法后披露查找不太方便不太方便不太方便
2.为审计测试预留通道
在会计软件中，保留处理方法的名称、过程、公式以备检查还是不够的。审计人员为证实业务处理的实际过程、方法，往往需要进行测试，即虚拟一笔业务输入软件，检查其结果与预期结果是否相符。这种方法可以有效地验证核算过程是否与设计一致。但是如果审计人员不能及时消除这些测试的影响，这种方法也有可能导致会计软件系统数据的混乱。恰当的解决方法是在软件设计时即为以后的审计测试留下通道，既方便审计人员的随时测试，也不会造成对整个系统数据的影响。
参见表4， 三种被测的会计软件都没有为审计工作中的穿行测试预留通道。当然，这三种软件所能管理的帐套数都多于一套，可能作为弥补这一不足的一种补救办法。审计人员在进行审计时，可选择一个空帐套，并按被审计帐套的所有设置对选定的空帐套进行对应设置。如需进行测试则在选定的空帐套中进行。这样既可达到测试的目的，又不致干扰被审计帐套的数据。但是，这一方法也有其缺陷，即比较繁锁，运用空帐套前需进行全面的系统设置。所以，现有的会计软件在改进功能时应注意审计测试通道预留的设计。
表4 系统对审计测试的适应性比较
软件用友帐务万能帐务 金蝶帐务
是否预置测试通道
否 否否
系统可管理的帐套数 是 是是
三、系统分析过程对会计软件设计的要求
“现代审计的重点已由原来的审计线索的审核与查找，转向了系统分析过程。”（Chambers & Court 1991 ）会计电算化系统是一个比手工会计系统更为高级、复杂的信息处理系统，因而它比手工系统需要更为严密的管理与内部控制。
美国注册会计师协会在第3 号《审计准则公告》中将会计电算化系统的内部控制分为一般控制（General
Control ）和应用控制（Application Control）两类， 这代表了西方审计界所普遍接受的见解。我国的一些学者则主张将内部控制分为程序控制与制度控制两类（黄正瑞1996）。笔者比较赞成后一种观点。其中，制度控制与软件设计无关，在此着重讨论满足程序控制需要的相关软件设计要求。
1.输入控制
在会计电算化系统中，系统依据录入的或系统自身采集的原始数据产生各类信息。因此，这些原始数据的质量至关重要。会计软件应具备的数据输入控制大致有：
①设立科目对照检查。当输入会计科目号码时，系统首先在参照文件中检找。如查找不到，或查找到的科目在屏幕上显示后表明不是要输入的科目，则提示采取纠正措施。如输入的科目名称不规范，则废弃已输入的科目；若确认为新增科目，则将该科目追加到科目对照文件中。
②合理性检查。对输入的数据根据其经济意义设置一个合理性区间。如果输入的数值超出区间范围，系统应发出提示信息，要求检查输入数据。
③信息类型检查。对输入的数据或摘要等信息确定输入的合理类型。当应输入数据时，不能有字母、符号、汉字等非数值型信息；当应输入摘要时，则限制数字的输入。
④试算平衡检查。对输入的每笔分录都应进行试算平衡检查，查其借方金额之和是否等于贷方金额之和。在某一会计期间所有输入结束后，还应对总额进行试算平衡。
表5 软件输入检查功能比较
软件用友帐务
万能帐务 金蝶帐务
1.科目对照检查
是否预置各行业标准是 是是
输入时,可选输入科 是 是是
目编码名称
科目编码对照检查 有 有有
输入时,能否追加新可以可以 不可以
2.合理性检查
对特殖会计科目设定
可以
不可以不可以
一般科目合理性检校无 无无
3.信息类型检查有 有有
4.试算平衡检查
凭证借贷平衡检查 有 有有
期末结帐强制核对帐是 是否
证表是否平衡
总帐、明细帐不平衡是 是是
参见表5， 三种被选的财务软件都在一定程度上具有输入控制设计。其中信息类型检查功能三种软件都具有，科目对照检查与试算平衡检查功能的实现情况也较好。只有金蝶财务软件在输入时遇到新科目不能及时追加，期末结帐时不强制核对证、帐、表是否平衡；用友财务软件与万能财务软件均在比较完全意义上实现了这两个功能。但是合理性检查功能的设计则比较欠缺，除用友财务软件预设了特殊科目的警戒标准外，三种软件均未注意对输入数据的合理性进行检查。实际上，合理性检查功能的设置在会计电算化系统中是至关重要的。电算化系统由于其自身的特点，可能造成一些在手工核算条件下不可能出现的错误，合理性检查能有效减少此类错误的出现，会计软件设计对此应予以足够的重视。
2.处理过程控制
处理过程控制设计的目的是保证处理步骤的适当性。在手工核算系统中，这一功能是靠复核工作完成。在会计电算化系统中，由于操作员并不能观察到有关数据的处理过程，所以审计人员对此应予以足够的关注。
会计软件的设计是力图能维持手工核算下的合理的处理过程。但是由表6我们可以看到，我国财务软件在这一方面的设计并不尽如人意。 三种财务软件中没有一种在存在未过帐业务而试图打印报表时给出警示信息并在输出报表上给予特别注明。而在日记帐，明细帐与报表未打印以前，这三种软件也均可以实现结帐。这将使得审计人员对于会计软件输出的结果的可靠性产生怀疑。同时，这样的设计也将造成审计线索的中断。在此，应予以特别注意的是，软件在打印含有未过帐业务的报表时，在所打印的报表上应作出特别的说明，以防与最终的正式报表产生混淆。
表6 软件处理过程控制比较
软件用友帐务万能帐务 金蝶帐务
存在未过帐业务时能能 能 能
否打印报表
未打印报表前能否结能 能 能
未打印日记帐与明细能 能 能
帐前能否结帐
3.输出控制
输出控制的目的是保证输出资料的准确、可靠。输出控制的措施有很多，在此，选择其中几种最基本的要求来考查各软件的输出控制的有效性程度。
根据表7，作如下分析：
表7软件输入控制功能比较
软件用友帐务万能帐务 金蝶帐务
有无打印预览功能 无 无无
报表上是否有打印报是 是是
表的所属会计期间
报表上是否有打印准否 否否
报表上是否有打印的否 否否
系统是否对所有所印
通过系统
通过系统
进行登记 日志登记
日志登记无专门记录
但易被改动
（ 1）打印预览功能可让操作者在实际打印之前对打印输出的内容、格式进行最后的审核。一旦发现存在错误偏差，能立即予以修正。这是一项很有价值的功能。尤其体现在它能减少无效输出资料的数量，从而降低了无效输出资料混入有效输出资料的可能性。遗憾的是，在我们选取的三种财务软件中，只有金蝶财务软件提供了这一功能。
（2）对各类输出资料的控制与区别。 不论是手工会计核算还是会计电算化，错误的发生总是难免的。在错误修改前后的系统输出资料，如打印的帐簿、报表等，应能予以明确区分。这就要求在打印输出资料上标明打印的日期、时间和序号，系统应能对所有的打印输出进行登记。进一步讲，这一功能还有防止私自篡改帐簿、报表等现象的作用。参见表7，三种被测软件均能在输出报表上注明报表所属的会计期间， 金蝶软件在输出报表时能注明当时的日期。至于报表打印的具体时间，则三种软件均不在输出报表上给出。更为重要的是，三种系统都未对所有的打印输出进行严格控制，未对输出的报表标明序号。如97年11月资产负债表这是第8次输出，则应在报表上标注“8”。如果说通过打印日期、时间区别报表并不十分可信，因为系统日期、时间能被方便地改动。那么，在报表上标注序号，并且在审计时要求将本期所有输出报表都提供给审计人员，这样能够有效地防止报表混淆或有意改变报表内容的情况发生。我们看到，系统日志是为审计人员提供审计线索的有力工具，但是，三种软件中只有用友软件较好地实现了这一功能。金蝶软件无专门系统日志；万能软件虽有系统日志，但竟允许操作人员对其进行删改！万能软件的系统日志不但不能发挥其应有的作用，反之还可能对审计人员造成误导。在会计软件设计时，对此应予以重视。
4.初始化控制
在会计电算化系统中，初始化工作包括设置系统参数、设置科目、建立各种帐簿文件、录入各种余额数据等。初始化工作只能进行一次，并将在极大程度上影响到其后的核算工作。因此，会计软件必须重视对初始化工作的控制。
根据表8，三种系统都具有不同程度的系统初始化控制功能。 正如前文所说，初始化工作将在极大程度上影响到以后的工作。如同级编码的会计科目可以相同，则可能造成以后会计科目的混淆；初始化不正确仍允许记帐也会令其后的维护等工作产生困难。相比之下，用友软件在这一方面的设计比较完善。
表8 软件初始化控制功能比较
软件 用友帐务万能帐务金蝶帐务
是否有初始化控制,
有 无
无
不正确不允许记帐
1.设置科目
总帐科目与明细帐
必须一致可不一致 可不一致
科目余额方向
同级编码会计科目不允许允许不允许
是否允许相同
可检验总帐
与总帐之间可检验总帐
关系是否平与总帐之间
2.余额检验衡及总帐与仅能检查借 是否平衡及
明细帐是否贷方是否平 检验总帐与
平衡。可列衡 明细帐是否
出会计恒等平衡
式,打印不
平信息
5.系统安全控制
与手工会计核算系统相比，会计电算化下的系统安全控制更为复杂。
表9 系统安全控制比较
软件用友帐务万能帐务 金蝶帐务
用户或任务口令 用户口令用户口令 用户口令
口令数据形式
数字,字符
数字,字符 数字,字符
口令长度(字符)
0—80—7 0—22
系统开发工具Clipper
C C
数据文件是否以否 否否
ASCⅡ码储存
是否有系统操作日志有有,但可改未找到
（1）口令。口令的设置一般有用户口令、任务口令两种。 用户口令是为每一个合法使用者设置一个口令，允许在其权限内操作。任务口令是针对不同功能设置不同口令，用户执行多种功能要记住多个口令。相比之下，用户口令设置较为合理。三种软件均采用了这一口令形式。此外，口令越长，其被破译、篡改的可能性越小，参见表9， 金蝶软件提供0—22字符长度的口令是最长的。同时， 三种软件的口令均可为数字或字母，从而增加其安全性。
（2）系统操作日志。 系统日志能详细记录各操作人员的操作时间，为审计提供全面的资料。但是，系统日志必须具有不可改动性，才能为审计人员提供可信任的证明。万能软件虽有系统日志，但可对之删改，系统日志信息不足以信任。金蝶软件未设专门的系统日志。用友软件的系统日志设置较成功。
（3）程序接触控制。 这一控制主要是防止操作人员对会计软件程序的擅自改动。参见表9，三种软件均以高级语言编制， 并编译后保存，在一定程度上起到了程序接触控制的作用。
（4）数据接触控制。如果系统数据直接以ASCⅡ码保存，使用者将很容易对之进行查阅与改动。这就影响了数据的安全性。所选的三种软件都注意到了这一问题，将数据文件以其他方式予以储存，一定程度上保证了数据的安全性。
本文以上从审计工作的三个具体阶段对会计软件设计提出的要求进行了较为具体的分析。在我国，会计电算化技术的运用越来越普及，但是相应的计算机审计的研究还比较薄弱。许多审计人员在对运用了会计电算化系统的企业进行审计时，还在沿袭对手工核算系统审计的传统方法；另一方面，会计软件的设计也并未充分考虑审计人员的特殊要求。本文所选择的三种财会软件，大体上能代表我国会计电算化的水平，因此其存在的不足点有相当的代表性。会计电算化与审计处于一种“脱节”的状态，这将严重影响我国会计电算化与审计工作的发展。会计软件公司对此应予以足够的关注，在进行软件设计时，对审计工作的要求给予充分的考虑！
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