技术和管理层面上的电子文件原始性维护，本文主要内容关键词为：管理层论文,面上论文,原始论文,文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
数字化信息技术的产生和发展，催生了档案工作的新生儿——电子文件，给电子文件管理工作带来了技术和管理上新的机遇和挑战，其中最核心的问题当属电子文件的原始性维护问题。
一、电子文件的原始性
电子文件在作为原始凭证时，人们最关心的主要是它的真实可靠性，即其原始性。而电子文件因不同于纸质文件的形式和特点，其原始性维护工作无论在技术上还是在管理上都有很多值得探讨的问题。
电子文件的原始性目前在学术界尚无统一界定。信息时代，电子文件原始性的内涵是在其最初的物理载体归档后已失去了传统文件归档的保真意义，它的精确复制件在公证措施的保障下可以完全代替原件。即电子文件应以文件所含信息内容的真实、准确为唯一标准，而不管文件载体、字迹、格式等外在表现形式是否发生变化，只要它的内容确定是原作者撰写或制作，证明文件含信息内容没有被篡改，就可以说它是原件，而且具有原始性和法律凭证作用。
二、影响电子文件原始性的因素及其危害
影响电子文件原始性的因素很多，归纳起来主要有以下几个方面：
1.内容与载体的可分离性和人为因素造成文件内容的可变更性
纸质文件一旦形成，其内容的原始性就完全依附在载体的原始性上，内容和载体实现了有机结合，任何一方发生变化，文件自身的原始性就不复存在。而电子文件由于其形成的特点和形式，其内容与载体是可分离的，使电子文件具有可控性和可变性，即通过计算机可以对文件内容随时进行自动整理、检查、分类、组合、修改、拷贝、复印或销毁，而且在磁盘和可识读的计算机屏幕上看不出任何修改过的痕迹。这种易修改且不留痕迹的特性对电子文件内容的原始性构成了极大威胁。
电脑“黑客”与病毒的存在、用户根据自己的需要对信息的取舍以及工作人员技术操作失误引起的文件信息损坏、更改等，直接影响到电子档案的原始性。
2.载体的不稳定性造成文件载体的易损性
纸质文件的载体不受温湿度、磁场、振动、病毒等因素的影响；而电子文件的载体主要是光盘、磁盘和磁带，这些载体对环境的温湿度、防磁性、抗震动、抗病毒等条件要求很高，极易发生破碎、磁粉脱落、磁带粘连，而且电子文件的介质(主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物等)不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。这些都直接威胁着电子文件的寿命。因此，电子文件需要定期向新的介质转移拷贝，拷贝文件严格意义上就是复制件，而不能称为原件。
3.制作过程的虚拟性造成文件内容与形式的失真性
纸质文件制作者必须制作一份或一批原件，才能把文件的内容传输出去，以供传阅、使用。电子文件的制作者是将纸质文件转化为数字信息进入网络，即从文件的实态转化为虚拟态，网络传递的仅是文件信息，利用者可以在不同的时间、不同的存储载体上进行拷贝、转存、下载，而这些拷贝、转存、下载的文件无论从内容上还是从形式上都失去了它的原始性意义。而且，在文件的转存、拷贝、下载过程中无法保证不被人为修改，而纸质文件可以加注各种证明，通过完备必要的手续进行标记，电子文件就很难实现这一功能。
4.技术的不断更新造成文件载体生存环境的局限性
纸质文件一旦形成，其结构、格式就保持在“初始”状态。而电子文件的“生存环境”往往被不断更新的电子计算机的技术环境所破坏，如果找不到适应自己生存的环境，就有可能造成文件内容无法再现，无法读取。为此，电子文件就必须不断改变结构、格式，以延续存在的价值。这种可变性导致“幸存”的电子文件在结构和格式上与原始形成期的文件有很大差别。
5.签名技术不普及造成文件的可质疑性
纸质文件从起草到成文，都有相应的签署手续或印章显示在上面，保持了文件的原始“本色”。因此，纸质文件借助签署手续或印章显示手段，可以很容易判别其真伪。而电子文件签署技术目前在我国尚不成熟，更不普及，使借助印章或签署的字迹来判别一份电子文件的原始性，还存在技术和管理上的难度。
三、电子文件原始性维护的方法和途径
1.技术层面上的方法和途径
(1)采取加密防护，确保数据传递安全
电子文件在电子通信系统中常用“双密钥码”进行加密，并定期更换密钥。网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥，一个可以公开，一个严格保密，发方使用收方的公开密钥发文，收方只用自己制造的解密密钥解密。这样任何人都可以利用公开密钥向收方发文，而只有收方才能获得这些加密的电子文件内容。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从截获的密文中解出原文，可有效防止电子文件信息被删改、窃取。在传输过程中，加密技术对电子文件的原始性和真实性具有很好的保护作用。
(2)实施签署技术，方便确认真伪
电子文件的签署技术主要有两种：一种是数字签名，一种是光笔签名。光笔签名是签名者使用一种专用光笔在计算机输入板上签名，屏幕上显示出来的“笔迹”如同在纸质文件上的亲笔签名一样，直观易辨。计算机将“笔迹”接收下来后，再确认签名者与文件的关系。数字签名是发件方利用自己的不公开的密钥对发出文件进行加密处理，生成一个字母数字串，与文件一起发送出去，同时还带走一个可使其生效的公开密钥，收方用发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验签名者身份。假如结果位串与传输的一致，便有充分的理由相信这份电子文件确实来自发方，其内容没有人为改动，同时发方也必须承认这份文件是自己发出，对它的真实性负全责。
(3)设置“通行字”，控制阅文权限
为防止无关人员进入系统对文件或数据访问，最常用的方法是对访问者权限进行限制：给每个合法用户一个由数字、字母或特定符号组成的“通行字”(password)，代表该用户身份。当该用户要求进入系统访问时，首先输入自己的“通行字”，计算机自动将这个“通行字”与存储器中有关该用户的其他资料进行比较验证，如果验证其为合法用户，可接受他进入系统对相关业务访问，否则该用户就会被拒绝进入系统访问。
(4)设置防火墙，隔离非法涉密者
防火墙技术是利用数据包过滤、应用网关和代理服务器等技术，在某个机构的内网和外网之间设置障碍，阻止非法访问，防止电脑“黑客”与病毒侵入，同时也可以阻止重要信息非法输出。它可以控制进、出两个方向的通信。它是通过在网络边界上建立起来的相应的网络通信监控系统，监测所有通过防火墙的数据流，凡符合事先制订的网络安全规程的信息允许通过，不符合的就被拒之墙外，可有效保护网络及网络信息安全。
(5)设置防写功能，防止篡改数据
在软件中将文件设置成“只读”状态，在这种状态下，用户只能从计算机上读出信息，而不能对其做任何修改和增删，是反修改、反销毁的手段之一。只读式光盘(CD-ROM)和一次写入式光盘等不可逆式的记录介质，也可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性和真实性。
(6)进行数据迁移，改变载体生存环境
为解决由于技术过时而影响电子文件长期保存的问题，可用转换的方法将数据信息从一种技术环境转换到另一种技术环境(包括硬件和软件)上进行复制，即数据迁移。迁移是随技术变化适时改变数字信息格式的一种处理过程，这个过程使得信息在将来也可以被存取，有效地延长了电子文件的寿命。
2.管理层面上的方法和途径
电子文件原始性维护的技术问题，只要资金允许，人员管理有效，是不难解决的。但是，技术淘汰、资金不足、人员管理漏洞总是存在的。所以，应当在做好技术维护的同时，积极做好管理维护，把技术维护与管理维护紧密结合起来，更有效地确保电子文件的原始性。
(1)加大宣传力度，加快立法步伐
目前，国家科委和国家档案局已经制订了《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理办法》和《电子文件归档及电子档案管理办法》，为电子档案管理工作提供了法律依据。但法律法规的宣传力度不够，普及率不高，依法治档、依法管档、防治结合的管理尚在形成阶段，且进程比较缓慢。因此，档案行政管理部门要加大电子文件和电子档案管理的法制化宣传教育力度，不断扩大宣传范围，形成人人懂法、守法、用法的良好局面。同时，国家有关部门应进一步加快相关的立法步伐，使我国电子文件和电子档案的管理工作早日步入规范化、法制化的轨道。
(2)创造良好的载体保护环境
电子文件一般是以脱机的方式存储在磁、光介质上，所以，要建立一个适合于磁、光介质保存的环境。要建立恒温恒湿的专用载体保存馆(室、库)，力争使馆(室、库)内温度保持在16℃—20℃，相对湿度保持在40％—15％；在文件形成、保存和使用过程中，采取严密的防尘措施，要尽可能使用先进的设备设施，并经常对设备设施进行保养和防尘处理；要尽可能防止载体与空气直接接触；避免直接暴露在太阳光下，防止紫外线照射；要尽量远离强磁场和有害气体；在载体移动过程中要轻拿轻放，防止强烈机械振动和碰撞。
(3)建立电子文件全程管理制度
电子文件从收集、整理、归档到开发利用，各个环节都要有相应的制度约束，如果职责不明，奖罚不分，就会影响电子文件的原始性和真实性。要对电子文件的归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等进行明确规定。而且，在归档时要对电子文件进行去粗取精、去伪存真，严格归档文件的质量，确保电子文件的原始性和真实性。还要通过电子计算机终端屏幕上的审读功能，检查入库电子文件是否合格，有无病毒，数目有无差错，内容有无短缺，确保电子文件的原始性。
(4)建立磁盘文件登记制度和前端控制制度
为了从制作规程上确保电子文件的原始性，建立磁盘文件登记制度和前端控制制度十分必要。磁盘登记从两方面入手：第一，先由文书部门按照电子文件是否要归档为原则进行初步鉴定，然后再分别依据文件性质分类拷入磁盘，并在磁盘上贴上标签，同时登记入册，使计算机硬盘只作临时储存的媒介；对中途需打印、修改、复制的文件，必须同时建立严格的部门审批、登记制度。第二，档案部门对已经归档的电子文件要履行严格的移交、登记、管理制度。前端控制是指档案管理工作提前介入电子文件的形成、运行和归档管理，方法是由主管部门指定专门机构或人员负责，在电子文件形成、运行、归档、管理过程中，采取有效措施保证其原始性。同时，要建立电子文件管理系统本身“跟踪记录”的功能，通过系统自动记录，全程监控电子文件的形成、处理、保管过程，这种“跟踪记录”也可以作为证实电子文件的原始性和真实性的依据。
(5)以公证的方式保证电子文件来源的真实
公证机关是国家特定的职能机关，具有公证权威的法律地位，它对电子文件的结论是在跟踪了电子文件制作的全过程，或者是对其进行深入细致的调查之后作出的，所以能得到档案管理部门和社会的认可。公证中心以网络在线服务的方式，文件制作者将可以归档的电子文件加密后传到网上公证中心，公证中心将该文件加特别数字标记或数字水印，使文件的内容不被修改。
(6)采取“双套制”方式管理
对有价值、起凭证作用的电子文件应采取“双套制”方式管理。就是在保存电子文件的同时，拷贝输入纸质文件，用传统文件的形式保持电子文件的原始性，确保电子文件在法律上具有可接受性和真实性。
(7)提高文件管理人员和档案管理人员的职业道德素养和管理水平
加强对文件管理人员和档案管理人员的档案法律法规教育和职业道德教育，是提高管理水平、确保电子文件完整性和原始性的前提。职能部门要采取切实措施，加强对涉文、涉档人员、微机操作人员等管理人员的计算机和网络信息知识的培训和指导，使其熟悉计算机操作程序、软件运行及文件的管理程序，培养和造就一批既懂电子软件设计和计算机操作，又懂电子文件管理的复合型人才。