摘要：随着我国进入信息化时代，计算机信息平台的信息处理技术对传统的档案管理与运用工作带来了巨大的挑战。国家各级档案馆中存放的档案都是国家的宝贵财富，其中不仅有着各领域完善的发展历程与发展经验，也有着各种技术的相关信息，因此建设数字档案馆对于有效管理档案，提高查阅利用率，实现资源共享具有重大意义。但是对于西部落后地区来说，建设数字档案馆存在不少困难和问题，针对这些问题提出具体对策，具有重要的现实意义。
关键词：档案；数字档案馆；西部落后地区；对策；意义
1.建设数字档案馆的重要意义
数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成管理系统。建设数字化档案馆，有利于提高档案馆工作效率和现代化水平，有利于确保数字档案永久存储与安全保管，有利于满足人民群众对现代信息服务的现实需求，具有重要的现实意义。
1.1档案信息化是必然趋势
信息技术发展至今，我国已拥有了高达数千万的因特网用户。在新的社会环境下，商务电子化、政务电子化必将成为社会发展的主流趋势。因此，作为承载着维护档案安全与完整的档案工作，需积极运用计算机网络技术，实现电子化的管理，从而为各领域提供更加优质的服务。
1.2延长档案的寿命
档案保存周期分为永久、长期、短期，在纸质档案永久或长期保存的期限内，纸质档案可能会因长期存放及多次查询，产生一定损坏。但对信息化档案来说，查询损坏与存放损坏都不会发生，发生损坏只会出现在硬件部分。
1.3提高查询效率
普通纸质档案在查询时需要人工查找，查找过程非常费时费力，查找效率低下。在这个过程中也不免对纸质文档产生损坏。但是实现档案信息化后，人工花几个小时或者几天寻找的文档，通过检索几分钟或秒钟就可以完成查找，有效提高了工作效率。
1.4实现资源共享
数字档案馆运用多种技术手段，针对不同利用对象、通过不同渠道，可实现档案信息资源的分层共享、互联互通，通过网上预约、网上查档等方式，方便快捷满足各类用户的利用需求。
2.数字档案馆建设中存在困难与问题
2.1申请经费困难
西部地区经济发展水平比较落后，数字化档案馆建设可以说是烧钱的工程，从最初的软硬件的购买或开发，到平时的正常使用和维护，以及不断的软硬件更新都需要大量的资金支持。而档案部门的弱势之一就是经费短缺，这与长期以来政府的重视度有关，也与档案馆本身要求不高有关。“重馆藏轻利用”思想不改变，档案事业很难受到关注。
2.2专业人才匮乏
数字化档案馆的维护周期相当长。同时，使用也需要专业人才对使用者进行培训，防止误操作对数据产生不可恢复的破坏。维护与使用都需要专业人才进行操作和指导。但是对于西部落后地区来说，互联网企业凤毛麟角，专业人才难寻，没有吸引人的工资和工作环境，也没办法引进相关专业人才。如何吸引到专业人才，如何留住专业人才，需要认真思考，找出对策措施。
2.3老旧观念难以改变
对档案数字化建设的地位和作用缺乏深刻的认识，没有把数字化档案馆建设问题纳入规范化、制度化的轨道。档案工作主动服务经济社会发展的观念不强，还停留在纸质档案的“收、管、存、用”层面，传统、保守、落后的档案管理理念，造成西部落后地区档案馆在数字化建设方面发展缓慢，档案信息服务难以满足当今公众对数字化档案信息的需求。
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2.4数字化档案安全问题
数字化档案安全也面临诸多问题，硬件失窃导致信息丢失或泄露，因事故导致硬件损毁、数据丢失等，有些单位因工作疏忽或资金短缺而未做数据的备份，黑客利用系统漏洞进行网络攻击篡改档案内容，或者单位内部电脑感染病毒导致信息泄露此类的网络安全问题，这类问题会经常发生。因此，信息的安全保密性，很大程度上取决于其存储、使用的保护措施。这些措施还不够科学、系统、完善。
3.推动数字档案馆建设的对策分析
3.1如何提高档案馆效益
档案馆经费收入主要来自当地政府拨款、年度计划投资、社会捐赠等。其中政府拨款是档案馆收入的主要来源，但是档案馆是一个存在感很低的单位，因为政府没有认识到档案工作的重要性。扭转这种固有观念需要档案管理单位下大力气，主动为政府服务，主动融于经济社会发展，积极响应政府提出的计划，依据馆藏资料为政府出台相关政策提出合理化建议，充分发挥档案资政育人的作用，才能让政府认识到档案馆的重要性，才能保证经费投入。
3.2如何解决人才匮乏与信息安全
在经费不充足的情况下，人才匮乏可以采用内部培养和对外招聘。内部培养具有培养时间长的特点，但是培养的人才比较稳定。对外招聘想要得到合适的人才必须下大力气，对外招聘具有不确定性，并且专业人才不稳定，如果想要留住人才，需想办法增加事业编制，作为吸引人才的条件。
信息安全是十分棘手的问题。对于突发事件及设备损坏的问题，必须认真落实备份制度，只要备份信息完好无损，就不怕信息损坏。应使用多重身份验证方式验证身份信息，防止信息泄露造成数据被破坏。要严格规定使用人员的权限，建立完善的防火墙，以及区分内网和外网，内网和外网要做到物理隔离。
3.3如何解决固有的观念问题
固有观念是档案管理人员对档案工作认识不足所产生的问题，在系统使用中应该建立完善的规章制度，培训使用人员按操作流程操作。此外，纸质文档的数字化也需要建立一套标准，要求工作人员认真落实，做到先录入重要文档，后录入次要文档。坚持按照规则操作，固有观念会被慢慢改变过来。
4.数字档案馆共享系统建设
4.1系统设计
系统在面向使用者的时候可分为前台和后台两大部分，前台负责数据的展示及一些简单数据的收集，主要是为普通用户提供信息化档案查询通道，查询民生档案。后台对系统的重要性要比前台高，后台要负责整个系统中文件的添加、删除、修改以及查询文件功能，是整个系统的核心，是管理员管理数据的平台，按照功能区分可以分为四块：查询数据、添加数据、删除数据以及修改数据。后台数据的维护必须严格按照规定进行操作，在这个硬性要求之下，文档类别与命名必须是系统强制规定好的名称，防止同一类文件有多个名称造成的混乱。
4.2信息共享
信息共享可有效提高各个单位处理政务的速度，信息共享要求用户使用同一平台使用和维护信息。这个平台的核心是中央服务器，服务器将保存的各种信息分发处理。严格意义上讲，信息共享空间相当于一个局域网，使用的是同一个数据源，各单位的信息通过审核后可以上传到数据中心，已上传的文件各单位权限足够的使用者都可以查看。同时采用的权限分级制度也可以有效的控制文件的授权范围，减少不必要的风险。
5.结束语
数字档案馆建设是档案管理顺应社会发展，实现档案管理现代化的必由之路，是历史和时代赋予当代档案工作者的神圣责任。数字档案馆是一项系统工程，主要包括基础支撑体系、数字资源体系、应用系统体系和保障体系建设“四个体系”建设。西部落后地区尽管在数字档案馆建设的道路上面临种种困难，需要经过一个漫长而艰巨的探索过程，但只要我们提高认识，统筹规划，分步实施，档案数字化建设的前景将是美好的，并终将会结出丰硕的果实。
参考文献：
[1]李光泉.归档文件整理与电子文件管理.山东省档案局编著.2001.8.
[2]韩淑华.关于高校数字化档案馆建设研究[A].智能信息技术应用学会，2011：4.
论文作者:王琴
论文发表刊物:《基层建设》2018年第23期
论文发表时间:2018/9/17
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