中铁二十局第三工程有限公司 重庆市
摘要：社会经济发展背景对公路工程的要求越来越高，因而公路项目在建设过程中的各项管理工作需要更加认真细致，内业资料记录了工程项目全过程的数据信息，并且可以作为检验工程项目质量的重要素材，因而受到广泛重视。文章以石黔高速公路工程建设为基础，对内业资料的整理和归档工作进行分析和探讨，为公路工程建设中的内业资料管理提供参考。
关键词：内业资料；整理归档；应用；启示
当前我国公路运输行业承担大量的经济和社会发展任务，每年公路里程快速增加，公路工程如何在各方要求下实现高水平、高质量建设成为重要课题，一是因为内业资料集中反映各个工程各个阶段的真实信息，通过内业资料可以掌握工程概况，便于评价工程建设效果；二是通过内业资料的管理，对工程施工中的各种实情进行了书面记录，有助于后期总结经验。因此，探讨内业资料的整理与归档，研究如何完善内业资料管理工作是必不可少的。
1.内业资料的整理与归档概述
1.1概述
内业资料是指工程在建设过程中所有资料的总和，其主要形式有：关于工程和施工的各类制度、规范、数据信息等的一切纸质和电子化档案文件、图片、音视频等。内业资料的整理和归档，主要是对一系列的内业资料进行搜集、分类、保存和传送。内业资料的重要性在于：记录工程的一切信息，反映工程各阶段情况并提供分析素材，便于工程验收、养护管理等，因而受到普遍重视。
1.2要求
内业资料反映工程的实际情况，因此必须要真实有效，不能伪造或捏造数据信息，应确保资料的可靠性。为提高工作成果的实用价值，应考虑资料的用途，并加以注意，根据档案管理的专业意识和能力，对资料进行门类划分，便于后期处理和利用，尤其要做到档案的全面和系统性。资料的搜集应确保其原始性，即资料是从实践环节直接提取，未进行加工和改动，且资料的搜集和整理必须要求一定的规格，如格式统一、数据信息明确、内容齐备等。在石黔高速公路项目中，采取资料主动报备和核查整理归档的办法，由各部门相关责任人提交内业资料，并由资料员参与合适资料真实有效性，最后完成分类整理和归档。
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2.操作流程
内业资料本就复杂多样，需要耐心细致的整理，尤其是内业资料多数具有唯一性，因此一旦出现错漏，将会难以补救，基于此必须注重每一个操作环节，谨慎对待资料管理工作。
2.1规范化管理
为便于资料的核对、分类整理，资料应当按照一定的项目，进行规范化和标准化的处理。在石黔高速工程实践中，主要将工程划为“质检资料”和“日常管理”两个大项，其中日常管理包含了工程建设中各个方面日常的管理共组，例如上报及下发文件、图纸等一般事务，内业资料管理人员按照业主要求，划分项目制定资料格式，工程质检按照《公路工程质量检验评定标准》要求，制定质检评定表，设定统一的评价标准和项目，对工程进行全过程、全面性管理和记录，要求各施工和管理单位严格依照统一要求制作内业资料，由相应责任人和技术人员署名。
2.2分类整理
在施工阶段结束之后，对项目资料进行总梳理，检查公路施工时涵洞、道路、隧道等不同项目的各类报表是否完备，关键资料中的责任签字是否符合要求，检测报告和评测报告是否完整有效。在进行归纳时，按照不同项目编制卷宗，制作卷内文件编码和检索表，对文件进行编号收纳，并制作卷内目录标示文件编号、标题、责任人、时间等。其中，对于档案文件之间有关联的，特殊注明关联文件的检索信息，以便核对查阅，工程有变更的，不取消对原文件的抽离报废，而是以变更为主题，纳入变更后材料组成变更档案，档案制作完成后，报领导审阅，发现资料不齐、残缺等及时协调处理，领导审查通过后进行归档处理。
2.3归档
无论是电子资料还是纸质资料，在完成分类整理后，都应当按照顺序标号打码，并在卷宗、载体外标注项目、单位、责任人的基本信息，复印资料的应标示复印份数、保存目的地，由专人整理并制作流水号，等待装订入库存档。需要移送的资料或者是传来资料，应当在资料外包上一并记录资料移送起始地、时间、负责人、接收验收单等信息。
3.影响因素
工程建设单位领导的意识直接左右了档案管理工作的结果，档案的标准化搜集和处理需要推广，由各部门领导负责落实，各个环节的资料搜集是否及时，需要各部门负责人积极监督和配合，资料的真实性和可靠性，需要管理人员参与比对并落实责任机制。在专业角度，资料员应当具备相应的专业意识，判断档案是否收集完整，是否存在错漏不符，能否对本职工作进行改进。总之，管理意识是档案工作实施的先决条件，在工程建设中不能独重视施工实务，而忽略内业资料的制作和处理。在工作内容上，内业资料的管理面临较多的挑战，一是长期变化的工程实况，如一系列突发情况、工程变动等，需要在原定的方案和可能已完成作业的基础上进行改变，因此涉及原始内业资料的变动，而公路工程自身涉及的建设项目又相对较多其关联性较为密切，极有可能一处整改导致诸多项目在进度、技术适用等方面的调整，由此产生了大量的内业资料管理工作，如何提高工作效率和又确保工作质量成为难点。
4.完善应用对策
4.1重视内业资料工作的整体性
要建立一套完整的内业资料管理机制，从制度上优先保证内业资料的搜集整理，例如：建立全过程全方向的资料搜集、建档制度，要求每个部门配合保全和上交工程资料和相关信息，所提供的资料必须按照统一的要求制作，并且必须有专门的负责人，确保资料的质量。其次，建立独立的业内资料管理制度，资料管理部门和资料员有权利对资料的真实性、可靠性进行审查，就资料残缺或错漏的，能够及时与来源部门沟通并完善。对资料员需要有跟进培训和奖惩配套的制度，根据目前行业发展，进行数据化、信息化培训，并完善奖惩制度，激励工作积极性。
4.2信息化建设
引进合理、科学的信息化系统，可统一施工单位管理模式，统一各部门表格、图形自动生成模式，这样便可避免各部门表格、图形自动生成格式、标准不统一引发的诸多问题，不但可以提高业内资料档案整理的工作效率和质量，还能提高施工单位各部门工作人员的工作效率和质量，使施工单位整理管理水平提高，比如：引进合理的信息化系统后高速公路工程施工的灌浆工序，可统一技术人员绘制表格、设计图的标准，可统一声波波速检查灌浆孔监测资料的填写标准，避免漏填、重复填写，减少灌浆工序业内资料档案整理的工作量，提高灌浆工序档案资料整理的效率和质量。
5.总结
高速公路工程中的内业资料管理工作，并非是可有可无的，而是关系到公路工程建设、验收、养护等诸多环节其他工作是否能够有效开展的关键，是公路工程质量的鉴证。在石黔高速公路工程中，获得了关于内业资料管理工作的一些经验和启示，除了要树立起一定的重视意识之外，还需要对影响工作的各项因素进行分析和把握，作为工作人员应当树立起足够的责任意识，努力完成工作，并配合用人单位完善内业资料管理机制，不断提高自我能力，确保本职工作高效完成。
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论文作者:邵亚北
论文发表刊物:《建筑科技》2017年第16期
论文发表时间:2018/1/18
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