积极探索和大力加强CAD电子文件的管理，本文主要内容关键词为：积极探索论文,文件论文,电子论文,CAD论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
计算机辅助设计（简称CAD）技术的开发与应用， 极大地提高了设计质量和工作效率，摆脱手工计算、绘图，使甩掉图板成为现实。国家“九五”计划要求到2000年CAD设计在机械、电子、航天、航空、 汽车、船舶、建筑工程设计活动中的普及率及覆盖率达到90%或100%。 由此产生的大量CAD电子文件该如何进行管理， 成为一个迫切需要解决的问题。
1997年12月，国家科委、国家档案局、国家技监局、建设部、机械部在北京召开了“CAD 电子文件应用光盘存储技术及其档案管理”试点工作动员会，进一步表明应用光盘存储技术是CAD技术发展的必然。 光盘存储与传统纸质档案管理比较，具有占地少，查询快，易保存等优势，一张60兆的光盘大约可存储A[,1]图纸4000张， 用计算机检索可在几十秒内找出你所需要的图纸或文件，此外，利用光盘技术修复和重绘各种陈旧的、破损的图纸或文件，再现原貌，能收到较好的效果。
上海市作为光盘存储技术应用试点工作的省市之一，近一年来，在国家档案局及有关主管部门的领导下，大力开展试点工作，积极探索和实践CAD电子文件应用光盘存储技术及其档案管理的试点工作， 已初步取得了一些成绩。
一、试点工作的组织情况
1.成立CAD电子文件管理试点工作领导小组。
去年初，上海市档案局认真贯彻北京动员会精神，积极抓好试点工作，专门成立了以分管局长为组长、业务指导处、科研处参加的试点工作领导小组，同时，还成立了以业务指导处为主的工作小组，具体负责日常的试点工作。制订了工作计划，多次研究和讨论试点工作中的问题；保证试点工作正常开展和顺利进行。
2.积极争取和主动配合市科委及CAD发展中心， 共同开展试点工作。
CAD电子文件管理是一项崭新的、复杂的、涉及面广的工作， 如果离开上级主管部门和各单位领导的重视和支持，这项工作是难以实现的。 为此， 市档案局专门与上海负责CAD 应用技术推广工作的同济大学CAD发展中心取得联系，共同研讨上海的试点工作， 并积极争取市科委负责CAD应用技术工作的主管部门的支持， 专门把上海地区七家试点单位的领导和有关人员召集起来，请市科委工业处的领导就“CAD 电子文件应用光盘存储技术及其档案管理”的试点工作，做动员提要求，收到了较好的效果，有力地推动了试点工作的开展。
3.积极组织试点单位开展活动，推进试点工作进程。
上海共有七家试点单位，为了帮助和引导试点单位尽快地开展工作，市档案局先后组织这些单位外出参观学习，请有关计算机软件开发商介绍光盘存储技术的软件产品，为试点单位优化选择先进的软件产品提供服务。同时，还组织试点单位学习和讨论国家档案局负责起草制订的《CAD电子文件光盘存储、 归档与档案管理要求》的国家标准（试用稿），逐项逐条地进行消化和理解，受到试点单位的普遍欢迎，从而，健康、有效地推进了试点工作的进程。
二、试点工作取得的成效。
自CAD技术被广泛应用以来，伴随产生的CAD电子文件越来越多，有的单位便不断地增加计算机服务器硬盘，以扩充其容量；有的单位则拷贝软盘保存，但盘片数量大，利用不方便，也不安全；也有的单位虽已开始试用光盘存储技术，但由于缺乏科学的、统一的管理方法，这项技术也难以较好地推广应用。在这项试点工作中，市档案局根据国家标准（试用稿）的有关规定，针对现状，对试点单位的工作提出了一些具体的要求：
1.要积极采用光盘存储技术管理CAD电子文件，明确规定； 用一次写入型光盘作为归档保存介质，按工程设计项目、产品型号的成套性刻录光盘归档保存，并在光盘背面编写档号，填写项目名称，代号等内容，以便于管理。
2.采取“两条腿”同时走路的方法，即：一是对老图纸通过扫描刻录光盘；二是对保存在计算机硬盘里已完成的项目图纸直接刻录光盘归档保存。两种方法，同时并举，加快试点工作的步伐。
3.在档案部门建立光盘库，实现单位内部计算机联网，做到信息共享，利用方便。同时，注意体现档案部门直接为设计生产服务的指导思想和档案部门创经济效益的重要性。
4.要正确处理好光盘存储与传统管理之间的关系，既要大力应用光盘存储技术管理电子文件档案，但目前，又必须同时保管好纸质档案，不能顾此失彼，要保证安全渡过电子文件与纸质档案双轨并行的过渡时期。
经过近一年的试点工作，我们在CAD 电子文件管理方面初步探索出了一些经验，CAD电子文件的管理状况得到了一定的改善。同时， 应用光盘存储技术科学有效地管理CAD电子文件，也为CAD技术的广泛应用拓展了手段，提高了管理水平。如：上海市沪闵建筑设计院现已在全院实现了计算机联网，工程电子介质图纸计算机屏幕校审，实现了设计生产动态管理，建立了工程数据库光盘归档，甩掉图纸，也将成为现实。沪闵院在工作中形成的一套CAD电子文件从生成、积累、管理、刻盘、 归档、利用全部在计算机网络上进行的一条龙管理方法，即提高了设计工作的质量和效率，也提高了档案现代化管理水平，取得了较成功的经验。
三、对CAD电子文件管理工作的几点思考
计算机光盘存储技术在档案管理上的应用，为档案管理现代化开辟了广阔的前景，同时，也给传统的档案工作带来了深刻的变革。机遇与挑战并存，档案工作在这场变革中是否能求得新的发展与提高，对档案部门乃至每个档案管理人员都是一场考验。事实已证明，传统的档案管理观念和方式，已不能适应高科技的发展和大信息量处理的需求，对这个问题我们应该引起足够的重视，并加以认真的思考。
1.档案管理人员必须要尽快地接受新思想和新技术，使之能及早地适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革。否则，将难以胜任计算机时代的档案管理工作。在这次试点工作中，我们已经发现有个别单位的档案管理人员，由于不能适应计算机技术的要求，而被迫转岗。这不能不引起我们的重视。电子档案的诞生，不仅使传统的档案管理对象发生了变化，更重要的是使传统的档案管理方法和手段也发生了变化。所以，对这个问题我们要有清醒的认识，要增强紧迫感，不能“坐以待毙”。同时，还要抓紧对档案管理人员进行计算机知识的学习和培训，培养和选拔优秀的复合型人才充实到档案部门，提高档案干部队伍的整体素质。
2.档案部门要以积极的态度，投身到电子文件管理的实践中去，这是一件关系到档案部门命运的大事。应用光盘存储技术实现CAD 电子文件的管理，已显示出强大的优势，得到众多单位的关注和响应，有不少单位已自发地开始应用光盘存储技术进行档案管理。由于这项工作对计算机技术的要求较高，所以，有一些单位则把这项工作交给计算机部门负责，档案部门对此事根本就不了解，有的对此事也不闻不问，结果造成“二张皮”现象，你搞你的电子档案，我管我的纸质档案，直接影响了试点工作的进程；也有的单位因档案部门缺乏计算机方面的技术能力，跟不上现代化技术的管理要求，而将档案部门与计算机部门合并，这些情况在外省市都已有发生。电子文件档案的管理与档案工作紧密相关，加强电子文件档案的管理，即是信息社会对档案工作的要求，也是档案部门义不容辞的责任。作为一个单位来说，要实现电子文件档案的管理，就必须要发挥好这二个部门各自的优势和作用。明确一名单位领导牵头负责，计算机部门和档案部门共同参加，分工明确，各司其职，档案部门要自始至终参与这项工作，及时提出要求，掌握第一手资料，为会后独立承担CAD电子文件档案的管理工作，做好充分的准备。
3.CAD电子文件应用光盘存储和归档管理， 必须要实现计算机联网，这是实现CAD电子文件科学管理和有效利用的必要条件，也是CAD技术发展的必然趋势，光盘存储技术的最大特点，就是检索查询快捷方便。但是，对一个单位来说，如果对这些工作缺少整体上的考虑，各部门自搞一套，不仅资金投入大，而且，也难以实现信息共享。现在，全国大约有上千家企事业单位已开始试用光盘存储技术管理CAD电子文件、 上海地区也有几十家，这些单位在做法上各异，导致光盘技术的优越性不能得到充分的显示。在这次试点工作中，我们了解到，有的单位档案部门在应用光盘存储技术管理CAD电子文件方面，已经取得了一定成果， 但是，由于是局限在档案部门内部进行管理和利用，所以，还存在一些问题。如：如何进行CAD电子文件直接刻录光盘的工作； 如何及时掌握CAD电子文件更改的情况；如何保证CAD电子文件与纸质档案的一致性等。这些都是档案部门自身难以解决的问题，但是，如果这些问题不能很好地得到解决，不仅会影响到光盘存储技术的应用，而且，还会影响到CAD技术的普及与推广。
原国家科委副主任徐冠华同志在1997年召开的试点工作动员会上讲话中指出：“CAD技术的应用和开发是信息化的产物， 是推动国民经济特别是工业领域整体技术上一个新台阶的重要手段。所以光盘存储问题，应当置于国家信息化过程当中一个重要组成部分加以考虑，同时，通过这项工作摸索档案管理、技术监督如何适应信息化发展，创造和积累经验。从这个意义讲，这是一项非常重要的工作”。所以，各单位要充分重视和大力加强CAD电子文件的管理， 在光盘存储技术的应用过程中，从全局考虑，从总体上进行规划、布署和实施。把光盘存储技术的应用，作为单位现代化建设的一个重要组成部分，把计算机网络化建设，作为深化CAD技术的应用和实现CAD电子文件科学有效管理的必要条件，最大限度地发挥CAD技术和光盘存储技术的优越性。