电子文件管理研究的新进展——InterPARES跨领域研究工作组的研究策略与步骤，本文主要内容关键词为：工作组论文,文件管理论文,新进展论文,步骤论文,策略论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
电子文件管理不仅仅是文件领域和档案领域研究的热点，而已成为各个领域都在关注的问题，各个领域每时每刻都在产生电子文件，因此都有一个如何管理电子文件的问题。由此也就引发了一个全球性的问题，即如何进行电子文件管理跨领域研究。在这方面国际性的电子文件管理研究项目——“电子系统中文件永久性凭证性问题研究项目”①（简称InterPARES项目）的跨领域政策研究工作组（以下简称InterPARES跨领域研究工作组），已经开始进行这方面的研究，开电子文件管理跨领域研究之先河。
一、电子文件管理跨领域研究目前面临的主要问题
InterPARES跨领域研究工作组目前正在对电子系统中文件永久性凭证性问题研究范围内文件的创建、维护、鉴定和保护的关键政策、目标及其实施进行审查，并对其制定和实施中的障碍进行分析。工作组认为，目前从跨领域角度研究电子文件的管理存在着如下尚未解决的课题：
1.目前每个工作领域的政策、程序和标准在多大程度上控制文件创建、维护、保护和使用。这些政策、程序和标准是否需要修改或完善；
2.在不同国家、部门、领域环境中，是否能开发一个或多个知识框架，使得政策、程序和标准的制定更适应该国家、部门、领域的情况；
3.怎样在增强文件创建、维护、保护、检索和使用的标准化控制和文化、观念差异之间进行平衡；
4.在每个执行组的活动中，有哪些关于文件创建、维护、保护和使用的法律和道德义务；
5.在数字化环境下，应该使用什么原则指导政策、策略和标准的制定，创建具有可靠性、准确性和真实性的文件；
6.在数字化环境下，应该使用什么原则指导文件鉴定方面的政策、策略和标准的制定；
7.在数字化环境下，应该使用什么原则指导政策、策略和标准的制定，保证电子文件的可长久保存性；
8.制定国内政策、策略和标准的原则是什么；
9.制定组织、产业和专业政策、策略和标准的原则是什么。
二、InterPARES跨领域研究工作组采用的研究方法
提出了问题，如何解决问题又是InterPARES跨领域研究工作组所要面对的重要问题。在实际研究中，该工作组采用了以下两类主要方法：
1.比较分析方法。InterPARES跨领域研究工作组研究和分析了各个工作领域中现存的有关电子文件管理的政策、策略、标准和指南，探讨其在数字环境中的应用情况，通过比较、对比，发现它们各自的相同点、不同点和差距。特别是在电子文件的可利用性、可使用性、复制和文件易破坏性中产生的新问题。然后，在此基础上进行案例分析，提出有关跨领域电子文件管理的政策、策略和标准的制定原则，以促进跨领域电子文件的创建、维护、鉴定和保存，并且推广其在国内和国际范围内使用。
2.综合集成法。InterPARES跨领域研究工作组除了采用以上的比较分析法之外，还综合集成了可用于跨领域研究的其他方法，如：解释分析法、案例分析法、重要法律理论应用法、政策内容分析法以及主题分析法等。
三、InterPARES跨领域研究工作组研究的主要问题及其策略
InterPARES跨领域研究工作组对从跨领域角度研究电子文件的管理存在着尚未解决的课题进行了逐个研究，并提出解决的方法和策略。
1.关于目前电子文件管理政策标准控制力的问题及其策略
针对“目前各个工作领域现有的政策、程序和标准在多大程度上控制着电子文件的创建、维护、保存和使用”这一问题，InterPARES跨领域研究工作组进行了研究，发现其中一个最基本，但迫切需要研究的问题是：目前各工作领域中机构和部门在数字化环境中，确保控制电子文件创建、维护、保存、利用和使用的依据是什么，是否具有法律法规、经济、道德、工作方面的规定。
为了深入研究该问题，InterPARES跨领域研究工作组采取了如下的研究策略：
（1）进行应用研究：分析在数字化环境下，政策、战略、标准和指南是如何加以应用的，尤其是有关电子文件利用、使用和安全，以及知识产权保护等新问题。
（2）进行映射建模：建立不同政策、战略、标准和指南之间的映射对照，以发现它们之间的相同点和不同点，明确差距。
（3）进行文献调研：调研政策、战略、标准和指南的相关文献。例如：搜集期刊文献、专业网站文献、案例文献，此外通过访谈档案捐赠者等途径进行补充收集。
（4）进行最佳实践研究：特别是对国际标准《ISO 15489—1信息与文献——文件管理》中的“法规环境”和澳大利亚的《管理业务信息的战略方法》等有关电子文件管理的政策、战略、标准和指南进行研究。
2.关于开发电子文件管理跨领域知识框架的问题及其策略
开发出能够适用于不同国家、部门及领域的知识框架，这是电子文件管理中一个十分重要的顶层设计问题。为此，InterPARES跨领域研究工作组十分关注能否在不同国家、部门、领域环境中，制定出一个或多个知识框架，使得电子文件管理的政策、程序和标准的制定更能适应不同国家、部门和领域的具体情况。InterPARES跨领域研究工作组注意到，这样类型的知识框架应该具有能够适应不同环境（即适应不同国家、部门、领域）的弹性结构。
为了更好地研究和解决该问题，InterPARES跨领域研究工作组采取了以下策略：
（1）收集执行组中研究领域内所有的国际标准化组织（简称ISO）的标准和其它国际标准；收集用来指导标准开发的原则和指南。
（2）综合对比映射表中不同国家执行组的政策、程序和标准案例，通过大量分析数据，进行建模，揭示其相似性，从而开发出知识框架。
3.关于指导电子文件管理政策、策略和标准开发原则的问题及其策略
在上述两个问题解决之后，紧接着的且是不可回避的问题，就是要用什么原则来指导开发电子文件管理的政策、策略和标准。为此，InterPARES跨领域研究工作组认为：这类原则必须能够保证所开发出来的政策、策略和标准在数字化环境下，使电子文件具有可靠性、准确性和真实性，必须能够保证在数字化环境下科学地鉴定电子文件，必须保证电子文件的可长期保存性。InterPARES跨领域研究工作组在明确了这样的研究目标之后，采取以下的策略：
（1）仔细研究、分析对电子文件管理所产生的影响及其结果的每个案例，和三个执行组的工作状况②。
（2）确立关于在国内和国际范围内，有关电子文件的创建、维护、鉴定和保护的政策、策略和标准开发的原则。
（3）借鉴国内和国际组织开发电子文件管理政策、策略和标准的经验，统一制定国际、国内和组织层面上电子文件管理的政策、策略和标准的原则。
四、InterPARES跨领域研究工作组各研究阶段步骤安排
研究并开发跨领域政策、策略、标准是一个相当艰巨而长期的工作，要开发出能够适合不同国家、组织、领域和部门的政策标准不可能一蹴而就，必须分阶段，分步骤进行，才能够加以完成。InterPARES跨领域研究工作组把整个研究分为四个阶段：预先研究阶段、前期研究阶段、后期研究阶段和成果发布阶段。
1.预先研究阶段
在整个工作的预先研究阶段中，InterPARES跨领域研究工作组工作的步骤有：
（1）审查每个待解决问题，明确能够采用的方法，讨论和审查工作步骤安排。
（2）在每个执行组中建立“联合政策研究工作小组”，以保证关于每个执行组中的政策问题得到确认，研究信息交流的畅通和有效。
（3）进行文献审查，研究和分析每个执行组中现存的政策、策略、指南、标准和立法，重点包括电子文件真实性技术，电子文件安全性和电子政务方面。
（4）比较国际和国内范围内，在数字环境和网络环境中电子文件管理案例分析的研究情况。
2.前期研究阶段
在整个工作的前期研究阶段中，InterPARES跨领域研究工作组工作的步骤：
（1）建立一个政策、策略、标准和指南的映射表，以分析在跨领域政策研究问题上其相同点、不同点，明确差距。
（2）建立数据分析模型，在其中填入收集的数据，进行对比、分析。
（3）从不同国家收集政策、程序和标准案例，通过对相似数据的研究开发一个或多个知识框架。
3.后期研究阶段
在整个工作的后期研究阶段中，InterPARES跨领域研究工作组工作的步骤有：
（1）基于案例分析结果和InterPARES中三个执行组的工作，阐述关于电子文件创建、维护、鉴定和保护的政策、策略和标准开发的指导原则。
（2）研究人员用相关政策资料和案例分析结果，确认、评估和分析现存的政策和框架，在电子文件的真实性、可靠性和可长期保存性方面，其支持或者阻碍程度。
（3）在国际、国内和组织层面上，借鉴国内和国际组织开发政策、策略和标准的经验，形成关于电子文件创建、维护、鉴定和保护政策、策略和标准的开发原则和指南。在电子政府、科学和艺术领域内，推荐开发新政策和策略，以推进和鼓励具有准确性和可靠性的电子文件的长久保存。
4.成果发布阶段
在整个工作的成果发布阶段中，InterPARES跨领域研究工作组工作的步骤有：
（1）通过InterPARES跨领域研究工作组网站，公布研究成果。这些研究成果包括：InterPARES领域研究工作组工作所举行的各类会议资料及所发表的各种研究文章。
（2）正式发布InterPARES跨领域研究工作组项目研究成果。
五、从InterPARES跨领域研究工作组的研究中所得出的启示
1.电子文件管理的研究已由单一领域转向跨领域研究
在传统研究模式下，电子文件管理通常是局限于文件与档案领域，也就是说处于一个单一领域的研究中。目前绝大部分的电子文件的管理研究，也仍然是处于文件与档案管理领域，这与电子文件本质不十分相符。因为，电子文件本质上是属于数字化遗产，是人类遗产的重要组成部分，正如2004年联合国教科文组织发布的《保存数字遗产》宪章中所指出的：任何形式遗产的消失都是全人类遗产的损失，数字化遗产是人类的共同遗产，它包括以数字方式生成的或从现有的模拟资源转换成数字形式的有关文学、教育、科学、法律、医学和行政管理的资源及有关技术，以及其他领域的信息。由此可见，电子文件不仅仅是文件与档案领域的事，而且也是全人类各个领域所面临的重大问题。因此，联合国教科文组织《保存数字遗产》宪章中又指出：如果不着手解决目前所面临的有关威胁，数字遗产将会迅速丢失，而且不可避免。各会员国应鼓励采用法律、经济和技术手段来保护这种遗产。
InterPARES跨领域研究工作组的研究从单一领域转向跨领域研究，应该说很好地体现了保护人类数字遗产的这一宗旨。
2.电子文件管理研究必须从顶层设计开始
纵观InterPARES跨领域研究工作组的研究，其十分注重电子文件管理的框架研究、原则研究及其策略的研究，这些研究本质都属于电子文件管理的顶层设计研究。这就充分说明，电子文件管理并不仅仅是技术问题，也并不仅仅靠计算机技术就能解决的问题，必须从系统集成角度出发，首先开始顶层设计研究，否则，单纯为研究而研究电子文件管理，甚至电子档案馆或数字档案馆，这都会造成只见树木不见森林的短期行为，并不能真正解决电子文件管理的根本问题。所以，在研究电子文件管理这个课题上，我们也必须站在科学的、可持续发展的高度，从顶层设计研究开始，只有这样，才能抓住电子文件管理问题的实质。
3.制定电子文件管理政策和标准要分阶段进行
制定电子文件管理研究，其本身就是一个过程。因此，既具有连续性、又具阶段性，连续性表明研究问题时要具有长远的观点，阶段性又表明实施研究必须分步骤进行。在这一点上，InterPARES跨领域研究工作组的研究为我们进行电子文件管理研究提供了很好的范例。
注释：
①该项目由11个成员国家组成，其宗旨是开发由数字系统创建或者以数字形式保存的文件的真实性、可长期保存性的政策、策略和标准，对电子文件的可长期保存性和真实性方面进行理论和方法论研究。
②InterPARES项目的三个执行组分别是：保存电子文件真实性工作组、电子文件鉴定工作组、电子文件永久性保存工作组。