摘要：信息技术的迅猛发展为各行各业都带来了潜移默化的改变，文书档案管理作为档案事业信息化的前沿阵地，也正在经历着档案管理技术、理念及方式的全方位提升转变。在信息时代，如何保证文书档案管理工作紧跟时代步伐，稳步跨入信息时代成为现实工作中值得研究的课题。
关键词：信息时代；文书档案管理；现实思考
1导言
自从上世纪 90 年代开始，以互联网为代表的信息技术在现代社会开始迅速发展起来，尤其是在近几年信息技术与各种传统行业的连接更加紧密，并促进了传统行业的进一步发展。在这样的时代背景下，文书档案管理工作也必须要实现与信息技术的深度融合才能真正实现管理的创新发展。但是从总体上来看，信息技术的使用还不够深入，从而限制了文书档案管理的效率。
2文书档案管理的特点
首先，文书档案管理具有综合性特点。档案管理通常需要经过内部机构进行综合管理。从档案类型来看，主要包括科学研究档案、党务工作档案、人事档案、设备档案、基础建设档案等。从档案的来源来看，主要包括上级部门印发的文件，以及企事业单位制定的指导性、规章性、业务性和政策性文件。其次，文书档案管理还具有专业性特点，在实际工作中形成的文书档案，可以反映总体工作情况，因此，文书档案内容具有一定的专业性特点。比如，企事业单位指定的长远发展计划，以及业务拓展等，都具有较强的专业性。再次，文书档案管理具有保密性。文书档案管理主要是为企事业单位的相关工作提供指导和帮助，因此，文书档案一般都仅供单位内部人员查阅，开放程度较低，具有很强的业务性和保密性特征。最后，文书档案管理还具有阶段性特点。目前，企事业单位的行政管理科室相对较多，这导致文书档案较为松散，为了增强文件的完整性和连续性，目前，企事业单位的文书管理周期多为半年或一年。
3文书档案管理中存在的问题
首先，文书档案管理制度不规范。调查显示，当前许多单位的文书单杠管理都存在不规范现象。比如，档案目录设置不科学，档案号编制不准确等。一些单位甚至仍旧采用陈旧、传统的管理模式，未能根据时代发展需求及时转型，导致档案管理制度混乱无序、不严密。文书档案的作用难以发挥。其次，检索效率较低。当前，我国文书档案检索主要包括计算机检索与手工检索两种方式。且调查表明，许多单位依旧以手工检索为主，手工检索效率相对较低，需要耗费大量时间。目前，文书档案的内容与数量不断丰富，所以，必须及时革新检索方法，提升检索效率，才能满足时代要求。这就要求文书档案管理人员必须在工作中合理采用计算机检索，提高检索内容的准确性，并节约检索时间。再次，文书档案管理人员的素质有待提升。目前，部分单位为了节约成本，在文书档案管理中采用兼职形式，让不具备专业素质的人员管理文书档案。比如，由秘书负责文书档案管理，秘书本职工作内容庞杂，很难专注于文书档案管理。这无疑将严重影响文书档案管理的质量。因此，单位必须聘请具备专业素养的专职人员负责文书档案管理工作。
4文书档案管理工作与时俱进的对策与途径
4.1统筹全局，建立系统的档案服务利用体系
要以信息时代文书档案所面临的新形势及新要求为指引，将全面深入发展文书档案管理事业作为根本目标，统筹全局、全面协调，不断丰富文书档案管理工作的内涵，创新管理方式及提供利用服务的手段，与此同时，处理好档案的公开与安全、档案的整理与利用等关系，扎实建立公开、公正、安全、有效的系统性的档案服务利用体系，通过建立管理制度、健全管理体系使得文书档案管理工作能够得以持续改进，更加条理化、系统化和科学化。
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4.2夯实基础，提升文书档案科学管理的水平
提升文书档案规范化、科学化、标准化的管理水平既是衡量信息时代文书档案管理水平的重要标志，同时也是全面提高文书档案管理质量，充分发挥其价值和作用的必由之路。在日常管理中，要将档案实体管理和档案信息建设并重，通过强化档案基础业务、增强交流培训，为积极推动文书档案管理工作的开展创造条件、营造氛围，提升文书档案的科学管理水平。
4.3整合资源，强化文书档案信息资源建设
要将文书档案信息资源的整合作为管理的重中之重，实现“一库管理，一体化利用，一个平台享用”。一是做好日常归档文件的收集整理、数据加工、提供利用。二是要有针对性地做好文书档案的数字化及信息化建设，在对文书档案信息资源进行充分有效整合的基础上，积极主动地开展档案信息资源的推送及利用服务，搭建起档案工作同其他业务工作的桥梁，充分发挥档案的凭证价值和参考价值，实现其综合服务功能。
4.4科学兴档，加快推进文书档案信息化步伐
在信息化时代，档案工作的数字化和信息化不仅是提升文书档案科学管理的首要前提，也是文书档案从传统管理走向智能化管理的重要途径。正如大数据、云计算、区块链、人工智能等新兴技术在政务领域的广泛应用促使电子政务发展进入新阶段，文书档案的信息化建设亦应当被纳入文书事业的整体信息规划，打破传统管理模式下的“信息孤岛”，实现电子政务、OA办公自动化系统的信息资源有效互联。
4.5升素质，培养文书档案管理人员中培养综合素质
档案管理工作中，档案员是主体。由于现代社会处于一个信息化高度发达的社会，文书档案信息内容源源不断输入，这就给档案管理工作带来了一定难度。因此，在档案管理工作中，工作人员的职业素质是保障档案安全工作的重点。文件及档案种类和载体的多样化，管理方法的不断更新，对档案员的业务知识、科学知识、职业责任以及管理操作能力等综合水平都提出了新的更高要求。以前那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新形势下档案工作，所以，提高文书档案工作人员综合素质是推动文书档案科学发展的关键。首先，要注重提升文书档案管理人员的业务水平，要提供各种学习培训的机会，让文书档案工作人员不仅精通档案管理工作的知识和技能精通，还能够熟练运用网络这个便利条件进行档案管理。其次，加强档案员的继续教育。当前社会处于快速发展时期，新的行业和领域不断出现，对文书档案的管理内容提出了新要求。文书档案人员应努力学习，尽其所能了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高自身综合素质，运用文书档案新理论、新技术来指导和改进文书档案工作，实现由单一型向复合型转变。第三，在引进人才的过程中，要注意选择专业院校毕业的专业人才或有一定文书档案管理基础具备与单位相关的知识和技术的高素质人才。第四，要对档案员进行定期培训和考核制度，有效提高文书档案工作人员责任意识和整体综合素质。第五，可以创新激励制度，通过激励制度改变传统工作中管理现状，将文书档案管理工作精神、物质奖励作为激励制度，有效促进文书档案管理规范、有序发展。
5结语
在当前的时代背景下，将信息技术运用到文书档案管理中具有非常现实的意义，不仅可以有效提升文书档案的管理效率，同时也是时代发展的必然需求。
参考文献：
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论文作者:杨露
论文发表刊物:《基层建设》2019年第9期
论文发表时间:2019/6/20
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