（衡阳技师学院，湖南 衡阳 421001）
摘要：Microsoft Excel是微软公司的办公软件Microsoft office的组件之一，是由Microsoft为Windows和Apple Macintosh操作系统的电脑而编写和运行的一款试算表软件。Excel是微软办公套装软件的一个重要的组成部分，它可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策操作，广泛地应用于管理、统计财经、金融等众多领域。
关键词：EXCEL函数；教学；应用
前言：
教学和教学管理是学校的中心工作。教学管理现代化是学校管理现代化的核心部分。研究并实施教学管理现代化是有现实性，又带有超前性、开拓性的课题，对于贯彻落实邓小平同志“教育要面向现代化，面向世界，面向未来”的指示，推进学校现代化建设，全面贯彻教育方针，全面提高教育质量，培养跨世纪人才，使学校教育教学主动适应时代的发展，反映并满足社会主义市场经济和现代生产、现代科技与现代社会发展的需要，具有十分重要的意义。
1 不及格统计
在每学期结束，所有课程考核结束后，会有一个不及格统计，不光要统计不及格同学的人数，还需统计不及格一门、两门甚至更多门数的同学人数，在以往手工填写的班级成绩一览表上，我们可以将不及格的成绩用红笔圈出以便于统计，那么现在在这电子版的Excel表中，我们该怎样统计，是不是也可以把它们标记为红色？答案是肯定的，我们可以借助Excel中的条件格式来实现这一功能。具体步骤如下：选中班级一览表中所有成绩，单击“格式”菜单中的“条件格式”命令，打开相应的“条件格式”对话框，在条件栏中给出条件为单元格数值小于60，同时点击该对话框中的“格式”按钮，将字体颜色设为“红色”，点击“确定”即可。这时我们发现分数小于60的单元格数值均自动变成了红色。而且，我们发现，如果某些分数经重修后更改分数后，及格了的成绩将自动取消红色的标记。
2 快速查找某一学生信息
在日常的工作中，我们常遇到这种情况，需要快速了解某一个学生的相关信息，然而，事实上，全院甚至全校所有学生的信息是储存在一个Excel工作表中的，如表1所示，面对这么庞大的信息，想要找出其中的某一个学生难度是相当大的。这时，我们可以利用Excel中“自动筛选”功能，首先选中整个工作簿，单击“自动筛选”功能，则该表第一行每个单元格右下方均出现一三角符号，单击“姓名”单元格右下角的三角符号，在出现的对话框中选择“自定义”，输入姓名等于“陈天”，单击“确定”按钮，那么整个工作簿将仅仅只显示“陈天”同学一个人的信息，当然我们也可以使用Excel中的“查找”来实现这一功能，这里不再详述。
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3 数据透视表在考试冲突排查中的应用
数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式表格，可以转换行和列来查看源数据的不同汇总结果，提供了一种从不同角度观看数据清单的简便方法。数据透视表透视出的数据经常是考务管理员分析问题、研究对策取得解决问题更好方案的有力依据。如学期初补考每门课程的补考学生数，这直接决定了补考试卷的印数；再如有学期末每自然班的考试课程数在及每课程参加考试的平行班数作参考，可确定出优先排考课程以及强力控制考试结束时间班级的范围，得到这些数据凭分类汇总也是无法实现的，只有数据透视表才能做到。
考务管理员每学期最繁忙时就是期末考试之时，全校一两百个在校班级，每个班级有若干门需考试的科目，而同一门课必须同时考试，同一个班级一个时间段即场次只能考一门，为排考很多高校购买了排考系统，然而一般功能比较健全的系统市场价格也不菲，价格低廉的系统功能又不健全，查不出冲突。其实Excel数据透视表本具有排查考试冲突的功能，但要合理的确定透视表的行字段、列字段和数据项才能实现这一功能。以考试时间冲突排查为例，以“班级”作为数据透视表的行字段，“场次”作为数据透视表的列字段，“课程名称”作为数据透视表的数据项进行透视，即可得到每班在每场已安排的考试课程数，若均为“1”，则没有冲突，若有“2”或“3”出现那么安排在这个场次中的课程需另换时间了。对考场以及监考教师冲突的排查同理可推，数据透视表可以快速统计监考老师场次。
4 新生编班
新生编班是教务部门开学初的一项重要工作，也是一件非常繁琐的事，使用传统手工方式来编排班级，在编好后统计成绩等因素，经常会出现差异较大，容易引起任课教师和班主任的不满。为科学地完成新生编班工作，在对Excel软件功能上不断进行探索，发现以下办法非常有效。具体做法如下：（一）根据招生部门提供的学生高考信息，主要是专业，考生号，姓名，总分等等信息、按主要关键字“专业”，次关键字“科类”，第三关键字“总分”降序排序。（二）根据每个专业的报名学生人数，进行合理的分班，比如“会计”专业共330名学生，分成6个班级，每个班级55名学生。（三）在Excel中增加“班级”字段，在班级列依次输入1、2～6（意思是成绩排在第1～第6的学生依次分入1～6班）；接下来输入6、5～1（（意思是成绩排在第12～第7的学生依次分入6～1班）。按照此办法类推循环进行分班。（四）其它专业也使用该办法进行分班。（五）最后按主要关键字“专业”，次关键字“班级”，第三关键字“姓名”升序排序便完成了分班。这样对于分班的数据来说，各班的平均分、优秀率统计信息差异不大，既科学又合理。
结语：
以上这些都是我在平时的教务工作中积累下来的的Excel电子表格的巧妙应用，Excel为电脑应用基础之中的基础。希望大家能够借助我以上的实践经验，对以后的学习和工作有所帮助。
参考文献
[1]张萍，梁晶华.浅谈Excel在教学管理中的几点应用[J]. 电脑知识与技术， 2013
[2]韦伟，利用Excel实现考试成绩的统计分析[J].电子商务，2011年08期
[3]田路，EXCEL数据分析在问卷调查中的应用[J].成功（教育），2011年08期
[4]郑丽萍，高校教务管理员管理艺术探析[J].科技创新导报，2011年17期
论文作者:王佳满
论文发表刊物:《知识-力量》2018年4月下
论文发表时间:2018/6/6
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