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档案室立卷是旧中国通行的做法。这种立卷制度“在建国后的头几年里也还遗存和流传着”。随着苏联档案工作经验传播到我国，1955年，我国首先在党的系统实行了文书处理部门立卷。1956年，国务院发布了《关于加强国家档案工作的决定》（以下简称《决定》），要求在全国“全面推行文书处理部门立卷”，并认为“把零散文件随办随归档和成堆归档”是“错误做法”，从而否定了档案室立卷。但是，前几年曾有人做过调查，“据不完全统计，现在全国真正推行了文书部门立卷的单位或者机关，不到30%”。可见，档案室立卷并没有真正销声匿迹。
一
我们先来看一看我国档案界针对档案室立卷的被否定而提出的一些不同认识。
1957年，孟繁义在《档案室立卷是不科学不可行的吗？》这篇文中率先指出，“把立卷解释为文书处理工作的任务，必须由文书处理部门立卷，档案室绝对不能进行立卷工作，我觉得还不一定是科学的”，从而引发了一场立卷工作是哪个部门任务的大讨论。毕建永认为，“文书处理部门立卷的优越性在大机关中是很明显的，但我认为在不同的中小机关，不一定也推行文书处理部门立卷，档案室立卷是可以的。”吴学书则认为，“不管大小部门盲目乱推行文书处理部门立卷，外表上说推行了，其实很难”。
应该说，这些认识是难能可贵的。但随后因我国政治气候发生了变化，档案界的一些不同认识也被当作右派言论而受到批判。1958年，《档案工作》编辑室便以《立卷工作是文书处理部门的任务》这篇总结性的文章结束了这场讨论。从此，档案界的百家争鸣局面不复存在。十年“文革”期间，我国档案事业陷入了瘫痪状态。“文革”结束后，我国档案事业处于恢复、整顿、总结、提高阶段。直到1991年，档案界要求重新认识文书处理部门立卷与档案室立卷的文章再次出现。这类文章主要有：王茂跃的《文书处理部门立卷质疑》、张学文等的《应当实行文书与档案部门联合立卷——对文书处理部门立卷的再认识》、柳瑛的《档案部门独家立卷刍议》、陈兆祦等的《文书处理部门立卷与档案室立卷》、王茂跃的《文书处理部门立卷与档案部门立卷并不对立》、黄霄羽的《机关文件立卷形式的思考》等。其中，陈兆祦等在文章中指出，“从目前我们的立卷工作实践来看，由档案室立卷或局部文件由档案室立卷，也是实际上存在的一种做法。我们以为，不能认为这样做有什么不好。”此外，还有人在相关文章中提出了一些新的见解，”坚持文书处理部门立卷制度，决不是追求立卷的单一形式，事实上，随着文件、档案工作改革的逐步深入，各机关都会因地制宜、因财制宜从本机关的实际情况出发，采用适宜的立卷形式”。
上述认识无不认为立卷形式不宜单一化、绝对化。
那么，我国在当时为什么要全面推行文书处理部门立卷呢？
二
为了客观地说明问题，我们有必要引用当时的材料加以分析。
（一）从文书处理部门归档情况来看：“大多数机关的归档制度还没有建立起来”，“文书处理部门办了之后堆积起来，到一定时候就送到档案室，或者是实行所谓‘随办随归档’的办法，总之，都是交给档案室去清理和立卷的。”由于“文件在文书处理部门基本上不停留，每天都有人交文件，每天也总有秘书调文件，……由于每天零散文件交接错综复杂，再加上交接手续不严，清理不及时，致使不少文件不明，危害着国家机密，也影响着工作效率。”“这样做的结果不仅使档案室忙于处理日常立卷工作，不可能主动地进行档案材料的科学整理，组织利用等工作，而且由于零散存放或集中过早，对文书处理部门的工作也不方便”，于是“许多文件承办人或承办单位……就各自保存了很多文件，既不立卷，也不归档。”所以，国务院在《决定》中规定：“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”。这就将推行文书处理部门立卷的目的交待得一清二楚。
我们在建立统一的归档制度时为什么要从立卷这一环节入手呢？如果仅仅是为了建立统一的归档制度，我们只要将随办随归档改为定期集中归档。继续由档案室立卷也同样能达到目的。可见，问题的关键并不在于随办随归档或定期归档，而是取决于档案室能否承担起立卷工作。
（二）从档案室情况来看：“各级机关的档案工作人员数量少，业务生疏”，“对本机关各个组织单位的业务不熟悉，在分类、立卷时常常发生很多错误”，“所立案卷常常不能符合实际的情况，甚至发生张冠李戴，前后脱节等现象”。更何况“目前许多机关积存的零散档案文件已经很多，如光靠现有人力，有的机关三年还整理不完，有的机关甚至十年还整理不完”。
正是由于当时没有建立统一的归档制度，加之档案室也实在无力承担立卷工作。在这种特定的条件下，继续实行档案室立卷的做法，既不可能，也不现实。我国才学习了苏联档案专家介绍给我们的经验：“单个文件立卷是现行文书处理部门的秘书和文书工作人员的工作”，即实行文书处理部门立卷。
也许有人会问，我们为什么要学习苏联的经验呢？
（三）从政治原因和历史原因来看：“第一，苏联是世界第一个社会主义国家，学习他们的先进经验，就可以少走弯路加快社会主义建设的速度。第二，在建国以后才从苏联传来了档案工作的先进理论和经验，这些情况、经验，不仅是科学的先进的，而且是系统的。在另一个方面，我们从旧中国接收下的档案工作经验是零碎的落后的，既没有国家规模的现成基础，又没有系统完整的科学理论著述和统一的制度办法。在这种情况下，不向苏联学习向谁学习呢！”所以我国就“根据苏联的先进经验结合我国的具体情况，制定了一些全国统一的基本制度，推行了文书处理部门立卷工作”。
总之，我国的文书处理部门立卷是特定历史条件下的产物，档案室立卷并不是错误做法。
三
由于《决定》否定了档案室立卷存在的合法性，从而将本来是在特殊条件下推行的文书处理部门立卷模式化、制度化、绝对化。这样所产生的影响就不仅仅局限于立卷工作了。
（一）对立卷工作质量的影响。由于立卷是文书处理部门的任务，但文书工作人员又普遍缺乏立卷知识，这样又得依靠档案专业人员进行业务指导。尽管如此，还有相当一部分文书工作人员存有抵触情绪，认为档案室去立卷是天经地义的事。所以文书处理部门立卷总是难以取得较好的效果。笔者认为，文书处理部门立卷的推行必须要具备两个前提：一是立卷的对象是档案，为什么要让文书处理部门去立卷？仅仅简单地讲文书处理部门立卷有几大好处是远远不够的；其次才是解决文书工作人员立卷知识普遍缺乏的问题。如果解决不好这两个问题的话，那么文书处理部门立卷就会始终处于这样的两难境地——欲罢不能，行而无效。
（二）对文书学与档案管理学的影响。立卷是一项为档案工作奠定基础的工作，立卷属于档案整理工作的重要内容。由于推行了文书处理部门立卷，立卷成了文书工作人员的任务，这样文书学就不能不去研究立卷工作。于是就出现了这样的矛盾现象：一方面文书学与档案管理学都研究立卷工作，另一方面文书学与档案管理学又都认为立卷归档是文书工作的结束与档案工作开始的标志，但同时又要避免承认立卷的对象是档案这一事实，因为这样做无疑会动摇文书处理部门立卷的基础。为此，我国的档案管理学在涉及档案整理工作中的立卷时，不讲是档案立卷，只笼统地称为立卷，而文书学在论述立卷时，却称之为文书立卷。
（三）束缚了一部分档案工作人员的思想，以为文书处理部门立卷是唯一科学合理的立卷形式。具体表现在：有的企业实行档案室立卷的做法，企业在档案升级考评时，“有的同志就对这种做法提出质疑，认为它不符合‘谁形成，谁立卷’的原则，也违背了教科书上的教义。”前几年，档案局（馆）有偿立卷之举出现，有人就认为“有悖于文书立卷制度”。诸如此类，不一而足。（注释略）