中美档案鉴定工作比较研究，本文主要内容关键词为：中美论文,鉴定论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案鉴定工作是一项庞大的系统工程，在档案工作中居于十分重要的地位。中国对档案鉴定工作的定义是“鉴别和判定档案的价值，挑选有价值的档案妥善保存，剔除无须保存的档案予以处理[1]”。美国对档案鉴定工作的定义是“根据文件在现行行政管理、法律和财务方面的用途，文件的凭证作用，文件的整理情况，以及与其他文件的联系，确定文件的价值，从而也确定文件处置办法的过程。[2]”尽管从定义来看，中美两国都认为鉴定是指鉴别档案的价值，决定档案存毁处置的一项档案业务工作，但两国不同的国情和文化背景，档案鉴定工作也呈现了差异，主要体现在以下几方面：
一、中美档案鉴定组织比较
（一）美国档案鉴定组织
美国各级各类档案部门对鉴定工作十分重视，设立组织和专门人员负责这项工作。由美国国家档案馆直接承担美国联邦政府机关的文件鉴定工作，美国“国家档案与文件署设立专门鉴定小组负责审批文件形成机关报送的文件处置申请表”[3]。该鉴定小组除了制定和修改鉴定标准、指导文件中心鉴定工作外，还有一项艰巨任务：就是根据政府机构报送的文件处置申请表，提出审核意见。在联邦政府，每年形成的约200亿页文件中，该小组要确定哪些能反映本国政治、经济、社会和文化生活以及可作为美国历史见证的档案材料，使其得到安全和永久的保管。各个机构的档案部门也有专门组织和人员负责这项工作；有的机构还成立档案鉴定委员会，设有专门的鉴定官员，负责本机关的文件档案鉴定工作和文件保管期限表的制定，使文件档案鉴定工作有组织、有计划地正常开展。这种制度的优点在于可以聘用有资格的专业人员从事鉴定活动。
（二）中国档案鉴定组织
在我国“集中统一管理”的档案管理体制下，“档案鉴定中大量的、基础的、常规的工作是在机关完成的。大部分档案的生死存亡主要由非专业的、不熟悉档案第二价值的文书立卷人员决定。档案馆批量档案的鉴定工作由档案馆会同有关部门和专家组成鉴定委员会主持进行。”[4]虽然“机关的档案价值鉴定工作，必须在机关办公厅（室）主任的主持下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行，鉴定工作结束后，应提出工作报告。档案馆对无须继续保存的档案进行鉴定和处理须征求有关部门的意见，并经领导机关批准。”[5]但鉴定委员会的组成人员基本上都是临时抽调的，并不固定，而且牵涉的人员和部门较多，总体而言，我国档案的鉴定并无固定的专职机构和人员，而且档案馆的档案鉴定工作也没有坚持年年进行，做到经常化和制度化。“所以，档案馆的鉴定工作并不是经常进行的，更谈不上将其作为一项制度写进档案馆的日常管理中。”[6]
二、中美档案鉴定标准比较
（一）美国档案鉴定标准
欧美国家的档案鉴定标准，从产生到发展完善，经历了整整一个世纪、几代人的探讨与实践。不论是早期的迈斯奈尔的“年龄鉴定论”、卡林斯基的“职能鉴定标准”，还是中期谢伦伯格的“双重价值鉴定标准”，上世纪80年代以来布姆斯的“机构职能分析”，塞穆尔斯的“文献战略”，都是通过不断地从理论到实践、再从实践到理论的反复探讨而趋于完善。谢伦伯格基于档案双重价值的鉴定原则至今在美国占有主导地位，他指出：“作为第一个普遍原则，我建议对在一个确定年代界线以前的全部文件，包括公共文件和私人文件，都应当保管”；“第二个原则，我认为私人文件应当加以保管，只要档案机构能够得到它”。此外，他还特别规定了评价公共文件或政府文件的原则：“第一个原则是，文件对于政府现行工作的价值应当由使用它们的工作人员来评定”；“第二个原则是，公共文件应当按照它所包括的关于形成机关的组织和职能的凭证做出评价”；“第三个原则是，公共文件应当在它们包括的关于人物、事物和现象的信息的关系中得到评价”。
（二）中国档案鉴定标准
我国则对档案鉴定的理论研究不够。我国的档案鉴定理论刚开始是根据前苏联而建立的，我们的档案体制是有别于西方而照搬苏联的。“表现在档案鉴定理论上，我国根据苏联的档案鉴定原则：即历史主义原则、党性原则、全面性原则、系统性原则，提出了历史的原则、全面的原则、发展的原则，并相应建立了档案鉴定的形式标准、来源标准、内容标准等。”[7]我国档案鉴定理论真正活跃是经过10年动乱后的改革开放时期，各种新思潮新理论被我国档案学界兼收并蓄，形成了一个鉴定理论体系。但是，虽然我国的档案鉴定理论有了发展，真正迫使中国档案界对鉴定理论进行思考还开展得较晚。我国馆藏普遍不足，从充实馆藏的角度考虑鉴定问题。到了20世纪90年代，造成档案膨胀现象已经很严重，人们才发现鉴定问题已远落后于其他档案业务环节了。我国鉴定理论研究显得苍白，特别是对新生电子文件的价值鉴定理论还刚刚开始。
三、中美档案鉴定程序比较
（一）美国档案鉴定程序
美国鉴定程序是建立文件调查统计表，形成机关对文件进行初始鉴定，国家档案管理部门对文件进行终极鉴定，实施文件处理。即首先建立文件调查统计表，用以详细准确地记录文件基本情况以及文件在管理、使用、处理过程中的各种信息，是对文件进行有效管理和价值鉴定的重要依据；其次，形成机关对文件进行初始鉴定；再次，国家档案管理部门对文件进行终极鉴定，其中“国家档案与文件署鉴定的对象是形成机关提交的《移交申请表》和相应的《文件调查统计表》，只有在极少数特殊情况下，鉴定人员才抽查具体文件”[8]，在形成鉴定报告之后经国家档案与文件署签批后交予执行。最后，实施文件处置。美国档案鉴定并不是以具体的文件或案卷实体为直接对象，形成机关的初始鉴定的对象是《文件调查统计表》，档案部门终极鉴定的对象则是各形成机关提交的各种申请表和相应的文件调查统计表。
（二）中国档案鉴定程序
我国对档案文件鉴定分为文书处理部门对文件的鉴定，档案室对档案的鉴定，档案馆对档案的鉴定。大体可分四个阶段进行。首先，文件形成机关对文件进行平时鉴定，“确定哪些文件需立卷，初步划分保管期限，剔除无保存价值的文件。”[9]区分归档与不归档文件是我国档案鉴定工作的逻辑起点。其次，文件形成后的次年上半年，对文件进行归档鉴定，决定哪些案卷要向机关档案室移交，正式确定文件的保管期限，这是文书部门鉴定工作的核心内容。第三，机关档案室根据鉴定标准和档案保管要求，“对归档文件进行价值复审，对文书部门鉴定结论中不准确的部分进行局部调整；对保管年限已满和档案本身保管期限已满的档案，分别作移交档案馆和销毁的处理。”[10]第四，档案馆的鉴定工作，包括进馆鉴定和定期鉴定，即满30年的要作开放划密鉴定，满保管期限的长期案卷要剔除销毁（此项工作仅限于省级以下档案馆）。“我国档案鉴定工作的基本工作方法是直接鉴定法，即直接地、逐件逐张地审查档案文件来判定其价值。”[11]
四、中美档案保管期限表比较
“档案保管期限表是档案鉴定理论与实践的结合点与连接部，受鉴定原则和标准的指导并体现出相应档案鉴定标准。科学的鉴定标准可以减淡鉴定这项判断活动的主观色彩，减轻鉴定者的负担。”[12]两国在档案保管期限表的设置上有较大的差异。
（一）美国文件处置期限表
在美国，文件一旦形成即产生一份文件调查统计表，记录文件的基本情况及其在管理使用、处理过程中的各种信息。文件现行效用结束后，形成机关即根据文件调查统计表中的信息，按《永久性文件鉴定指南》或通用文件保管期限表评定文件，填写向国家档案馆移交文件的申请表，并与调查统计表一起交NARA审批，从而成为一份法律文件。由于它提供了销毁文件或把文件移交档案馆的权利，常被称为文件处置许可证。
“美国的档案工作者认为，文件处置期限表可以决定文件保管在何处、保管多长时间以及保管期满时如何处置，从而可在文件的整个生命周期内对文件起一种监控作用。”[13]美国的文件处置期限表有两种类型：一种叫做机关专用文件处置期限表，另一种叫做通用文件处置期限表。
美国的保管期限表虽然没有全国统一的，但都是具体指导鉴定工作的，编写得详细具体，操作性强。保管期限表中一般都列有300多个条款，具体规定各类文件的保管期限也划分得很细，有1个月、3个月、6个月、1年、2年、3年、4年、5年、6年、7年、10年、15年、25年、56年、75年、100年，永久等十几个等级，这样可使每一份档案都找到适当的保管期限，减少物质、精神方面损耗。美国永久保存的文件数量很少，约占总数的2％；对于一时难以确定其保管期限的文件可移交给文件中心，待保存一定时间后再做鉴定处理；保管期限在6年以上的暂时性文件移交至文件中心，期满后鉴定；保管期限在6年以内的文件则留在形成机关，期满后予以销毁；将已确定不再具有任何价值的文件予以销毁。国家档案馆对馆藏档案一般不再进行鉴定。
美国所制定的文件处置期限表规定得相当具体和详细，也比较机械。表现为：
1.条款名称比较具体，使用起来比较方便；
2.条款数目较多，往往不下百条，或者几百条；
3.采用年度标时法，开始设置时难度较大，但利于后期工作的开展；
4.永久比例少，一般只占2％；
5.具体操作建立在双重鉴定的机制上，责任分明。
（二）中国档案保管期限表
“我国也制定了一系列的保管期限表，我国的档案保管期限表讲求全国统一标准，比较笼统，抽象。”[14]有全国通用的，也有各系统、各单位的。2006年颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，对文书档案保管期限的划分方法作了重大改革，1987年《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》中的保管期限为“永久”、“长期”和“短期”三种，“短期”保管期限为1～15年，“长期”为16～50年，时间期限界定较为模糊、冗长。新《规定》中仅有“永久”和“定期”两种，并且对“定期”保管期限实行了标时制，分为30年和10年两个具体年限。新规定在界定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限时，体现了“以我为主”的指导思想，突出立档单位的主体地位，调整了一些文件材料的保管期限。同时，新规定将机关制订文件材料归档范围和文书档案保管期限的程序由原来的“备案制”改为“审批制”。新规定较1987年的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》有很大进步。但规定所附《文书档案保管期限表》条款还不够细，不够具体，仍有多处以“重要的”、“一般的”等词来区分文件的重要性，决定其保管期限。
“我国档案保管期限表相较于美国文件处置期限表表现出鉴定条例标准操作性不强，对档案鉴定指导工作力度不大”[15]，主要表现在：
1.我国的档案保管期限表条款数目少，我国《文书档案保管期限表》涉及保管期限界定的条款为13条84项。美国的文件保管期限表的条款一般有几百条。
2.我国的保管期限表条款内容的表述过于粗略，不少地方以“重要的”、“一般的”与等词来区分文件的重要性，理解时易产生歧义，条款用词过于抽象。致使工作人员难以实际操作，影响工作效率和质量。
3.保管期限的档次划分较粗，“定期”只分为30年和10年两个具体年限，时间跨度大，不利于后期档案质量控制。
4.永久比例过高，我国的永久档案所占比例多的达50％－60％，少的也占到达20％－30％”。
（三）中美关于永久档案的对比
“美国档案工作者在处理文件时似有大刀阔斧之感，而中国则显得谨小慎微。”[16]中国人认为，所有人和组织的文件对国家而言都有价值。而美国人认为任何要素在社会中都是独立存在的。这就导致了中国比美国有多得多的文件要永久保存。从美国的馆藏情况看，需要永久保存的档案一直控制在2％－5％以内，并一直坚持下来。而中国没有进馆比例的规定。美国销毁文件工作经常化，文件中心每年都要接收和销毁一大批档案文件。“据统计，1989年，美国联邦政府的文件中心接收文件160万英尺，销毁文件91.4万英尺，占接收总数的57％。”[17]在中国，由于受“鉴定不是为了销毁”、“保管保险，销毁危险”、“保存从宽，销毁从严”等传统的档案鉴定思想影响，除了在文件归档时剔除一部分不归档文件销毁外，期满鉴定等工作开展得较少。
五、中美档案鉴定机构比较
“档案室和文件中心都是中间性文件（档案）保管机构，其所藏文件（档案）最终都要流向档案馆永久保存，或在不同的时间里逐渐被销毁。”[18]中国档案鉴定工作主要在档案室和档案馆进行，档案室按照规定和要求，向国家档案馆移交具有长远保存价值的档案，为国家积累档案财富。档案馆定期对满保管期限的档案进行鉴定。美国家档案鉴定工作主要在文件中心进行，文件中心“对半现行文件进行最终处置，或移交档案馆永久保存，或按规定程序进行销毁”。[19]美国档案馆只接收具有永久保存价值的档案，因此，美国档案馆一般不做鉴定工作。