当前形势下电子档案整理保管及应用相关问题研究
张艳丽
（昌邑市档案馆，山东 潍坊 261300）
[摘要] 很多单位缺乏对电子档案管理的知识和技术，难以保证电子档案的安全、可靠、实用的状态。因此，电子档案迫切需要解决档案整理保管及应用问题。
[关键词] 电子档案整理；电子档案保管；电子档案应用
随着信息技术及信息产业的高速发展，加强档案电子化与数字化建设，已成为各地、市政府档案管理部门的共识。与传统档案管理模式相比，电子化档案管理具有立档标准规范统一、保管简单安全、存储成本低而效果好以及检索方便快捷等优点，能有效提高工作效率和档案的利用率。
随着数字技术近年来突飞猛进的发展，以新媒体为主耍形式的艺术与设计作品正不断浸入我们的生活，产生广泛的影响。对新媒体艺术与技术的创作关系引起的变革进行积极的探讨和审视具有现实意义，努力提升视觉艺术的审美维度和艺术创造性，在技术与艺术的更高的融合中跨越现实的局限，创造新时代的新媒体视觉艺术作品，是我们时代艺术发展的必然选择和追求。
1 电子档案整理
对一文一件整理支持撤件、调件、插件、系统批量整理。档案经过收集进入系统后，要对形成的各档案进行整理归档。档案整理分两种方式，一种是传统立卷，一种是一文一件整理方式。归档文件整理：即对已经收集录入的档案进行一文一件归档，选择要归的档案与所归的档案目标库，将档案归到需要的档案里，形成归档文件。归档时可根据要求自己定义档号规则，自动生成档号。支持预归档处理流程，流程由用户自定义。一文一件文件整理：即对已经按照一文一件归档方式归档的文件重新进行调整，包括整理断号、撤件、调整件号。传统立卷：即按照传统立卷方式，对档案进行立卷，根据要求自动生案卷级与文件级记录，用户可以自定义档号生成规则。支持预归档处理流程，流程由用户自定义。传统立卷档案调整：即对已经按照传统立卷方式归档的档案案卷、档案文件进行整理，包括案卷整理、案卷撤卷、案卷调整及文件整理、文件撤件、文件调整、文件移卷、页数转页号。
支持单文件操作，支持多文件批量操作。
2 电子档案保管
针对档案类型、档案产生部门，系统自动生成保管期限和分类号；支持档案类型设定；支持档案保管期限规则设定，并且档案类型与保管期限有对应关系；支持分类号规则设定，并且档案类型与分类号有对应关系。
档案文件浏览：在系统中集成office、音频和视频播放器等插件，提供在线浏览档案文件的功能。
3 电子档案统计
通过多种统计模式进行档案数据统计，并以图形进行展现打印。图形化统计，支持EXCEL表导出及打印。可以按规定要求制作并打印出各种的档案统计报表，档案利用情况统计。档案分类别统计，即按照单位名称、年度、档案类别、目录、统计出一个保存档案单位、一个类别一个目录一年年度的档案统计项目、单位、年度、档案全宗号、类别号、目录号、案卷号、年度累计，也可以一个类别累计 。一个单位档案统计，即按照单位名称、档案类别、统计出一个保存档案单位的全部档案统计项目单位、档案类别。本年增加、本年减少、实有数、逐年累计数。全档案统计，即统计出计算存储的全档案数，按照档案保存单位类别年度统计出每个年度的档案数，及逐年累计的档案数，形成年度档案统计报表。
4 电子档案管理
档案检索：OCR识别，即检索是用户经常查询，浏览档案所必须的要求，快速方便的检索有助于提高用户的效率，为此系统提供了多样方便的检索方式，以方便用户在庞大的档案里快速检索到需要的档案。复合检索，即由于档案条目的项目多，类型不一，检索起来麻烦，用户要根据多种条件来查询档案条目。复合检索就是这样一个好的检索方式，用户可以选择多个录入项目，并设置条件来查询。要检索的项目不固定，可以任意从档案条目中提取，检索的条件也是多样的，包括：大于、小于、等于、不等于、包含、不包含、左（右）包含、空、非空等高级检索条件。这样用户就能准确从档案中检索到需要的档案。跨库检索，即由于档案库类别很多，有文书档案，科技档案等，检索的时候常需要从不同库里同时检索，为此跨库检索为用户方便的从各个档案库中快速检索提供了方便。用户输入想要的条件，可选择一个或多个库查询，或者直接检索，系统自动从所有的档案库里检索出用户需要的档案。目录检索，即用户在利用档案的时候，常需要快速准确地从网上找档案，系统提供了目录检索的方式让利用档案的人快速找到需要的档案。用户可以输入将要查找内容的关键字后，系统便会自动从档案库里找出相匹配的所有档案来。这样就给用户查找档案缩小了范围，检索档案也准确。系统支持多关键字检索。
还有谁？进攻咱们防线的是鬼子第十五师团，他们师团长就是酒井直次中将啊，整个进攻金兰防线的日军都归他管。
5 档案利用
一是档案利用统计。对档案利用者、档案利用时间、利用次数、利用目的进行利用统计，利用人、利用时间、利用次数、利用目的等等。二是档案利用情况统计。按照年度查阅档案保存单位，统计出年度档案利用情况统计，统计项目：查档次数(查档单位数)、查阅档案数、利用效果(利用目的、工作调研等)，数字统计。以上各项目由档案查询和借阅登记自动累计产生，不必单独录入信息。三是档案库房管理。图形化方式模拟展示实体库房密集架或档案柜布局、实体档案摆放情况，支持仓库布局及档案柜基础数据维护。四是档案关键词管理。在系统录入时自动生成关键词，能够全面地反映档案内容，支持关键词规则设定。
防治方法：于斑潜蝇幼虫发生初期用药防治。可选用1.8%阿维菌素乳油(15毫升/亩)4 000倍液，或40%绿菜宝(45～90克/亩)500～1 000倍液叶面喷雾，或用50%敌敌畏乳油于傍晚进行熏蒸。
档案授权：电子档案的“浏览”、“下载”、“打印”分离授权；支持角色分配，支持功能权限分配。
档案发布：档案信息发布，支持信息发布，支持消息分发。
档案签批：签字审批可提前在档案管理系统中申请，支持配置审批流程，支持邮件审批和系统界面审批。
【参考文献】
[1]李晓琳，王艳华．关于档案信息化建设与档案管理的探索[J]．企业改革与管理，2016（10）．
[2]陈志文，方凤英．浅谈档案信息化管理面临的问题及对策[J]．经营管理者，2016（11）．
[中图分类号] G27
[文献标识码] C
[文章编号] 2096-1995(2019)27-0242-01