网络狼烟——电子文件引发的管理悖论，本文主要内容关键词为：狼烟论文,悖论论文,文件论文,电子论文,网络论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文章编号：1005-9652(2002)03-0008-05 中图分类号：G270 文献标识码：A
网络看似技术的成果，带来的却是一场全方位改变人们思维与生存方式的翻天覆地的革命，档案学研究正在面临着又一个新的逻辑起点。
——作者
二十一世纪，人类社会步入了不同以往的新纪元，其中最显著的标志便是无处不在的网络。“网络社会”、“网络经济”、“网络文化”、“网络伦理”，二十一世纪将是网络的世纪。网络技术、计算机技术、现代通讯技术等现代高新技术共同“牵手”，编织出一张笼罩全球、具有超强功能的网络，将人类社会“网罗”进一个前所未有的数字化世界。看似技术的成果，带来的却是一场全方位改变人们思维与生存方式的翻天覆地的革命。面对迅速膨胀的网络，面对变幻多端的赛博空间，面对焕然一新的工作方式，档案界迫切需要解决的问题是如何迎接电子文件带来的强劲挑战，如何有效保存21世纪的社会记忆。
网络时代赋予档案工作更新的内涵和空前的拓展机遇。档案工作者的管理对象从有形实体扩展至数字代码，工作环境从现实空间扩展至虚拟空间，管理方式也必将从传统模式转换为网络模式。然而，数字化革命带来的震荡与冲击使得人类在创新技术、改造生存环境的同时也“遭遇”着前所未有的被改造。在一系列的转换过程中，思维模式的变迁无论是变化幅度还是剧烈程度均属首当其冲，而且至关重要。因此，如何弘扬并反思传统档案学的精髓，如何在电子环境中发展、完善档案学理论，如何科学预测档案工作在电子时代的未来走势，为实践提供新的理论指南，便成为备受档案学界瞩目的焦点问题。
任何转轨时期，都必将伴随着剧烈的变革，“就科学发展而言，悖论的发现和解决愈益成为一种重要的推动力量”。[1]本文拟从悖论这一现代各门科学最深层次的难题入手，将研究的触角伸向电子文件引发的一系列管理悖论，期望深入探讨转轨时期从纸质环境到电子环境的急剧变化、新旧观念的激烈交锋以及由此而引发的理论与实践的双重困惑，在传统与现代的摩擦和撞击声中，剖析一串串比肩而立的矛盾现象，将电子文件管理的研究引向更深的层面。毕竟，电子文件带来的是一场全方位的变革，使得档案学的研究面临又一个新的逻辑起点，因为档案工作必须直面全新的管理对象以及随之而来的一系列充满悖论色彩的难题。
一、数字化的“物质载体”与虚拟化的“凭证”
“比特，作为‘信息的DNA’，正迅速取代原子而成为人类社会的基本要素”，“现代社会的种种模式正在迅速改变，形成一个以‘比特’为思考基础的新格局”。[2]由比特组成的电子文件让档案人充分认识到了这一点。电子文件在数字技术滔天骇浪的席卷下，在人们尚未做好充分准备之前，多少有些不期而至地猝然降临在档案人面前。习惯了与纸张等有形物质载体打交道的档案人第一次面对人类不能凭借自身器官而只能依赖计算机识读的比特字串，第一次面对穿梭于网络之中的特殊信息编码形式，第一次面对这种看不见、摸不着的“物质载体”，第一次面对虚拟世界中数字化的“凭证”。
纵观古今中外的档案馆库，为人们所熟悉的丰富多样的馆藏中既有甲骨、石刻、羊皮纸、竹简、缣帛、钟鼎、纸张等较为传统的载体，也有录音带、录像带、缩微胶片等较为现代的载体。对前者，人们从未质疑其物质属性，对其凭证属性的信任程度也几乎是百分之百，毕竟这一类档案载体与其所承载的信息内容紧紧地依附在一起，“同呼吸”、“共命运”，惟一可能出现的载体与信息“分家”的情况便是字迹消退，但即使这样也只是被视为保护不善的特例，何况还可以通过各种技术措施将字迹复原，使得信息与物质载体同生共存；后者虽然不像前者那样一经生成便可直接识读，而是需要借助相应的机器设备予以识读，但毕竟不具有数字化的特性，也不曾招致录音档案、录像档案、缩微胶片档案是否属于物质载体的争议，其凭证属性已经得到较为广泛的认可。
而对网络时代的新馆藏电子文件而言，尽管电子文件的文件属性及其转化为档案之后的档案属性业已成为不争的事实，但文件、档案家族中这个高科技的产物具有太多的与其他“家庭成员”的不同之处以至几乎被打入另册，或许可将这种奇异的关系称之为“同祖不同宗”。电子文件与生俱来的技术特性使得档案工作者突然之间不得不面对由无数个0与1组成的、“来无影去无踪”的管理对象，于是便诞生了在传统环境中前所未有的看似矛盾的概念：数字化的“物质载体”与虚拟化的“凭证”。
有趣的是，要解析上述悖论，必须引进一个同样富含悖论色彩的新概念：“虚拟实在”(Virtual Reality，缩写为VR，又译为虚拟现实）。[3]正如尼葛洛庞帝所说：“倘若我们要颁发‘最佳矛盾修饰奖’，那么‘虚拟现实’一词一定榜上有名”。[4]有的学者认为将电子文件视为“虚拟文件”“不利于电子档案的研究”，因为“虚拟”意味着“不符合或不一定符合事实的、假设的、虚构的”。[5]笔者认为这是一种概念混淆而导致的认识上的偏差。打开《韦伯字典》，“虚拟”(Virtual)的含义是“尽管在形式上未被识别或确认但实质上或效应上存在” (being in essence or effect though not formally recognized or admitted)；“实在”(Reality)是指“真实的事件、实体或事情的状态”(a real event,entity,or state of affairs)；当这两个看似矛盾的概念成为统一体（即：“虚拟实在”）的时候，指的是一种“效应上而非实际存在的真实的事件或实体”(an event or entity that is real in effect but not in fact)。笔者认为“虚拟实在”的本质可以表述为：VR是存在着的一种感觉上或概念上的真实，而绝非子虚乌有的虚构或仅存于人脑中的意识与虚幻。美国学者米歇尔·海姆(Michael Heim)在《虚拟实在的形而上学》一书中曾以参与虚拟游戏的人们切实感受到实际上并不存在的战争为例对此做了很好的注脚。[6]虚拟图书馆（包括建设之中的数字化档案馆）又是一个很好的例证，利用者在网上“坐在”虚拟图书馆中随意点击，四处浏览，打开一个又一个大洋彼岸的阅览室，查找所需资料，感受数字技术带来的便捷和真实的感觉，但当你从计算机里“钻出来”时，你会发现在现实世界中不可能找到这样的砖瓦建筑，而你又的的确确从那儿获得了大量资料，这就是“虚拟实在”。由此站在网络平台上我们不难理解具有虚拟实在性的电子文件是怎样一种合乎逻辑的“数字化的物质载体与虚拟化的凭证”：它由数字比特排列而成；它必须由内容、结构、背景信息三要素组合在一起构成一份有意义的电子文件，这些要素并不一定处于同一物理空间之中，而是随机存储于各处；它必须借助于软件和硬件的支持将其呈现出来使得人类能够识读。然而，它是具有真实性的“实在”，这些“虚无缥缈”的数码比特，正是网络社会形成的历史凭证和电子时代档案人实实在在的管理对象。
但是，这种新型管理对象犹如一匹从虚拟世界向生活在现实世界中的档案人狂奔过来、难以驾驭的黑马，这匹从计算机里钻出的黑马有可能随时改变颜色、浑身的“零件”可以取自任何一个加工厂并且可以无数次任意组合。我们不得不认真审视来到档案人面前的“此”黑马是否“彼”黑马，历经“脱胎换骨”之后的电子文件是否还具有凭证效用？因为我们面对的是——
二、不断变幻的“原件”与疑窦丛生的“最佳证据”
“原件”向来被视为档案群体不言而喻的共性和之所以成为档案的基本条件之一，其中的“孤本”更是档案馆弥足珍贵的“镇馆之宝”。从皇史“石室金匮”中珍藏的玉蝶、实录到美国国家档案馆精心呵护的《独立宣言》，它们不仅使档案人深感作为“记忆守护神”的骄傲，同时透过发黄的纸张、古老的印记，也深深体验着历史的凝重与真实。长期以来，在档案人（其实不仅仅是档案人）的意识中，“原件”(original)代表的是一经生成，无论是载体还是附着其上的信息内容及各种标记都未曾改变的原始的文件。原始性使得文件在现行工作中具有特殊的凭证、依据作用，使得档案成为“人类社会的原始记录”、“人类各种固化记录物中最原始、最可靠、最具有权威性、凭证性的一种”；[7]也正是因为这种原始性，才使得人们不曾对其真实性、完整性、有效性发出质疑。然而电子文件的到来推到了这根千年支柱，几乎将档案人“祖传”的思维模式和一向行之有效的工作方法“连根拔起”，因为电子文件不再有“原件”的概念！
导致这一根本性观念变革的主要因素在于电子文件特殊的技术特性。实际上，在电子环境中无法维系也不应固守传统思维模式中的“原件”概念。原因如下：
第一，电子文件的非人工识读性和对系统的依赖性使得人类无法凭借自身的器官识别这些构成电子文件的代码序列，电子文件信息内容的存、取均须借助于计算机的编码、解码技术，致使“眼见为实”的传统判别、监控方式失效。
第二，电子文件信息的易更改性使得增删更改电子文件的信息内容不仅十分容易而且可以不留痕迹，“原件”状态难以维持甚至造成大批文件信息“下落不明”；[8]尤其是在动态数据库中，信息内容不断被更改、覆盖，甚至转瞬即逝，“原件”状态更是无法保留。
第三，电子文件信息与特定载体的可分离性使得文件的信息内容可以“寄存”于计算机硬盘上或脱机保存在磁盘、光盘之中，也可以从一个系统迁移至另一个系统，还可在网络上“穿梭”于发送者和接收者之间，这一点与载体和信息“生死与共”的纸质文件截然不同；此外，电子文件载体的不稳定性与系统不断升级、读取设备不断更新的必然趋势使得电子文件的信息内容必定不断地处于载体转换乃至系统迁移之中，在这种情况下，期望保存载体与信息始终“相依为命”的“原件”只能是徒劳的。
最后，也是最根本的一点，网络平台上电子文件的生成与传输方式和电子文件多元信息、多种媒体的集成性决定了电子文件并不是像纸质文件一样的实体，电子文件实际上是一种逻辑组合，传统的“原件”概念依然属于也只属于传统环境。多元信息的集成性使得同一份文件的各个部分可以取自并存放在不同的数据库里，多次调用，反复组合，每一次新的集成都是不同的结果、生成不同的逻辑组合“作品”（笔者将之称为“万花筒”效应）。这种依据程序命令合成的“虚拟文件”并非实体，而是一种“虚拟实在”。如果不是做成硬拷贝（打印、制成胶片等）根本就触摸不到；如果不发出保存的指令，组合成这份文件的比特们将“树倒猢狲散”，一度组合而成的文件也就不复存在。即使是组合起来的文件信息也并非从此就永远捆绑在一起，文件在传输的过程中依然处于分解、组合的状态之中，电子邮件的传输就是先将信息拆散打包经由不同的路径传送，然后在另一端重组整合。多种媒体的集成性更使得电子文件远离实体形态，没有一种纸张之类非数字化的实体形态能够展现赛博空间多媒体文件声、像、图、文“联手”共同奏响的交响乐章和人机互动效应；况且，多媒体领域真正的前进方向是能够随心所欲地从一种媒介转换到另一种媒介。既然电子文件并非实体，实体的“原件”概念自然无法“强加”给电子文件。
“不变”是对传统环境中“原件”的基本要求，“变”是电子文件的基本特性。不断变幻的能否称其为“原件”？如果保存的不是“原件”，档案工作者保存历史真迹的神圣使命如何完成？21世纪的社会记忆又当如何保存呢？“电子系统中文件可靠性的永久保障国际合作项目”[9]的研究成果显示：从严格的意义上讲，电子文件是不可能保存的。档案人员所能做的只是保留复制电子文件的能力。[10]因此，对电子文件而言，我们的关注点不是对“原件”实体形态的保护，而是对复制件信息内容原始性的认证；维护数字化历史真实记录的手段不是保证信息与载体的“白头偕老”、“永不分离”，而是不断将信息内容转移到新的更可靠的载体之上帮助电子文件“延年益寿”、长久保存；研究的重点也将从传统载体的保护扩展至现代载体的保护、系统维护乃至文件自生成伊始的全程保护，聚焦于探讨电子文件真实复制件的基本需求。这一点对法学界认证电子文件的证据价值来说同样是至关重要的。
长久以来，鉴于文件的形成主体、法定效力、生效标识的权威性，制作过程、生效程序和管理方法的规范性，文件与档案历来稳坐“最佳证据”的宝座，司法界对其信任有加。但是“变幻莫测”的电子文件是否具有又该如何保障应有的原始性、真实性、可靠性不禁使人疑窦丛生，“最佳证据”不仅面临着信任危机，而且至今尚未在全球范围内取得“合法”席位。[11]一向备受器重的“证人”纵身登上了数字化平台之后，尽管本质未变，不同之处只不过是披上了比特串成的新衣搭乘数字之舟来到法庭，然而面对的却是法官质疑的目光：电子文件能否作为证据？如何确定其证据力？在证明案件事实方面有多大价值？如果能够作为定案证据，应当属于书证还是视听资料？符合传闻证据规则还是最佳证据规则？
与“录音资料”和“录像资料”相比，电子文件似乎与视听资料中的第三种形式“计算机存储资料”更为接近，但电子文件毕竟与以图像、音响为主的视听资料存在较大差别。从实际工作的角度来看，文本文件是电子文件中的主力军，因而电子文件应该更类似于我国诉讼法中规定的书证，何况根据《中华人民共和国合同法》第11条明确规定，数据电文（包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件）已被采纳为“书面形式”，可是“书证应当提交原件”（我国《民事诉讼法》第68条之规定），而电子文件不可能再照搬、套用以往的“原件”概念。同样，根据最佳证据原则，直接来源于案件事实或原始出处的原始证据是最佳证据，显然电子文件又将被排除在外；传闻证据规则规定未经证实的书面或口头证言不为法院采纳，这一相信直接的口头证词而怀疑书面资料等二手信息的法则，实际上将包括电子文件在内的更多类型的文件排斥在法庭可采性证据之外。
电子文件就这样如同皮球一般被现有的证据法则踢来踢去，不得其门而入。而面对社会全面进入数字化生存空间的现状，面对大量电子文件擂响法院大门的事实，[12]司法界又无法将之拒之门外。于是，法学界不得不通过制定例外原则承认电子文件的可采性，通过对产生电子文件的计算机做出规定、认证信息提供者与记录制作者的可靠性等方法判定电子文件的证据价值。但归根结底，采用的多是一种“头痛医头、脚痛医脚”的临时应对措施，而且大多针对电子商务活动，对政务活动中生成的电子文件少有述及，缺乏全面、深入、系统的研究，尚未围绕电子文件建立起一整套法律法规。数字化世界中，档案学理论如果不向前发展，电子文件的法律效力就很难得到司法认同；法学研究如果不与时代同步，昔日的规则就会成为采纳电子文件作为证据的主要障碍，因为“大多数有关文件的法律条文几乎毫无疑问地认为文件载体应该是固定的，而文件应被保留在纸上”。看来“电子文件的出现已经使得仅接受部分文件作为证据的狭隘法律重新陷入了窘境”，[13]电子文件也必将为网络社会的立法建设提供动力与契机。否则，无论是文件、档案管理实践还是司法活动都只能陷于重重悖论导致的死循环之中。
目前，很多国家和地区众多领域的专家纷纷呼吁从完善相应立法、提供技术支持、加强规范管理等方面全方位出击，探讨电子文件原始性、真实性、可靠性、凭证性及其证据价值的判定与维护方法。电子文件管理专家戴维·比尔曼先生指出：“必须为电子证据的管理创立方法论”，问题的“关键在于怎样界定计算机系统中的信息是否属于文件——业务活动的证据。……大多数电子数据、电子记录或信息汇集并非文件，因为它们不能作为凭证。这是我们在纸质文件环境中不曾遇到过的”。[14]数字化的生存空间迫使我们——
三、鉴定尚未形成的“文件”与“控制”鞭长莫及的前端
鉴定是关系到文件“生死存亡”的关键环节，也关系到档案的寿命几何与价值大小。鉴定环节一直是档案学研究的热点问题，也是档案工作中难度最大、悖论丛生的环节。电子文件的到来为这个饱受悖论困扰的领域又添加了新的悖论。
档案价值的鉴定工作向来存在着至今乃至在很长一段时间内难以解决的悖论：对档案价值的鉴定有赖于鉴定者个人对档案的未来潜在价值和有可能出现的社会群体需求做出判断，但实际上任何人都不可能对属于“将来时”的事物凭借自己的感觉在现阶段做出准确判断，何况不同的鉴定者会做出不同的裁决，即使同一个人为同样的档案划分保管期限也极有可能得出不同的结论；何况未来的社会群体需求有许多未知的、可变且多变的因素，今人无法“料事如神”；何况我们是在为未来选择历史、保存现在，在未来没有成为“过去时”、“现在时”之前，对鉴定者的鉴定结果也无从鉴定。但是鉴定工作不仅必须要做，而且还要依照“客观”尺度让个人的主观判断符合未来社会的群体需求！
电子文件的出现更使鉴定工作“雪上加霜”，仿佛一把“魔镜”将悖论放大到极致。电子环境中，对档案的鉴定不仅要在文件转化为档案之前进行，而且还要将鉴定环节大大提前，在文件生成之际乃至生成之前就进行鉴定！也就是说，在鉴定的对象还没有诞生之前，我们就要对其进行鉴定。听起来就像是要为一个尚未出世的胎儿书写生平一样充满悖论色彩。然而，电子文件可变、易逝、动态性、非实体性等种种不稳定因素使得鉴定工作不能像纸质文件那样等到当年年底或次年之初再“按部就班”地进行，因为很有可能到那时这些“生性活跃”的鉴定对象早已“支离破碎”、“四分五裂”，甚至不复存在。于是，对于电子文件来说，鉴定工作必须提前，必须在文件生成之际，在从系统中产生的大量电子信息当中鉴别截获电子文件的同时，便对其进行同步鉴定，加强控制，防止因无意、恶意的更改、删除或动态滚动覆盖而使信息变异、失真、损毁，确保具有档案价值的文件自生成伊始便纳入档案工作的范畴，纳入档案工作者的视野和掌控之中。惟其如此，才能为电子文件的原始性、真实性的维护提供可靠的基础；而要做到这一点，必须在电子文件生成之前就予以考虑，在设计电子文件保管系统时，便将电子文件保管期限表嵌入其中，便将鉴定需求置于系统流程之中，实现电子文件生成之际的初级鉴别和初次鉴定的自动化。鉴定环节的大大提前是实现OA环境中文件、档案一体化管理的一个缩影，也是前端控制战略的关键举措之一。
目前，全球档案界已就档案管理的前端控制达成共识，并结合各国不同的国情和文化背景制定相应的实施策略，但在实施的过程中可谓举步维艰。以我国目前的状况为例，由于管理体制、思维模式上长期存在着文件工作、档案工作分家的局面，以归档为分水岭，“铁路警察，各管一段”，人为的界限使得这道看不见的鸿沟是那样的难以逾越，有心实施前端控制，却发现鞭长莫及。机构设置上的障碍使得前端控制“名不正、言不顺”，工作环节的严格分工使得流程重组无法实现，管理模式的严重脱节致使软件设计各自为政，有些打着“文、档一体化”旗号的软件充其量只是做了一个“接口”，将OA软件与档案管理软件简单对接，有些办文机构不愿或认为没有必要与档案机构通气，就连档案机构自身也觉得自己是不是“把手伸得太长了”。在这种状况下，前端控制很难取得实质性进展。纵观档案学发展史，“前端控制”并非仅仅针对电子文件而言，也并非电子时代才突然降临，但是对于电子文件的管理具有至关重要的指导意义和新的内涵。在电子环境中，更加强调从系统论的角度出发，基于文件生命周期理论，充分利用计算机及网络技术，对文书工作和档案工作统筹规划、优化管理，使之系统化、规范化，以期发挥各自及总体的最大效能。这一网络时代的前瞻策略使得系统的设计阶段成为电子文件整个生命周期的三个阶段之中（设计、形成、保存）最关键的环节；要求打破文件工作、档案工作的人为界限，将文件工作和档案工作的需求一同嵌入软件，形成文件时便考虑与档案工作的衔接和长久保管档案的需要；要求档案工作者“在文件生命周期的开始阶段就采取这种干涉主义方法，在电子文件系统的开发阶段就介入其中，……采取干涉主义的必要性是由于要确保有价值的电子文件不被丢失，它不仅是鉴定的方法更是适用于整个档案实践工作的战略方法。传统的档案理论和实践需要重新检讨档案的智力控制、保管、检索以及保护工作。我们能否在信息时代继续成为关键角色就有赖于新理论的构建。”[15]档案机构如果不实施前端控制，就会在管理电子文件的过程中仍然处于被动的地位，处处受制，甚至比传统环境还要被动。可喜的是，国家档案局《电子文件归档与管理规范》（报批稿）已将前端控制思想贯穿于国家标准之中：“从电子文件形成时就应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性、有效性和安全性”、“应对电子文件的形成乃至形成之前、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性”。档案工作者必须在电子文件的生命周期中充分发挥自身的作用，全面介入到档案工作所涉及的方方面面以及电子文件生命周期的各个阶段，特别是文件的设计和生成阶段。21世纪的档案工作者将不再满足于实体保管者的形象，不再一味地守在后端而试探前瞻，我们将在跨越世纪的同时超越自己！
结束语
网络带给我们的实在是太多了，悖论只是这“厚礼”中的一部分。本文所涉及的有些悖论问题也许还不能算作严格意义上的悖论，但却充满了悖论色彩；有些老悖论的破解需要借助于“新悖论”；原来不是悖论的现在有可能成为悖论，现在是悖论的以后可能不再是悖论；文中涉及的这些悖论不过是冰山的一角。悖论的出现让我们困惑，又让我们兴奋，任何一个大变革时代在发展过程中必将“看似混乱地爆发与产生许多新行为、新思考、新哲学，这也正是虚拟社会逐渐形成的精彩之处”。[16]
网络狼烟为档案学提供的正是这样的机遇。
收稿日期：2002-03-20
标签：时间悖论论文; 虚拟网络论文; 控制环境论文; 档案数字化论文; 工作鉴定论文; 工作管理论文; 比特论文; 证据规则论文;