云南建工集团股份有限公司档案室
摘要：工程档案是工程质量的直接反映，工程档案管理是工程质量控制的关键环节，属质量管理范畴。针对公司工程档案编制、整理过程中的通病,找出问题提出控制措施，通过规范化管理与监督检查，保证工程档案质量的提高。
关键词：工程档案、过程管理、质量控制
作为施工过程直接记录的档案资料是建设工程的重要组成部分，是工程验收和保证工程项目安全运营的重要文件[1]。工程档案是工程质量的直接反映，工程档案管理是工程质量控制的关键环节，属质量管理范畴[2]。
建设工程项目是个多专业、综合性强的系统工程，建设工程资料复杂性、随机性、时效性、真实性、综合性的特征造就了工程档案管理的难度[1]。安装工程具有施工周期短、任务繁重、专业分类多、人员流动大的特点，容易出现重工程轻档案、管理不到位等情况，造成施工原始资料在施工过程中不准确、不齐全、不规范、保管不当、丢失的问题，导致竣工资料整理难度和成本加大，归档移交时间延迟。通过加强工程档案生成过程中对影响档案质量的重要环节、主要问题及不稳定过程的控制，以保证工程档案规范化管理，案卷编制质量提高的目的。
一、建立健全工程档案资料管理的组织机构、制度和工作流程
建立以公司档案资料中心为核心、以分公司资料室为保障、以工程项目部为主体的工程档案资料管理体系，在全员、全岗、全过程中推行档案质量管理。贯穿整个工程项目管理周期的各个环节，建立健全工程资料管理制度体系；规范工程资料管理流程（见附表1）；在各类人员岗位职责及分包合同中设立档案资料专项条款，明确其资料管理责任。为工程项目资料管理工作提供具体操作依据与工作标准，做到有章可循、有据可依，保证工程档案资料工作有人抓、有人管、有人做[3]。
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二、加强工程项目施工资料管理的前期策划
开工前依据施工图纸、资料管理规范性文件、建设方的归档要求及合同的约定，编制《施工资料管理策划书》。主要明确工程档案资料的编制依据、组织与保障、质量标准、收集整理的归档范围与责任人，明确单位工程、分部、分项、检验批划分及统一规范施工记录样表。策划文件通过监理、建设方批准后，及时向相关施工人员进行交底，明确做什么、怎么做、由谁做。
三、配备专、兼职资料管理人员及办公设备以满足工程资料管理要求
依据工程规模，施工特点、难点配备专、兼职资料管理人员岗位，明确岗位职责及考核办法，资料管理人员经过培训到达相应能力持证上岗，并保持人员稳定。项目人员转退场时应及时办理其责任范围内工程档案资料的转接交，手续齐全人员方可转退场。设置独立资料室，根据工程资料管理需求配备相关办公设备、管理软件及档案装具，以提高资料管理效率，保障资料管理安全。
四、加强工程施工资料收集、整理的动态控制与整体闭合
施工资料收集、整理过程要严格执行各项工程资料管理制度及《施工资料管理策划书》的规定，内容及深度符合要求。健全各类管理台帐，加强施工现场资料、文件在收、发、借、阅、印、收集、分类、立卷、保管等管理活动中的质量控制，资料运行准确、规范、有效。保证施工资料的同步收集，齐全、完整、签章手续完备，做到工程档案资料与工程实体同步分部、分项验收，达到项目完工一项验收一项、竣工资料归档一项，与现场实现整体闭合[3]。
根据类别和专业对施工资料进行系统分类整理。主要分为施工管理资料、技术资料、物资资料、测量记录、施工记录、隐蔽验收检查记录、施工检验资料、质量验收记录、竣工验收资料、施工照片、影像资料等；竣工图按综合竣工图及专业竣工图等分类整理[1]。遵循施工资料间自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，目录与卷内文件相符、标示清楚。文件材料用纸规格统一，图纸折叠合规。资料形成过程中，签认人员要进行二次复查，确保资料成形时的字迹清楚、书写规范、图样清晰、图表整洁、签章盖章手续齐备。
五、加强分级监督检查与考核
制定统一的《施工资料管理检查评分表》，对公司施工资料管理实施全过程、分级检查与评价，推动公司工程档案管理逐步规范化。填制《记录控制监督检查表》，对未按规定开展资料管理的提出限期整改要求，对限期未整改或资料整理严重滞后、缺失的将按相关规定予以处罚。
1、公司档案资料中心建立《竣工项目交工资料移交归档情况核查表》（见附表2），对分公司资料管理实施季度考核。按季度填报、汇总反馈信息，动态掌握各竣工项目资料编制、移交情况。并落实资料编制责任人，制定归档计划跟踪督办。伴随公司（NC）项目信息管理平台的建立，逐步摸索和加强对工程项目部资料管理的直接监督与指导。
2、分公司依据公司工程档案管理规定及《公司质量管理考核实施细则》中表4.0.12“施工资料管理检查评分表”，对各工程项目资料管理进行月度考核。
3、工程项目部加强自检自查管理，严格落实工程资料编制的“三同步”。检查施工进度同时检查工程资料编制同步情况，检查工程施工质量情况同时检查施工资料编制整理情况，发现问题及时改进，使资料管理工作做到边收集、边检查、边整改、边完善[1]。
综上所述，通过加强对工程档案生成过程的质量控制，及时掌握施工现场档案资料管理执行情况，确保工程档案规范化的落实。督促每个资料生成者、管理者按制度及标准、规范进行工作。引导各级资料管理人员正确学习、总结经验改进完善，不断提高管理能力，保证公司工程档案的编制质量。
参考文献
[1] 吴金华，资料员专业管理实务，中国电力出版社，2011年出版
[2] 屈爱春，论建设工程质量与工程档案管理的关系，科技创新与应用，2012年第24期
[3] 张俸鸣，浅议工程档案管理与工程质量，职业技术，2011年第1期.
论文作者:张莉
论文发表刊物:《基层建设》2016年9期
论文发表时间:2016/8/3
标签：资料论文; 工程论文; 档案论文; 档案资料论文; 工程项目论文; 档案管理论文; 公司论文; 《基层建设》2016年9期论文;