摘要：办公室是一个综合性很强的部门，担负着上传下达、沟通内外、协调关系重要职责，是一个单位工作运转的枢纽和调度中心。办公室文书档案管理是办公室档案管理重要的一个内容。本文就办公室文书档案管理存在的问题及如何优化办公室文书档案管理进行阐述。
一、引言
根据史料记载，档案从起源到现在经过了几千年，可见档案在社会历史发展中的重要性，虽然“档案”一词在清朝才出现，但这不并影响它在历史长河中重要价值的体现。档案是人们在社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。在办公室中，文书档案占据单位档案的大部分，这些档案记载着单位发展演变、历史沿革等提供重要内容，并且还有能够为其他工作的开展提供法律依据，因此档案管理在办公室综合管理中不应小觑。
二、办公室文书档案管理工作概况
文书档案大体上分为两类：一类是传统纸质版档案，包括：计划性文件、总结性文件、批示性文件、法规性文件、重大决策、专项会议纪要、凭证性文书材料、技术性资料等。另一类是电子、声像制品档案，包括：单位内部活动、组织外出考察、参观学习调研时留下的语音、影像资料等，或是日常工作中形成的电子文档、电子扫描影像、电子书等。文书档案管理日常工作一般分为收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用九个环节。每个环节紧密相连、缺一不可。
三、办公室文书档案管理中存在的问题
（一）文书档案管理人员意识不到位
办公室是综合性很强的科室，内容庞杂、往往办公室文秘担负着单位文书档案管理的重任。由于在人们的意识中，文书档案管理无非就是把上级来文，单位内部发文，其他事物纸质记载等分门别类归档放入档案盒、档案柜、档案室，自然而然，办公室文秘就成为了相当于“储物管理员”。其实不然，虽然办公室综合性很强，要求工作人员具有较高的工作能力和素养，但是在具体档案管理工作中缺少相应的档案管理专业理论和专业技能，很难满足文书档案管理的需求。
（二）管理者重视的程度不够
单位对办公室文书档案管理工作重视程度不够。更多管理者认为文书档案管理室办公室文秘岗位工作的一项，简单、工作效率高，一般不指派专人负责，有时还被戏称为“养老岗位”，不少单位档案管理人员年龄偏大，并非都是档案管理专业人员。在文件归档的过程中存在着侥幸心理，使用频率低，没人监督，因此文书档案遗失也时有发生。文书档案利用率不高，使用率低，由于不是专人专岗，也出现工作效率低的现象。
（三）文书档案环境不佳、配套设施不完善
文书档案存放对档案室的环境要求很高，包括防火、防盗、防高温、防潮湿、防霉菌、防尘、防光、防虫。有些单位为了节约办公资源和环境，将文书档案室与办公室合二为一。不仅对工作效率有所影响，而且还对涉密文书档案有潜在的威胁。
（四）文书档案管理制度不完善
档案工作虽然重要，但是并不像其他工作具有很明显的显性特征，导致档案工作处于长期边缘化，因此在实际中遇到单位里没有专门制定的文书档案管理制度，即便是有也是一纸空文，在文书档案的实际管理中、制度建设、执行力上都存在着问题，没有建立专门的档案室，或者出现“一室多用”。有些单位只是将档案简单进行分类整理，入柜保存。
四、提高办公室文书档案管理的有效途径
（一）提升文书档案管理人员意识及综合素质
文书档案管理人员是单位档案管理的核心要素，要想使档案管理人员走上专业化、科学化的，就要全面提升档案管理人员的意识及综合素养。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆有计划的派员参加档案管理人员的专业培训班，并且在日常工作中对档案管理人员进行岗位培训，定期进行考核。
档案管理人员的素质直接影响单位档案管理水平和服务水平。文书档案管理这一岗位常被忽视，繁杂、琐碎、枯燥这六个字是文书档案管理岗位的真实体现，每天都重复着收集、整理、装订、录入、归档、查阅等工作。文书档案工作人员必须静下心来，除去浮躁，专心致志的干工作。因此需要定期组织文书档案管理人员学习交流，强调办公室档案工作的重要性，提高档案管理人员的思想意识和责任感。促进档案管理人员工作的积极性和主动性。
（二）从思想上重视文书档案管理工作
长久以来，很多管理者对文书档案管理工作的认识都存在着误区，认为就是简单的记录、归档、查找，没有引起足够多的重视。要转变传统思想观念，管理者要重视发展单位档案管理事业，档案管理工作是单位管理工作中的重要的一份子，做好文书档案管理工作，有利于充分发挥参谋助手的作用，提高单位领导者决策科学化和规范化水平，对各项工作也有着重要的参考指引的作用，同时可大大的提高办事的工作效率。因此要加强对单位档案管理岗位的重视，强化“主人翁”意识，档案管理者也要积极主动地做好文书档案管理的宣传教育工作，加大对文书档案管理的宣传力度。可通过知识竞赛、征文比赛、专题教育研讨等多种途径融入到领导者和职工日常工作中去，增强意识、提高认识。
（三）优化文书档案环境，完善配套设施
要严格按照专业档案室的标准建设文书档案室，做到“九防”，即防火、防盗、防高温、防潮湿、防霉菌、防光、防尘、防虫、防鼠。对老档案室要适时进行改造升级。
采用双套制管理模式，让纸质档案管理与计算机档案管理相互配合，完善信息化建设，利用信息化设备和技术对单位的文书档案进行管理，提升办公效率。要着力加大数字化档案的建设，转变传统纸质档案效率低的特点，以便更好地适应新时代对档案管理的新要求。
（四）建立完善的文书档案管理机制
对文书档案规范完善是提升文书档案管理的主要方式之一。在文书档案管理的实际中要完善单位内部的档案管理制度，要实实在在、踏踏实实的制定，而不是简单敷衍了事，复制粘贴就万事大吉。科学合理的制定文书档案管理规章制度，使得文书档案管理效率大幅度提高，使得档案工作更加顺畅有序。
建立健全文书档案管理制度，严格按制度办事，将档案分门别类存放，认真做好文书档案管理台账。明确文书档案借阅、查阅规章制度，坚决杜绝文书档案遗失、泄密，保证文书档案资料的完整性和安全性。健全绩效奖罚制度，提高档案管理人员的积极性和主动性，促使档案管理工作有序开展，提升单位综合水平。
（五）创新文书档案管理
随着网络时代的到来，传统的档案服务已经无法适应社会需求，积极创新文书档案管理方法，在信息化时代，要充分利用现代办公设备。如扫描仪、打印机、数码相机、计算机等，对文书档案进行信息化管理。以达到方便快速查找文书档案的目的。一些零碎化、片段化、阶段化的文书档案通过信息技术加工，有序排列整理，实现档案信息的完整性，方便日后查阅。同时要借助网络信息技术构建文书档案管理系统、开通档案微信公众平台等，拓宽服务领域，不断提升办公效率。开创大数据时代新传媒微信工作平台档案管理新格局。
五、结束语
文书档案是具有真实性的凭证，办公室文书档案是办公室管理的重要组成部分，文书档案一种非常具有参考性的资料。作为新时代的文书档案管理者要紧跟时代步伐，建立健全档案管理制度，利用信息化技术，创新档案管理方法，用发展的眼光看待档案管理工作，用严谨和科学的态度对待管理工作，这才能使档案管理工作的意义和价值得到最大化的发挥，以满足新时代新发展新需求。
参考文献：
[1]姚翠君.文书档案管理的特点与创新策略的相关研究[J].中外企业家，2019（07）：116-117.
[2]廖娜娜.文书档案管理工作的创新对策[J].办公室业务，2019（05）：70.
论文作者:周鹭
论文发表刊物:《基层建设》2019年第23期
论文发表时间:2019/11/7
标签：文书论文; 档案论文; 档案管理论文; 管理人员论文; 办公室论文; 单位论文; 管理工作论文; 《基层建设》2019年第23期论文;