要慎重对待电子文件，本文主要内容关键词为：慎重论文,文件论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着电子技术在文书部门和档案领域的运用，电子文件和电子档案作为一个新术语，出现在文档领域。电子文件是一种通过数字电脑进行操作传输和处理的文件，其特点是：计算机生成与读取，用数字代码记录信息，必须符合文件的要求，存储的介质是磁盘、磁带、光盘等。电子文件这一新概念，对于文书档案领域的发展与飞跃，描绘了灿烂前景，具有划时代的意义。但电子文件目前仍存在许多缺陷：
电子文件稳定性差。电子文件在磁盘等介质的存储形式不是文字形式，而是由数字代码组合而成的，通过特定的程序来控制。对于介质上的数据的改动十分容易，任何一个会操作计算机甚至不会操作计算机的人，随便按几个键钮，整个的一篇文件便会面目全非；或者无意中按错了键钮，可能把文件全部删除。人们会说，以纸张为载体的文件，人们不也可以涂改吗？一涂改不也面目全非了吗？但是，在目前阶段，纸张的稳定性能大大高于磁盘、磁带等的稳定性能。字迹的颜料、染料也有相对的稳定性。即使文件被涂抹，也容易看出被涂改的痕迹。而电子文件则不然，若有人有意修改，在磁盘上留不下任何可以识别的痕迹，在眼睛可以视读的屏幕上，亦看不出任何破绽。
电子文件的寿命欠长。在目前，电子文件的载体是磁盘、光盘、磁带等，前两者极易破碎，后者极易燃烧、粘连、起皱。即使保持了原样，不破损，时间久了，介质上的数码还是会出毛病。因此，要定期向新的介质上拷贝。那么，这种倒来倒去的拷贝件，怎么说，也只能是复制件了，而那原件就只能是短命的了。
电子文件极易被冲毁。计算机有严格的操作规程，一点都马虎不得。这的确是高密度的技术，需要付出高密度的劳动。在平时的操作中，无意中碰了不该碰触的键钮，会造成文件的被破坏，甚至全部冲掉。这种现象，凡在计算机上工作过的人，大概都不鲜见。有多少人为自己辛苦输入的数据在无意中被冲毁而痛心疾首。再者，电子计算机的工作一刻也离不开电。正在操作中的电子文件，不提防电路突然出问题，数据同样被冲毁，全部工作等于零。
视读的不方便性。电子文件，以数字代码形式存在介质上，人们的眼睛不能直接视读，只能依靠设定的电子计算机程序控制，通过机器的屏幕来视读，计算机系统的某一环节出问题，就无法看到要看的文件。同样，要看文件的人，不懂这个系统，不会操作，同样也无法看到要看的文件。
电子文件容易被盗。电子计算机的优越性之一就是信息共享，即数据共享。计算机网络就体现了这一优越性。只要联了网，即使你有自己的密码，但仍有“电子虫”盗窃文件的事件发生。电子文件使人觉得没有安全感。
计算机病毒的危害。计算机病毒能够造成操作系统瘫痪或数据文件的破坏，这种危害有时是灾难性的。可以说，计算机病毒是对电子文件安全的最大威胁。虽然反病毒技术已有了很大发展，但是，由计算机病毒的不可判定性理论来看，彻底消灭病毒的方法是不存在的，病毒技术与反病毒技术之间的较量是一场拉锯式的战斗，而且病毒技术总是领先于反病毒技术。计算机病毒对电子文件安全的威胁将一直存在。
笔者之所以列举以上问题，并非是对电子文件的否定，更不是对电子文件在文档领域的革命性作用失去信心。笔者坚信，电子文件、电子档案是文档领域未来的发展方向，但在现阶段应该正视在高超的介质寿命技术、数码稳定技术、保密技术、反病毒技术等方面存在的诸多缺陷，并组织各方面力量联合攻关。而在这些问题尚未解决之前，还是要慎重对待电子文件问题。与其把电子文件当作现在意义上的文件对待，勿宁把它仍当作一个完成任务的手段更为稳妥。只要重视，有人组织，列入日程，解决它的缺陷便指日可待，电子文件、电子档案必将成为现实。
标签：电脑论文;