电子招投标形势下如何确保招标档案的完整和准确性
文/尹文菊
摘 要： 随着信息技术的不断发展，招投标事业逐渐由传统化招标方式向电子化招投标模式过渡，电子招投标成为新时期招投标行业发展的新趋势，电子招投标形式下的档案管理工作也越来越重要。本文以电子化招投标发展为背景，准确掌握电子招投标档案的特征，了解发展现状，分析存在的不足与问题，构建行之有效的解决策略，以期确保电子档案的真实性、准确性、完整性和可用性，增强招投标工作的效率，推动新时期招投标工作实现可持续发展。
关键词： 电子招投标；招投标档案；完整性；准确性
电子招投标，主要是以计算机与网络为基础，支撑招投标全流程。从本质上讲，这种电子招投标与纸质形式的招投标行为具有一致性，不同之处是前者支持以数据电文形式完成整个招投标行为，也就是说，招投标行为中涉及的文件以及后期形成的档案资料都是以电子形式进行存储与保管的。受法律、标准等多方面因素的制约，电子招投标档案在很多方面仍存在不尽如人意的地方，需进行针对性改革，以便有效维护电子招投标档案的可靠性与实用性，为行业发展奠定坚实的基础。
1 准确掌握电子招投标档案的基本特征
1.1 招投标电子档案得到法律的认可
在招投标项目档案实施全程电子化操作之后，以CA认证为基础，将其有效应用在电子招投标全部文件之中，如前期文件、招标文件、投标文件以及后期文件资料备案中，增强招投标电子文件资料的法律效力。
老常说：“这个真没什么印象了，他一直在驾驶室里不下来，又是晚上，灯光比较暗，而且那人好像还戴了一顶长长的鸭舌帽。我当时还奇怪，这么热的天还戴这帽子干什么？现在想起来就明白了，他根本就是不想让我们看到他的长相。”
1.2 档案管理效率显著提升
借助电子化招投标模式，突破传统纸质档案的束缚，能够直接借助计算机与网络进行资料的收集与审核，归档处理效果大大提高，从资料收集到分析、结案以及处理，都实现无纸化操作，归档更加及时、完整与准确，维护档案的全面性特征，为档案资源的高效利用创造有利条件，整体工作效率大大提升。
1.3 招投标电子化有效节省管理成本
在传统的纸质档案管理中，招投标项目为纸质文件，需要经历收集、整理、立卷以及归档等多个环节，同时，在保管期限上需要满足30年的期限。但是，在实施电子化之后，能够有效节约纸张的使用，各个环节纸质材料的规模得到控制，无须提供档案存储空间，在根本上适合绿色、环保以及节能的要求，达到降低相关成本投入的目的。
2 电子招投标形势下招标档案管理存在的问题
2.1 电子招投标档案管理模式尚未在全行业内形成共识
在电子招投标模式发展过程中，针对电子招标档案管理工作，尚未在全行业内形成统一思维，想法各异，观念共识尚未形成。也就是说，针对招投标电子文档的认识存在差异，尤其是对其地位与作用看法不一。在电子招投标模式实施之后，电子文档在整个招投标过程中占据举足轻重的地位，但是，在实际应用中，仍存在不一样的看法，既有赞成，也有反对的声音。对于支持电子文档的人员而言，其赞成的态度极大扩大了电子文档使用范围与领域，重视进行电子文档的安全保障工作，实施更加科学高效的使用方法，将电子招投标贯穿在招投标全过程中，而这种观点的持有者多为招标人、招标代理机构以及电子招投标运营机构。从本质上看，在整个招投标领域，针对纸质与电子操作模式，形成两种截然不同的观点，在很大程度上制约了新时期电子招投标领域档案管理工作的有序与快速发展。
2.2 电子签名环节的合法性确认仍需优化与完善
随着各行各业信息化建设的加速，尤其是面对电子招投标模式应用的深入与普及，电子招投标档案管理工作也要重视平台建设，构建与电子招投标模式相适应的档案管理组织机构，有效协调各个环节相关主体的关系，综合解决招标人、代理机构、技术部门以及监督机构之间的问题，形成意见与思维上的统一，避免协调不当，保证整个流程产生的电子数据的准确性、安全性与可靠性。因此，具有统一协调功能的组织机构与平台建设刻不容缓，这也是实施电子招投标档案管理的首要工作，以便有效发挥组织保障的作用。
2.3 电子招投标档案安全性与准确性亟待增强
微信、微博作为当前年轻人较为喜欢的媒体传播形式，其影响价值突出，传播范围较快，在实际的图书馆阅读推广活动中，可将微博与微信的特征相融合，更加重视信息的反馈与用户之间的交流，从而引导读者进行阅读。
3 电子招投标形势下如何确保招标档案的完整性和准确性
3.1 积极组建电子招投标档案管理平台，加快组织机构建设
立足电子招投标过程，结合相关规定，针对电子数据文档在不同部门流转，需要大量电子签名与电子印章进行确认，以保证各个环节的合法性与有效性。但是，在实际操作中，很多数据与文档在格式上仍不完善，虽然能够进行数据格式文件的更改，但是，却不支持规定的电子签章与确认，制约了招投标电子文件的合法性与有效性。
电子招投标形成的电子档案的保管与应用方面的安全性仍需不断增强。针对电子文档，在调用过程中，存在沟通协调不当的问题，安全受到威胁。对于招投标电子化档案而言，最基本的要求是保证操作的公正性、资料的安全性以及保密性。与此同时，招投标全过程都由计算机网络操作系统完成，但是，系统自身仍处于不断优化之中，因此，协调工作不可或缺，需要保证沟通到位，一旦协调不当，很难保证信息的准确性，数据混乱现象很容易发生。另外，在实际操作过程中，系统使用不当的现象仍比较突出。面对电子媒介的使用，传统纸质载体被取代，但是，电子媒介对技术以及使用者操作水平都提出了更高的要求。同时，电子文件属于最终确认版本，这就要求使用者需要全程保持高度谨慎性，避免数据不准确，一旦操作失误，信息失真将很难避免。
基于电子招投标模式，所形成的电子文件极具复杂性与系统性，对存储、检索以及传递工作提出较高要求，专业性与技术性较强。为此，高素质的专业人才不可或缺。基于此，要结合实际需求，培养高能力的专职管理人员，切实提升业务水平，重视各个环节人员的协调与交流，保证管理到位。同时，要积极组织业务培训，保证信息的及时反馈，以便实现对管理工作的不断完善。另外，要增强责任意识，保证档案管理人员具备较高的职业素养，以便增强整个操作的规范性，维护电子档案的准确性与完整性。除此之外，要全面提升管理人员的综合素质，既要掌握先进的档案管理模式，又要熟练使用计算机与网络，采取多元化教育模式，促使新知识与新技能能够渗透在人员成长过程中，实现人员专业水平的不断提升，有效调整整个档案队伍的专业与知识结构，为招投标电子档案管理的有序发展奠定坚实基础。
3.2 落实多元化培养战略，全面提升电子招投标档案管理人员专业能力与综合素养
智慧城市的发展历程普遍认为源于2008年IBM提出的“智慧地球”理念，定义IT产业下一阶段的任务是把新一代IT技术充分运用在各行各业之中，通过“物联网”超级计算机和云计算将“物联网”整合起来，实现人类社会与物理系统的整合。在此基础上，人类可以以更加精细和动态的方式管理生产和生活，从而达到“智慧”状态。此后各地智慧城市建设应运而生，并在近年来的全球城市建设中掀起了一股新浪潮。
3.3 积极构建全面的档案管理机制，强化制度性保障作用的发挥
对于电子招投标档案管理工作，为了维护档案资源的准确性与完整性，科学高效的规章制度不可或缺。因此要协同相关机构与部门，构建极具协同性的责任制度与管理规范。从本质上，依托先进制度，实现对各个环节电子文件制作者职责的明确。首先，要做好电子招投标档案安全管理制度建设，加快构建完整体系，融设备管理、用户管理、网络管理、归档管理以及利用管理于一体，建立应急预案，强化执行力与落实度。其次，重视建立运维体系，对整个系统制度运行过程中的问题进行全面反馈，准确记录原因，详细记载处理过程，保证运行与维护的可追溯性。除此之外，要加强网络安全检索，构建安全预警以及防病防黑机制，强化对电子招投标系统运行状态的全过程、动态监督，以便更加及时与准确地发现问题，保证处理的有效性，将异地容灾备份工作落到实处，定期进行。
3.4 做好电子招投标档案安全保障工作，切实提升安全防护技术水平
首先，做好档案管理与电子招投标管理系统的对接，优化电子招投标档案管理系统。具体讲，要及时建立组织机构，保障责任明确，形成更具针对性的开发设计方案，完善操作流程与归档调档模式，设计合理的档案统计报表，以便促进电子招投标档案收集、归档以及利用工作的有序开展。其次，为了维护电子招投标电子档案的安全性与完整性，需要采用先进的安全技术与措施，融防火墙、病毒防护技术、监控系统、入侵检测系统、密码技术以及水印技术于一体，全面做好安全防范工作，最大限度地保证网络信息的保密性，维护档案资源的完整性、准确性与可控性。最后，积极完善电子化设备，将备份工作落到实处。为了避免存档载体出现信息丢失，要做好设备设施以及软件工作的完善工作，尤其是合理进行备份，依托耐久性载体，维护档案的可靠性。
综上，立足新时期，电子招投标模式影响不断扩大，得到更大范围的普及，电子招投标档案管理工作也被高度重视，成为不容忽视的环节。因此，要以时代发展为方向，积极转变思维，对新的档案管理流程进行掌握，探讨更加高效合理的电子招投标档案管理模式，依托科学高效的管理制度，维护电子档案的完整性、安全性与可靠性，将电子招投标档案管理工作落到实处，在根本上为整个行业的健康与稳定发展提供坚实的保障。
2.2 肺癌组、肺部良性疾病组、健康对照组血浆Hsp90α水平比较 各组血浆Hsp90α水平分别为：肺癌组(133.61±64.83)ng/mL、肺部良性疾病组(50.28±26.48)ng/mL、健康对照组(47.63±14.98)ng/mL。统计分析显示，与肺部良性疾病组和健康对照组相比，肺癌组血浆Hsp90α水平显著升高，差异均有统计学意义(P<0.05)。与健康对照组相比，肺部良性疾病组血浆Hsp90α表达水平差异无统计学意义(P=0.271),见图2。
参考文献：
［1］汪杰.电子招标投标档案管理系统设计研究［J］.中国招标，2015（14）：16—19.
［2］伍桂岐.招标档案电子化发展的构想［J］.中国招标，2016（28）：24—26.
［3］孙力军.浅谈招标投标电子档案的管理［J］.招标采购管理，2018（04）：53—55.
作者简介 ：尹文菊（1983— ），本科，任深圳市坪山区建筑工务署馆员。
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