摘要：企业信息化是先进的管理思想与现代信息技术相结合的应用过程，而信息技术的商业应用价值也在于促进企业管理的科学化。文章对地市级供电局日常流程表单信息化拓展进行探讨，通过OA系统平台实现无纸化及高效办公。
关键字：流程表单；信息化；OA系统
一、引言
南方电网公司《中长期发展战略》中明确提出“管理制度化、制度流程化、流程表单化 、表单信息化”。 企业信息化是先进的管理思想与现代信息技术相结合的应用过程，而信息技术的商业应用价值也在于促进企业管理的科学化。
二、现状
近年来南方电网公司及云南电网公司高度重视和发挥信息化在促进公司发展和创先中的重要支撑作用，公司也将信息化支撑纳入公司全面创先的总体布局。南方电网在全网全力推行CSGⅡ企业级系统，即资产管理系统、营销管理系统、人力资源管理系统、财务管理系统、协同办公系统、综合管理系统、综合技术平台。通过建设一体化、现代化、智能化的企业级信息系统，有效固化先进管理理念和综合管理体系建设成果，显著提高公司业务协同性和信息集成度，支撑创先工作纵深推进。但地市级供电局部分日常使用的表单还在进行纸质文档流转，诸如出差审批、加班请假审批、车辆维修等，这些表单使用较为频繁，且涉及签字人员较多，纸质流转时间较长，降低了工作效率。这一现象促使信息人员思考如何用信息化手段将纸质表单在信息系统中进行流转，以提高工作效率。
三、探索
流程表单信息化的重点是人与信息化软件的相结合，才能达到最大的效果，提高工作效率。但这必然会对原有的管理体制进行梳理、优化和改造，需要业务部门的领导和员工放弃习惯的工作方式，适应新的管理方式和流程，这是一个由无到有、由点到面的过程，在时间上具有阶段性和渐进性。
流程表单信息化建设涉及企业的方方面面，从战略决策到具体业务操作执行，进行制度流程修编，需将业务规范融入岗位职责，提升工作效率、减轻基层负担，业务部门为主体，信息部门负责技术支持。业务部门明确岗位职责、权限，确定表单审批流程，信息部门研究业务部门的业务流程和业务需求，进行流程分解和构架设计，并与业务部门保持良好沟通协调，确保业务流程顺利实现信息化。
同时选择一个适用的建设平台，对于推广流程信息化十分重要。目前国内对于信息化管理工具使用最多的为ERP系统，该系统是基于网络经济时代的新一代信息系统，它主要用于改善企业业务流程以提高企业核心竞争力，主要集成了财务会计、企业控制、投资管理、生产计划等13大模块。凭借着这13大模块，实现了功能性、集成化、灵活性、开放性、用户友好、模块化、可靠等十大功能特点。但是一个软件的优秀，并不取决于软件本身，还要看该软件是否适用于本企业。以SAP为例，使用费用一般在20万到100万之间，而对于一个地市级供电局而言，因财务会计、投资管理、生产计划等模块均有与之对应、且较为成熟的应用系统，仅需要其中的企业控制模块，花费如此高的价格，而仅使用一个模块，该投资是不理智的。
地市级供电局日常使用的南网协同办公系统（以下简称OA系统）已固化了公司收文、发文、会议纪要等企业日常办公流程，是作为企业内各项流程和数据的交汇中心，能很好地承担企业数据整合的重任。该系统页面设计采用JAVA语言，利用eCooeModel编译程序进行流程编制及维护，该系统也体现出了工业4.0三大主题中“智能生产”的要求，即企业在制造过程中应尽可能多的增加产品附加价值，拓展更多、更丰富的服务，提出更好、更完善的解决方案，满足消费者的个性化需求。eCooeModel一共有三大模块，即流程配置管理、组织机构管理、流程维护管理。流程配置管理模块负责进行流程设计，信息维护人员依据企业管理制度，设计出合理的流程走向，实现表单交换和自动化处理；组织机构管理模块可根据企业实际需求设定管理组织结构，使表单自动流转至管理岗位进行审批；流程维护管理模块负责管理维护正常流转中的作业表单。使用该系统进行流程表单信息化推广难度较低。
四、实践
针对我局实际情况，对流程表单信息化进行了实践。首先开展了日常表单梳理工作，业务部门将目前还在进行纸质流转的表单进行统计，并确定表单审批流程，依据实际工作内容按5W1H要求，纳入每一张流程表单中，做到PDCA闭环管理，并以文字进行说明。
图1 市内出差审批
信息部门依据表单填写要求，对各流程要素闭环整合，实现了工作流、信息流和知识流的整合管理，编制对应信息化流程，将审批流程在OA系统中实现流转，真正实现了日常流程表单信息化及无纸化办公。
图2 指定流程接收人
图3 流程图 图4 审批单
利用OA系统平台进行推广流程表单信息化有五大好处：
1、推广难度低
OA系统涉及面较广，人员使用较为熟悉，在此基础上进行流程表单信息化的推广无需对使用人员进行额外培训。
2、流程编译灵活
eCooeModel程序采用图形编译，无需掌握编译语言，降低技术人员编制及维护流程难度，可依据企业实际情况增设特定审批岗位，提高流程结构的灵活性。
3、使用面较广
OA系统具有移动应用功能，可在Windows、IOS及Android三大操作系统下运行，通过智能手机、平板电脑等终端设备随时随地处理日常办公业务，降低表单流转时间，提高办公效率。
4、文档查阅方便
OA系统提供搜索功能为用户提供检索服务，通过检索相关的信息快速检出文档，进行文档与查询的相关度评价，对输出的结果进行排序，展示给用户，同时降低日常纸质文件维护成本。
5、系统稳定
OA系统由于本身的特殊要求，系统维护和容灾备份由网省公司统一负责管理，具备极强的稳定性、可靠性和可管理性，使系统能够长时间安全、稳定地正常运转，降低了地市级供电局管理成本。
五、展望
流程表单信息化的关键是企业中的人员可以充分的将信息化执行下去，没有人员的执行，根本无法去谈信息化，企业信息化的重点就是人与信息化软件的相结合，才能达到最大的效果，这必然会对原有的管理体制进行梳理、优化和改造，需要业务部门的领导和员工放弃原有习惯的工作方式，适应新的管理方式和流程，这是一个由无到有、由点到面的过程，在时间上具有阶段性和渐进性。需要各级领导统一思想，明确工作思路，加强队伍建设，发挥带头作用，业务部门及信息部门不断提炼、总结、标准化和模式化，进一步优化系统流转，并推进流程表单工作限时办结制。以用户为中心、以人为本，重视改善用户体验，呈现给用户操作上良好体验，提高流程流转的易用性及可用性，通过移动应用、大数据、互联网技术加强对供电局各业务表单的应用支撑，才能使企业流程表单信息化推进下去。
参考文献：
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[3]邱郁惠. 系统分析师UML用例实战. 机械工业出版社.
[4]孙健，赵涛. 按流程执行. 立信会计出版社
论文作者:李宏,常景
论文发表刊物:《电力设备》2018年第17期
论文发表时间:2018/10/22
标签：流程论文; 表单论文; 系统论文; 供电局论文; 企业论文; 市级论文; 业务部门论文; 《电力设备》2018年第17期论文;