信息资源管理与知识管理关系初探，本文主要内容关键词为：信息资源论文,知识管理论文,关系论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
“信息资源”与“知识”都不是新鲜的词汇，它们伴随人类社会的产生和发展绵延至今。历史学家认为：“知识的积累从几千年前知识产生之时就是人类社会发展的基础”[1]。相对于这两个概念的悠长历史，“信息资源管理”与“知识管理”却是直到20世纪后半期才逐渐被人们所关注。本文对“信息资源管理”和“知识管理”的相关问题进行了一些粗浅的探讨，期望在比较全面地认识这两种信息管理方式的基础上，唤起人们进一步研究和实施知识管理的兴趣。
1 信息资源管理与知识管理
约翰·奈斯比特（John Naisbitt）曾经说：“我们沉溺在信息的海洋中，却急切地渴望知识。”正是在这样的背景下，信息资源管理与知识管理先后被提出来，人们希望借助它们解决“信息过量，知识奇缺”的问题。
1.1 信息资源管理与知识管理的产生时间和内涵
信息资源管理（Information Resource Management,IRM）理论出现于20世纪70年代末、80年代初的美国。“信息资源管理”这个专有名词作为篇名最早见于《信息管理者》（Information Manager）1979年3—4月号所刊登的《信息资源管理》一文。霍顿（F·W·Horton）和马钱德（D·A·Marchand）等人是美国信息资源管理学家，也是IRM理论的奠基人、最有权威的研究者和实践者。
尽管信息资源管理理论的提出至今已经26年，研究者们在对其确切含义的理解上仍然各执已见，“持‘管理哲学说’有之，持‘系统方法说’有之，持‘管理过程说’有之，持‘管理活动说’亦有之。”[2] 这些观点既从某个侧面概括了信息资源管理的内在本质，但同时又都可能存在一些不够全面之处。我们认为，追求给“信息资源管理”下一个唯一的完美的定义并没有太大的现实意义。因为不同的人从不同的视角，依据不同的目的对IRM可能有不同的理解。不过，综合不同学派的观点，可以看出IRM大致包含了以下5个要素。
其一，实施信息资源管理的目的在于有效地利用信息资源，提高组织效力。
其二，信息资源管理以现代信息技术作为手段。
其三，IRM包含一系列行动要素，是对信息资源进行计划、组织、指挥、控制和协调的过程。
其四，IRM融合了多种人类信息活动的形式，如霍顿指出：“信息资源管理融合了诸如管理信息系统、记录管理、自动数据处理、电子通讯网络等不同的信息技术和学科”。
其五，IRM属于人类管理活动或行为的一种，是管理思想发展的一个阶段。
通过这5个要素，我们能够获得对“信息资源管理”这一概念相对完整的理解。
正当“信息资源管理”方兴未艾之时，管理领域又出现了“知识管理”（Knowl edge Management,KM）这一提法，并且很快吸引了众多研究者的目光。
“知识管理”一词来自彼得·德鲁克（Peter Druker）1988年的一段话。他认为“知识管理是一个过程，个人通过这一过程学习新知识和获得新经验，并将这些新知识和新经验表达出来，进行共享，以用来促进、培养、增强个人的知识和机构组织的价值。”[3]
早在20世纪80年代中期，激烈的竞争环境迫使个人和组织开始逐渐意识到知识的重要性。国外在1986—1989年之间陆续发表了大量探讨如何管理知识的文章，学术研究、企业尝试以及相关会议也纷纷展开[4]。1989年的一项调查显示，财富50强的CEO们有很多人都认为，知识是企业成功和所有行动的基础要素。
关于知识管理的概念有许多不同的提法，至今还没有一个被普遍接受的定义。有人认为简单地理解，“知识管理就是通过必要的方式来排除大部分不属于知识资源的信息”[5]。也有学者将知识管理视作类似信息资源管理的一个过程，如知识管理是“帮助企业发现、选择、组织、传播和转移重要信息和专家知识的过程”[6]。卡尔·维格（Karl M·Wiig）1993年提出，知识管理通过管理企业的能够提高其行为绩效的知识，使得企业更加“智慧地行动”。还有很多对知识管理的不同提法，在此不一一赘述。
卡尔·维格在《知识管理：介绍和前景》一文中，把知识管理划分为三种类型：
第一，应用技术手段管理显性知识。这种观点主要关注如何从个人身上获取知识，重视对计算机知识库、知识系统和信息网络的利用。
第二，关注对“智力资产”（intellectual capital）管理，主要包括组织的结构资产和人力资产。
第三，更广泛地关注影响企业的生存能力和成功的所有相关知识，除包括前述两者之外，还有其他一些与知识相关的企业实践和行动。
上述三种理解，对知识管理做了一个比较全面的阐释和总结。
1.2 信息资源管理和知识管理的产生背景
对于信息资源管理和知识管理究竟起源于何时，以及它们分别经历了怎样的发展阶段，学术界目前还没有一个统一的认识。美国信息资源管理专家提出了一些关于信息资源管理发展阶段的模型，其中比较有代表性的有马钱德和霍顿“5阶段模型”，马钱德和克雷斯莱因（J·C·Kresslein）的“4阶段模型”等。以马钱德和克雷斯莱因的“4阶段模型”为例：
第一阶段（19世纪末—20世纪50年代末期），信息的物理控制；
第二阶段（60年代—70年代中期），自动化技术的管理；
第三阶段（70年代中期—80年代），信息资源管理
第四阶段（90年代），知识管理。
这个模型与其他反映IRM发展阶段的模型一样，考察了信息技术在政府和企业的信息管理部门中的应用，都以信息技术发展作为划分阶段的依据。按照该模型的描述，知识管理是随着信息资源管理而发展起来的一脉相承的信息管理阶段。
信息资源早已有之，信息资源管理之所以直到20世纪中期才出现，主要因为人类的认识需要随客观条件的充分发展而逐步累积，当信息资源的总量达到某个临界点时，人们才会意识到要将信息资源作为一种资源来进行管理。除了信息资源本身量的累积之外，还有两个重要的条件促使信息资源管理的诞生：一是信息技术的发展；二是政府部门的文书管理工作和工商业的企业管理实践。于是，随着1980年美国《文书削减法》的公布，信息资源管理作为一种新的管理理论正式形成了。
关于知识管理的缘起，狄玛提亚（DiMattia）和奥德（Oder）1997年提出，主要得力于“两个最根本的转变：减小规模和信息技术的发展”[7]。
“减小规模”是对20世纪80年代精简机构和大规模裁员的一种形象概括。随着企业规模的缩小、员工的大量流失、企业发现节约开支的同时，员工也带走了他们多年积累的经验，给企业造成了较大打击。从这个教训中吸取经验以后，很多企业纷纷开始实施“知识管理”，一方面期望借此保留员工的知识和经验，为企业日后的发展做好铺垫；另一方面也希望捕捉员工的隐性知识，共享到整个企业中来。
所谓“信息技术的发展”主要包含两层意思：一是信息资源爆炸性增长，人们面临信息过载的压力，不得不寻求一种能够快速找到对解决问题有用知识的方案；二是信息技术本身的加速增长，为知识的流通和共享提供了更加便利的技术条件。
正是上述两个“根本转变”，使得知识管理在20世纪90年代兴起，并逐步取代了信息资源管理在企业中的地位。
2 信息资源管理与知识管理的不同解决方案
信息资源管理理论与知识管理理论的相继诞生，在人类的管理思想史上，以及人类解决信息问题的历史上，都是非常重要的里程碑。下面将探讨两种管理理论如何解决企业面临的日益严峻的信息问题。
2.1 解决问题的思路和策略
信息资源管理专家霍顿认为，信息资源管理属于资源管理，是把资源管理的概念拓展到对数据、信息和知识的管理上的结果。之所以需要信息资源管理，一方面是由于信息管理阶段纯粹的技术手段不能实现对信息的有效控制和利用；另一方面，信息已经成为组织发展的重要资源，迫切需要从经济角度对信息资源进行优化配置和管理。
当企业把信息作为一种重要资源来对待时，必然会考虑资源的配置问题。如何合理配置信息资源，发挥信息资源的最大效用，为企业带来经济效益，是企业关心的核心问题，也是对信息资源进行管理的基本要求。信息资源的配置是指对信息资源在时间、空间和数量三个方面的有效配置，其目的是为了实现信息资源的共享。可以认为，信息资源管理是从经济视角出发，利用资源配置的手段来管理信息资源，藉此解决“信息过载”和“信息饥渴”的矛盾。与上面所讨论的信息资源管理解决信息问题的思路不同，知识管理更多地关注从人的身上获取和挖掘知识，并促进知识在组织内的共享和应用。把人的因素纳入到信息管理的范畴来思考，是知识管理与信息资源管理解决信息问题的一个突出的区别。
早在1958年，迈克尔·波拉尼（Mickael Polanyi）就把知识区分为显性知识和隐性知识，并于1966年提出著名的论断：“知而不能言者众（We can know more than we can tell）”。如何把员工身上的隐性知识挖掘出来，转化成可以被识别和记录的显性知识，并在企业内部存储、传播和应用，是知识管理的核心目标之一。需要注意的是，在实施知识管理的隐性知识显性化的过程中，应该分辨清楚两个问题：第一，什么样的隐性知识是可以被转化为显性的？不是所有的隐性知识都能够被显性化，比如某些决定于员工自身独特经历和特质带来的经验和成果，可能根本无法与别人分享，即使传递到其他人身上也根本无法被复制。或者显性化的代价超过所可能获得的收益，也不宜显性化。第二，多少隐性知识应该被显性化？员工对自己独有的某些技能可能非常不愿意完全被他人获悉，或者这种分享超过一定限度就会使他非常不乐意，那么就应该考虑知识转化的“度”的问题。
野中郁次郎（Ikujiro Nonaka）著名的“知识转化模型（Knowledge managemen tmodel）”，涵盖了知识管理过程的主要方面：①隐性知识间的社会化；②隐性知识外化为显性知识；③显性知识间的链接；④显性知识内化为隐性知识，4种知识转化步骤实际上代表了4种知识流动的过程。根据野中郁次郎的知识转化模型，我们设计出图1来表示知识管理过程中的知识流动和知识管理的实现方式。
附图
图1 知识管理实现模型
图1中的“知识交流”对应于“知识转化模型”中的“隐性知识间的社会化”过程，企业内的员工通过相互间的直接交流，学习他人的隐性知识；“知识挖掘”与“知识转化模型”中的“隐性知识外化为显性知识”这一步骤相对应，指企业通过各种知识挖掘的手段和方法，鼓励员工把自己的隐性知识贡献出来与组织分享；紧接着的“知识存储”是实现“显性知识间的链接”（将个体不连续的显性知识碎片合并成新的显性知识整体）的手段，即存储组合而成的新的显性知识到知识库；最后，“知识学习”与“显性知识内化为隐性知识”相对应，指员工学习存储在知识库中的新的显性知识，再经由实践活动来把这些显性知识变成自己的内在体验。
野中郁次郎的“知识转化模型”比较抽象地概括了显性知识与隐性知识之间的转化，并且隐含地表达了组织与个人之间的知识互动关系。但是，在用“知识管理实现模型”对野中的模型进行阐释时，我们发现，野中的“知识转化模型”没有能够将“隐性知识间的社会化”过程明白地表述出来。为此，我们在图1中明确提出了“⑤知识捕捉”过程，强调了从员工的知识交流中捕捉知识这一环节，希望藉此将隐性知识如何社会化这一环节活脱脱地映射出来。虽然“隐性知识间的社会化”过程很多难以捕捉（比如员工之间的直接交谈和互动合作）， 但这种需要双向交流才能获得的知识往往具有更加重要的价值。意识到这一点，企业就可以创造条件（比如设立网络交流社区等方式），为员工之间的交流提供更好的环境，以利于更多地捕捉有价值的交流信息。
2.2 实现方式和技术
上文讨论了信息资源管理与知识管理在解决信息问题时的不同思路和策略，下面针对这两种管理理论在企业中的具体实现谈谈我们的理解。
通过考察企业运作过程可以看出，信息资源管理本身虽然是在管理信息资源，但它和组织的其他行为有着密不可分的联系，比如战略规划、产品销售、人力资源管理等，都无一不需要信息资源的支持。信息资源管理对组织流程的支持，具体体现在两个方面：一是信息技术的支持，二是信息内容的支持。
从信息技术角度来说，个人计算机、通信网络（包括企业内联网和互联网）、工作站的发展和融合使得很多的工作信息流可以被记录和保存。企业通过重组和再造业务流程（例如通过整合CRM客户关系管理、SCM供应链管理与ERP企业资源计划，建立统一的企业信息管理系统），将信息技术自然地融入到员工的工作过程中，既提高了员工的工作效率，也为企业的信息资源管理提供了条件。
从信息内容角度来看，企业所拥有的信息资源主要来自企业和员工两个主体。其中来自企业的信息资源包括企业累积的记录型资料、能使企业获得竞争力的无形资产（如商标、信誉等）、企业的智力劳动成果（如专利、版权等），以及企业独特的内在发展动力资源（如企业的经营管理方法、企业文化等）；来自员工的信息资源有个人的各种工作记录、档案，还包括该员工的能力、经验、工作技巧等，只不过在信息资源管理时代对员工个人的隐性知识部分不够重视。企业实施信息资源管理，一般来说应着力于收集、处理、传播、控制和存储上述的信息资源，目的在于更好地实现信息资源的价值。
但是，许多企业实施信息资源管理的瓶颈，不是由技术本身的壁垒带来的，而是由企业已有的信息系统和存储的信息内容引起的。换言之，从前遗留下来的分割的系统无法轻易融合，已有的信息资源数量庞大且分散于各个分割的子系统中，这些都成为信息资源管理的障碍。因为每个分割的系统无论其本身多么完善，它们之间无法连接、无法实现互通，也就意味着不可能在它们之上提升出更多的附加价值。这也正是这种系统不能伴随企业走得更远的原因。
知识管理是在信息资源管理之后出现的管理理念，它的实现方式和技术在某种程度上也会建立在信息资源管理的基础之上。知识管理除了关注从信息资源中挖掘出知识之外，更重要的是从人的身上获取知识，在企业范围内分享知识，最终要使知识被应用，从而带来知识创新。这样，知识本身就构成一种上升型的良性循环，也可以称之为“知识螺旋”[8]。
对企业实施知识管理，不仅仅是一个技术问题，还牵涉到许多其他方面，因此必须在技术之外有其他相配合的行动来支持知识管理。我们认为知识管理有以下5个方面的支持要素。
第一，组织结构上的配合。包括设立高层知识管理负责人（如CKO，首席知识官），并设立在其领导下的专门的知识管理部门。
第二，业务流程上的配合。要使得知识管理融入到企业的业务流程中，用知识管理来帮助企业改进业务流程，推动企业的知识创新、交流和应用。
第三，企业文化上的配合。只有建立一种相互信任、崇尚学习、注重交流的良好的企业文化氛围，身处其中的员工才有可能积极地参与到知识管理的相关实践中。
第四，激励机制上的配合。知识作为一种重要的资源，要想长期地制度化地从员工身上获取，必须建立合理的激励措施，包括精神上的和物质上的奖励手段。
第五，知识评估上的配合。实施知识管理之后，应对其绩效进行评估，只有这样知识管理的措施对企业是否产生明显的或潜在的益处才能被反映出来，从而有利于及时调整策略和行为，也有利于知识管理在企业内被更广泛地认同。
以上是撇开技术谈知识管理的实施，技术在如何实现知识管理中占据了相当重要的地位。知识管理涉及的技术很多，把它们纳入到一个大的框架中看，知识管理主要是通过知识地图、知识库和知识社区三个部分的互动来实现的。
彼得·德鲁克曾把知识型组织比作交响乐队，认为“首先需要一张‘乐谱’，它简洁而明晰地告诉不同的人要做什么，达到什么目标。其次需要建立恰当的结构，使每个人都担负应有的信息责任。”[9] 这个比喻可以看作对知识地图作用的一个形象化描述。知识地图其实是关于组织所拥有知识的一个目录。“有了良好的知识地图，无论所需要的知识多么冷僻，只要有个开头，就可以通过层层指引一路追踪下去，找到知识的源头。”[10] 本文提出的“知识管理实现模型”中，组织对员工的知识挖掘成果虽然存储在知识库中，但知识存储本身在知识地图中会有相应的记录。同样，当员工从知识库中进行知识学习时，如何找到知识库中相应的知识，也需要通过知识地图来实现。构建知识地图涉及到的技术主要有知识组织工具（如元数据、Ontology），知识发现工具（如搜索引擎、预警服务、数据挖掘、智能代理软件等），以及一些辅助思考的工具（如概念的映射工具）等。
知识库是系统化地存储知识资源的物理实体。不同于信息库的是，“知识库不仅要存储知识内容本身，还必须存储知识体之间的语境。”[11] “知识管理实现模型”中“知识库”用以存放经由3 种不同途径获得的显性知识：一是从员工之间的知识交流中捕捉到的那部分显性化了的隐性知识（能够被存储下来的一定已经是显性知识形态）；二是从员工隐性知识中挖掘出来的显性知识；三是企业拥有的企业自身和外部环境的显性知识，以及这些显性知识的组合而产生的新的显性知识。知识库与知识地图密切联系，其内容与知识地图有着映射关系。建立知识库除了必需的知识存储工具（如数据仓库，XML等）之外，还需要有自动分类技术、内容过滤和推送技术的支持，也需要聚类和挖掘工具的辅助。
知识社区，也称作协同平台，是通过通信网络的软硬件为知识交流提供媒介。可以说，知识社区是确保知识转移的关键要素。本文“知识管理实现模型”中的员工之间的知识交流，以及交流中的知识捕捉，都是通过知识社区来实现的。支持知识社区的技术主要包括企业的内联网技术、群件技术、协同过滤技术、虚拟共享空间技术等。
不难看出，这里的知识地图、知识库和知识社区，融合了原有的信息资源管理技术以及其他许多新技术，它们促进了信息技术、信息内容与人的协调发展。
3 信息资源管理与知识管理的关系
通过前面的论述我们发现，信息资源管理与知识管理虽然是人们在不同时期对信息问题的不同解决方案，但它们之间却又有着千丝万缕的联系。
首先，作为先后相继出现的两种管理理论，从信息资源管理发展到知识管理，遵循着人类社会自身的发展轨迹，也符合人类对信息问题认识深化的过程，因而这两种理论有着天然的联系。从阶段论上看，知识管理是信息资源管理之后的发展阶段；从产生背景来看，知识管理是在人类不断积累着处理信息问题的经验教训的基础上被提出来的。
其次，信息资源管理先于知识管理而存在，它的理念和具体做法，不可避免地会影响到知识管理，从而为知识管理提供基础。具体地说，信息资源管理在技术上整合了原有的分散的信息系统，在内容上重视信息资源的合理配置，这些都为其后的知识管理打下了基础。另一方面，信息资源管理实践的经验和教训，对知识管理理念的产生起到了促进作用，可以说知识管理是在信息资源管理基础上趋利避害的结果。
最后，知识管理是对信息资源管理目标的更高效的实现形式。知识管理重视对人的隐性知识的挖掘，也更加重视知识创新和提供解决问题的方案，这些都是信息资源管理所不能企及的。信息资源管理和知识管理的最终目标都是为了提高组织的行动效力、保障企业的长远利益，知识管理在融合了信息资源管理的技术和内容的基础上使之日臻完善，因此，知识管理取代信息资源管理而成为企业处理信息问题的解决方案，正是历史的必然选择，它昭示着人类文明的发展和进步。
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