我国档案信息计算机处理与管理状况述评，本文主要内容关键词为：述评论文,状况论文,我国论文,档案论文,计算机论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
自70年代末、80年代初，我国就运用了计算机技术处理和管理档案信息，经过十几年的努力，已取得了不小的成绩，给我国档案工作的发展带来了新的契机。然而，从信息社会对档案信息处理的总体需求上考察，我国档案工作中运用计算机技术的普及程度以及管理水平等方面都还有待于进一步提高。因而，本文就我国档案计算机管理的状况作一分析，对目前已取得的成绩和存在的问题进行述评。
一、我国档案计算机处理和管理方面所取得的成绩
我国的档案计算机信息处理和管理，目前是分成两个层次进行的：一是针对机关档案工作的，另一是针对档案馆工作的。从这两个层次上考察，我们已经取得了以下方面的成绩。
第一，适合于机关档案工作的文书工作一体化管理系统已逐步走向应用。近年来，随着办公自动化的普及，文书处理与机关档案工作已与计算机为核心的自动化办公设备联系在一起了。这样，一方面档案工作向前延伸，在文书工作领域里就对文书处理部门和其它业务部门提出了文书形成和处理的要求，以便为以后的档案信息管理打下良好的基础；另一方面，文书部门在运用计算机进行信息处理的同时，也需要机关档案工作人员的指导，以完成文书信息的分类、归并、编目和存贮。这样，就自然而然地形成了文书、档案管理一体化机制。为此，我们档案部门开发和研制出了一些针对文书工作和机关档案工作一体化管理的文档一体化计算机管理系统，克服了过去衔接不紧、重复劳动等问题，大大地提高了文书工作和档案工作的质量和效率。
从档案信息处理和管理的角度而言，文档一体化管理系统的开发和运用，实现了计算机自动生成目录、计算机辅助立卷和计算机自动检索，改变以往手工所从事的基本编目、立卷和检索等工作环节，大大地提高了工作效率和工作质量，减少重复劳动。因而，在机关档案工作这一层次，我们今后要进一步努力的方向就是如何因势利导地加强文书部门和档案部门的联系，在管理体制上理顺它们的关系。
第二，已基本实现档案标引的计算机自动化。档案标引工作是我国较早实现计算机自动处理的环节，从目前看，我国档案自动标引技术不仅呈现多样化的趋势，其适用性也不断加强。如浙江省档案馆在原有部件词典抽词标引法的基础上进一步开发了分类号的智能自动标引技术；解放军总后档案馆则研制了避开传统词性分析和部件词组配，基于匹配标引法原理的档案自动标引系统；国家档案局推广的QWA 档案管理系统也以其智能型关键词自动标引和智能型分类号和标引技术而独树一帜。另外，由于人工智能检索技术的运用，使得档案著录和标引规范化要求及技术难度相对降低，从而提高检索效率。
第三，光盘技术在档案信息的存贮和检索中进入了实质性的应用阶段。光盘技术的迅速发展，为直接自动检索档案的原文信息提供了有效手段。光盘技术可以用计算机直接处理、访问和网络发送，检索方便、快捷，操作简单，存贮量大，便于与计算机网络相衔接，可实现档案信息的全文存储。另外，由于光盘存储器的日趋完善，为微机提供了“海量”的外存空间，因而，在信息存储方面，光盘有与缩微存储相媲美的性能。从1991年开始，沈阳市档案馆、中央档案馆等单位就进行了光盘技术的试验和应用，目前使用光盘的单位已增加到了40余个，与光盘存储和检索相关的管理软件，也在档案部门与技术开发公司的合作下，取得了丰硕的成果，档案全文存储检索的光盘系统已有多种产品问世。
第四，我国计算机管理档案中的多媒体技术运用已从调研论证进入到应用系统的研制与开发阶段。当今的多媒体计算机（MPC ）已经能够采集、处理、编辑、存储和显示文字、图形、图像、声音等静态信息和时变信息，它适应了人与计算机自然交流的需要，摆脱了计算机只能处理字符信息的局限性。我国档案界从1994年始就已有多个档案馆（室）开发了多媒体档案信息管理系统，如清华大学档案馆开发研制的《THDA——2000电子图文档案管理系统》、 复旦大学档案馆开发研制的《FDA多媒体档案信息管理系统》实现了对部分图、文、声、像档案的统一存储和全方位管理；国防科工委某研究所研制的《工程科技档案管理系统》将科技档案的自动化管理向前推进了一步，采用多媒体技术把档案中重要的图样、表格、照片、录音及录像通过不同的设备转录到管理系统，实现了科技档案的多媒体演播功能。
第五，电子复合信息管理系统的出现，更好地解决了档案信息的存储问题。由于信息存储技术的发展，人们正在研究集计算机技术、光盘技术和缩微技术于一体的电子复合信息管理系统，这种系统不仅可以实现信息的高密度长期存储，还可以进行信息的快速检索和远距离传递。电子复合信息管理系统的建立，使得档案信息的存储问题得到了较好的解决。尤其是计算机技术与缩微技术的结合运用，使得在缩微片上的人读信息转换为能够快速处理的机读信息，解决了传统的缩微存储与快速检索相结合的问题，进一步发挥了缩微技术的长处。
第六，档案计算机管理正逐步走向网络化。这几年来，我国的档案计算机管理网络的发展势头比较快，出现了以下网络化的模式：一是在办公自动化系统的带动下入网；二是行业系统的跨地区网络。网络的发展，使档案计算机检索在时间、空间上都有了更大的扩展，在数据传输数量和质量上也有了更好的保证，从而为加快档案信息的交流、传递及档案信息的利用，创造了有利条件。
二、我国档案计算机管理中存在的不足之处
第一，文档一体化管理体制没有理顺，文件处理和档案管理容易脱节。从我国现行档案管理体制上看，我国的档案事业行政管理机关只能通过机关档案室与机关文书部门间接联系起来，这种联系的途径比较单一，程度也不太密切，而且职权不明，容易造成机关文书、档案工作脱节，难以发挥文书工作和档案工作的整体优势。因而，由于运用文档一体化管理系统而带来的一些问题，如关于档案实体立卷方式的问题，关于文书工作和档案工作建立统一标准问题，关于文档一体化管理系统本身的结构和功能问题等等，都有待于在实践中不断解决和完善。
第二，档案自动化标引系统中的标准化标引、主题标引与分类标引的结合问题没有完全解决。目前我国档案自动化标引系统虽然在很大程度上解决了档案著录和标引工作量大、工作难度大的问题，但是这些智能标引系统本身也存在需要进一步完善之处。比如在主题词的选取上，往往会误标、漏标、过度标引或过粗标引；在主题词与关键词、主题词与分类号之间也不存在一个确定的、规范的关系表达式，它们之间只是一种不完全确定的、模糊的内在联系，还没有实现关键词与主题词之间的转换，也没有实现主题标引与分类标引的结合运用。
第三，软件开发层次较低。我国档案信息计算机处理和管理基本上处于低层次开发阶段，处理和管理系统大多数是单机用户或多用户主机系统， 只有极少数联结成局域网系统。 虽然目前我国档案部门已拥有7000多台计算机，但这些计算机的分布很不均匀，大多数集中在大中型企事业档案部门、机关档案室、中央级和省级档案馆、沿海地区档案馆和军队系统档案馆。由于各单位认识上的差异，在应用软件开发过程上侧重点不一样，缺乏统一的标准，各自为政，因而，开发出来的软件在实用性、通用性、可靠性等方面均存在一定的不足，低水平重复多，这样就造成了档案部门人、财、物力的浪费。
第四，标准化准备工作不足，给网络化带来困难。目前我国对计算机进行档案自动化处理和管理要达到什么要求，开发出来的软件应具备哪些功能，缺乏规划性；对标准的制定、修订也赶不上实践发展的需要，已有的标准缺乏约束力，成果的推广也缺乏必要的导向作用。各单位都是根据自己的需要开发和研制软件，这些软件在功能、结构和通信协议、信息交流的格式方面都有差异，给以后对点联结、点网联结乃至网间联结都设置了障碍。
三、存在上述不足之处的原因及应采取的对策
造成上述不足之处的原因是多方面的，既有客观方面的因素，又有主观方面的因素。综合起来说，有以下几方面原因。
第一，由于我国档案信息计算机处理和管理起步较晚，档案信息自动化处理的意识相对较薄弱，这就决定了在人力、财力和物力上的投入不足，相关的理论研究不足，直接影响了我国档案信息计算机处理和管理的开展和普及。
第二，缺乏一支既熟悉档案工作业务又精通计算机技术的专业队伍。由于专业的限制，在档案部门非常缺乏既熟悉档案工作业务又掌握计算机技术的专业人才。目前的状况是懂档案工作业务知识的人员很少精通计算机技术，而掌握计算机技术的人员往往又不懂档案工作知识，因而，在很大程度上影响了我国档案计算机处理和管理的进程。
第三，档案信息处理和管理宏观的整体规划不够。从我国十几年来的档案信息自动化处理和管理的发展看，我国的档案计算机处理和管理的宏观规划是相对滞后于档案信息计算机处理和管理的实践本身的。由于宏观的、整体的规划不够，以至于我国微观的档案信息计算机处理和管理在很大程度上是一盘散沙。比如在档案管理系统这个层次上，许多是各馆自选设计、自选开发的，系统功能相差很大，如有用于自动标引的，有用于目录管理的，也有用于综合信息管理的；至于机关、企事业单位的文书、档案一体化管理系统，则更是名目繁多，水平和功能相差甚远。这些系统的开发和研制，没有一个宏观规划和统一标准，导致这些系统多数是低水平重复，造成人力、财力、物力的浪费。
针对以上我国档案信息计算机处理和管理中存在的不足之处，我们要相应地采取以下措施：
第一，要研究制定总体规划，加强宏观管理。国家档案事业行政管理机关应该把运用计算机处理和管理档案信息，作为一个重大的工程来对待，进行科学管理。要根据档案现代化管理的要求，尽快地制定出全国档案部门运用计算机进行自动化处理和管理的方向和战略，制定一个周密的、系统的档案计算机处理的管理标准，明确规定进行档案整理、编目、自动检索、自动统计、自动完成档案馆（室）的日常管理活动的目标和实施办法，从整体规划着手，开发通用性软件，以减少差别。
第二，要提高档案管理现代化的认识，增强技术能力，改变与档案信息自动化处理和管理不相适应的传统工作手段与方法，争取得到领导的重视，以加大资金的投入，改变我国计算机分布不均匀、使用不合理的现象。
第三，积极组织力量进行技术攻关，重视通用软件的开发和成果的推广。开发和研制通用性软件，是节省经费、减少人力浪费的有效方法，因而我们要把计算机应用软件的标准化问题作为今后技术开发的重点，另外，要加强部门间的交流和协作，避免软件开发的低水平重复，及时地使档案信息自动化处理和管理技术能够得到推广和普及。
第四，要建立激励机制，加强人才培养，建立一支高水平的、既掌握计算机知识和技能、又懂得档案工作业务知识的双重知识结构的档案人才队伍。
综上所述，在我国十几年来的档案信息计算机处理和管理实践中，既有成绩，又有不足。要重视成绩，总结经验，正视不足，吸取教训，这样才能提高我国的档案信息计算机处理和管理水平，以满足现代信息社会对档案信息的总体需求。