面向GIS的电子文件管理，本文主要内容关键词为：文件管理论文,电子论文,GIS论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
地理信息系统（GIS,Geographical Information System）是以计算机科学、信息科学、测绘科学、地理科学、地球科学、网络通信技术等为支持的一门崭新的交叉学科，它是以地理空间数据库为基础，采用地理模型分析方法，适时提供多种空间的和动态的地理信息，为地理研究和地理决策服务的计算机技术系统①。地理信息所涉及的范围非常广大，尤其是政务机关，综合业务管理和辅助决策活动80％以上与地理空间定位和空间辅助决策相关。另外，随着计算机技术和网络技术基础建设的不断完善，地理信息系统在社会各领域都得到了广泛的应用。为了使地理信息系统能够依照人们的需求快速有效地处理相关的数据，准确地得出新的有用信息，并使得这些以电子文件为载体的所有信息得到有效的管理，一种与地理信息系统相配套的电子文件管理系统的产生也就变得非常必要。
一、面向地理信息系统的电子文件管理对象和目标。面向地理信息系统的电子文件管理虽然与其他领域的电子文件管理有诸多的相同之处，但其管理对象和管理目标仍有着它巨大的特殊性。
1.面向地理信息系统的电子文件管理对象。任何电子文件的直接管理对象都是文件，但其最终目的却是为了对以电子文件为载体的各种信息的有效管理。因此，面向地理信息系统的电子文件管理对象可以分为两大类：一是以地理信息系统采集、管理、分析和输出的地理信息为内容的电子文件，此类文件包括文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件和多媒体文件。文本文件和数据文件一般是用于承载有关地理实体的性质、属性特征等空间和非空间信息，图形文件、图像文件等主要是地理位置、空间分布等空间信息的表现形式；另一种是以系统本身和系统运行状况为内容的电子文件，此类文件主要包括文本文件、数据文件、程序文件和超文本文件。程序文件和超文本文件一般是指系统本身的代码文件，而数据文件、文本文件主要记载有关系统使用和运行状况的信息，比如日志文件、用户权限控制列表等。
2.面向地理信息系统的电子文件管理目标。
（1）保证系统电子文件的长期可读性。系统电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、载体转换、系统迁移等处理后能够以系统可以识读的方式输出。如果系统电子文件不能顺利读出，将会导致不可预料的结果，轻则无法调出数据，重则使得系统无法运行。因此，系统电子文件管理就是要避免出现影响系统识读各种文件的因素，以系统标准和需求为中心，采取保证系统电子文件可读性的各种措施，维持其应有的存在价值。
（2）保证系统电子文件内容及时更新。地理信息系统是以一定的技术环境、自然环境和社会环境为基础的信息系统，它代替或支持人去解决特定时间和空间范围内的一些问题。然而，软硬件技术在不断发展，自然环境和社会环境也在时时变化，那么随着时间的推移，地理信息系统也必然要求在之前的基础上升级、扩展和完善，才能满足人的工作需要，那么构成系统的各种代码文件和信息文件也就必定要紧跟着更新，这也是系统电子文件管理的目标之一。
（3）保证系统顺利正常地运行。系统顺利正常地运行有两层意思，一是指系统可以无障碍地根据命令执行相应功能，二是指系统可以正确地处理和输出信息。系统能否顺利正常地运行，关系到多方面的因素，但系统的电子文件管理尤其扮演着重要的角色。其中，代码文件和数据文件的完整性和正确性是系统运行的关键，而这恰好属于系统文件管理的任务。
（4）方便系统的查询和利用。 面向地理信息系统的电子文件管理子系统是文件和地理信息系统之间的中介，有责任为系统提供高质量的文件信息，除了提供原始文件利用及保证其准确性外，还对相关信息内容进行深度整理和挖掘，提高查全率和查准率，使系统能够更加方便快捷地检索到符合要求的信息，更好地为系统用户服务②。由此可见，系统文件管理质量直接影响到整个系统的性能。
（5）保证有价值的电子文件得到妥善的保存。地理信息系统的原始地理信息文件是对特定时间和空间范围内的客观世界的真实反映，而经过地理信息系统处理和分析后的输出文件更是对于人们认识的提高和行动的实施具有巨大的价值，还有记录系统运行轨迹的文件为日后系统的安全分析和维护提供了依据，所有这些都是有一定价值的电子文件，应当采取相应的措施、合适的介质对它们进行妥善的保存。
二、面向地理信息系统的电子文件的保管。随着地理信息系统功能的不断完善，应用范围越来越宽广，系统的电子文件数量也越来越庞大，如何保障这些电子文件的完整和安全是系统电子文件保管工作的主要任务。
1.面向地理信息系统的电子文件存储管理。地理信息系统长时间地运行，空间数据库也在不断更新完善，因而系统的数字信息生产能力是非常强大的，所以必须对这些急剧膨胀的信息资源进行有效的存储。首先要根据地理信息系统的各种结构化和非结构化文件的特性，结合系统的要求等多方面因素，选择合适的存储设备。然后采取相应的措施做好存储设备的保护工作，并对其定期更新。除此之外，还应当选用合理实用的存储体系方案，更有效地管理存储设备的硬件连接。
2.面向地理信息系统的电子文件信息保护。地理信息系统中包含有大量的不同密级的信息文件，要求系统文件管理工作提供一个比较完善的安全管理策略：从管理的角度出发，制定完善的规章制度，合理分配和有效监督各类人员的管理权限、培训和考核人员；同时在技术上得到保证，采用防火墙技术、数字签名技术，安全加密技术等来确保系统信息的安全。
三、面向地理信息系统的电子文件元数据管理。元数据是关于数据的描述性数据信息。在地理空间数据中，元数据是说明数据内容、质量、状况和其他有关特征的背景信息，以便于系统对数据集的准确、高效与充分的开发与利用。
1.地理信息系统中的元数据的作用。地理信息系统中的空间数据元数据帮助系统用户获取数据，对空间数据库进行浏览、检索和研究等。另外，通过元数据实现准确定义的数据字典，足够说明数据来源、数据的加工处理过程、数据解释的信息，保证数据逻辑科学地集成，从而达到空间数据质量控制的目的。最后，数据集层次的元数据能够使系统有效地控制系统中的数据流。
2.空间数据元数据的获取。空间数据元数据的获取，是指在适当时间按照系统的要求生成和捕获相应空间数据元数据元素的值。相对于基础数据的形成时间，空间数据元数据的获取可分为三个阶段：数据收集前、数据收集中和数据收集后。对于模型元数据，这三个阶段分别是模型形成前、模型形成中和模型形成后。第一个阶段的元数据是根据要建设的数据库的内容而设计的元数据，内容包括：普通元数据，如：数据类型、数据覆盖范围、数据变量表达等；专指性元数据，即针对要收集的特定数据的元数据，包括数据覆盖的区域范围、数据时间、空间上数据的高度（或深度）、使用的仪器等。第二阶段的元数据随数据的形成同步产生。例如，在测量河水要素数据时，测点的温度、盐度、流速、流向等是同时得到的。第三阶段的元数据是在数据收集到以后，根据需要产生的。比如，数据的利用情况、数据质量评估、拓扑关系、数据库大小、数据存放路径等。空间数据元数据的获取方法主要有键盘输入、关联表、测量法、计算法和推理法五种③。
3.空间数据元数据的维护。元数据的维护是指元数据生成之后，保护其不流失、不被篡改、联系方式有效，当系统所属部门的业务、软件系统发生变化时还需要相应修改、增加或删除元数据元素。由于空间数据元数据比较复杂，因此确保元数据准确并维护良好的唯一方法就是尽可能使维护过程自动化。我们不必了解应用程序系统编写的情况，就能看到只依赖过程来维护元数据的结果。一般空间元数据量通常都很大，最实用的方法是只收集变化，而不是定期刷新整个元数据集，特别是动态性很强的使用信息，应定期追加而不是改变现有的信息④。
四、面向地理信息系统的电子文件的归档。围绕地理信息系统所产生的电子文件跟其他电子文件一样，经鉴定具有档案价值的文件也应向档案部门移交。
1.归档范围。地理信息系统在运行过程中会常常更新各种信息，如果这些信息具有档案价值，则在每一次更新之前应当将旧的信息文件归档。另外，地理信息系统的文件格式多样化，其中图形、图像文件的数量很大。对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并列入归档范围。系统生成和处理过程中形成和积累的各类元数据，必须与电子文件一同纳入归档范畴，以保证电子文件的真实性、可靠性和可用性。
2.归档方式。根据地理信息系统及其信息文件的特性，笔者认为，面向地理信息系统的电子文件采用逻辑归档或者在线归档的归档方式会比较合适。如果地理信息系统采用的是C/S的模式，那么逻辑归档将使得归档工作变得非常容易，只需要在系统中给档案部门设置相应的权限，当系统电子文件符合归档要求后，档案部门就能够掌控归档文件，归档文件的著录信息、存储地址等会自动保存到档案部门的数据库中。如果地理信息系统采用的是B/S的模式，则在线归档会比较快捷方便，在系统运行过程中一旦检测到符合归档要求的文件，就可以通过网络直接将其传输到档案部门规定的地址中。
五、面向地理信息系统的电子文件管理系统的实现
1.电子文件管理系统的定义。广义的电子文件管理系统是包括以信息技术为支持，能够对机构内产生的电子文件、档案部门保存的电子档案进行严谨完善的管理，保证电子文件的行政有效性和法律证据性的计算机软硬件系统、配套的管理制度和标准、有关的法律规定和人员在内，以保证电子文件的有效存储和高效利用为目的的宏观管理系统。
2.电子文件管理系统与地理信息系统的整合。目前存在着这样的趋势，广义的电子文件管理系统中的部分元素（管理方法、相关制度、标准和具体管理的功能需求）在不断地技术化于计算机软、硬件系统。但由于种种主观或技术原因，宏观系统中的有些环节尚无法在电子文件管理软件中得到实现，而且从理性的角度来考察，也会发现彻底的管理软件化根本不会实现⑤。
所以电子文件管理系统总的来讲可以分三部分：可软件化的管理功能、不可软件化的管理功能、硬件系统。根据这三个不同性质的部分，相应地进行不同方式的整合。可软件化的管理功能一般采用嵌入——集中式来实现，即以地理信息系统为母体，将电子文件管理可软件化的某些功能和技术措施嵌入其中，并与档案部门独立实施的专业系统建立通道接口，形成三者一体化。不可软件化的管理功能主要有一些制度、标准、管理方法和人员，其中人员是制度、标准、管理方法的执行体，因此在不可软件化的管理功能方面两系统的整合可归结为人员的整合，虽然不同的人员会对某一方面的标准、制度和管理方法显得更专业，但系统的整合要求整合后的人员要对原专业范围之外的系统的其他方面有一定的了解，这样才有利于工作的开展。比如，文件管理专业人员对空间数据元数据进行管理，就必然要对空间数据元数据的知识有较多的研究。硬件系统的整合相对较容易实现，电子文件管理系统几乎可以跟地理信息系统共享一个硬件平台。
注释：
① 邬伦，刘瑜，张晶等．地理信息系统——原理、方法和应用[M].北京：科学出版社，2001
② 冯惠玲．政府电子文件管理[M].北京：中国人民大学出版社，2004
③ http://course.cug.edu.cn/cug Third/base_MAPGIS/classroom/2—4.htm
④ http://spaces.msn.com/fanlights/
⑤ 于丽娟．电子文件管理系统初探[J].浙江档案，2001(9)