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摘要：在社会信息化的今天，要想在事业单位对档案管理工作做出创造性提升，就十分有必要引入数字化技术进行档案管理，创造出更加符合实际情况的档案管理模式，借助现有的信息技术优化管理环境，实现系统性、信息化的档案管理。文章以事业单位档案管理信息化的基本概念及其必然性为切入点进行分析，主要探讨了其独特的优势，并针对这些特性创造性的提出了几点增强信息化建设的具体措施。
关键词：事业单位；档案管理；信息化；优势；策略
1引言
档案管理是档案馆直接对档案本身或者档案信息进行管理并使用，为档案利用者提供服务的工作和业务，这存在于各个机构中，占有重要的社会地位。随着社会的建设和时代的发展，档案信息大爆炸式增涨，传统的档案管理方式暴露出如管理手续繁复，空间资源浪费，档案保存困难等严重的弊端，不适应于时代发展，已初步与大数据时代接轨。目前档案管理工作在信息技术的支持下成本大幅度的降低，效率却大幅的增高，信息化技术已迅速渗入到了各行各业的档案管理中，有了可喜的进展。然而信息技术运用于档案管理还处于初级阶段，存在一些弊端，如信息的安全性和可靠性降低等。对此，本文就信息技术在档案管理中的应用现状、存在的问题和发展方向进行讨论和展望。
2 档案管理信息化的必然性
实现档案管理信息化是对现有档案进行保护的必然要求。如果实现信息资源的数字化，那么档案保存的困难程度将会大大降低，档案原件保存的时间就会更长；一些受损数据以及原件都能够借助计算机技术进行修复，电子系统的备份功能将纸质档案由于环境变化受到损坏的可能性彻底消除；与此同时，电子档案查找起来也是极快的。当前，各事业单位的外在条件都已经具备，设备与技术等物质基础已然准备就绪。此外，很多事业单位还进行了相关规章制度方面的建设，如此一来，进行档案信息化管理的制度保障也已经就绪了。
3 事业单位档案管理信息化建设存在的问题
3.1 信息安全管理不到位
与传统的档案管理模式相比，信息技术多元化的收集能力扩展了档案管理的信息收集渠道；强大的信息处理能力实现了信息资源的充分利用；数据库以及云技术实现了海量的数据存储需求；网络技术实现了信息的快速共享以反馈。但是，其在极大程度上便捷了管理工作的同时，也带来了更加隐蔽的网络风险。例如：黑客攻击、病毒入侵、数据丢失等等，都会导致非常严重的经济与社会损失。然而，目前我国广大事业单位对网络信息安全的管理能力还处于较低水平。
3.2 缺乏专业的人才
档案管理工作人员对整体工作的质量和进程有着十分重要的作用，非专业的大学生对档案管理建设的知识是有限的，所以在这方面得不到较高素质的人才，缺乏一定的专业化。而且在事业单位中普遍存在一个现象，就是从事此方面工作的人员年龄一般都比较大。对他们进行培训，让他们接受新的技术有着一定的困难。随着时代的发展要求，应该把档案管理同现代的信息技术结合起来。但是有些事业单位的人员不适应这种情况。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆在实际的工作当中，档案管理人员的工作态度对于工作质量的好坏也有着重要的作用，但是有一些工作人员在实际工作中缺乏一些热情，对于工作缺少认真负责的态度，使得档案管理方面的工作产生了一些不良的影响。
3.3 档案信息开发不合理
由于管理人员的管理观念还没有实现完全的转变，一些单位虽然实现了技术层面的信息化建设，但是在信息技术的应用和开发档案信息资源方面，还比较薄弱。一方面。档案管理工作中相关信息重复加工的问题表现严重，数据质量有待提高。另一方面，现代信息技术在档案管理工作中的应用，更大的意义是信息技术对数据信息的强大处理能力，使信息能够发挥其最大价值。但是，在现阶段，这方面的发展比较欠缺。
4 事业单位档案管理信息化建设的策略
4.1 增强法制观念，提高档案意识
事业单位领导应高度重视档案管理工作，真正意识到其重要意义，结合《档案法》中的要求，广泛开展宣传工作，促使档案管理人员法制观念不断增强，并有效提升法律意识。事业单位应通过学习、培训、答题及考试等形式，从整体上提升档案管理人员的综合素质，熟悉相关的法律法规，在实际工作中严格执行。此外，档案管理人员对待工作也要认真负责，履行好自身职责，规范操作各种信息化设备。事业单位要将档案管理人员的工作热情激发出来，确保他们全身心投入到档案管理工作中，才能最大限度减少问题，避免档案资料出现损坏、丢失的情况，为档案管理信息化建设创造有利条件。
4.2 配备统一、实用的软硬件设备
如若要建立一个健全的档案管理信息化平台，就必须要有一个完善的软硬件设施作为先决条件。档案管理工作的重点在于完好的存储档案资料，使其受损程度降到最小，保留最大真实性，这时候优良的设备就显得格外重要了。并且，软硬件基础设备必须要具有一致性，不然很容易发生数据不兼容的现象，或者信息不能识别，数据转存故障，不能实现自动搜索等故障。有鉴于此，唯有一致型号、规格的软硬件设施，才可以在物质上进行保障。因此，各个事业单位应该加强沟通，尽量使用一致的、使用较多的标准化设备，加强与国际上软、硬件做的较好的公司的沟通联络，打造自己的档案管理操作系统，方便处理自己的数据信息。
4.3 建立培训制度，提高管理素质
在档案管理信息化的建设过程中，管理人员的素质跟不上是制约信息化发展的重要因素。对此，应该建立科学的培训制度，定期对管理人员开展培训工作，使其能够满足档案管理信息化建设对管理人员素质的客观要求。在信息化的发展背景下，档案管理人员不仅仅要具有专业的档案管理知识，以及丰富的管理经验，还必须具备现代化的信息技术应用以及操作能力。对此，应该以信息技术的应用素质为主要内容，对管理人员进行培训，全面提高其现代化的管理素质。同时，应该建立合理的激励机制，以此激发管理人员的工作积极性，使其以更加饱满的热情、更加现代化的管理技术，实现档案管理工作的信息化发展。
4.4 健全监督体系，强化安全管理
在信息化的时代背景下，信息资源对企业、单位、组织发展的作用已经越来越重要。对此，要想实现档案管理信息化建设的稳定发展，必须从实际出发，强化信息技术的安全管理。一方面，应该健全监督体系，在信息技术的基础上，实现对档案管理工作的全方位实时监督，及时发现因主观或客观原因导致的信息安全问题，以此提高单位的档案安全管理能力。另一方面，应该建立网络信息安全管理体系，建立信息安全防火墙，提高档案信息的安全性。例如：可以应用网络虚拟机技术，建设信息安全防火墙，在最大程度上避免黑客以及病毒的恶意入侵。同时，可以合理运用云技术，以此实现信息数据的跨端口共享，避免了因为系统损坏、计算机故障、操作失误等原因造成的数据异常丢失或破损。保证信息的完整性。只有网络安全得到了切实的保证，事业单位的档案管理信息化建设才能够得到更加稳定的发展。
5 结束语
随着我国社会经济的不断发展，事业单位档案管理信息化成为满足现代社会需求的重要保障之一。充分对事业单位信息化档案管理进行利用，提高档案的管理质量，从而助力事业单位产生更加高效的管理效率。信息化档案管理有着更加高效和更加突出的特点，能提高事业单位对档案管理的效果，是社会发展的产物。不但保证了事业单位的稳定发展，同时对我国经济持续发展带来了更加有效的贡献。
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论文作者:付琰
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2018年第16期
论文发表时间:2018/11/9
标签：档案管理论文; 档案论文; 事业单位论文; 信息技术论文; 管理人员论文; 管理工作论文; 信息论文; 《建筑学研究前沿》2018年第16期论文;