从凭证体系向历史记录体系的转化——二元档案实践体系下档案功能研究，本文主要内容关键词为：体系论文,档案论文,历史记录论文,凭证论文,功能论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在进行国家社科基金项目《二元档案实践下档案学理论体系变革研究》中，我们的基本认识是，档案是由“文件实体集合”和“档案历史联系的记录”双重物质实体构成的，由此引发了二元档案实践体系的变革，档案实践的重心开始向档案历史联系的信息处理偏移。以“档案实体管理和档案信息整理为内容的二元档案实践体系的形成。必然会引发对档案学基础理论问题的重新认识。本文重点论述对档案功能的再认识，以便将来在档案功能从凭证向历史记录转变的基础上，继续阐述我们对档案学理论体系变化的认识。
一、传统档案学的凭证体系
传统档案学认为，凭证作用是档案最根本的功能。它认为，用档案作为对历史事实的证据，是档案利用工作中最常见的现象，是档案保存下来的社会实践基础。因此，档案的一切作用都来源或衍生于凭证作用。传统档案学还将凭证作用作为档案原始记录性的核心思想。所以，我们认为，传统档案学理论体系是在认定和维护档案凭证作用，发挥档案凭证价值的基础上所形成的。档案工作的产生，档案工作各个环节的出现和发展，都是为了保障档案凭证的长期存在和有效作用。因此我们认为传统档案学对档案功能的认识体系是一个凭证体系。
1.原始记录性与文件的凭证作用。
对档案本质属性的研究和认识，尽管近年来出现了一些不同的观点，但“原始记录性是档案的本质属性”（注：赵越主编：《档案学概论》，辽宁大学出版社1987年版，第51页。），或说“档案是历史的原始记录”（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1998年版，第40页。），仍然是传统档案学关于档案本质属性认识的主流。
虽然从现有的档案学专著和教材中没有找到“原始记录性”这一表述的确切含义，但我们仍能从它的解释中，找出它的大致含义。如吴宝康主编的《档案学概论》指出：“当今社会上的信息载体、文献资料和历史文物相当浩繁，具有原始性的或具有记录性的材料也不乏其物，而档案则以兼具原始性和记录性于一体的突出特点，区别于其他资料。”（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1998年版，第41页。）这表明，在传统档案学理论中，“原始记录性”并不是一种单一的属性，它能被拆分为“原始性”和“记录性”两种属性，或说档案“原始记录性”是档案的“原始性”与档案的“记录性”之和。
传统档案学对档案“原始性”的认识，是在“文件直接来源于社会实践”这样一种认识基础上形成的。“档案不同于一般的文献材料，它是特定的形成者当时当事直接使用的原始文件的转化物”。（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1998年版，第41页。）也就是说，文件材料是档案构成的基本元素，因此档案就必然具有其构成元素的基本属性，即原始性。这里所表述的原始性，强调的是“文件”对历史事实的原始证据作用，或说原始凭证功能。
对档案“记录性”的认定，传统档案学认为，档案“记录了各种信息和知识”，“最初是作为记录和办事工具，为了处理当时某种事务的需要而产生的”，“是人们有目的地保存起来以备日后查考的”。（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1998年版，第41页。）它依然强调利用文件内容来反映社会实践活动，强调文件形成过程所赋予它的特性。从本质上理解，这仍然是文件“原始性”功能的一种延伸。
因此，传统档案学对档案本质属性的认识，是基于“文件”对社会实践活动的原始证据作用的认识，是“文件”凭证思想的一种体现。
2.传统档案学中的凭证思想。
传统档案学对档案功能和价值的基本认识是凭证作用。
我国档案学和档案工作术语体系中，档案价值和档案作用基本上是等同的概念。一般说明档案的用途时多使用“作用”一词，而从总体上讲档案的意义时，多用“价值”一词。“价值”一般是存在于主体与客体的关系体系中的。所以本文使用“作用”和“功能”，其含义是指档案的功效、能力和用途。
多年来档案学专著和教材把档案的基本作用概括为“凭证作用”和“参考作用”。上世纪90年代出版的一些著作中，有的将“参考作用”改为“情报作用”，（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1998年版，第57～59页。）但其基本含义仍然与“参考作用”相同。在这两个基本作用中，“档案的凭证作用，是档案不同于和优于其他各种资料的作用之最基本的特点。”（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1998年版，第19页。）对档案参考作用的认识，也基本是在凭证作用的基础上来认识的，“档案作为参考资料的主要特点，在于它的原始性和可靠性”，（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1998年版，第19页。）所以档案参考作用也可以认为是档案凭证作用的一种延伸和体现。
那么传统档案学对档案凭证作用的来源又是如何认识的呢？现有档案学专著和教材主要从“档案的形成规律和档案自身的特点”两方面认定。“首先，从档案形成的过程及其结果来看，档案是从当时当事直接使用的文件转化而来的，并非在现今使用之际临时编造的。”这一点主要强调文件凭证作用的形成规律。强调档案是从文件转化来的，文件的凭证作用遗传给了档案。但并没有阐述档案自身的凭证作用。“第二，从档案本身的物体形态上看，文件保留着真切的历史标记。”（注：冯惠玲主编：《档案管理学》，中国人民大学出版社1999年版，第19页。）这一点是从文件形成和文件载体上来认定文件形成过程中的原始特点，如各种手迹、印信等。这也只能证明文件的凭证作用的来源，而非档案凭证作用的来源。尤其应该引起注意的是，这里的“档案”与“文件”在含义上没有任何区别。从这一表述我们可以看出，作者将档案与文件当作了同一种物质看待。
因此，传统档案学对档案凭证作用的认定，主要是来源于对文件凭证作用的认定。其强调档案是由文件转化而来，而在转化过程中，文件是不可更改的，因此，文件的凭证作用理所当然地被档案所继承，并形成为自己的属性。
3.档案学的凭证体系。
档案的原始记录性和档案凭证功能，可以说是传统档案学的理论基础，它影响了整个档案工作实践的全过程，也成为档案学理论研究的思维基础和技术发展的行为基石。它与传统档案学中目前已基本达成共识的档案业务工作基本原则、理论和技术具有深刻的内在联系。如在档案工作性质的认识上，“档案工作是维护党和国家真实历史面貌的重要事业”；（注：吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社1998年版，第126页。）在档案整理原则的认识上，“要维护档案的完整与准确”、“坚持来源原则”；全宗理论的产生、变化和发展；以及鉴定原则的确立和鉴定技术的变化等等，都与档案的原始记录性和凭证功能的保障具有内在的必然联系，见证了原始记录性和凭证作用在基础理论研究和档案实践发展中的重要地位。因此，我们认为，传统档案学理论体系和实践过程，是在认定和维护档案凭证作用，发挥档案凭证功能的基础上所形成的。
但我们不无遗憾地说，这种认识基础是有缺陷的，它是在对“文件”的，而非“档案”原始记录性和凭证作用的认识基础上形成的。这一认识没有对文件与档案进行严格区分，也没有讨论文件与档案的结构差异。但我们并不因此否定传统档案学的全部理论基础和实践经验。因为它虽然在阐释上对文件与档案有所区别，但在认识上却不知不觉地将二者混淆。虽然概念不同，但在工作实践和经验认识上，却又是二者合一，相互代替的。所以传统档案学的理论体系和实践过程，也可以说是部分地在“档案”凭证功能认识基础上形成的。
从以上分析中我们可以看出，传统档案学在档案的本质属性、基本价值以及档案学基础理论和基本技术的研究中，都始终贯穿了凭证思想，以凭证功能为其起点和基础，对这样一个理论体系，我们可以将其认定为凭证体系。当然“凭证体系”只是我们对这一体系的一个命名，是否准确，尚待方家指正。
二、二元实践下档案学的历史体系
1.文件凭证作用与档案凭证作用的差别。
传统档案学中关于“档案的原始记录性以及由此演绎出来的真实性和凭证价值，可以说影响到整个档案工作的全过程”。但是从分析中我们也可以发现一个显而易见的问题，就是传统档案学在论述档案历史记录性和凭证作用来源时，不知不觉地将文件与档案混为一谈，没有加以严格的区分。虽然说近年来随着文件生命周期理论在我国的广泛传播，有些学者不再将文件与档案作严格区分，而仅仅认为“档案就是运动到一定阶段的文件”。但是，我们课题组的基本观点是，文件与档案是两种不同的物质，文件的凭证作用与档案的凭证作用也应作严格区分。
关于文件与档案应作为两种物质对待这一观点，档案学界也基本认同。在陈兆裎教授80年代主编的《档案管理学》中，虽然没有明确地说明文件与档案的区别，但认为文件转化为档案需具备必要的条件。邓绍兴和陈智为教授在90年代的《新编档案管理学》里认为，“文件并不等于档案，它们在性质和作用上已经不同，是属性不同的两种事物。”陈作明教授主编的《科学技术档案管理学》也认为：“科技文件与科技档案是同一物体在不同阶段发展演变而成的两种不同的事物。”张照余博士从功能上界定两者的区别，认为“文件的形成与管理和档案工作并非同一事业，因为文件工作的功能和利益主体和档案工作的功能和利益主体并不相同。”我们认为，如果简单地将文件的凭证作用延伸到档案上，忽视档案自身的凭证作用，就在一定程度上混淆了文件与档案的关系，否定了两者的区别。
我们知道，文件是在人们的社会实践过程中，出于一定的目的而形成的。文件有“特定的制作目的，也有特定的使用范围和服务对象，其价值的发挥和实现有一定的方向性”，“文件的利用是有明确对象的，它不是社会上广大的、非固定的利用者。文件的价值首要的是针对某一固定的使用者而言的（尤其是公务文件）。”这就是说，文件的形成是与个体的、独立的社会实践活动相对应的。而且，根据我国文书形成和处理实践中“一事一文”的原则，文件的形成和存在，往往是单份或单组形态的。这种单份文件具有对相对应的历史事实，如单独的行政事物、行政管理或一时一事的凭证作用。但是，这种单份文件在没有经过档案文件工作人员按照一定的原则进行系统组合以前，并不具备档案的典型性。因此，这种凭证作用只是文件的凭证作用的表现，而不是典型的档案凭证作用。所谓“口说无凭，立字为证”，或说“口为空，字为宗”。这个“字”就是单份文书。
而档案与文件在本质上是两种不同的事物。我们课题组对这一问题的认识是，档案与文件在物质构成上的最大区别在于，档案具有双重构成。档案的物质实体是由两类其它物质实体所构成，一是“文件实体集合系统”，二是“档案历史联系记录系统”。文件在向档案转化的过程中，档案工作者依据文件之间的历史关系，遵循一定的档案整理原则，对文件材料进行实体排序。经过排序组合的文件材料之间，多了一种有形的前后实体关系，这种前后关系是看得见的，是客观存在的东西。这时的文件实体集合，已经具有了“反映文件材料实体排列相互关系的形式”，形成为文件系统，具有了“结构特征”。而这种结构特征就是文件之间的历史关系。为了在事后依旧客观地“保持”住文件之间的历史关系，就必须将文件与实践之间的这种历史关系加以记录，而记录的结果就是形成以物质实体形态存在的“文件之间历史关系的记录”。“文件之间历史关系的记录”就是将文件之间历史关系（历史联系）固化和保存下来的记录形式。
我们在对传统档案学“记录性”的基本含义进行研究分析时发现，“记录性”其实包含两个层次：
第一层，是利用文件内容来反映社会历史实践活动。这是文件“原始性”意义的一种延伸。传统档案学将其阐述为档案的“记录性”，这是因为没有将文件的作用与档案的作用区分开来。但是它成为我们认识档案功能体系的一个基本起点。第二层，“记录性”从本质上讲，是利用特定的文件整理技术赋予档案的一种特殊属性。档案的历史记录性是人要求档案所必须具有的属性。它需要专门的技术加以保证，如果没有特定的技术支持，档案就无法产生这种功能。简单地说，文件的“记录性”是文件本身所固有的，而档案的“记录性”是人用一定的技术赋予档案的。这一赋予过程，是在档案整理中实现的。
第二层次中具有双重构成特性的档案，它的“记录性”功能与第一层次的文件的“记录性”功能有了实质性的变化。“文件实体”以实体排序形式继承了传统理论中文件的原始记录性；而“历史关系记录系统”更将社会实践、文件、档案之间的关系及隐含的立体结构系统地记录下来，成为记录历史、证实历史的一个有效体系，成为一个既包含原始性，又高于原始性的具有历史文化价值的历史记录体系。
2.档案历史记录体系的基本特征。
一元体系下档案工作的实践对象是档案，而二元体系下，档案工作的实践对象分化为“档案实体集合”和“档案历史联系的记录”。那么，在二元实践体系下，具有双重构成的档案的凭证作用较之传统档案学中档案（即文件）的凭证作用，到底发生了哪些变化呢？
首先，我们仍然坚持，文件是以完整的实体形式进入到档案实体中的；而且，在转化过程中，单份文件的凭证作用不会因转化而消失或减弱。因此，档案实体继承了文件的凭证作用。也就是说，文件所具有的凭证作用，档案仍然具有。
其次，在二元档案实践体系下，具有双重构成的档案，强化了档案记录历史和记录历史关系的功能，使一元体系下档案作为一种历史的原始凭证，上升为以“文件实体集合”和“档案历史联系的记录”来共同记录历史的体系，提升了档案历史凭证体系的文化功能，实现了档案功能从历史凭证体系向历史关系记录体系的转化。按照历史性原则组合起来的档案实体系统，与单独形成和存在的单份文件相比，具有了系统反映和记录社会实践活动的功能。它以其结构的优势，增加了凭证的功能，将单份文件的孤立凭证作用上升到系统凭证。它将文件的凭证集合起来，来记录一个历史过程。因此，此时的档案的凭证作用是一个更大范畴的“历史凭证”。这是一份单独文件的凭证作用所不能达到的。对此，著名档案学家詹金逊认为：“任何一份档案都与所在档案组合内外的另一些档案有着潜在的紧密联系，并且它的重大意义正依赖于这些联系。”简单地说，档案实体系统所具有的系统的历史凭证功能，文件并不具备。所以，我们认为，档案的凭证系统是一个历史凭证系统。
3.“档案历史联系的记录”在历史体系中的作用。
文件之间的历史关系是一种客观存在，而档案的历史联系来源于文件之间的历史关系，是对文件之间客观历史关系的反映。因为无论是纸质档案，还是电子档案，它们的历史联系的形成，都要经历对客观存在的文件之间历史关系的认识、判断和记录的过程。所以说档案的历史联系是档案的内在关系，一旦档案失掉这种关系，这些档案就将成为历史的碎片，甚至失去它存在的意义。而要保持和固定档案的历史联系，就必须在档案实践中，将对文件之间客观历史关系认识所形成的档案历史联系加以记录和物化。档案工作的核心就在于它试图将文件之间的客观历史关系记录下来，作为经验或知识告之别人和传之后代。因此，将“档案之间的历史联系”记录在“物质实体”上，是跨时空地传播历史凭证的方法。
对于电子档案来说，“档案历史联系的记录”对于其凭证作用的实现和提升就更加重要。因为电子档案实体排列是无序的，其历史联系的反映，必然依赖“档案历史联系的记录”。因此，“电子档案历史联系的记录”对于保障电子档案的历史凭证作用，保护其真实性，具有决定性作用。
因此，由“档案历史联系的记录”与“文件实体”一起构成的档案系统，与孤立的文件凭证体系和单纯的档案历史凭证体系相比，其功能有了很大提升。它可以全面、系统、多维地将文件之间历史关系记录下来，将文件与产生它的社会实践的关系记录下来，将文件转化为档案的方式记录下来，将档案的存在状态记录下来。其优势在于，它可以系统地记录社会实践、文件、档案之间的关系及隐含的立体结构，可以更加有效地记录历史、证实历史。这一体系不仅具有单纯的凭证功能，还具有系统记录历史、发掘信息、发现规律、展现趋向与关联等多重功能。所以对这样一个体系，如果单纯以凭证功能来概括它是远远不够的，不能体现出它的历史文化功能。因此，我们认为，具有双重物质构成的档案，其功能是一个历史记录体系。
三、档案功能从凭证向历史体系的转化和发展
通过对档案工作和档案学发展过程的分析，我们也可以从中认识档案功能从凭证体系向历史记录体系转化的必然性。
第一阶段，是人们有意识地保存文件实体，以此来保持住文件凭证作用的阶段。这是档案工作产生的时期，此时人们对文件的凭证作用和档案凭证作用的认识还没有任何区别，属于经验认识的时期。
第二阶段，人们认识到文件与档案的区别，认识到保持文件之间的历史关系对档案形成的重要作用，以及保证文件凭证作用实现的重要作用。因而通过有目的地收集，通过系统整理和鉴定，有意识地、主动地保持文件之间的历史关系，将文件之间的历史关系固定在文件实体排序上，通过实体排序来表达和揭示文件之间的历史关系。这在客观上将文件的单独凭证上升为档案的系统历史凭证。
但是，文件产生于复杂的社会实践活动中，文件之间的历史关系是多种多样的复杂结构。通过文件的实体排序来揭示历史联系时，只能将原本存在于文件之间的复杂的多维结构，化简为一维的线形简单结构。这就使这种文件实体结构对社会实践活动的记录是单一的、简单的，而不可能是完整的和全方位的。所以这种用文件实体排序来记录文件历史关系的系统还远远不是一个历史记录系统，而仅仅是一个简单的凭证系统。
这一阶段我们将其划定为一元档案实践阶段。因为此时我国的档案工作实践对象还没有将文件历史关系记录（档案信息）从档案实体中剥离出来，档案工作的实践对象只是实体形态的档案，档案工作的六个环节（或称八个环节）都是以实体形态的档案为对象的。
但是，这一时期我国档案学研究已经探究到了隐含在文件内部的历史联系及其规律性，并将其固定在文件的实体排序上。这种研究成果成为我们进一步深入研究档案结构和档案功能的理论基础。
第三阶段，在对文件历史关系进行深入研究之后，尤其是在发现了“电子档案历史联系的记录”对电子文件向电子档案转化过程中的决定性作用之后，我们对“档案历史联系的记录”在档案凭证体系中的重要作用有了新的认识。与用文件实体排序来记录文件历史关系相比，用“历史关系记录系统”来记录文件的历史关系，可以更全面、系统、多维地反映和揭示档案与社会实践活动的对应关系。这一体系摆脱了用文件实体排序反映历史联系的单一线形结构的束缚，而是用一个独立的实体系统——“历史关系记录”，来完整地、全方位地系统记录文件与产生它的社会实践、文件与档案、档案与档案之间的各种关系，从而真正实现用档案来记录历史活动，历史地反映客观事物，广泛地反映社会实践的目的。而这一体系已成为既包含凭证功能、又超越凭证功能，具有客观系统记录历史功能的一个体系。因此，这一体系是一个历史记录体系，而不是一个单纯的凭证体系。
应该说，传统档案学对档案凭证作用与文件凭证作用的区别并不是没有认识，它也将档案的凭证作用作为一个体系来区别于文件的单独凭证。比如吴宝康教授主编的《档案学概论》指出，档案“历史性记录的功能及其情报价值，体现在不同层次的档案体系中：首先，体现在一个档案馆（室）以至国家档案馆网的材料系统中；其次，也体现在一定数量文件的单元组合中；再次，又体现在同一文件的不同稿本以及同一稿本的修改墨迹中。”这里，传统档案学不再将档案与文件等同，而是将档案看成一个独立的体系，看作一个具有历史关联性的整体，是“材料系统”，是“文件的单元组合”。虽然这种认识没有将“历史联系记录”对档案历史凭证作用形成的意义明确表达出来，但它明确表达了档案“历史性记录的功能”的正确认识。但是，遗憾的是，传统档案学并没有将档案的这种作用明确为档案的历史凭证作用，而且将其认定为“档案的情报价值”，也有的表述为“档案的参考作用”。客观地说，将档案作为一种资料，将档案的历史凭证功能等同于情报作用，这就忽略了档案作为“社会实践活动的真实历史记录体系”这一基本社会功能。
当然，在档案工作实践发展没有达到一定高度的时候，在计算机没有广泛应用到档案工作中，在电子档案的形成机制没有被深入研究的前提下，即使我们能够从理论上理解文件历史关系的多维特征，也不具备全面系统地将其记录下来的技术条件，更不可能认识到它在档案形成过程中的作用。因而，平面地、单一地认识档案的凭证功能，这是档案工作实践在那个阶段的必然。我们之所以能够将档案的凭证功能提升，能够认识到档案是用“文件实体系统和历史关系记录系统来记录历史”的功能，是在目前计算机和网络广泛应用、档案学界对电子文件和电子档案的形成机制和处理技术有了相当的研究基础的前提下实现的。
这一阶段我们将其划定为二元档案实践阶段。因为此时档案工作的实践对象，已经从单纯的实体形态的档案，分化为“档案实体系统”和“档案信息处理系统”二元体系形态。这种划分，对于我们更好地揭示档案的内涵和属性，认识档案内在的本质和功能，提供了一种认识论意义上的方法。
在对二元档案实践体系下档案功能的研究中，我们既深入到档案两个构成形态内部，分别认识它们的功能；又将它们作为一个相互关联、相互作用的整体，研究文件——档案运动状态下实体系统与历史关系记录系统的相互关系和转化过程。当然这只是我们在研究中思考和希望解决的问题，至于是否能够达到希望的高度和深度，我们也深怀忐忑。目前我们的研究刚刚起步，成果多有不成熟之处，但我们还是把它公布出来，希望听取学界的意见，共同讨论，以便更科学地认识档案的功能，完善档案学的基础理论。