江苏省徐州市泉山区人民检察院 江苏徐州 221000
摘要：随着信息化技术在档案领域的推广应用，档案利用需求也在发生着很大变化，呈现出档案信息需求主体向多元化转变、档案信息服务内容向多样化转变、档案信息服务途径向虚拟化转变等特点，但目前档案利用还有很多不适应信息化环境的地方，亟需加以改进和完善。本文建议要加强电子档案信息资源建设，优化电子档案的利用服务，做好电子档案的利用统计，探索新媒体条件下的档案利用途径，提升档案利用的信息化水平。
关键词：信息化 档案利用 服务
伴随着信息化技术在档案领域的推广与应用，档案利用需求也在发生着翻天覆地的变化，档案利用的途径大大增加，传统的档案利用方式得到了优化，从而对档案提供利用工作提出了更高要求。如何全面认识信息化环境下档案提供利用工作的新特点，更加积极、主动地做好档案的信息化服务工作，是档案部门和广大档案工作者亟需研究和解决的重要课题。
一、信息化背景下档案利用的特点
1、档案信息需求主体向多元化转变。在过去，档案利用者主要是党政机关及其工作人员，如今逐步扩大到企事业单位和社会群众。传统的档案利用形式，一般是采取“你说我查”的被动和单一的服务利用方式，难以满足利用者的个性化需求。在信息化背景下，许多档案部门正在改变这种被动和粗放的服务方式，按照不同利用者各自的需求，开展更具个性化的服务活动。
2、档案信息服务内容向多样化转变。在过去，档案部门提供档案利用的服务方式主要是手工服务，主要局限在文字信息方面，信息的内容和载体单一，提供利用的方式也十分有限。在信息化背景下，档案部门的提供利用工作，在服务方式、信息内容、载体种类等诸多方面，由过去的单一化向多样化服务转变。例如，从档案信息数据库及档案网页的建设、维护与更新到档案数据库、档案信息查询管理工作，从档案信息的网上传输、下载、原文检索、查阅到档案网络信息系统、档案信息、用户的安全管理等，都是档案信息服务工作的新内容。
3、档案信息服务途径向虚拟化转变。伴随着信息技术的高速发展，利用者在获取档案信息的途径上有了更加自由的选择，档案信息查询可以更加方便，更加快捷。其中主要包括以下几种：一是提供物质载体的拷贝件。档案部门可以向利用者提供记录在特定载体上的电子档案，当提供拷贝件时，应将电子档案转换成通用的、标准的存储格式，由利用者自行解决输出和显示的软硬件平台时，也可向这些利用者提供纸质拷贝件或缩微品。二是用网络进行通信传输。在不违反保密纪律的情况下，用网络传递电子档案提供利用，成为一种越来越简便的方法，利用者不需获得和保管电子档案的存储载体，电子档案保管者也不需要包装和向利用者寄送电子档案的拷贝件。
二、信息化背景下档案利用存在的障碍和不足
1、数字化档案资源不足的问题。虽然档案信息化工作已开展多年，大部分单位都基本实现了档案信息化。但是由于数字化档案没有形成足够的量的积累，而且在进行档案管理时，并没有实行真正意义上的信息化管理，而是停留在维持档案日常的简单管理上，甚至仍然习惯于传统的手工操作，并没有实现实质意义上的档案信息化。由于档案的信息化程度不高，使档案的利用效率偏低，影响了档案利用工作的水平。
2、档案利用技术力量薄弱的问题。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆档案利用工作中面临的技术问题包括两个方面，一是电子档案的利用者存在着使用计算机和电子档案利用系统的技巧和能力问题，二是档案部门建立功能完善的电子档案利用系统的技术问题。从各地实践情况来看，检索和利用各种电子档案都需要一定的技术，网上电子档案检索系统还不够完善。因此，进一步简化检索手续与检索程序，是我们在技术发展上的必然选择。此外，档案数字化建设过程中，还存在安全技术问题。例如，计算机设备、网络实时以及多媒体等都容易受到地震、火灾或其他自然灾害的破坏，硬件设施的故障会导致严重的数据丢失。还有一些操作系统、数据库管理系统、档案数据存储等系统的隐患问题，也会影响档案数据的原始性、完整性问题。这些都需要在技术上加以研究和解决。
3、档案信息化投入资金不足的问题。档案信息化基础设施是档案信息化建设的物质条件，包括档案馆各类基础设施及其计算机软硬件基础环境等。虽然档案部门工作条件得到一定程度的改善，陆续配备了计算机、除湿机等基本设备，但总的来说，档案信息化成本较高，对档案专业人员有特殊的业务、技术要求，很多地方和部门网络和信息技术设施还比较落后，仍然停留在维持档案日常的简单管理上，影响档案利用的效果。
三、解决档案利用障碍的信息化路径和建议
1、加强电子档案信息资源建设。一方面，要全力以赴强化档案数字化加工工作。特别是在档案数字化业务外包的情况下，要督促加工人员严格执行加工计划，按步进行，稳步推进，既要保证加工质量又要要保证加工速度。同时注意保密性，在与项目公司签署保密协议的基础上，要坚持做到保证实体档案的安全，做到档案的进出必须要有记录。另一方面，在逐步实现原有档案资源数字化的同时，还要强化电子文件收集的力度和范围，进一步丰富和完善电子档案资源。此外，根据各单位实际情况，还要建立各具特色的数据库，建立高效的档案检索系统，提高信息服务质量，建立档案信息标准化体系，加强档案信息网站建设，进一步开发利用档案信息资源。
2、优化电子档案的利用服务。在档案利用中，应该把精力集中在如何设计和加强服务环节上，助提升档案利用需求者的利用技能，以便在信息化环境中使档案资料得以有效地利用。因此，面对档案利用的大量潜在用户，档案部门要担负起社会教育的重任，提高用户的信息意识和信息能力，提供给用户查询、检索、下载和安全使用信息资源的方法和途径，指导和提升档案用户利用档案信息资源的效率和技巧。
3、做好电子档案的利用统计。利用统计系统的主要功能应包括利用信息的采集、利用信息的归类组合、利用统计结果的输出分析等方面。在纸质档案工作时期，统计分析是档案工作达到一个较高水平的标志。电子档案利用工作的统计分析，是在传统档案工作的基础上进行的，因此，还应该有一个较高的起点。而且，由于工作方法和过程的电子化，它最终能够达到远远高于纸质档案时代的统计分析水平。
4、探索新媒体条件下的档案利用途径。微博、微信等新型媒体的发展，为档案利用提供了更为便利的条件，日益成为档案机构传播信息，转变服务方式的新平台。档案主管部门和其他国家机关、企事业单位应积极开通档案微博、微信，加强与档案用户的互动，提供档案咨询服务，也可以发布征集信息，扩大档案征集范围，吸引民间资源，充实档案信息数据库，实现官方与非官方之间更深、更广的档案资源共享。
参考文献：
1、何屹：档案管理实务，北京大学出版社2010年9月版。
2、徐拥军：档案记忆观的理论与实践，中国人民大学出版社2017年6月版。
（作者）
3、陈兆祦、和宝荣：档案管理学基础，中国人民大学出版社2005年4月版。
论文作者:张静静,王成艳
论文发表刊物:《基层建设》2018年第27期
论文发表时间:2018/10/17
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