如何利用档案信息资源为西部大开发作贡献，本文主要内容关键词为：信息资源论文,大开发论文,作贡献论文,西部论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
〔文献标识码〕C 〔文章编号〕1008—5947（2000）02—0034—03
西部大开发是党中央、国务院为加快我国经济建设步伐，实施可持续发展战略，提高我国综合国力所作出的重大战略性决策。西部大开发战略的实施，将促进西部各方面建设事业的快速发展。无疑也给西部的档案工作带来了难得的发展机遇。要开发新项目，加强基础设施，兴修水利工程，搞好生态平衡等，都需要利用有关档案作为依据或参考材料，以减少不必要的人力、物力和财力。因此，在西部大开发中，档案部门要加强学习，提高认识，积极投入到西部大开发之中，自觉主动地将档案信息资源开发出来，为西部大开发作出贡献。下面结合我们剑南春集团公司近年来档案利用工作的实际，谈谈企业档案部门如何搞好档案信息资源开发工作，为西部大开发作出贡献。
一、建立剑南春信息高速公路，搞好超前服务
剑南春集团公司是一个以生产中国名酒剑南春及其系列产品为主，兼营制药、饮料、建材、房地产开发、旅游服务、包装装璜、高新技术开发等行业的跨地区、跨行业、跨所有制的国有大型企业，现拥有10多家子公司和一个“三星”级的大酒店。公司现有总资产18亿元，拥有员工5000人，生产经营场地100多万平方米。改革开放20年来， 公司的总资产增长了430倍，税利增长170多倍，销售收入增长305倍。1998 年人均创税利11.05万元。从1984年起到1998年，15年期间， 就总资产规模而言，赚回了175个剑南春酒厂。公司主导产品中国名酒剑南春曾60 次荣获国际、国家级和部级质量金奖，三次蝉联“中国名酒”称号，1999年初又荣获“中国驰名商标”称号。进入90年代以来，剑南春集团公司的销售收入、税利年均以30%—40%的速度增长，产销率、合同履约率和货款回收率连年达100%。1999 年剑南春集团公司又荣获“全国精神文明建设工作先进单位”殊荣，公司的迅速发展给档案部门的信息服务提出了更高的要求。1996年8月， 公司档案工作目标管理达“国家一级”标准后，我们给自己制定了新的目标，积极寻找企业档案工作新的突破口。我们认识到，在当今信息时代，特别是在西部大开发战略中，企业要信息灵、信息准，才能在市场竞争中立于不败之地，才能在西部大开发中发挥企业自身优势，因此，企业档案工作既要提供历史的信息、现时的信息，还应该提供超前和预测性的信息，这就需要采用现代科学技术。为此，我们档案部门主动向公司提出申请，要建立“剑南春信息高速公路”，搞好超前服务，方案很快得到公司领导批准，1996年11月下旬，我们与新华社信息联网建立了“剑南春高速电子信息网”，网络联通后，我们又主动到公司领导和有关信息需求量大的部门去征求意见，了解他们工作中急需的信息，制成表格，每天按照表格将国内外电子信息进行收集、筛选，汇编成一份含金量高的信息快讯，及时送发给公司领导和各部门参考。近3年来，从网上获取有价值的信息20000多条，307万字，为近5000人提供了服务，特别是为领导决策作出了巨大贡献。如1996年底，档案信息中心提供了全国粮食原料价格将要上升的信息，主管经营的常务副董事长、总经理乔天明同志根据这些重要信息，及时调整收购策略，适时低价购进5000多吨粮食，仅此一项就为公司节约原料费500多万元。3年来，档案部门提供的电子信息已经为公司原料购入、环境保护、广告宣传等工作节约资金2000多万元。受到新华社领导的充分肯定。公司乔天明总经理曾在谈到加强现代信息技术应用时说：“我们现在很多决策都依赖于公司档案信息中心提供的信息作重要参考，否则我们会在浩瀚的报刊杂志中去寻找信息，既浪费时间，信息又不及时，在市场激烈竞争的今天，信息不灵敏不及时，会误企业的大事！”乔总的谈话使我们深深地感到搞好企业档案信息超前服务工作的重要性，也增加了继续做好档案信息开发工作的信心。
二、为树立企业良好形象，搞好专题服务
企业宣传是企业经营的先锋，企业宣传工作需要大量的原始档案，于是我们就开展了企业档案与企业形象宣传的研究，通过调查研究使我们认识到：企业档案与企业形象宣传有着极其密切的关系，档案与企业形象宣传都是企业的宝贵财富，对于企业的生存与发展都具有重要作用。档案是企业形象宣传的前提和基础，为开展企业形象宣传提供条件；企业形象宣传内容来源于档案，档案为企业形象宣传提供可信度、原始性与权威性；企业形象宣传丰富了档案内容，增加了档案类型，为企业积累了新的信息资源。更重要的是，企业领导普遍重视企业形象宣传，在企业形象宣传上舍得投资，我们档案部门为何不发挥自身保管档案的优势呢？于是我们档案部门主动出击，与企业宣传部门配合，积极开发深层次的档案信息资源，为企业的发展搞好专题服务。近几年来，档案部门与宣传部门合作开展了10多次大型的、社会影响较大的活动，每次活动都是档案部门进行前期策划，制定方案，提供史料，后期与宣传部门共同实施。如1996年7月和1997年7月，先后两次在《中国档案报》上专版报道剑南春集团公司及公司的档案工作；1997年与四川省档案局联合举办“四川省剑南春杯档案法规知识竞赛活动”。1997年12月，从丰富的馆藏档案中选取了近年来我国书画家为剑南春所作的国画和有历史意义的照片17张，汇编成豪华精美的1998年挂历——《剑南春藏画选》；1999年采用同样的方式，印制了剑南春珍藏的档案书法挂历，这种企业形象宣传在社会上引起了强烈反响。1998年1月—6月我们与国家档案局教育司、潇湘电影制片厂、湖南省档案局联合摄制了歌颂档案工作的电视短剧《兰台魂》共6集， 公司部分中层干部和全体专兼职档案人员参加了该剧第六集《第66块金牌》的表演摄制工作，为学习宣传档案法，宣传企业和企业档案工作起到了积极的作用；1999年4 月与中国档案报社联合举办迎接“建国50周年剑南春杯档案工作知识竞答活动”，全国6万多人参加了竞答活动；1999年5月，协助国家档案局、中央档案馆拍摄大型历史文献片《共和国的脚步》，国庆前后已在120 家电视台播放，得到国家有关部门的高度赞扬；近年来我们先后在《人民日报》、《中国档案报》、《四川档案》、《四川日报》、《四川工人日报》、《精神文明报》等报刊上发表公司档案工作文章近60篇，宣传了档案工作。公司上下一致认为，用档案工作专题服务进行企业形象宣传对企业来说是企业管理工作上档次的体现，同时我们也找到了开发深层次档案信息资源的新途径，大大提高了企业档案工作的社会地位和知名度、美誉度，使我们真正认识到有为才有位。
三、搞好档案编研工作，开发档案历史信息，搞好深层次服务
档案中的许多历史信息是企业的宝贵资源，如果不开发出来，档案只能是一堆废纸。改革开放以来，尤其是进入90年代后，剑南春集团公司社会效益和经济效益成绩显著，近年来获得国内外各种奖励1000多项。这些荣誉和有关数据不仅是公司辉煌的历史，更是一种宝贵资源，于是我们档案部门主动将其开发出来，为企业发展服务。从1995年起，我们先后编撰了《剑南春企业文化简述》、《剑南春四十年发展简述》、《剑南春历年税利简介》、《剑南春重大科技成果汇编》、《剑南春名人字画荟萃》等档案史料40多种。特别是1999年，我们根据公司经营管理工作的需要，对剑南春历史档案进行整理编研，经过一年多努力，编辑出版了档案编研文献——《剑南春历史真迹》一书，该书共分四个部分，即“题词档案篇”、“照片档案篇”、“荣誉档案篇”、“历史沿革篇”。该书不仅展现了剑南春集团公司的辉煌历史，而且是企业产品在市场信誉度方面最详实的、最可靠的依据，对企业知名度的提高和产品市场的拓展有着重要的意义，并于9月底正式出版发行， 为中华人民共和国成立50周年国庆献礼。10月中旬，在辽宁省大连市举办的全国糖酒交易会上，被公司销售人员带去的200 本“剑南春历史真迹”一书被全国各地的客商一抢而光，客商们以这本书作为他们经销剑南春系列产品的依据和资本，真可谓，“一本档案编研文献在手，千年剑南春佳酿醇香袭人。”
四、充分发挥档案的现时作用，搞好全方位服务
企业在生产、经营管理等各项活动中，形成和积累了大量档案信息资源，企业档案部门的职责就是要积极主动地通过多途径、多渠道、全方位地开发档案信息，为企业发展服务。1997年，公司被四川省委省府列为省37家扩张型企业之一。企业扩张发展是建立现代企业制度一项新工作。既没有前人的经验，也没有一定模式。为此，档案部门主动从报刊、内参和电子信息中收集到国家对上市公司，扩张企业的政策要求，国内一些扩张企业的经验及一些专用名词术语等资料共3种7万多字，及时提供给公司领导和发展部门参考。这些资料对后来公司收购绵竹制约厂、绵竹啤酒厂发挥了积极作用。
我们还积极为公司开拓国内外市场提供服务。在邓小平南巡重要讲话精神鼓舞下，公司领导班子进一步增强了开放意识，决心把“剑南春”推向国际市场。但由于没有取得商品进出口自营权，“剑南春”在国际市场的销售受到很大限制，于是公司决定向国家申请商品进出口自营权。要进行此项工作必须按规定提供一系列档案资料。为此，档案部门积极主动地提供了全部所需的企业发展历程、生产经营状况、经济效益及产品获奖情况等数千件档案资料，使公司1996年顺利取得了商品进出口自营权。获得自营权后，为公司开拓国际市场开辟了广阔的前景，剑南春系列产品远销东南亚、欧、美等30多个国家和地区，使公司获得了大量的外汇；又如1999年1月5日，国家工商行政管理局批准“剑南春”为中国驰名商标，这其中也包含着兰台人的心血，我们为申报工作主动提供档案资料1700多卷，仅复印的档案资料就达10000万多页。
积极主动为企业各项管理工作服好务。如档案部门每年都将“公司大事记”、“档案信息开发利用效果选编”、“企业和产品获奖情况”等编研汇编资料主动送发给公司领导和各有关部门。几年以来，送发的档案编研汇编资料达60多种，400多册， 此外我们还先后为维护企业的合法权益、解决经济纠纷、各项管理工作的评审汇报、申报全国“五一”劳动奖、全国质量效益型先进企业、全国精神文明建设工作先进单位等项工作提供了大量的档案资料。
我们的这些工作，既为公司各项管理工作提供了方便，增强了全公司员工的档案意识，又宣传了企业档案工作的成绩。
五、举办珍贵档案展览，搞好集中服务
在开发档案信息资源服务中发现，有些珍贵档案的原件，如各类奖励证书、奖牌和照片档案等都难于直接提供给利用者，于是我们就主动采用举办珍贵档案展览的方式，将300 多件荣誉档案和照片档案分别展示出来，进行集中服务。近几年来，我们建立了公司荣誉室，先后举办了3次档案图片展览，如“剑南春改革开放工作大事记展”、 “剑南春国际档案周宣传展”和“剑南春改革开放20年成果展”。前来档案信息中心参观的各级领导、国内外友人、全国档案界的同行共达2000多人次。受到参观者的高度赞扬，同时对教育职工热爱企业、关心企业、发展企业，也起到了积极作用。
开发利用档案信息资源获取的显著社会效益与经济效益，使我们进一步认识到了企业档案工作的作用和价值。我们深深体会到，只有通过积极主动地开发利用档案信息资源，为企业服好务，企业档案工作才能充满生机和活力，才会有地位。我们剑南春集团公司的档案工作在各级档案主管部门领导的关心指导下，在公司领导的高度重视下，档案人员积极寻找企业档案工作新的突破点，进行了大胆地探索、有益的尝试，取得了明显的成绩，得到了有关方面的肯定。1999年我们荣获了“全国档案工作优秀集体”光荣称号，并代表全国企业档案工作先进集体在全国档案工作先进集体和个人表彰大会上发言，受到党中央国务院的表彰奖励。我们决心把荣誉作为新的起点，继续寻找企业档案工作新的突破点，以创新精神做好企业档案工作，为企业发展服好务，为西部大开发作出新的贡献。 〔收稿日期〕2000—01—10