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一、辅助立卷的基本概念
（一）辅助立卷的定义。
辅助立卷是实现文书管理与档案管理两项工作之间的信息共享，提高纸质文件立卷工作质量和效率的一种计算机系统管理功能。
1.实现信息共享。
立卷是文书管理的最后一个环节和档案管理的第一个环节，是联结这两项工作的纽带。在文件管理工作中，要形成各种文件登记目录；在立卷工作中，要形成案卷移交目录和卷内文件目录；在档案管理工作中，又要建立各种案卷、文件检索目录。这是对基本相同的内容进行不同排列组合的重复劳动，但又是手工管理难以解决的实际问题。辅助立卷能够通过信息共享解决重复劳动的问题。这是档案管理工作史上前所未有的进步，也是档案管理科学化的一个重要标志。
2.提高立卷质量和效率。
纸质文件的手工立卷是一项脑体并用的复杂劳动。每年一次的立卷工作是文、档人员不轻的工作负担，而案卷质量却难免有不尽人意之处。计算机的应用给人们带来了福音，但电子文件并不能取代纸质档案的存在，借助计算机的参与，提高立卷工作的质量和效率。从目前计算机的功能和立卷工作的需要来看，全部自动化是不可能的，但有不少工作计算机能够替代，而且能够提高工作的质量和效率，减少劳动力投入。这是辅助立卷实用价值的基础和实现信息共享的保证。
（二）信息案卷及其构成。
辅助立卷是通过建立并管理信息案卷实现信息共享和辅助完成纸质文件立卷工作的。
信息案卷是应用结构化数据管理技术，对案卷目录、文件目录及其标识数据进行管理构成的一种以案卷为单位的数据信息的逻辑组合。计算机管理档案信息不仅记录方式和载体介质发生变化，存在形式也不相同。它们是按数据的类型、结构和相互关系等存储在不同的数据表中。检索利用案卷时，分别读取具有同一标识的有关数据，并按确定的规则组合起来提供利用，形成显示器上或打印出来的案卷情况及其内容。从来源上看，信息案卷是具有同一标识的数据信息的集合；从内容上看，它是与纸质案卷内容相同的档案信息的集合；物理上并不存在与纸质案卷相对应的电子案卷，因此笔者称其为“信息案卷”。
纸质案卷是由案卷封皮（目录）、卷内文件目录和排列有序的文件组成。在立卷过程中，文件是立卷的基础和依据，目录是立卷的手段和产物。没有文件就不可能有目录。但信息案卷则不相同，它是以纸质案卷为基础，以其案卷、文件目录为依据，以实现目录信息共享和进行辅助立卷为目的建立起来的。信息案卷由案卷目录、卷内文件目录和文件内容的数据组成。由记录方式本身的特性所决定，目录与文件内容的数据之间并不存在纸质案卷那样的依存关系。于是就产生了一个与纸质案卷相悖的现象：信息案卷必有目录，而未必有文件内容。而且，既可能某一阶段没有，也可能某一类数据没有；既可以调用已有数据，也可以随时进行补充。但无论如何，都不影响辅助立卷的功能。可以认为，目录是信息案卷的基础和辅助立卷的依据，文件内容是信息案卷的完善，对辅助立卷本身没有作用。
唯一性逻辑标识是信息案卷的标志，也是联结其案卷目录与卷内文件目录的纽带。但在成为正式的信息案卷前后，标识数据是不相同的。在立卷过程中，纸质案卷还没有最终确定，其信息的集合也具有临时性，这时的标识也不是永久的，笔者称其为“立卷标识”。在纸质案卷组好并经档案部门验收确认后，信息案卷相应调整，并进行排列与编号，成为正式的信息案卷。归档号、案卷号是它的永久性标识，笔者称其为“案卷标识”。立卷标识或失效，或删除。
二、辅助立卷的基本功能
辅助立卷的基本功能分为两个部分：
（一）实现信息共享。
辅助立卷过程中的信息共享，包括文件管理与文书立卷之间的信息共享和文书立卷与档案管理之间的信息共享两部分。它通过利用文件登记的目录组成信息案卷，实现第一步共享：通过利用信息案卷建立年度档案信息数据库，实现第二步共享。由于办公自动化程度不同，两部分的信息共享未必都能到位，或数据原因，或系统问题。因此实现功能也有差异。建立档案信息数据库，实现文书立卷与档案管理之间的信息共享是辅助立卷必须具备而且能够具备的基本功能；组成信息案卷，实现文件管理与文书立卷之间的信息共享必须与数据增加的功能兼容并存。
文书管理和档案管理是属于不同部门的两项工作，职能和工作规范不尽相同；文件管理、文书立卷和档案管理又是三个紧密相联的工作环节，所需要的数据项目也有所差异；同时，信息案卷的内容就是档案信息管理的基础和依据。因此，实现信息共享，首先要打破传统的部门工作界限和职责分工，把档案管理的意识渗透到整个文书管理工作之中，对文件管理进行必要的前期控制，根据文件、档案信息一体化管理的需要，统筹考虑文件运转全过程中的管理问题，从整体的工作效益出发科学分配工作，制定出共享数据合理生成并顺畅运行的功能需求说明和数据采集方案。例如，文件登记时的“收文日期”档案管理不需要，删除非常方便；但档案管理需要的“主题词”前期工作中没有采集，增加就非常麻烦。再如，文件的“标题”和档案的“题名”异名同义。在网络化服务过程中，如果文件归档前后目录的名称发生变化，会让用户感到困惑和无所适从，应该统一。类似这样的问题，都需要在实现信息共享的过程中妥善解决。其次要通过程序设计，从技术上实现信息共享。
（二）辅助完成纸质文件的立卷工作。
立卷是“将有关某一问题或某项工作活动以及其他方面互有密切联系的文件，按其突出的异同点组成一系列的案卷”。立卷工作的主要内容和步骤可以结合计算机的应用归纳如下：
1.组成案卷单位。从整体上看，案卷是对归档文件逐级分类的结果；从个体上看，案卷是具有某些共同属性的文件的集合。将全宗档案分类方案以不同的方式编制在程序中，并为每个案卷及其卷内文件目录确定一个独有的立卷标识，就可以自动组成信息案卷。每个案卷的组成和每份文件的归属应允许人工调整。卷内文件目录既可以在信息案卷内调用已有的数据，也可以直接进行增加和补充。
确定立卷标识包括确定字段和赋予数据。由于立卷方法不同，确定字段有两种方法：如果按类别等文件固有的属性立卷，可直接作为立卷标识字段并自动组卷；如果按问题等不确定因素立卷，就要专门设置字段并赋予数据，如立卷号等。由于案卷与卷内文件具有一对多的关系，文书工作具有平时管理文件，年终一次性立卷的特点，赋予数据也有两种方法：一种是人工分散添加。即在平时的文件管理中，逐一为拟归档文件的目录加标识，并在年终与纸质案卷同步调整。另一种是自动统一添加。即平时不做标识，年终纸质案卷组好后，在建立信息案卷的同时，由系统自动为卷内文件目录加标识。
《机关文件材料归档和不归档的范围》规定，重份文件不归档。查重功能即拒绝接收重复数据的功能，不仅可以防止重份文件误归档或误操作造成的重复输入，而且对组卷和调整案卷构成也非常重要，能够直接调用文件，确定其归属，并赋予立卷标识，简便准确。文号是文件查重的理想依据，但归档文件并非都有文号，这就给计算机管理带来困难。解决的办法就是补充编号：或人工编号，或由系统自动编号；或按文件属性编号，或按立卷单位编号等。但都应保证纸质文件与目录信息编号的一致性。
2.拟写案卷标题。案卷题名是字符型数据，计算机辅助拟写案卷标题，除进行特殊开发外，一般只能从有关的字段中读取字符进行运算。例如，责任者取立卷单位名称，内容取文件类别或标题，名称取文种等，结构之间以连词连接，或者按卷内文件标题中的词频率提炼主题，再加以规范化处理等。但功能局限性都较大，难以满足机关档案案卷标题拟写的要求，因此实际工作中多是人工拟写案卷标题，然后输入计算机。
3.确定保管期限。根据《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》，文书档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。确定保管期限涉及的因素比较复杂，规范性也较差。计算机自动标引应该说是可能的，但开发难度较大，而且只能作为参考。而保管期限只有两个，输入非常方便。因此目前都是人工确定保管期限，然后输入计算机。
4.卷内文件排列与编号。《机关档案工作业务建设规范》规定：“密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿依次排列在定稿之后。非诉讼案件卷结论、决定、判决性文件材料在前，依据材料等在后”。这样的排序规则计算机是无法直接实现的。在卷内文件目录中，序号、文号、日期和页号等都可以实现自动排序，并生成表示排序结果的序号或页号，排序结果应允许人工调整。信息案卷卷内文件目录的序号、页号必须与纸质案卷完全一致，这样才能保证信息案卷的真实和提供利用的方便。纸质案卷内的文件排序后，还要依次编写件号、页号，这也是计算机无法替代的手工操作，但正是因此，它们可以作为信息案卷内文件排序的依据。
信息案卷内的文件排序以后，该案卷目录中的件数、页数和卷内文件起止日期等项数据就都具备了，可以自动统计到相应的字段之中。信息案卷还可以限定卷内文件的数量并自动分卷。
5.案卷排列与编号。包括案卷号和归档号。将全宗档案案卷分类方案分别编制到程序中，就可以实现自动排序，排序结果应允许人工调整。为确保各序号的唯一性，区分不同的全宗、年度、保管期限、立卷单位等，可根据实际需要并参照《档号编制规则》确定案卷号和归档号的构成。要注意各立卷单位之间编号衔接，不允许空号和重号。
6.填写卷内文件目录、备考表和案卷封面，编制案卷目录和统计表。这是手工立卷工作量很大而计算机能够出色完成的任务。参照《文书档案案卷格式》、《机关档案工作业务建设规范》等有关规定并结合实际需要，将表格式样、项目名称、数据来源和数据之间的关系等编到程序中，就可以进行各种数据加工，生成并输出各种目录与表格。由于计算机输出的卷内文件目录、备考表和案卷封面等与纸质案卷分离，需要有相互对应的标识，如立卷号等，以便对号入座。如果使用硬卷皮或卷盒等装具，因载体上不了打印机，封面目录就只能手工填写了。
7.案卷修复与装封。包括拆除案卷中的金属物，对破损的进行托裱、剪切、复制等技术加工和处理，将案卷封皮、卷内文件目录、备考表等与卷内文件合为一体，进行装订或放在卷盒等装具中。除有字迹等问题的文件可借助图像扫描进行修复外，都是计算机替代不了的手工操作，而扫描修复也不属于辅助立卷的功能范围。
综上所述，辅助立卷能够自动完成的工作有：组成信息案卷，生成卷内文件的件数、页数和起止日期，进行案卷和卷内文件的排列与编号，生成并打印输出案卷封面、备考表和各种立卷目录与统计表等；可能需要人工干预的工作有：赋予立卷标识，进行文件编号，调整信息案卷的构成和案卷与卷内文件的排列等。仍需要人工完成的工作主要是纸质案卷的组织与管理。包括组成纸质案卷并进行卷内文件的排列与编号，进行案卷修复与装封等。至于拟写并输入案卷标题、确定并输入保管期限，是目前信息案卷中仅有的两项仍需人工形成的数据。在立卷过程中，信息案卷的建立与纸质案卷的组成是交叉进行、互为依据的。而且立卷方法不同，交叉和依据的情况也会有所区别。
辅助立卷主要从以下三个方面提高立卷工作的质量：一、提高立卷标准的一致性。手工立卷时，不同立卷单位和不同年度的案卷可能存在这样、那样的差异。辅助立卷将组卷标准、排序规则、统计要求、输出格式、字形字体等都编制在程序中，任何人、任何时候使用效果完全相同；而且程序一旦修改，功能即刻统一变更。二、提高立卷操作的准确性。手工立卷，尤其在抄写、排序、统计时，难免出现误差。辅助立卷能够通过多种方式对数据进行自动校对，并确保统计、排序、编号等项工作万无一失。三、提高立卷工作的美学价值。案卷封面和各种立卷目录都是要经常阅读的检索工具，整齐美观能给人轻松、愉快的感觉。辅助立卷能够运用各种文字、图形处理功能，建立最佳审美效果的输出式样。
辅助立卷主要通过以下三条途径提高立卷工作的效率：一、取消重复劳动。包括工作环节之间和立卷过程中的重复劳动。二、替代手工操作，提高数据加工、处理速度。三、简化上机操作，提高数据录入速度。
三、辅助立卷的应用
辅助立卷作为一种系统功能，是我们进行文书立卷和档案管理的工具和助手。要发挥好它的作用，应注意以下几方面问题：
（一）掌握基本原则。
首先，要结合实际。档案内容和立卷方法不同，辅助立卷的功能也会各有千秋。应用时要紧密结合本单位实际，切实解决一些问题。其次，要尊重历史。各单位在长期的手工管理工作中积累了丰富的经验，形成了各具特色的管理方法。计算机辅助立卷应该遵循手工立卷的基本规则，保持全宗档案案卷构成的基本统一。第三，要发展提高。纸质案卷具有保管和利用档案的双重功能，计算机的应用降低了它的利用功能。同时，传统的立卷方法是以手工管理为基础的，不完全适合计算机管理的需求。因此，要研究、探索以计算机辅助立卷为基础、与人工立卷相结合的新的立卷方法，实现两者完美的融合。第四，要提高自动化管理水平。计算机是自动化管理的理想工具，但用了计算机不等于实现了自动化，应尽量避免仅以计算机改变劳动方式的情况。第五，要提高标准化管理水平。这是衡量整体立卷工作质量和进行档案信息交流的依据。
（二）制订用户需求方案。
无论是购买商品软件，还是自己开发，要满足本单位立卷工作的需要，都应该结合实际制订用户需求方案作为基础和依据。包括功能需求说明，数据结构方案，全宗档案分类方案，全宗档案案卷排序规则和卷内文件排序规则，案卷号、归档号构成方案，数据输入、加工、输出方案等。
（三）加强制度建设。
应用计算机辅助立卷并对形成的电子文件进行管理，是档案人员面临的新课题，目前还没有可以依据的模式或标准，需要在实践中探索、总结和提高。一方面要把好的管理方法及时以制度的形式固定下来保证执行；另一方面要防患于未然，提前采取有效措施，避免可能发生的问题。
计算机辅助立卷与过去的编目检索不同，不是单纯模拟已有的手工管理模式，而是要建立一种新的计算机管理为基础的档案管理方法。管理方法的形成需要实践经验的积累和升华，但计算机技术的迅速普及迫切需要管理方法的指导与规范。因此有关部门应密切配合，加强计算机应用理论的研究。