中山大学附属第一医院病案管理科 广东广州 510080
【摘 要】目的：探讨PDCA（计划、实施、检查、处理）循环管理法在我院病案纸张规格管理中的应用效果。方法：按照PDCA循环管理法，先收集资料、找出存在的问题，然后分析原因并拟订对策、检查和落实，最后对实施PDCA循环前后的病案纸张规格、病案纸张的格式等指标进行对比。结果：通过病案管理科的专门监管、修订制度并培训、指标落实到具体科室、制订相应奖惩措施等系列措施，我院的病案纸张规格、格式等能进行相对的统一，提高了病案整理的效率。结论：PDCA循环管理法用于我院病案纸张管理中成效显著，可在医院其他管理领域推广应用。
【关键词】病案纸张规格 PDCA循环应用效果
目标：住院病案纸张规格、病案纸张的格式标准全院统一。
一、计划（plan）
背景：为持续加强病案质量管理，迎接三级医院评审、创建国家级优质医院和创建国家区域医疗中心做好积极准备。
根据卫生部《关于印发三级综合医院评审标准实施细则（2011年版）的通知》的有关条款的要求[1]，和《中山一院住院病案管理制度》的相关要求。我院病案纸张规格要求如下：1、左顶角医院院徽，2、左上角姓名,中间科别,右上角住院号；3、纸张规格27.5×21 cm,单面60克胶版纸,双面80克胶版纸；4、上面留空3cm,下面留空2cm(中间写页码),左右两边各留1.5cm；5.双面排版注意:反面应倒排(倒排规格同上)。
但是在病案管理科整理病案的过程中发现有一些病案纸张没有按照医院的相关要求打印，具体情况如下。
针对上述情况进行分析，发现数据不达标主要存在以下几点问题：
1.临床部门不重视
部分医务人员对《病案管理制度》不够熟悉，临床医技科室人员对对病历的纸张规格不熟悉。
2.新项目纸张审批程序繁琐
如有新的需要归档到病历中的报告、各类的同意书等纸张放入病案之前要进行较复杂的审批程序，需经过医务部门、病案管理部门、后勤采购部门、病案管理委员会讨论同意后才能使用。
3.后勤采购部门未能按标准把关
经审批完成的病案文书归档资料，到了后勤采购部门后，该部门未能完全按标准执行采购而出现不符合规格的纸张流入到临床医技部门使用。
计划措施：
1.建立、健全病案纸张管理的相关制度：定期召开我院病案管理委员会，讨论研究修订《中山大学附属第一医院病案管理规定》，根据卫计委《病历书写基本规范》和《三级综合医院评审标准》有关要求，制定了《中山大学附属第一医院病案管理制度》。
2.加强考核培训：面向全院人员，尤其是后勤采购部门采购员进行宣教培训。
3.加强多部门沟通：和后勤采购部门沟通，要求病区去领取新用纸张是必须通过医务部门的审批后才能领取。对出具不符合纸张规格的报告单的部门及时沟通，责令其限时到后勤采购部门领取相应纸张。
4.严格执行奖惩措施：对出现问题较多但是屡教不改的部门纳入质控考核，扣取病区的指控分。
二、执行措施（DO）
1.建立、健全病案管理制度：
每年组织召开一两次病案管理委员会会议，讨论和修订相关病案管理制度。
2.加强培训学习
1）针对新入职职工、研究生、进修生进行病历书写专项培训；
2）印制《病历书写与管理知识要点》学习宣传册，将《病案管理制度》和《住院病历质量评分标准》上传到医院信息系统，方便医生下载学习。
3.加强多部门沟通协作：
1）病案管理科回收整理组在整理病历的时候对不符合纸张规格的报告单进行整理汇总，通过上门或者电话和主管部门进行沟通，责令其到后勤采购部门进行更换，对部分科室的打印机必须使用A4纸张的科室，与机器厂家沟通，要其工程技术人员过来调整打印格式以达到病历纸张标准。
2）与后勤采购部门沟通，要其在采购各种纸张的时候完全要按照病案纸张规格采购，对临床医技部门的新用的纸张表格必须到医务部门审批否则不予以领取；与医务部门沟通，减少相对繁琐的病历纸张规格的审批流程[2]。
4.实行严格的奖罚措施，对出现问题较多但是屡教不改的部门纳入质控考核，扣取病区的指控分[3]。
三、检查反馈（CHECK）
经过和各个部门的沟通，病历纸张基本整改完成。
存在问题,原因分析：经过整改后还有极少数的病案纸张无法改正，如心电图报告。
四、下一步整改措施：
总结：在病案管理科的辛勤努力下，我院的病案纸张基本得到统一能符合病案纸张规格[4]，在下一步的工作中，要加强对新的报告单、知情同意书等病案文书的审批。
下一步整改措施：
1. 对存在纸张规格问题，但是屡教难改的科室，对其科室主任诫勉谈话，提高科主任的重视，并实行对专科、专人培训，完善相应的病案纸张[5]。
参考文献：
[1]中华人民共和国卫生部．三级综合医院评审标准实施细则 2011年版[S].北京,2011.
[2]卢春芬. PDCA循环法在提高妇产科病历质量管理中的应用体会[J]. 中医药管理杂志. 2014(13)
[3]王向云. PDCA方法在病案归档管理中的应用[J]. 中国病案. 2014(01)
[4]明星辰,方孝梅,明星. 基于PDCA循环提升病案首页信息质量的应用实践[J]. 中国病案. 2013(07)
[5] 王海和,柯贤柱,陈先祥. 三级医院评审准备中如何运用PDCA[J]. 中国卫生质量管理. 2013(02)
论文作者:庞,辉,廖南益,李津华
论文发表刊物:《航空军医》2016年第4期
论文发表时间:2016/6/2
标签：病案论文; 纸张论文; 部门论文; 病历论文; 规格论文; 后勤论文; 医院论文; 《航空军医》2016年第4期论文;