试论电子档案与纸质载体档案结合管理的途径与方法，本文主要内容关键词为：档案论文,纸质论文,载体论文,试论论文,途径论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着计算机在办公领域的广泛应用，电子文件也逐渐进入档案室成为电子档案，而且这类档案逐年递增，在档案室形成了两种载体档案共存的现状。由于电子档案与纸质档案在特性和使用方面都有着很大区别，所以在传统档案管理理论指导下，我们只能将电子档案再转换为纸质档案，然后加以整理、归档和保存。目前的这种管理方法不但没有减少管理人员的工作量，反而增加了负担，在某种程度上，还制约了档案室现代化管理的步伐。怎样才能使基层档案室摆脱这一困境，走出一条既适合档案室现状，又利于将来发展的计算机自动管理档案的路子来呢？这正是本文要探讨的问题。
一
电子档案是以计算机软盘、磁带、光盘等化学磁性材料为载体的档案资料，其特征以及使用方式均与纸质档案不同。
首先，电子档案可以以文本文挡方式在计算机上实现全文存储和全文检索。在电子文件从文书转化为档案的过程中，人们无需对它们进行分类、组卷和编制著录卡片，因为计算机随时可以根据人们的需要，迅速地对电子档案中的单份文件从任何角度进行分类、组合和检索，可以充分地表现文件间的历史关系。
其次，电子档案管理与纸质档案管理相比较，档案管理人员的工作量可大大减少，管理和提供利用等工作会变得更为简便。它的主要优点可在以下几个方面得到充分体现。
1.在档案管理方面，由于电子档案是以文本文档方式全文存储的，所以计算机可以从多种角度快速地完成对档案的分类、排序以及各种整理工作，并可以根据人们的需要输出重新整理的各种数据和结果。
2.在档案保管方面，由于电子档案存储载体信息容量很大，占据空间很小，所以十分便于保管。
3.在档案编目方面，由于电子档案是以文本文档方式在计算机上进行全文处理的，因此可以方便地利用计算机进行编目和统计。
4.在档案检索与提供利用方面，以文本文档方式储存的电子档案可以以多种方式实现全文本自动检索，不但省去了开发“二次文献信息”的工作，还能快速、准确地提供各种档案的全文信息。对档案利用者来说，他们可直接从计算机上检索、阅读、获取所需的档案资料，提高查全率、查准率和效率。在实现了计算机联网的地方，还可以方便地实现档案室自动化上门服务。
二
在这个电子档案与纸质档案共存的特殊时期，我们选择了将电子档案和纸质档案以文本文档方式和映像文档方式共同存储在一张光盘上，然后利用软件和数据库索引将二者有机地结合起来，实现档案自动管理和检索的道路。具体思路和作法如下：
1.对电子文件进行鉴定，删除无保存价值的文件，将具有保存利用价值的文件以文本文档方式转存到硬盘（或磁带）上。对这类文件不用进行人工立卷，排列和著录。
对纸质文件则需要按传统的档案管理方法进行分类、立卷、排列和著录，然后将这部分档案按分类号、档号顺序以映像文档方式扫描到硬盘（或磁带）上。同时向计算机输入著录卡片，在计算机上初步建立起“二次文献信息”数据库。
2.利用文本文档可以方便地实现全文自动检索的特点，运用计算机对已存入硬盘的电子文件进行自动著录标引（不含主题词），然后将这部分由计算机自动产生的“二次信息”按项目分别纳入在计算机上初步建立的“二次文献信息”数据库中。
3.因为在全文检索中，计算机实际上是对文本文档中具有检索意义的单词序列进行检索，而这种单词序列（称作标引词库）的产生在信息处理和检索技术中，是运用自动切分词方法实现的。也可以理解为在每个文本文档数据库的后面，都有一个由计算机产生的、与早期主题词库相似的标引词库。所以在交际操作中，我们只要将人工著录的“二次文献信息”中的主题词、题名、提要项由计算机进行自动切分形成标引词，最后纳入由计算机生成的文本文档标引词库管理即可。
4.将计算机上的“标引词库”以及“二次文献信息”数据库进行整理、排序，然后将它们与暂存在硬盘（或磁带）上的文本文档和映像文档以及操作软件一起制作在光盘上，我们就可以得到一张既存有档案室全年的档案全文信息，又可以实现档案自动管理和检索的光盘。
这种将电子档案与纸质档案有机地结合起来，以文本文档和映像文档方式同储在一张光盘上，进而实现档案自动管理和检索的方法，不但缓解了电子档案与纸质档案两者不便同时实现自动管理和检索的矛盾，保留了早期档案自动管理和检索的特征，而且还具备部份全文检索的特点。它的实现可以更好地保护和利用电子档案，大大减少档案管理人员的著录量和工作量。
三
由于基层档案室存在着人员少、技术力量薄弱、计算机专业人材缺乏的特点，因此，在制作这类档案光盘时应注意以下几点。
1.选择合适的光盘制作商：一个档案室独立制作档案光盘是不容易的，从经济的角度上来看，也是不合适的。因此，怎样选择合适的光盘制作商，在他们的协助下，完成本单位的光盘制作就显得尤为重要。我认为一个合格的光盘制作商应具备以下几个条件：①有较强的软件设计能力和光盘制作技术力量；②光盘制作周期短，在制作价格上有一定优势；③具有一定稳定性，能够作为长期合作伙伴。
2.选择合适的软件：近几年我国陆续引进和开发了一些全文检索软件，应用较为成熟的有ORACLE和TRIP数据库管理系统，从功能上来看，TRIP系统要强一些，比较适合档案室应用。
3.软件的制作：档案光盘是否能很好地运作，关键在软件的质量优劣。因此，在软件的研制过程中，用户要与商家密切配合，一次性制作出适合本单位长期使用的软件。
4.数据准备：由于光盘存储容量比较大，因此在光盘制作前，应该首先作好数据准备工作，尽量使光盘“装满”但又不要“溢出”。一般来说：一张容量为1.3G的光盘可容纳2-2.4万页16开的映像文档，或者是1000张左右的高密软盘的文本文档。在光盘中，软件所占的空间并不大，一般约为1～2MB，所以也可以忽略不计。
5.费用估算：目前在国内委托光盘制作商设计一套全文检索软件约需费用4千元左右，制作一张映像文档光盘约需费用5千元左右，制作一张文本文档光盘约需费用1.5千元左右，从综合价考虑，制作一张文本文档和映像文档混合光盘约需费用3.3千元左右。由于软件投入是一次性的，所以制作第一张光盘费用较高，以后的光盘制作费用会大大降低。
我们应该看到，电子档案与纸质档案共存的现象可能会持续很长一段时期，在这个特殊的时期里，我们怎样将这两种载体的档案信息有机地结合起来，怎样充分运用现代化设备为广大档案利用者提供优质服务，怎样有效地将电子档案保存下来为最终真正实现档案自动管理和全文检索打下基础，是应该引起我们这一代档案工作者注意的问题。