王伟伟
山东省招远市龙王水库管理所
山东省招远市龙王水库位于招远市罗山山脉北侧，属于界河流域中下游，控制流域面积16.3平方公里。水库主体工程于1958年9月动工建设，1960年3月建成并投入使用。2010年，进行了大规模的除险加固。目前，水库总库容96.5万立方米，水库水面面积1320亩，兴利库容427万立方米，工程设计洪水标准50年一遇。水库大坝全长565米，坝顶宽6.5米，坝顶高程96米，是一座以防洪、农业灌溉为主，兼顾生态环境用水的综合性（Ⅰ）型水库。在龙王水库管理所干部职工戮力同心、精心细致的管理下，龙王水库及周边形成了工程、人文、景观与库区自然环境浑然一体，生态、安全、持续发展的水生态系统。2013年被省海洋渔业厅评为“省级现代渔业园区”，被水利部评为“国家级水利风景区”。
自水库兴建伊始，龙王水库档案便开始建档，经过60年的运行管理，目前累积形成了大量的文书档案、工程档案、基建档案、会计档案、声像档案、实物档案等各门类档案，共计3000多卷。
一、龙王水库管理所所藏水库档案种类
根据档案产生的领域范畴和档案记述的内容性质，目前招远市龙王水库管理所所藏水库档案主要有以下几类。
1.文书档案
主要包括上级部门关于党政建设、纪检监察、组织人事、宣传教育、工会、妇联、共青团等方面下发的文件材料；本单位党委、纪检监察、组织人事、宣传教育、工青妇、行政管理等方面形成文件材料。如本单位的工作计划、工作总结、会议记录、会议纪要、统计报表、体制改革、更名及相关的请示批复、机构设置、职工名册、干部任免、职称评聘、历次党代会、职代会、工会代表会等文件材料。
2.科技档案
上级与本单位关于水利科技方面工作的部署安排、工作总结、请示批复；本单位在水文观测、工程设计，建筑施工、竣工验收、设备安装、使用和维修活动中形成的具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形成载体的档案材料。
3.财会档案
上级与本单位在财务工作中形成的文件材料，如本单位关于财务工作的计划、总结、规章制度、经费预算、请示、批复、财务报表、工资表格、账簿、凭证等材料。
4.声像档案
声像档案主要有上级领导视察工作、本单位参与或组织重大活动、水库及周边记忆留存等过程中产生的照片、视频等资料。
5.实物档案
本单位在党政管理及参与省、市重要活动中所获得的荣誉牌匾、纪念品、奖品、证章等物品。
二、招远市龙王水库档案现状及问题
龙王水库建档60年来，水库的档案始终保持较完整连贯、齐备，各种档案资料保存较为完好，档案管理职责明确，工作到位。但从现代档案管理要求来看，仍然存在不少问题，主要表现在以下几个方面。
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1.单位领导档案意识有待加强。长期以来，管理所领导档案意识相对淡薄，对档案管理的作用认识不足、重视不够，认为档案管理工作只是一项机械性的辅助工作，既不能创造很多社会价值，更不能创造经济价值。所以，单位某些时期会出现档案工作人员频繁调动，档案管理人员的职务晋升和相关待遇被变相歧视的问题，严重影响了档案管理人员的工作积极性。
2.档案管理人员素质有待提升。目前，龙王水库管理所还没有配备专职的档案工作人员，而是长期由其他管理人员兼职。档案管理人员未经专业培训，在档案管理专业知识及现阶段档案信息化管理技术方面均有明显不足。就档案管理手段来看，目前管理所所藏档案还停留在传统纸质档案管理模式中，只对档案进行简单的整理、归档、存放，电子档案也仅以初始状态储存在电脑里，还没有进行系统管理和整合，档案资源的利用功能还无法充分发挥。此外，档案管理人员对档案的重要性和法制性缺乏重视，在工作中疏忽、泄密、遗失、涂改、甚至伪造档案等违法行为还时有发生。
3.档案经费投入有待提高。档案管理同其它管理一样，也需要资金作保障。囿于体制原因，目前龙王水库管理所在档案管理建设上的投入还明显不够。长期以来，档案室陈旧简陋，没有配备必要的设备，严重影响了水库档案管理规范化、科学化、信息化进程。近年来，随着所领导的重视，档案室逐渐配备了密集架、扫描仪、影印机、照相机等设备。但根据水库档案的特点和发展需求，抽湿机、大图影印机、大图扫描仪、防虫防尘等设施的配备还亟需跟上。
三、完善水库档案管理工作建议
1.要高度重视，建立健全档案管理制度。
水库工程档案工作是水库工程建设与管理工作的重要组成部分。各级水利工程建设管理部门领导要对工程档案工作高度重视，将档案工作纳入年度水利工程建设与日常管理工作中。要组建档案工作领导小组，明确档案工作分管领导和落实档案专人管理制度，保证工程建设和档案管理同步进行，确保水库档案工作的规范有序开展。要建立健全档案管理制度,严格执行档案工作的各项规章制度，如《归档文件整理制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案管理人员岗位责任制》等,把档案管理工作列入管理单位年度目标责任制考核内容。
2.要多管齐下提升档案人员素质，提高档案管理水平。
龙王水库从工程立项、工程竣工、到经除险加固发展至今，已有60年的历史。在60年的运营管理过程中，形成大量珍贵且极具参考作用的文件材料。由于这些文件材料涉及面广，涉及部门和人员较多，内容繁琐冗杂，有些文件形成时效较长，稍有疏忽，就可能出现漏整漏归档的现象。这便在客观上对水库档案管理人员提出了更高的要求。水库档案管理人员除了要熟悉基本的文书档案管理业务外，还要熟知科技档案业务、水利业务和有关法律知识，只有如此才能符合水库档案管理工作要求。
3.要特别重视水库档案基础收集工作，确保档案归档的齐全完整。
水库档案的收集工作要实行专群结合方式，既要明确专门机构专门人员负责，同时各相关部门、科室也应负起各类专门档案的搜集职责。通常来说，包括账册、具体数据、图纸、合同、声像资料、招投标书、请示批复、会议记录等均在水库档案收集范围之内，要做到应收尽收，应纳尽纳，确保归档文件、数据记录和声像资料的完整性。在水库档案资料的收集过程中，还要做到两个结合：一是档案管理员专项收集与办公室收发文件时把关收集相结合；二是日常收集与每年年底归档整理时查漏补缺相结合。
4.要充分发挥水库档案利用价值，加大开发力度服务社会。
水库档案是广大水利工作者劳动智慧的结晶，档案人员将散存的文件资料进行收集整理，使其转化为具有利用价值的档案信息资源，这些信息资源继而通过各种方式提供给广大水利工作者利用。大力开发水库档案信息资源，多层次、多方位、多形式向水利部门提供利用，是实现水库档案自身价值和档案工作的根本目标所在。招远市龙王水库管理所在水库档案的归档整理过程中，严格遵循了水库水利建设项目工程文件材料形成的规律和相互间的有机联系，并结合水利工程实际，制定了统一的分类标准，实现了对水利工程档案收集、整理、编目、保管及提供利用的系统性、完整性、规范性，为本级水库管理及各级水利工程建设管理提供了方便、快捷、高效的档案服务。近年来，招远市委、市政府正利用龙王水库周边独特的自然景观，着力打造龙王水库水利风景区。龙王水库管理所充分挖掘所藏档案，在景区在人文底蕴展示、发展规划编制，管理体制打造等方面提供了大量丰富详实的资料，发挥了无可取代的作用。同时为配合招远市委、市政府将龙王水库水利风景区打造为“惠民景区”的愿景，龙王水库管理所增强主动服务意识，加紧开展所藏档案鉴定开放工作，使民众更方便地了解水库历史。
水库档案的管理是一项复杂的、重要的且科学性要求极高的工作，对工程的建设及竣工后工程的使用过程都发挥着至关重要重要、不可代替的作用。尤其是随着社会经济的快速发展，水库档案对水库管理部门日常工作的查考、防汛数据采集、工程枢纽运行、维护、学术研究、技改依据等起到的作用越来越显著。因此，我们必须加强对水库档案管理工作的重视程度，加大水库档案利用研究，不断开发档案信息资源，服务水利事业，造福一方百姓。
论文作者:王伟伟
论文发表刊物:《防护工程》2018年第24期
论文发表时间:2018/12/12
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