文书档案连锁法与文书、档案工作一体化管理之比较研究，本文主要内容关键词为：文书论文,档案论文,工作论文,一体化论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文书档案连锁法是本世纪30年代，国民党政府为提高行政效率而开展的文书档案改革运动的中心内容。当时它对简化文书处理手续、公开划一档案管理方法、提高行政效率起到了一定的积极作用。在历史进入到90年代，档案工作面临着档案与文件管理一体化的趋势时，笔者回顾了文书档案连锁法，并将它与文书、档案工作一体化管理做一个客观的比较与研究。
一
所谓文书档案连锁法，就是以集中统一的原则组织一个机关的文书、档案工作，具体方法实行三个统一，即统一分类、统一登记和统一编号，由此将文书工作和档案工作在手续和责任上连锁起来，以改变文书运转效率低下和档案管理分散、垄断的状况。
统一分类，即首先取消各司、科的自行分类，由总收发室对机关收发文进行统一的分类；其次，实现总收发室与档案室分类工作的统一，具体办法是“将档案室分类工作，移于收发室办理。先将全部档案编定分类表，置存收发室，收发室凡收到文件，按照分类表，编定档号，经办理完毕后，送档案室时，只须审核是否相符，分别装订成卷即竣事。”①实行统一分类，一可改善原各司、科自行分类带来的档案管理方法上参差不齐、标准各异的状况，“以总收发处之统一，助成各司档案管理之统一，以达到改革档案管理之目的”；②二可使收发室与档案室分类一致，调阅便利；三可使档案管理方法公开划一，不为胥吏所操纵和把持。
统一登记，即革除由收发室，各司、科，档案室等对文书进行层层登记的繁琐手续，改为由总收发室对机关所有收发文进行一次性登记，将收发文一式三份登录于活页纸上，一张存总收发室，一张存档案室，一张传阅后存总务司第一科。采用此法，可节省大量人力、物力，加快文书运转的速度。
统一编号，即由总收发室对本机关所有收发文统一编定文号，各司、科不再另编任何号数。这样可以“化繁为简，编号统一，每一查考文件，无重复号数，一索即得；同时档案室检查编目，便于处理，无任何困难。”③
简而言之，实行三个统一具有以下三个优点：“（一）收发文号统一，检查便利；（二）登记统一，减少重复录由繁重手续；（三）分类统一，公开档案，调阅敏捷。”④从而在一定程度上起到了简化文书、档案的处理手续，改善档案管理状况和提高行政效率的作用。
对于文书档案连锁法的理论基础，其创行者甘乃光提出“文书收发与档案管理之连锁，概以文书与档案本不能分，档案原为归档案之文书，文书即未归档之档案，二而实一者也。”⑤殷钟麒在《中国档案管理新论》中谈到文书档案连锁法时也曾这样分析：“实则文书与档案原属一物，所谓文书，所谓档案，仅以表示同一物之不同过程。收发与管卷，亦不过为同一物之不同阶段之不同处理……现在所谓文书档案之连锁，是将处理二过程之手续与责任连锁起来，并非连锁两样不同之事物。”由此可见，文书档案连锁法是建立在“文书档案原属一物”的认识基础之上的。
二
所谓文书、档案工作一体化管理，就是将具有密切联系的文书工作与档案工作作为一个整体加以综合管理。它包括两个方面的内容：一是组织领导上的统一管理，在全国范围内建立统一规划、指导、监督文书工作和档案工作的行政管理部门，在机关内部设立以办公部门为中心的文书、档案工作系统，统一领导整个机关的文书工作和档案工作；二是在具体的工作方法、制度上，对文书工作和档案工作进行统筹规划，综合管理，使其互相配合、协调发展。例如，将文件管理中的著录工作，如收发文登记等，和档案管理中的著录工作结合起来进行，以减少重复劳动，提高效率；在文件形成时期就考虑到日后成为档案的可能性和档案的长期保管、标准化等方面的要求，对文件数量上的完整和质量上的优化进行控制，等等。
对于文书、档案工作一体化管理的理论依据，原来多认为是文件运动（生命）周期理论，这一理论把文件从产生到转化为档案永久保存或消亡的整个运动过程（或生命周期）分为四个阶段，即文件的产生阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。近来又有同志认为前苏联“文件全宗”这一概念的引入“为实现机关或单位内部的文件、档案的一体化管理提供了较为坚实的理论根据”。⑥按照《苏联档案工作理论与实践》（档案出版社1984年版）的思想，文件全宗是指某一个全宗构成者活动过程中产生的全部文件的总和，包括机关文书处理部门的文件、档案室的文件和已进馆的档案全宗，也就是说，文件全宗包括了一个机关内处于文件运动（生命）周期四个不同阶段的所有文件。文书工作与档案工作各自的工作对象都是文件全宗的一部分，只是所处的运动阶段不同。
对文件运动（生命）周期理论与文件全宗理论进行对比研究，可以看出，虽然它们阐述的内容不同，前者重点在研究文件的形成和存在过程中的不同发展阶段，后者重点在强调机关或个人活动中形成的全部文件是一个整体或统一体，但是二者都揭示了文书与档案之间的内在联系，表明了文书工作与档案工作之间存在着时间上的前后相继关系，前一阶段文书工作的状况对后一阶段的档案工作有直接的影响。文书工作与档案工作之间这种密切联系、相互渗透、相互影响的关系就为实行文书、档案工作一体化管理提供了客观基础，同时它也说明了实行一体化管理对提高文书工作和档案工作水平的必要性和重大意义。
三
由以上文书档案连锁法与文书、档案工作一体化管理各自的含义、方法、理论基础的对比中可以看出，二者存在某些相同之处。例如都建立在“文书、档案是同一事物发展的不同阶段，档案由文书转化而来”这一认识的基础之上，在实践中都强调文书部门与档案部门前后衔接，协调一致，减少重复环节，提高工作效率。但是，二者毕竟产生于不同的历史背景当中，各自都受到当时整个档案工作和档案学发展水平的影响，在理论的成熟性、科学性，实践的可行性、完善性方面必然存在较大的差异，具体说来有以下几点：
首先，二者的研究视野和应用范围不同。文书档案连锁法研究的仅仅是在一个机关范围内实行文书工作与档案工作的连锁，目的在于提高机关的行政效率；文书、档案工作一体化管理则超出了机关的范围，要求建立国家规模的、对全国的文书工作和档案工作实行宏观统一管理的行政管理机关。显然，文书、档案工作一体化管理比之文书档案连锁法，研究的视野和应用的范围都更广泛，要求更高，实现起来难度更大。
其次，二者的具体内容不同。文书档案连锁法仅仅注意到了文件形成之后在处理、运转过程中的某些环节，如分类、登记、编号等，因此它所实行的“连锁”是不完整、不彻底的；文书、档案工作一体化管理则强调对文书由制作到销毁或转化为档案永久保存的全过程，在“一体化”思想指导下进行综合管理和全面控制。例如，在文件制作时，就对其载体材料、书写材料、载体规格大小、信息记录要素等进行控制，实现文件的标准化、规范化及内容的完整和质量的优化，为日后的档案标准化及其安全保管、提供利用奠定良好的基础；在文件处理过程中，要求健全收发文登记制度，拟办、批办、审核、签发等的记录制度，文件材料的归档制度等，以保证文件内容的完整和应归档文件材料的齐全、完整。可见，文书、档案工作一体化管理所涉及到的工作环节、工作内容都远远超出了文书档案连锁法的狭小范围。
最后，二者对文书、档案之间关系的认识有所不同，导致具体作法也存在某些差异。文书档案连锁法对文书、档案二者关系的认识可用一句话来概括，即“文书、档案原属一物”。既然二者原属一物，那么在工作中实行连锁，将文书工作与档案工作两者合一就是顺理成章的事情，当时所推行的三个统一就是上述认识的具体表现。这种认识的缺陷在于，过于强调文书、档案之间的联系，混淆了它们的区别，导致在实际工作中只是注意到了文书的运转过程，而忽视了档案工作有别于文书工作的特殊工作内容和方法。例如，将分类工作完全归于总收发室进行，档案室对已办理完毕的文件只需根据总收发室已经分好的类别归档，而不再重新进行分类。这就忽视了文书与档案之间的一个重要区别：“单一的文件谓之文书，汇集同案的文件，谓之档案。”⑦“档案者以案为单位，非以件为单位。”⑧也就是说，档案应该是由单份文件组成的一个具有相对系统性的有机体系，它的保管单位是“卷”，而不是件。对文件的分类必须同时考虑到某些文件之间的密切联系，在这一组密不可分的文件整体所形成的案卷基础上来进行。由总收发室对机关的收发文进行分类，必然导致分类时只能以眼前的单份文件为对象，看不到它与有关文件之间的内在联系，“文件一经离开之后，即无由考查前后详细案情，仅凭文件分类，自难尽善尽美”，⑨从而给文件转化为档案之后的系统管理和提供利用带来困难。
文书、档案工作一体化管理则不仅看到了文书与档案之间存在着物质形态上的同一关系和时间上的先后转化关系，同时也认识到二者在文件的整个运动过程中又处于不同的阶段，具有不同的性质、特点和作用，对其进行管理的机构、人员、方法也各不相同。因此，文书、档案工作一体化管理提倡的不是将文书与档案混淆其区别，放在一起进行混合管理，也不是简单地将两种工作合并，而是将其视为一个有机的整体，加以协调和综合管理；它所追求的是文书工作与档案工作这两个既有密切联系又各具特点的系统之间的有机融合和协调发展，而不是二者在所有工作环节上的绝对统一。
注释：
①③④⑦⑨殷钟麒：《中国档案管理新论》。
②⑧何鲁成：《档案管理与整理》。
⑤甘乃光：《文书档案连锁办法之试验》，《行政效率》民国二十三年十一月，第十期。
⑥王英玮：《试论全宗理论研究中的若干问题》，《档案学通讯》1994年第5期。