我国科技计划项目档案构成及特点初探，本文主要内容关键词为：我国论文,档案论文,计划论文,项目论文,科技论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一、国家科技计划、科技计划项目及项目档案由来
(一)国家科技计划
1982年，国家正式出台了《“六五”国家科技攻关计划》，标志着我国的科技计划已从科技规划中分离出来，具备了相对独立的形式。“国家科技计划是指根据国家科技发展规划和战略安排的，以中央财政支持或以宏观政策调控、引导，由政府行政部门组织和实施的科学研究与试验发展活动及相关的其他科学技术活动”①。到目前为止，共有五大类30多个科技计划，从不同角度支撑着国民经济和社会发展以及科技自身发展的科技需求。
(二)科技计划项目
“在国家科技计划中实施安排，由单位或个人承担，并在一定时间周期内进行的科学技术研究开发活动”就称为国家科技计划项目②。自2003年起，我国每年的科技计划项目总数量就接近或超过万项(见表1)。
表1：“九五”～“十一五”我国科技计划项目总数\&“九五”时期1996-2000\&“十五”时期2001-2005\&“十一五”时期2006-2010\&在研五类计划项目总数(项)\&19348\&30144\&48904\&
资料来源：表中数据根据《国家科技计划年度报告》整理(http：//www.most.gov.cn)
(三)科技计划项目档案
与科技计划的发展相适应，我国不同历史时期对科技计划项目实施过程中产生的档案的概念及内涵也在发生着变化。1998年以前，这类档案一直被作为科研档案的组成部分，并没有形成单独的档案类别；1999年开始，政府开始酝酿“课题制”管理的国家科技计划管理体制，档案管理问题开始引起关注；2002年国家科技计划项目全面实行课题制管理，对档案管理提出了新的要求，“项目档案”的术语开始在档案工作实践中出现。
2004年，笔者所在的北京联合大学应用文理学院与北京市科委共同承担了北京市科技计划项目软科学课题《新时期北京市科研档案管理与对策研究》③，首次开展了项目档案的科学研究，研究成果中首次提出并界定了科技计划项目档案的概念，并系统阐述了科技计划项目档案管理工作。“科技计划项目档案”一词在学术文章中最早出现在笔者所著《科技档案资源保护迫在眉睫——北京市科技计划项目档案管理现状研究》一文(发表于《北京档案》2005年第10期)。
“科技计划项目档案(以下简称项目档案)，专指以国家或地方政府财政投入为主，并列入国家或地方科技计划项目，在其管理和实施全过程中形成的，具有保存价值的各种类型和载体的原始记录。”④
项目档案不仅是项目成果的重要组成部分(有时甚至是唯一成果)，是项目管理的载体，是项目实施、验收及成果推广应用的真实记录和可靠依据，也是国家科技信息资源的重要组成部分。
二、项目档案的内容构成
从完整反映科技计划项目整体情况出发，一套项目档案应该包括以下内容：
(一)依据档案内容所反映的职能划分
科技计划项目相关单位可分为两类：一类是科技行政主管部门，进行项目的管理；另一类是项目承担单位，从事项目的研发活动。这两类部门的任务不同，决定了其形成档案的内容性质也不同。据此可将项目档案划分为项目管理档案和项目研发档案两大类。
1.项目管理档案。是科技行政管理部门在行使科技计划项目管理职能的过程中形成的，反映科技计划项目的立项、检查与验收等活动，具有保存价值的文件材料。
2.项目研发档案。是指项目承担单位在项目研发过程中形成的，反映研发过程、研发技术、研究条件、研究成果与项目运行等活动，具有凭证依据价值的文件材料。
(二)依据档案的形成主体划分
由于科技计划项目涉及若干参与单位，它们在各自的工作中所形成的项目档案，构成项目档案的整体。由于这些档案反映的具体活动与任务不同，它们既呈现为不同的文件类型，又具有内容上的相对独立性(见图1)。
图1 项目档案构成示意图(以项目形成主体为标准)
1.科技行政主管部门形成的档案
科技行政主管部门是科技计划项目工作的主管部门，他们在履行项目管理职能的过程中主要形成以下档案(见表2)。
2.各类授权或委托单位形成的档案
(1)项目主持单位形成的档案
《国家科技计划项目管理暂行办法》规定“科技部专项计划部门和授权或委托的项目组织实施管理机构负责项目的实施和管理”。其中所指授权或委托的项目组织实施管理机构即项目主持单位，代科技行政主管部门行使对项目研发工作的指导、检查和监督的职能，其管理过程中主要形成以下档案(见表3)。
(2)其他受托单位
其他受托单位是指以合同的方式接受科技行政主管部门的委托，承担项目中某些专门性工作的机构，主要包括招标代理单位、监理单位、审计单位以及档案质量评估单位等。受托单位必须具有相关的专业资质，在工作过程中主要形成以下种类的档案(见表4)。
3.课题承担单位形成的档案
课题承担单位是课题实施的主体，负责完成《课题任务书》规定的任务，他们在课题研发过程中主要形成以下档案(见表5)。
三、项目档案的特点及管理要求
项目档案产生于科研、生产活动中，具有一般科技档案的特点。但由于科技计划项目的管理与实施有自身的规律，使得项目档案还具有一些特殊的属性特点。
(一)形成主体的多元化
项目档案形成主体的多元化源于项目管理与实施的复杂性。科技计划项目的全过程涉及四类主体：一是政府的科技行政主管部门，负责项目申请的审核、项目进行情况的检查及项目验收等；二是政府科技行政主管部门授权或委托的项目组织实施管理机构，即项目主持单位，对项目目标的实现、项目任务的完成、关键技术的突破及涉密项目的科技保密等，承担组织实施的责任；三是项目承担者，负责执行合同或计划任务书，完成项目目标任务；四是各类项目受托单位，负责完成项目管理及实施过程中的一些专业性工作，包括招标代理、监理、审计及各项评估等。
形成主体的多元化，导致项目档案在形成上的分散性，对项目档案完整性构成潜在威胁。科技档案管理学基本理论强调科技档案的特点是具有成套性，项目档案也是以“套”作为其完整形态的。各自分散形成的项目档案共同记载和反映了该项目活动的全部过程和成果，它们之间既以不同的工作阶段相区别，又以总体的科技程序和科技内容紧密衔接，构成了一个反映该科技项目活动的材料整体。因此，从整体上而言，只有各个部分的档案都完整，才能认为项目档案完整；而任何一个部分的档案不完整，也可能意味着整个项目档案的价值都将受到影响。这就要求对项目档案实施严格的全过程控制，包括从档案工作的组织上选择适当的管理体制和管理模式，从各类项目文件形成与积累上实施质量控制，从项目档案的完整归档、科学保管和有效利用上实现规范管理。
(二)形成主体的临时组合性
为集中科研优势、保证科技计划项目的创新与成功，2001年，科技部、财政部、国家计委、国家经贸委合发的《关于国家科研计划实施课题制管理的规定》中指出：“允许跨部门、跨单位择优聘用课题组成员”。科技计划项目的研发工作是由通过申报和审批程序组建的项目团队承担，项目的内容和要求不同，研发团队的承担单位与研发人员的组成也各不相同。项目的参与者即项目档案的形成者，都是根据项目研发任务临时组合而成的，项目结束后研发团队就会解体，使项目团队具有临时性或一次性的特点。这种情况极易造成项目档案形成与积累的各自为政，档案不易集中和难以补救等问题，并且影响项目科技成果的后续使用与推广应用。这就要求在项目档案管理中明确项目负责人责任制，充分发挥项目负责人的作用，在项目管理与实施过程中同步规范项目文件的形成与积累，保证项目档案的真实与完整，有效控制档案工作可能面临的质量和安全风险。
(三)项目档案归属的复杂性
项目档案主要是在国家资助的项目中形成，国家作为投资主体应享有研究成果的部分权力。考虑到科技成果不同于政府的行政成果，它并不能完全凭借资金与物资投入直接生成，而是要通过具体承担单位及研发人员的大量智力劳动来获得。因此，《国家科技计划项目管理暂行办法》中规定“除科技部事先合同约定科技成果归国家所有外，项目所产生科技成果的知识产权归科技成果完成者所有”。《关于加强国家科技计划知识产权管理工作的规定》中再次强调“国家科技计划项目研究成果及其形成的知识产权，除涉及国家安全、国家利益和重大社会公共利益的以外，国家授予项目承担单位。项目承担单位可以依法自主决定实施、许可他人实施、转让、作价入股等，并取得相应的收益”。
课题制管理的实施，使得科技计划项目的承担单位往往不止一家，而且承担单位的所有制成分复杂，甚至有个人投资参与的情况。项目成果特别是其知识产权将在项目参与各方之间进行分割，很容易产生档案所有权与使用权的纠纷，同时也不利于成果信息的利用和共享。因此，项目档案管理必须根据国家相关政策和法规，处理好项目档案所有权的界定、项目档案的保管及利用政策等特殊问题，使国家投入巨资支持的科技计划项目能实现最大收益。
(四)内容构成的综合性
项目档案形成主体的多元化，必然导致其内容构成的综合性。从项目管理的角度而言，既有一般的科技管理内容，又包括招投标、监理、评估等专业管理内容；从研发角度而言，科技计划项目一般水平高、规模大，在研究和实施过程中经常需要单独购置设备或进行基建，形成设备档案和基建档案；部分针对产品的开发项目，还会产生产品试制和生产的档案；科技计划项目的预算、决算文件以及经费审计过程中还会产生会计档案等。因此，一个科技计划项目的全部档案中可以包括科研档案、设备档案、基建档案、产品档案和会计档案等多个种类的档案。
项目档案内容构成的综合性要求在其管理过程中，既要注意项目档案自身的完整成套，同时又要兼顾项目档案与机构中其他类别档案管理之间的关系。
(五)项目档案的高使用价值
项目档案与一般科研档案相比具有使用价值广泛、使用效益显著等高价值特征。科技计划项目的创新性与应用性的特点，决定了其研发活动的探索性与复杂性很强，所形成的档案材料多记载着先进的技术过程与大量的新颖信息，不仅有极高的、广泛的现实利用需求，而且从科技计划自身的地位而言，其历史研究的价值也不可小觑。
为充分实现项目档案的高价值，除项目档案的保管机构按照档案学一般方法开展多种方式的档案利用之外，还需要从国家层面建立国家科技报告制度。目前欧美等国家都有系统的科技报告制度，典型代表是美国的“四大报告”，其核心内容是把国家资助的科研项目中产生的档案及相关资料，包括研究目的、方法、技术内容、中间数据以至经验教训，尽可能向公众开放共享。在我国，20世纪80年代创建了国防科技报告体系，但民用科技投入产生的大量项目档案、数据和信息，目前基本处于分散、搁置甚至流失状态，极大限制了其科技资源效用的发挥。因此，建立中国科技报告制度，对国家财政投入产生的科技成果进行永久保存、集成管理和有效利用，是国家科技管理体制改革的重要任务，也是档案学术与实践面临的新挑战。
注释：
①②中华人民共和国科学技术部：《国家科技计划管理暂行办法》，2001年
③2004年北京市计划项目软科学课题.课题编号：H020820320190
④潘世萍.科技档案资源保护迫在眉睫——北京市科技计划项目档案管理现状研究[J].北京档案，2005(10)：17-19