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在我国关于档案属性的研讨中，有不少问题涉及了对文件概念的认识。比如“档案是由文件转化而来的”和“档案并非都是由文件转化而来的”两种观点的对立，我们认为就在一定程度上源自对文件概念认识的歧异。伍振华同志在2000年和2001年连续写了两篇文章论述“非文件文献”也有原始记录性（注：伍振华：《再论档案的本质属性》，《档案学通讯》2000年第6期和伍振华：《文献原始记录性浅识》，《档案学通讯》2001年第5期；
）。我们觉得也是因为他对文件概念外延的认识与其他一些人不同才会得出如此的结论。事实上，不论是在我国档案界还是在整个社会，对文件概念认识含混不清的绝非个别。为此，亟有必要澄清文件概念的内涵，以便正确界定其外延究竟有多宽？这既将为档案属性的研讨奠定科学的基础，也将有利于认清文件管理涉及的范围，使档案工作者能更好地参与各种电子信息系统的研制和开发。
确切理解文件概念的内涵
什么是文件？应该如何为文件下定义？这都已经是老生常谈，见诸文献的文件定义也已经不计其数。这些文件定义一般有狭义、广义之分。狭义中又有两种：一种主要是从文件涉及的范围而言的狭义，比如往往把文件狭义地限定为公务文书；另一种狭义则主要就文件的价值或者运动阶段进行限定，比如我国有很多人把文件狭义地限定为仅仅指具有现行价值的文件，即现行文件。本文不准备讨论狭义的文件概念，因为既然称为狭义，很多其他人认为也属文件的事物就没有包括在其中，也很显然就不具备广泛认同性，并非在全世界普遍都能得到认可的、“放之四海而皆准”的、可以反映事物本质和客观规律的概念。正因为如此，本文只准备就广义的文件概念发表自己的见解。
“文件”一词的英语对应词有records,document,file……等。在文件管理和档案学领域使用最普遍、也广泛得到认同的、被解释为“文件”的术语概念则是“records”。
我们都知道，“record”一词的本来含义是“记录”，引申开来就是“得到记录的信息”。但是世上得到记录的信息多种多样，哪些“得到记录的信息”才是在档案学和文件管理领域得到规范并且为大众普遍承认的“records”呢？我们想，为此首先必须探讨一个问题：人们出于什么目的要把某种社会现象规范为“文件”？
答案很简单：人们在处理事务或者从事社会活动的过程中自然而然地需要把在这个过程中形成的和收到的信息记录下来，作为自己进行这种社会活动的工具，既用于表达意志、规范控制行动，又便于交流传递和留作凭证并且日后人们也能通过这些信息确切了解现在正在进行的这种社会活动的真实场景。人们于是把这种信息命名为“文件”。
正因为如此，著名美国档案学家谢伦伯格在其经典著作《现代档案——原则与技术》中对“records”是如此进行规范的：“文件是任何公私机构，在履行其法定职责的过程中，或者在与其本职业务过程有关的情况下所制作或收到，并且作为其所含内容具有情报价值，而被该机构或该机构之合法继承者所保存或指定加以保存的一切簿册、证件、地图、照片和其他记录材料，而不论其物质形式和特征如何。”谢伦伯格还对本定义中的“机构”一词，专门做了解释，认为它“可以适用于教会、商行、学会、联合会之类的组织，甚至还可以适用于私人家庭。”（注：T·R·谢伦伯格：《现代档案——原则与技术》，黄坤坊等译，档案出版社1983年版；
）也就是说，谢伦伯格把任何社会组织在自己的职能活动中形成的和收到的、所有得到记录和保存的具有原始性的信息，都统称为文件，而不论其以什么形式出现和存在。
此后一些与文件管理相关的国际组织，在综合世界各国文件概念基础上为文件下的英语定义也基本上沿袭了谢伦伯格的思路，只不过其范围更宽泛：一方面把形成文件的主体从机构进一步扩大到了个人；另一方面形成文件的社会活动也从职务活动扩展到了处理一切事务的活动。其文字亦更精练、更抽象。比如国际档案理事会于1984年编制出版的多语种档案学术语词典，其英语定义将文件限定为“由机关、团体、组织或个人，在履行其法定职责或处理事务中所形成、收到并保存的记录下来的信息（文献），其形式和载体不论。”（注：丁文进、何嘉荪、方新德、许士平等编译：《档案术语词典》，档案出版社1988年版；）不过值得注意的是，上述文件定义中都提到了这些信息同时也应该得到“保存”。在我国，这样的词语在定义中出现一般应该指“档案”。然而，英美等日耳曼语系国家的档案仅仅指应该永久保存的文件，故保存在现行机关和文件中心里的“records”都不具有“档案”的头衔。但是这些“records”又肯定都是经过鉴定保存下来的，所以如此为“records”下定义是符合上述国家国情的。但是也正因为如此，这种类型的文件定义反而与我国的档案定义有了相似之处，因为保存在我国机关档案室中的档案恰好与这些国家一部分“records”的运动阶段相类同。
不过另一种类型的文件定义明确地略去了对“保存”问题的规定。比如国际标准化组织T46技术委员会在1983年制订的《文献与信息——词表》，将文件(records)定义为“由某自然人、法人或公共组织在履行其法定义务或在处理任何一种事务中形成或者收到的任何形式或实体特征的文献。”我国学者陈兆祦教授也指出：“文件是机关、组织和个人在社会活动中直接形成并使用的文字、图象、声音及其他各种形式的信息记录材料。”（注：陈兆祦：《在山西省直和太原市直机关企事业单位档案干部大会上的学术报告》，《山西档案》1986年第3期；）也就是说，把文件仅仅限定为是人们在处理任何一种事务中直接形成或者收到的、具有原始性特征的任何形式的信息，而这种信息必然可以用作证据，具有凭证价值。
可以说这种类型的文件定义更具国际性，因为它把其他种类国家的，比如拉丁语系国家对文件的认识都包括进来了。事实上，拉丁语系国家的文件定义基本上都不提“保存”问题。这些国家的一些学者，更干脆在定义中明确指出文件可以用作证据或者具有证据价值。比如阿根廷档案学者L·F·比阿萨利在其于1982年出版的《档案管理技术实用手册》中称“从广义上说，凡是文字或图形记录下来的，无论是遗嘱、签署过的合同、簿册、信函，还是图片、图表，也不论用于书写绘制的是什么载体材料，任何一切用来阐明某个问题的凭证或物证，以及一切可以证实某个历史事件的文字、公文、铭文、陈述等，它们都是文件。”（注：（阿根廷）L·F·比阿萨利：《档案管理技术实用手册》，何嘉荪、曹家驹翻译，档案出版社1986年版；）西班牙国家档案局在1993年颁布的国家标准，把文件也定义为：“是自然人、法人从事的公共的或者私人的职能活动事实的证明材料，它们是按照一定的材料和格式类型特征形成的。”（注：Normas Tècnicas de la Direcciòn de Archivos Estatales:Diccionario de Terminologìa Archivìstica,Ministerio de Cultura,Madrid de Espa?a,1993,p.32;）
总之，所有上述定义的共同特征是：认为文件是人们在自己的社会职能活动中直接形成的、所有得到记录的、具有原始性的信息，因而可以用作证据。以上主要是对传统文件进行研究得到的结论。
上个世纪八、九十年代以来，电子文件大量涌现。电子文件不同于传统文件的特质，特别是电子文件载体的不确定性（即信息与特定载体的可分离性）、电子文件结构的两重性和电子文件背景信息记载的不完整性，使得人们觉得有必要进一步研究文件的本质和构成要素，以便提出更加科学的文件定义。
在这以前，人们在论述文件特点时总是指出文件是信息与载体的统一体，也就是认为：文件的构成要素是“原始的信息”和“特定的载体”，因为信息自身的存在是通过与载体紧密结合、不可分割来固定和证明的。也就是说文件的原始性是依靠载体的原始性得到维系和证明的。现在，鉴于电子文件的特点，人们开始认识到特定的载体不是文件的要素（载体是所有信息不可缺少的，但是并非信息自身的要素），起码可以说仅仅具有载体的支持，并非必然可以成为内容固定不变并且具有特定社会职能的文件。那么，什么才是文件的要素呢？或者说，什么才使得文件能够成为人们公认的文件呢？
不言而喻，文件首先必须具备特定的内容。然而，仅仅具备内容的信息并不能成为文件，要成为文件还必须同时具备下述两点：
第一点，特定的文件结构。
特定内容的信息必须始终固定地表达出来才能为人们理解，而这仰赖于特定的文件结构。这种结构又分为物理结构和逻辑结构两种。物理结构指信息在载体上分布的位置；逻辑结构则指信息自身的结构，比如表达信息的符号、文字、图象、音符等的搭配和排列。
对传统纸质文件而言，其物理结构和逻辑结构是一致的，并且是由载体帮助固定的。只要把载体保存下来，文件的结构也就自然而然保存下来了，不用特别去为之操心，也就易于为人们忽视，从来没有把它提高到文件要素的地位来分析、研究。
电子文件的物理结构和逻辑结构则是相分离的，而且对用户是不透明的，通常用户不知道，也不用特地去知道。
电子文件的物理结构，主要取决于所依赖的计算机系统硬件、软件和存储载体的可用空间。文件每传递到其他存储装置上一次，其物理结构就可能改变一次。不过这种物理结构不透明又多变，对用户来说并不重要。重要的是逻辑结构，甚至可以说电子文件的存在主要是通过逻辑结构维系的。这种逻辑结构在计算机里是另外附加的，通常用格式符号（比如字处理程序中的分段符号、居中符号）等一些专门的信息来描述和链接。所以，保存电子文件必须注意同时保存作为附加信息而存在的它的逻辑结构，这是保证电子文件能够持续存在的不可或缺的条件或者工具。
正是电子文件的这种特性使我们醒悟：文件结构是文件不可或缺的要素。只有载体而没有它，文件将不复存在。
第二点，文件的背景信息。
指能够证明文件形成过程和文件之间相互关系的信息，包括表示文件来源以及与内容信息相关的其他信息。这些信息对文件的证据价值是十分重要的，因为同样一句话由不同的人在不同的情况下讲，其所具有的意义就会有所不同。
具体而言，文件的背景信息主要有以下三个方面：
A.使文件得以形成的（文件形成者的）具体职能活动。
B.文件相互之间的联系，就是我们平日所说的历史联系，或者有机联系。其实通过这种联系就更便于反映形成文件的具体职能活动。
C.文件内的上下文信息。比如每份文件有文头文尾，有特定的签署人、接收人，有特定的文书处理标记等等，可以反映使其生效的法律环境。
这些信息在纸质文件文书处理过程中有许多能够自然地、直接地记录在文件上，比如首长可以亲笔签署等。另有些信息，比如文件之间的历史联系则要依靠将文件组织成案卷、全宗等来加以显示和维系。
电子文件则有所不同，至少目前信息技术的发展还不能做到让签署人直接在文件上签字，光笔和电子签署都只能是间接的、链接上去的；还有些文件的内容信息来自于好几个数据库，却根本不可能在文件中把这一点，即他们的来源直接表现出来；由于是在网上操作，有些文件的来源本身就是模糊的。
正因为如此，就要设法把电子文件的背景信息与文件本身一起记录下来，否则文件的证据价值就会受到损害。这一点因此更加提醒了我们：背景信息是所有文件不可或缺的要素。
正是根据上述最新认识，国际档案理事会的电子文件委员会于1997年为文件（既包括电子文件，也包括传统文件）下了新的定义：“文件是由机构或个人在其活动的开始、进行和结束过程中所产生或接收的记录信息，该记录信息由足以为其活动提供凭证的内容、背景和结构所构成，而不管其形式和载体如何。”这是目前国际上得到一致公认的最权威的文件定义，也是迄今为止对文件概念内涵最确切的表述。
文件概念外延究竟有多宽？
根据上述定义当然应该认为：凡是在人类的社会活动中形成（或者收到）并且其内容、结构和背景信息都能得到完整记录的、可以用作这种活动凭证的信息，也就是具有原始记录性的信息，都是文件。简而言之，只要是具有原始记录性的信息就是文件。究竟应该如何理解这一点呢？下面我们将主要通过阐释文件与文物、图书报刊、情报等信息资源之间的关系，来进一步加以说明。
可以肯定：文件既然具有原始记录性，它同时也就是历史的记录。然而，文物也是历史的原始记录，它所蕴涵、体现的信息也具有原始记录性。那么，文物也是文件吗？
应该说，两者是有本质区别的，但是双方的外延又是交叉的。
文物是珍贵的历史遗存。一般地说，文物当初形成的时候并不是专门为了记录信息。比如在古代造一座桥是为了过河，造皇宫是给皇帝住，并非专门为了记录、留存信息。但是这座桥、这个皇宫留存了下来，就成了历史的记录。由于信息本来就是物质和能量存在的信号或者消息，故而后人也能从文物领悟蕴藏其中的历史上的原始信息。
文件则是人们进行社会活动时特地用来记录信息的工具。信息是任何社会活动必不可少的要素。为了更好地进行社会活动，人们必须及时、准确地收集、处理、记录、储存和发出必要的信息，为此创造了文件这样一种处理信息、交流和储存信息的工具。
所以，文件和文物截然不同：文件是专门的信息工具；文物一般情况下则不是专门的信息工具。不过也有一部分包括历史档案文件、古籍图书在内的信息工具，由于也是珍贵的历史遗存，故而也可以视作文物。因此，文件与文物是交叉概念。
下面再来分析文件与情报、图书报刊等其他信息资源的关系。
社会上有不少人以为文件仅仅是公文，仅仅在行政活动中才会产生。其实如果我们认同国际档案理事会为文件下的定义，就必须承认在任何一种社会活动中都会产生文件，就会承认任何一种人类社会活动都可能形成为了进行这种活动而自然产生的记录、传递、交流信息的工具—文件。这种文件，当然是形成它的社会活动的真实记录，可以成为这种活动的凭证。比如说小学生写作业，我们说他也在形成他的文件一要交给老师看的作业。无非一般情况下人们不会把小学生作业本认作是文件罢了。然而从文件管理和档案学的专业角度，我们完全可以说它也是文件的一种类型，因为它具有由国际档案理事会文件定义所规范的广义概念“文件”应该具有的一切特征。
既然如此，书稿为什么不是文件呢？图书报刊原稿也是文件，因为它们都是写作活动、报刊编辑出版活动的工具和成果，是这种活动中产生的信息的忠实记录，也是这种活动的凭证。其实，不仅书稿；广播电视等播出的信息，只要得到了记录就也是文件，是广播电视工作者进行业务活动时形成的文件一声象文件。正因为如此，我们可以说文件实际上是人们在自己的社会活动中直接产生并使用的、一切得到记录的原生信息。
至于实物档案，如果你认为它们也是档案的话，我们认为它们就也应该包括在广义文件的范畴之内，因为它们在形成之后同样起过广义的文件所起过的作用。它们的前身也是文件，是样本文件、标本文件。造皇宫、造桥并不是专门为了记录信息，所以皇宫桥梁不是文件，保存下来后到今天就成了文物，不是档案；而地质勘探打钻，挖一块岩心出来，是为了了解、记录地下的信息，它当然也是文件，是实物标本文件；保存下来就成了实物档案。
正是从这个意义上，我们完全同意陈兆祦教授的意见，认为一切信息资源（不管是载录在胶片、磁带、磁盘、光盘等现代载体中或者储存在网络及计算机等现代信息工具中，还是记录在纸张以及其他原始物质载体之上的信息），包括图书、报刊、情报、广播信息、电视信息、电影以及个人的信件、笔记、日记……等在内，在它们形成之初，都首先经历了文件的阶段。然后“原件”归档，其它的“重复件”、“复制件”等等则作为情报、图书、资料、大众传媒信息、电影……等传播出去。
正因为如此，我们认为伍振华同志所提出的“具有原始性的非文件文献”，其实也是文件。伍振华同志指出：“每一份文献都是特定时空环境下某一社会活动的产物，不论是有意而为之、无意而为之或两者兼而有之，其生成的过程便赋予了它特有的原始记录性，因而能够证明或反映与形成活动过程相关的事实，可以起到证据或依据的作用。以事后补记为例，对于补记活动本身，它无疑具有原始记录性。当然，即使这种补记可能与当时当事的记录内容完全一致，但是毕竟是补记，对于前事而言，并不具备传统意义上的‘原始性’。同理，前事活动中所形成的原始记录也不能替代事后补记。所以，当事后补记有查考保存价值时，也需要、也可以转化成档案。”（注：伍振华：《再论档案的本质属性》，《档案学通讯》2000年第6期。在本段引文中，伍振华同志提到的“事后补记”问题，笔者在与潘连根同志合著的《论文件运动的特殊形式——跳跃与回流》一文中（载《档案学通讯》2000年第3期）已经阐明了自己的观点，这里不再赘述。）我们认为他讲得很有道理，只不过他所讲的这些文献，都可以包括在广义的“文件”概念之中，都符合国际档案理事会为“文件”所下的定义。也就是说，我们与伍振华同志的差异仅仅在于他认为有的社会活动产生“文件”，有的社会活动产生的则是“具有原始性的非文件文献”。我们不明白，根据伍振华同志的观点，这两种社会活动应该如何划分？以什么为标准进行划分？
我们的意见：没有必要作此划分。完全可以简单一点，把所有各种社会活动中形成的一切得到记录的信息，只要具有原始性、能够为这种活动提供凭证，就都认定为是文件。
如此认识文件的意义何在？一方面可以坚定我们的已有认识“档案都是由文件转化而来的”；另一方面可以为我们最广泛地参与各种电子信息系统的研制奠定认识基础。目前社会上各行各业正在研制大量的、各式各样的电子信息系统。其实这些电子信息系统都在形成文件，都面临着电子文件管理和档案保存问题。可是很多人却以为，只有办公自动化系统才存在这个问题，从而忽视了各种业务信息系统必然也存在的电子文件管理问题。这实在是很大的误解，长此下去会造成极大的、不可挽回的损失。为此，我们档案工作者自己首先必须端正对文件概念的认识，同时应该向整个社会广泛宣传广义的文件观，宣传在所有各种电子信息系统中建立文件保管子系统的重要性和必要性，为完善这些电子信息系统做出我们应有的贡献！