特大型企业集团档案管理实施复合电子影像技术的思考，本文主要内容关键词为：档案管理论文,企业集团论文,特大型论文,影像论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
实践证实，对特大型企业集团而言，用单一的现代化技术管理手段管理档案、图纸信息资料很难完成对档案信息的收集处理、存贮和流通的要求，而这在一定程度上又会制约或影响企业的发展。近年来的实际情况已证明，对一个优秀的档案信息现代化管理网络，无论是缩微、光盘还是计算机均无力独自担负图纸、文件档案多方位、全功能的需求。特大型企业集团组建后其档案管理只有实施复合电子影像技术，进行优势互补，才能提高几种先进技术的实用性，实现管理模式手段的变革。
一、什么是复合影像技术？
什么是复合电子影像技术？ 文件影像处理专家在美国“影像”（IMAGE ）杂志上撰文指出：“光学扫描与缩微拍摄同步进行将是世界上最佳的信息处理技术，许多电子影像专家将最终接受这种复合系统。”为什么要实施该技术，这可以从缩微、计算机、光盘三种技术各自不同的优势与不足加以比较及实际使用效果而得出。
1.缩微技术
缩微具有存贮量大、相对寿命长、标准化程度高、成本低等特点，由于缩微品影像具有可靠的稳定性，且严格按标准执行的缩微复制过程保证了档案缩微品与原件内容的完全一致，使缩微品复制件具有与原件相等的法律凭证作用。因此，缩微片作为载体，是世界各国档案信息界公认的替代纸质永久保存文件档案最为理想的介质。
从技术角度看，第一代缩微品的解像力能达到160线对／mm， 每拷贝一次解像力下降一级（约10线对／mm），完全适应文献记录对解像力和清晰度的要求。从使用角度看，由于是光学缩小影像，这种影像的读出对设备的依赖性最小，只要一台阅读复印设备即可，且为人读，技术上不会发生重大变革。
但缩微明显的缺憾是检索速度慢，因为缩微品的检索装置须经复杂的机械运动，即便采用计算机辅助检索（CAR）装置，要在30.3 米长的缩微卷片上查找一页文件，从读出该卷片到找出需要的画幅用的也是机械动作，需要几十秒；此外缩微品无法直接在计算机网络上进行传输、检索，尚需经模——数转换再扫描上网，信息技术的日益进步使缩微品这一自身的弱点在当今的信息时代显得愈加突出。
2.计算机技术
计算机技术在我国普及非常快，从80年代开始，我国的档案部门开始应用计算机辅助档案管理，达到了节省人力、提高功效的目的。计算机档案信息管理存贮量大，数据处理速度快，且具有快速、方便的检索功能，但限于各年代的开发工具和开发环境，所使用的计算机系统无论从规模上还是先进程度上均属一般，档案信息管理一般只实现目录检索，由于容量有限，一般在硬盘上不能直接查阅原文，系统功能也较单一，对工程图纸的管理还缺乏实用性，无法打印输出，提供利用。
3.光盘技术
光盘技术是近二十年发展起来的一种电子影像技术，光盘是继纸张、感光胶片和磁带后产生的又一种新颖的存贮载体，在海量数据信息和档案全文存贮管理中，越来越显示出潜在的优势，光盘已成为推动下一世纪信息记录的最佳介质。
光盘存贮容量大，记录密度高。一张5.25英寸的光盘， 可以记录2.6G的信息，如上300DPI的固定分辨率来扫描，可存储A4 幅面的图文信息2万页左右，记录密度是硬盘的近千倍。 光盘具有数字信息处理功能，将光盘作为计算机的外存储器，可提供档案全文图像存储和自动检索，打印输出，方便快捷。若一张光盘存入几万页由缩微片扫描输入的信息，在调取时，可在1～2秒内检索到其中任何一部分所需资料，这是缩微片检索远不能及的。
由于光盘技术是一种处于发展中的新兴技术，不可避免地存在缺陷，如光盘记录的物理格式、数据格式、操作系统、盘片尺寸还没有标准化、系列化；光盘存贮的信息目前尚不具有法律效力；光盘盘片存贮介质的搁置寿命为20～30年，使用寿命为10～15年等，这些均有待随着其技术发展而逐渐完善。
综上所述，缩微、计算机与光盘技术均无力单独担当特大型企业集团对档案管理现代化、多方位、全功能的要求。
以扬子石化公司为例，公司档案信息管理系统的开发与应用从80年代中期起步，90年代初期与南京大学联合开发了企业档案微机管理系统，提高了档案现代化管理水平，但限于当时的开发水平和硬件条件，档案信息管理只实现案卷及文件的目录检索，不能直接查阅全文，尤其是工程图纸管理系统实际仅是查看目录。
另外，公司档案馆于80年代后期建立起以35mm卷片为主，16mm卷片及平片、开窗卡为辅的缩微品制作系统。十年来，该系统分阶段完善，为永久档案的保存发挥了重要作用，但在提供利用服务中，对缩微片尤其是35mm卷片的检索查阅仅限于机械运作，速度慢，更无法上网远距离传输，影响了查阅时间和提供利用的范围。
尤其是该公司在对生产装置完成第一轮技术改造后，计划在2000年完成以65万吨／年乙烯改造为核心的第二轮系列化改造（估计投资60亿元），还要在2003年完成世界级高科技一体化扬巴项目（估计投资 360亿元），这样大规模的改造项目和新建项目必然要查阅数以万卷的原图，又有数以万卷的竣工文件和图纸要归档。目前的档案管理系统是无能为力的。另外，当今迅速变化的信息系统环境要求档案的有效保管和提高利用既要保证质量，能永久或长期保存、法律认可和成本低廉，又要能以便捷的方式向公众提供档案信息的检索和分发，并能在企业部门间、远址间建立联网的电子传递系统，单一的缩微技术或电子影像技术也不可能胜任，况且即将到来的21世纪是各种载体并存的时期，只有将几种技术的特性互补、兼容并存，缩微化、数字化、网络化才是特大型企业集团现代档案工作的发展方向。缩微、光盘与计算机网络一体化这种优选模式即为复合电子影像技术。
二、对特大型企业集团实施复合电子影像技术的思考
特大型企业集团的档案管理部门资金实力较雄厚，技术力量较强，管理人员对新技术的接受能力较敏感，在“七五”和“八五”期间或引入了较配套的缩微设备，或开发了微机档案信息管理系统，有的近几年引入了光盘系统。经过多年的开发运行、系统维护，对信息利用、贮存取得了一些经验，对档案信息现代化技术手段的运用已经有了一定的基础，越来越意识到单一的技术手段的运用带来的缺憾在一定程度上影响着企业生产及技术改造的发展。随着信息技术和社会信息的发展，使档案管理所具有的信息管理属性逐步增强，档案也由静态管理向动态管理转变。而集缩微技术、光盘技术、计算机技术于一体的复合电子影像技术能充分发挥缩微技术输入速度快、成本低、保存寿命长、标准化程度高、具有法律效力等特点；能充分发挥光盘存贮密度高、容量大、能随机快速存取且能对缩微品进行数字化处理；能充分发挥计算机运算处理速度快，联网远距离传输、检索信息等特点；并能充分发挥复合电子影像技术所具有的信息处理能力强、存储量大、便于安全保管，便于中、远距离传输和信息传递等共性，在信息资源系统的运行中起着中流砥柱的作用，是企业改造发展和建设现代化信息管理系统的重要组成部分，也是衡量特大型企业集团现代化管理水平的重要标志之一，还可由档案管理推广及企业生产经营管理系统，进一步进入社会信息系统，因而所产生的影响是十分巨大和深远的。
为经济、实用、高效地实施复合电子影像技术，特大型企业在实施复合电子影像技术时，可采取以下措施：1.根据档案类别，利用频率可采用不同方法，详见下表：
序号档案类别、
保存期限 档案利用情况 建议采用方法
1
工程图使用频率高
先35mm缩微,再
"永久" 扫描进光盘
2
工程图 先35mm缩微,再
使用频率不高 机械检索或扫描进
"永久" 光盘
3文档 先16mm卷片或平
使用频率高
片缩微,再扫描进
"永久" 光盘
4文档 先16mm卷片或平
使用频率不高 片缩微,再机械检
"永久" 索或扫描进光盘
5
文档
使用频率高
全文扫描进光盘
"长期"
6文档 使用频率不高 在微机上实现目录
"长期" 检索
7 文件、资料 使用频率高
全文扫描进可擦式
"短期" 时效性强 光盘
(Erasable Disc)
2.可以一次规划，分步进行。
规划时将档案管理中的文档、工程图纸管理、缩微片扫描联网检索作为整个系统集成考虑，根据所要达到的目的、管理需求、档案归档量、经济许可选择何种存贮结构、系统软件，充分调查对比后以性能价格比配置硬件，若一次实施有困难则可按规划分步实施。
3.由于缩微设备整套配置投资均需上百万元，且单为本公司及各二级单位拍摄缩微片一般的设备利用率均在30～40%左右。所以集团公司内各企业档案馆不必自备缩微设备，可以就近委托已配缩微设备单位加工缩微片，再花几万元配置阅读器和阅读复印机等阅读、还原设备及机械检索贮片柜即可。