在当前信息化社会背景下，办公自动化技术在各行各业普遍应用。这也对办公室公文管理和保密工作带来了较大的挑战。由于办公室公文与企业的机密安全和发展息息相关，因此需要通过采取科学有效的管理措施，全面提高办公室公文管理水平，有效的保证公文信息的保密性。文中从企业办公室公文管理和与保密工作的重要性及特点入手，分析了企业办公室公文管理与保密工作的现状，并进一步对做好企业办公室公文管理与保密工作的途径进行了具体的阐述。
如何做好企业办公室公文管理与保密工作
◎龙绣娟
在当前市场经济环境下，企业面临着越来越激烈的市场竞争。在企业实际发展过程中，公文作为企业的行事标准及公务文书，其对于企业的发展具有极为重要的意义。因此企业需要加强对办公室公文的管理，并做好公文的保密工作，为企业各项工作的有序开展提供重要的支持。
一、企业办公室公文管理与保密工作的重要性及特点
（一）公文管理与保密工作的重要性
公文作为企业在工作中形成的文字形式的材料，对于企业公文而言，对其进行管理和保密是企业办公室管理工作中较为重要的一项内容，同时也有利于企业公文发挥其重要作用。通过对企业公文进行管理和保密，可以更好的发挥其对企业各项工作的指导作用，增强企业之间的联系，实现信息的有效传达，为企业各项规范的制定提供重要的依据。
（二）公文管理与保密工作的特点
第一，法定性。企业办公室公文管理和保密工作需要遵循一定的法定形式，并具有法定的效用。公文中要有合法签章，并与文书的法定结构和形式相符。基于公文机密性角度出发，可以将企业公文划分为内部文件、保密文件和可公开文件三种。在针对公文进行管理和保密工作中，需要根据公文具体的保密等级来制定具有针对性的保密措施，并进一步划分公文保密类型，有效的提升公文管理和保密工作的有效性。
第二，使用性。在企业管理工作中，公文管理和保密工作是较为基础的一项工作内容，其贯穿于企业运营管理的各个环节，同时也是关系到企业生存和发展的重要工作。
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在企业日常工作中形成的文件，保密程度不同，其中的秘密公文、保密公文和绝密公文都在严格保密的范围之内，只有企业内部的极少数人员可以查阅。在这些保密性公文中，涉及到企业的核心机密，一旦出现泄漏事故，就可能会给企业的发展带来严重的为好。但是很多企业对这些保密性文件的保密力度不足，没有严格划定文件阅读人员的范围，经常出现普通员工随意查阅的现象。
二、企业办公室公文管理与保密工作现状分析
（一）职责划分不明确
公文管理体制主要是相互衔接和相互配合的工作程序的统一体，在公文形成和管理的整个过程中发挥着相当重要的作用。例如，在某企业中，公文管理工作主要包含了文件收发、分送、登记、整理、归档和调阅工作。
（二）公文管理体系不健全
企业办公室公文涉及到较多的环节，这也导致公文管理工作相对混乱，存在职责划分不明及滥用职权的问题，甚至部分环节存在多人负责及无人负责的现象，这就导致办公室公文管理工作质量和效率大幅度下降。特别是公文检查和监督环节人员较少，导致公文信息员工能够随意翻阅，再加之企业保密工作不到位，从而增加了公文信息发生泄密的风险。
（三）保密力度不够
随着我国经济的快速发展，在社会环境中产生出众多的物质诱惑，使得当前大学生的思想价值观念受到较大的撞击，许多学生在学习的过程中变得心浮气躁，甚至一些学生做出违法乱纪的行为。而且此时期是学生思想观念形成的重要阶段，如果遭受挫折，将可能对他们的思想和情绪造成较大影响，使得他们出现抑郁、焦虑、悲观等情绪，当这些情绪积聚到一定程度，往往会以一种较为极端的方式爆发出来，如跳楼自杀、纵火、打架斗殴等。
目前，绝大多数员工所使用的手机都是智能手机，完全能够满足员工所需的各种E-training 形式，包括文字、视频、动画、联网、信息下载以及互动等各种功能。但由于通过手机开展E-training 是一个新生事物，不但作为发起方的企业处于探索阶段，而且作为接受方的员工也需要认知和适应过程，因此，实施手机E-training，应本着先易后难、循序渐进的原则，逐步探索适于本组织的最佳培训模式。
三、做好企业办公室公文管理与保密工作的有效途径
（一）提高对公文管理与保密工作的重视
企业办公室中负责公文管理与保密工作的相关人员应当具备较高的专业素质和能力，只有这样才能切实做好该项工作。因此，企业应当重视优秀专业人员的培养和选拔，对这些人员提出更高的专业要求，从事公文管理和保密工作的人员应当具备专业的理论知识，并具有良好的专业素质，只有高素质的专业人员才能够保证公文的保密性。同时，企业应当注重培养专业人才，定期或者不定期地对这类人员开展培训，不断提升他们的工作能力，实现公文管理与保密工作向着良好的方向发展。
第三，规范性。针对企业公文管理工作而言，要求企业要具备完整的规范体系。即要求企业公文撰写要规范，结合实际，语言简要精炼，文件要及时收发，并保证其与规定的格式要求相符。当公文撰写完成后，需要按照规定进行备案、传阅、整理、归档和检阅。公文保密工作具有严格的要求，由于公文涉及到较多的环节，发生泄密的可能性较大，因此要严重规范公文保密工作，针对每一个环节都要做好保密，避免重要信息发生泄露。
（二）提高公文工作人员的能力和素质
对于企业而言，为了能够提高公文管理和保密工作的质量，则企业和办公室要加大对公文管理和保密工作的重视度。在日常工作中要重视对公文管理和保密工作的宣传，提高员工公文管理和保密意识，并能够将这种意识在实际工作中做好落实。企业还要通过开展具有针对性的培训，进一步提高员工公文管理和保密意识，并能够在实际工作中自觉遵守相关的管理和保密规范，全面促进公文管理水平的提高，确保公文信息的安全。
（三）完善公文管理与保密工作体系
企业应当通过不断改革创新，建立完善的公文管理与保密工作体系，以促进公文工作效率的提高。首先，企业应当建立分工、职责明确的工作体制，从整体上领导公文管理与保密工作，保证具体每一个环节都有明确的责任人，保证每个环节都能实现合理分配、明确分工;其次，实现工作流程的规范化，从文件的收发直到文件的归档、整理和调阅，都应当遵守严格的工作流程，使各环节的工作人员各负其责;再者，建立先进的信息管理系统，实现公文管理与保密工作的信息化，如企业可以建立查阅卡和指纹解锁系统，运用现代科技手段确认查阅者的身份，最大限度地避免文件泄密。
（四）公文文件需要定时清退和销毁，确保密级文件不丢失
在企业公文管理和保密工作中，需要针对公文进行定期清退和销毁。在实际工作中，企业针对接收到的所有文件都需要做好接收记录，对于接收到的文件中没有归档和没有保存价值的资料，要定期进行清退或是销毁。具体采用的销毁方式以集中焚烧和送往保密部门指定的造纸厂化为纸浆为主。任何一种销毁方式实施过程中都需要由两人以上进行监督，个人不得对公文资料进行私自销毁。特别是企业的密级公文，销毁过程中要通过全程进行监督，确保在监管下完全销毁。
4.1 做好手术交接 病房护士送患者进入手术室后，和手术室护士交接，护士和医师共同认真核对，安慰患者，解除其紧张心理。
四、结束语
对于企业办公室工作而言，公文管理和保密工作是较为重要的内容，在企业发展过程中，任何一项重大决策都需要下达公文并通过公文来传递信息，这也对公文管理和保密工作提出了更高的要求。在实际工作中只有做好公文管理和保密工作，才能够保障企业的信息安全，确保企业在市场竞争中整体竞争力的提升，为企业的健康、持续发展奠定良好的基础。
（作者单位：国网黄化供电公司）
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